График отпусков — это локальный акт, предусматривающий последовательность отдыха персонала в течение года. Ст.123 ТК РФ устанавливает, что данное расписание обязательно для обеих сторон трудовых отношений.
Составляется график заранее — за 2 недели до следующего года. Возникает резонный вопрос, нужно ли включать вновь принятых работников в данный документ, как им предоставлять отпуск?
Новый график для новой компании
График отпусков является обязательным документом, который компании, как известно, составляют в конце календарного года и утверждают не позднее чем за две недели до наступления нового года. Но как быть предприятиям, которые начали работать уже в наступившем году, нужно ли им составлять такой график или до конца года новые компании могут работать вовсе без плана отпусков?
Нет, не могут, сообщили в Государственной инспекции труда в Москве в письме от 1 февраля 2021 года № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193.
В ГИТ указали, что график отпусков нужно вести даже той компании, которая начала свою деятельность с начала года, при этом расписание периодов отдыха сотрудников нужно заполнять по мере найма новых специалистов.
Трудинспекторы также уточнили, что микропредприятия могут отказаться от составления локальных нормативных актов, включая график отпусков. Правда, в этом случае предприятию нужно заключить письменное соглашение с работником, отразив этот факт в типовом трудовом договоре.
Особенности составления графика отпусков на 2021 год
Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.
Порядок действий
Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.
После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ), если в организации действует профсоюз.
Для этого выделяется время:
— 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;
— 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).
График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7.
Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.
Ознакомьте работников с конечным результатом.
Сроки для составления графика отпусков на 2021 год
Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ, а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2021 года – последний день для утверждения).
За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ):
- для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
- для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
- для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.
Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.
Форма графика отпусков на 2021 год
По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.
Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».
Унифицированная форма графика отпусков установлена Постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».
Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.
Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.
Составление графика отпусков на 2021 год
В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:
- наименование отдела или иного подразделения;
- должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
- действующий табельный номер.
Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:
- продолжительность;
- начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
- основание для изменения плановых сроков;
- предполагаемая дат и примечание.
Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.
Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.
Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год
Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.
- Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
- График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ. То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков (ст. 22 ТК РФ).
Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?
Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха (ст. 115 ТК РФ).
К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.
Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?
Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.
Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.
Кто вправе брать отпуск в любое время
- Несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ).
- Женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ).
- Женщины по окончании отпуска по уходу за ребёнком (ст. 260 ТК РФ).
- Мужья в период, когда их жены находятся в декрете (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).
- Почётные доноры РФ (п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07. 2012 № 125-ФЗ).
- Жёны и мужья военных во время отпуска супруга (п. 11 ст. 11 ФЗ от 27.05. 1998 № 76-ФЗ).
- Многодетные родители, у которых не менее трёх детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
- Один из родителей, попечителей или опекунов ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
- Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или в аналогичной по статусу местности и ему нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).
- Сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
- Сотрудники, которые пострадали от чернобыльской катастрофы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Как вносить исправления в график отпусков
Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.
Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.
При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.
Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.
Точные даты
Письмо Роструда от 24 декабря 2021 года № ПГ-59141-6-1 посвящено точности соблюдения дат, указанных в графике отпусков. У ведомства поинтересовались, нужно ли указывать в графике отпусков конкретные даты? Ведь согласно Определению Верховного суда РФ от 6 февраля 2014 года № АПЛ13-606 трудовое законодательство России не содержит требований, согласно которым в перечне периодов отдыха нужно указывать точные календарные даты. И можно ли, если работник еще не определился с датами, в которые он планирует отдыхать, в графике отпусков указывать только месяц? Вопрос действительно актуален, особенно для работников, которые планируют отпуск на определенный сезон, но еще не приобрели билеты к месту отдыха с точными датами.
Отвечая на вопрос, в ведомстве уточнили:
Действующее законодательство не устанавливает обязанность работодателя указать в графике отпусков конкретную дату, тем не менее на практике дата обычно указывается по причине регуляции процесса непрерывности деятельности организации и для удобства всех работников.
Далее Роструд отметил, что само понятие «график отпусков» предполагает указание в документе конкретных периодов: начала и окончания времени отдыха сотрудников. Указанные в перечне даты являются результатом договоренности между работодателям и сотрудником. При этом в будущем в график можно вносить изменения по просьбе сотрудника, для этого ему нужно написать заявление и согласовать новые даты отпуска с работодателем.
В Роструде отметили:
График отпусков в этом случае является документом, в ходе реализации которого в силу обоюдных договоренностей фактически могут вносится изменения. При этом он является гарантом для обеих сторон в случае, если договоренности достичь не удается – обе стороны придерживаются установленного графика отпусков.
Таким образом, график отпусков лучше составлять с указанием дат начала и окончания периода отпуска, а в случае изменений планов на отпуск договориться о новых датах.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года!
В удобное время
Некоторые категории работников имеют право уйти в отпуск не по составленному заранее графику, а в то время, когда им это удобно. При этом компания не может отказать в отдыхе таким работникам. Так, например, статьей 262.2 Трудового кодекса установлено, что сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет, могут отдыхать не в соответствии с графиком отпусков (который, напомним, является обязательным к исполнению документом как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудников), а в удобный для них период. Как в этом случае компании нужно вести график отпусков, включать ли таких сотрудников в общий перечень? Ответ на этот вопрос дал Минтруд России в письме от 8 декабря 2021 года № 14-2/ООГ-17786.
В ведомстве сообщили, что в описанной ситуации включить в график отпусков нужно всех работников, в том числе тех, кто имеет преференции при выборе даты начала времени отдыха. Впоследствии, когда специалист определится с датой, он должен заблаговременно сообщить о своем решении работодателю.
В Минтруде отметили, что .
Выводы
Работодатель обязан составить график и определить очередность отдыха для персонала, работающего в организации на конец года. Аналогичная обязанность для вновь принятых на работу лиц в текущем году не предусмотрена ТК РФ, однозначного правила на данный случай не предусмотрено.
Так как четких рекомендация законодатель не дает, то работодатель будет прав в том случае, если составит дополнение к графику на нового человека, также он будет прав, если предоставит отдых через полгода только на основании заявления.
Однако в первом случае с работником заранее будет оговорена дата отдыха, что удобно работодателю, и работник будет знать о предусмотренной для него гарантии.
Во втором случае такой определенности нет, возможность уход в отпуск будет решаться на основании заявления по желанию работодателя на момент подачи запроса. Каким будет решение руководства, предугадать сложно, то есть работник остается в подвешенном состоянии и не может спланировать период своего отдыха заранее.
