Справка о доходах 2-НДФЛ за 2015 год: нюансы заполнения

До 1 апреля всем налоговым агентам предстоит отчитаться о доходах своих сотрудников за 2015 год. Причем сделать это нужно будет по новому шаблону. О том, как изменилась форма справки, а также о других нюансах ее заполнения, читайте в нашей статье.

Ежегодно работодатели должны представлять в ИФНС справки о доходах, полученных сотрудниками за прошедший год. Не смотря на то, что до 1 апреля еще есть время, советуем не откладывать на последние дни составление справок по доходам физлиц.

Кто должен отчитываться по форме 2 НДФЛ?

Любой предприниматель, в штате которого есть официально трудоустроенные сотрудники, должен ежегодно сдавать в налоговую отчет по форме 2 НДФЛ. Сделать это необходимо до 1 апреля года, следующего после отчетного. В данном случае речь идет о 2015. Налоговый Кодекс предполагает штрафы за несвоевременную подачу. Сумма символическая, 50 руб. за каждую форму. Кроме того, руководитель предприятия несет административное наказание в виде штрафа в 300-500 руб. Тем не менее, не следует расслабляться, поскольку систематическое нарушение налоговой отчетности влечет уголовную ответственность с более суровыми санкциями.

Кого нужно указывать в форме 2 НДФЛ?

Необходимо заполнить справки на всех сотрудников. Кроме того, на лиц, не состоящих в штате, но получавших доходы от предприятия. Под доходами следует понимать не только денежное вознаграждение, но и оплату труда в натуре (продуктами питания, одеждой, техникой и т.д.), а также премии и подарки. В некоторых случаях на одного работника нужно заполнять 2 или более форм НДФЛ:

• если лицо получало доходы по разным ставкам налога;
• если лицо осуществляло деятельность в нескольких филиалах предприятия, расположенных в разных регионах страны.

Раздел 4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты»

Раздел 4 нужно заполнять только в том случае, если физическому лицу предоставлялись стандартные, имущественные или социальные вычеты. В новой форме добавлено упоминание об инвестиционных налоговых вычетах. В этом разделе проставляется код вычета и его сумма.
Если работник в 2015 году получал через своего работодателя имущественный налоговый вычет, то в этом разделе нужно указать номер уведомления, подтверждающего право работника на вычет, дату выдачи такого уведомления и код ИФНС, выдавшей уведомление. С этого года через своего работодателя можно получать и социальный налоговый вычет. Подробнее об этом читайте тут: Поэтому в новой форме справки добавилось поле для указания реквизитов уведомления и на получение социального вычета.

Код соответствующего вычета берется из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/[email protected]).

Шапка формы 2 НДФЛ

Шапка справка 2 НДФЛ, образец которой предполагает обязательные записи, должна выглядеть так:

• в верхнем правом углу название приложения (приложение 1 к ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611) и указанием номера и даты последней редакции;
• под этими данными размещается название документа, его признак и код инспекции федеральной налоговой системы;
• далее указывается за какой период выдается справка, ее порядковый номер и дата выдачи.

Если с большинством реквизитов понятно, то о признаке и номере ИФНС следует сказать несколько слов. Существует два признака №1 и №2. По первому признаку подаются формы 2 НДФЛ в том случае, если предприятие взимало налог с работников. Их необходимо сдавать до 1 апреля года следующего после отчетного.

По второму признаку, как очевидно, подаются формы, когда предприятие не удерживало налоги из заработной платы. Их необходимо предоставлять до 31 января года, за который необходимо отчитаться. ИФНС – это номер региональной налоговой инспекции. Для того, чтобы определить какие цифры указывать в документе, воспользуйтесь удобным автоматическим поисковиком по всем регионам РФ. Вписывать в поле нужно четырехзначный код, который идет после дроби.

Запомните: неправильно вписывать двухзначный код, который является порядковым номером отделения ИНФС в населенном пункте.

Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке ___%»

В заголовке данного раздела указывается та ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
В этот раздел вносятся сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды. Там же приводятся соответствующие вычеты, если таковые имели место (кроме стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетов, для которых предусмотрен следующий раздел).

Как и раньше, таблицу раздела 3 нужно заполнять помесячно.

В поле «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, за который был начислен и фактически получен доход.

В поле «Код дохода» указывается соответствующий код доходов, выбираемый из «Кодов видов доходов налогоплательщика». Обратите внимание: при заполнении раздела 3 справки нужно применять коды доходов и коды вычетов, утвержденные Приказом ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/[email protected] То есть коды доходов и коды вычетов также изменились.

В поле «Сумма дохода» отражается вся сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода. Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты, или которые подлежат налогообложению не в полном размере, указывается соответствующий код вычета.

Если в числе доходов, выплаченных физическому лицу, есть доходы, полностью освобожденные от обложения НДФЛ, то такие доходы в этот раздел включать не следует. Перечень таких доходов приведен в статье 217 НК РФ. Их не нужно отражать в справке, если они не облагаются налогом независимо от суммы. Подтверждением этому служат также справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов». В них нет таких выплат, как, например, пособие по беременности и родам, компенсация, связанная с выдачей натурального довольствия и др. Эти доходы не облагаются НДФЛ в полной сумме (п. 1 и 3 ст. 217 НК РФ). Такой вывод следует и из Писем Минфина РФ от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118, от 04.04.2007 № 03-04-06-01/109, ФНС от 26.02.2006 № 04-1-03/105.

Подробнее хотим остановиться на доходах, не облагаемых НДФЛ в пределах определенных сумм. Например, сотруднику помимо зарплаты и отпускных выплачивалась материальная помощь в размере 5000 руб. Данная выплата не облагается налогом, если ее сумма в течение года не превысила 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Мы считаем, что компания должна включить в раздел 3 справки 2-НДФЛ материальную помощь в полной сумме и соответствующий ей вычет (необлагаемую сумму) в размере 4000 руб.

Но существует мнение, что в справку 2-НДФЛ не нужно включать выплаты, уложившиеся в необлагаемый лимит. А если сумма превысила лимит, то включать только сумму превышения.

Мы данное мнение не разделяем. Дело в том, что указание в справке 2-НДФЛ только облагаемых выплат не будет отражать реальную сумму доходов, полученных сотрудником. Более того, вполне вероятна ситуация, когда в течение года человек получит матпомощь сначала у одного работодателя (например, 5