Используем факсимиле по взаимному соглашению
Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.
Как правило, фискалы настаивают на том, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Счета-фактуры с факсимиле лишают права на вычет или возмещение НДС
Что касается использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то здесь озвучим две сложившиеся позиции.
Высшие судьи считают, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении плательщиком установленных статьей 169 Налогового кодекса требований (определение ВАС РФ от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08).
Налоговики же настаивают на ненадлежащем и неполном оформлении первичных документов в случае подписания счетов-фактур с использованием факсимиле.
Напомним, что в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами.
В то же время пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического и ли иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и ли соглашением сторон.
Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.
Ссылаясь на данные положения, финансисты выносят вердикт, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (письма Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48).
Однако не стоит отчаиваться, суд я по сложившейся судебной практике в этом направлении, у налогоплательщиков есть неплохие шансы отстоять свое право на вычет НДС при представлении счетов-фактур с факсимиле.
Высшие арбитры в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 приходят к аналогичному выводу, ссылаясь на статью 169 Налогового кодекса и Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее – Закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.
Факсимиле (в переводе с латинского – сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
К сведению
Факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии «первички» не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25 января 2008 г. № 20-12/05968).
Положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского у чета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам- фактурам.
Отказывая плательщикам в предоставлении вычетов по НДС по счетам-фактурам, содержащим факсимильную подпись, судьи также приводят следующие аргументы, как в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13 декабря 2011 г. № А03-79/2011. Установив, что счета-фактуры, выставленные поставщиком, содержат подписи руководителей организации, выполненные путем факсимильного воспроизведения, судьи считают, что такие документы считаются не подписанными руководителем поставщика товара, поскольку не соответствуют установленным требованиям.
Ответы на распространенные вопросы о том, на какие документы можно ставить факсимильную подпись
Вопрос №1:
Чем грозит неверное оформление первичной учетной документации, почему лучше не использовать для заверения документов факсимиле?
Ответ:
Информация, содержащаяся в первичных учетных документах, используется при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Соответственно, неверное оформление упомянутых документов повлечет за собой невозможность признания расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Это интересно: Статья за подделку документов и подписи УК РФ, наказание, срок давности
Вопрос №2:
Поддерживают ли суды налогоплательщиков в делах, касающихся использования факсимиле для заверения первичных учетных документов?
Ответ:
Нет. С тех пор, как вступило в силу Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11, суды признают нарушение налогоплательщика в случае, если тот использует факсимиле при заверении первичной учетной документации.
Правовой статус подписи факсимиле не закреплен
А вот какие аргументы приводят судьи в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/ 2009, где признано необоснованным возмещение НДС, поскольку представленные первичные документы были подписаны неустановленными лицами.
Факсимильная подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах свидетельствует о нарушении установленного порядка.
Исходя из толкования статьи 169 Налогового кодекса о порядке составления и подписания счетов-фактур во взаимосвязи со статьей 160 Гражданского кодекса об использовании факсимильного воспроизведения подписи и с учетом того, что нормативными правовыми акта ми Российской Федерации не предусмотрено подписание счета- фактуры факсимиле, не закреплен правовой статус такой подписи, суд пришел к выводу о том, что воспроизведение на счете-фактуре подписи не подтверждает соблюдение требования об обязательности ее подписания установленными уполномоченными лица ми.
Это важно
Использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.
Факсимиле приводит к риску подтверждения достоверности сведений
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 декабря 2011 г. № А56-66090/2010 в качестве аргумента «против факсимиле» упомянуты следующие положения. Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.
Налоговым законодательством допускается возможность представления налоговых деклараций в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Однако действие данного закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Также законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.
Более того, судьи заявляют, что истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Налогового кодекса в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.
Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.
Поэтому суды исходи ли из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа ее принять и производить проверку. Такая налоговая декларация не подтверждает действительного за явления налогоплательщиком указанных в ней сведений.
Особые правила
Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.
Однако не все так безнадежно, и у налогоплательщиков есть неплохие шансы на вычет или возмещение НДС по счетам-фактурам, содержащим подпись факсимиле, судя по судебной практике.
Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.
Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.
Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.
Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.
Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден . Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.
Это интересно: Какие документы нужны для оформления сертификата материнского капитала
Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.
Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.
Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:
- специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
- двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
Запрета на подпись руководителя путем штампа-факсимиле не имеется
Вот яркий пример такого положительного для плательщика судебного решения – постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2011 г. № А13-8617/2008.
В представленных обществом счетах-фактурах и товарных накладных содержались факсимильные подписи от имени поставщиков.
Суд посчитал ошибочной позицию инспекции о том, что представленные налогоплательщиком документы по взаимоотношениям с поставщиками не могут являться документальным подтверждением совершения хозяйственных операций, так как не содержат подлинных подписей их руководителей.
Действительно, в силу статьи 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью.
Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением установленного порядка, не являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету или возмещению.
Использование при совершении сделок факсимильной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон.
Судьи при вынесении решения ссылаются на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов -фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Факт наличия факсимильной подписи в первичных документах сам по себе не может быть основанием для отказа в предоставлении вычета сумм НДС, уплаченного поставщикам при приобретении товаров.
В любой компании директор – личность занятая. Продажи, клиенты, стратегия, деньги …
А тут еще бухгалтер пристает – подпиши бумажки да подпиши. И, согласитесь, бумажки мы подписываем в последнюю очередь. Так складывается на практике.
И как вариант решения, некоторые компании используют факсимиле как способ ускорить документооборот. Вполне законное решение для некоторых ситуаций. А вот в каких именно ситуациях его можно использовать законное – в этом-то и вопрос.
Дело в том, что действующей налоговой практикой первичные учетные документы, подписанные факсимиле, не признаются подтверждающими расходы для налога на прибыль.
Почему нельзя подписывать первичные учетные документы факсимиле?
В законодательстве Республики Беларусь мы нигде не найдем определение термину факсимиле.
Факсимиле не является собственноручной подписью физического лица, оно представляет собой лишь способ воспроизведения собственноручной подписи. Поставить факсимиле может любой работник организации, даже не собственник подписи посредством механического или иного копирования.
Гражданское законодательство в некоторых случаях допускает использование факсимиле. Согласно п. 2 ст. 161 ГК, использование факсимиле возможно только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
Следует помнить, что в случае возникновения спорных ситуаций при использовании факсимиле невозможно будет доказать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, так как факсимиле не гарантирует действительности подписи, а также не дает возможности достоверно установить лицо, которое фактически составило документ и будет нести ответственность за его оформление.
В соответствии с п. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», первичные учетные документы должны содержать подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления. Так как факсимиле – это не собственноручная подпись, следовательно, использование факсимиле при составлении первичных учетных документов даже не допускается действующим законодательством.
Принятие бухгалтерией организации к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, оформленного с использованием факсимиле, является неправомерным и может привести к налоговым последствиям, например, в виде излишне принятого к вычету налога на добавленную стоимость. Недоплата налога в бюджет грозит уплатой в бюджет не только самого налога, но и начислением пени.
Ряду организаций в виде исключения в силу специфики их деятельности, например, операторам мобильной связи, отдельным интернет-провайдерам и т.п., предоставлены письменные разрешения (письма) Министерства финансов Республики Беларусь, в которых разрешено использовать факсимильное воспроизведение подписи. Если организация не имеет такого разрешения, использовать факсимиле оно не вправе.
Если в организацию представлен первичный учетный документ в виде факсимиле, то необходимо у контрагента уточнить наличие соответствующего разрешения.
Использование в товарных накладных (ТТН или ТН) аналогов собственноручной подписи ни Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», ни Инструкцией «О заполнении товарно-транспортной накладной и товарной накладной» № 58 от не предусмотрено.
Таким образом, данные документы, подписанные факсимильной подписью, не будут удовлетворять требованиям к оформлению первичных учетных документов. Это может явиться одним из оснований для признания данных документов с учетом других обстоятельств недействительными со всеми вытекающими отсюда последствиями.
У всех до сих пор на слуху применение норм Указа № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» о признании недействительными (не имеющими) первичных учетных документов и доначислении налогов.
Несмотря на то, что Указ № 488 отменен, его нормы нашли отражение сегодня в статье 33 Налогового Кодекса.
Справочно: Неуплата или неполная уплата суммы налога на прибыль в соответствии с ч. 1 ст. 13.6 КоАП ведет к штрафу в размере 40% от неуплаченной суммы налога, но не менее 10 базовых величин на юридическое лицо.
Перечень других документов в организации, где проставление факсимиле запрещено:
- ТТН, ТН, акты выполненных работ (оказанных услуг), прочие товаросопроводительные документы;
- трудовые договоры (контракты), трудовые книжки работников;
- доверенности;
- заверенные копии документов и другие.
Если уполномоченное лицо организации не может, например, в связи с большим объемом документооборота подписывать документы, то факсимиле довольно спорный выход из ситуации.
Как решить эту ситуацию?
Организации следует приказом по организации распределить и закрепить обязанности по подписанию документов между должностными лицами. Таким образом, в документе будет фигурировать не подпись-факсимиле директора, а собственноручно учиненная подпись должностного лица, в чью обязанности входит подписание такого документа.
Например, начальнику отдела кадров выдана доверенность на подписание контрактов с сотрудниками. Таким образом, в контракте будет фигурировать формулировка «начальник отдела кадров П, действующий на основании доверенности № — от –.»
Или в ТН будет формулировка «получил товар начальник производства И. по доверенности № — от —.»
Риск хоть и дело благородное, но в случаях с использованием факсимиле при подписании первичных учетных документов может обернуться для организаций проблемами и потерями в виде недоплаты налогов, пени и административной ответственности, а также походами по судам.
P.S. Кстати, я в статье ситуацию изложила с точки зрения налогового законодательства. А это не единственный риск. На сегодняшний день суды завалены буквально делами по корпоративным спорам. Один из вопросов – разборки директоров-собственников в части хищений, недостач и убытков.
| С уважением, Елена Жугер директор ООО «БелАудитАльянс» |
06.02.2020
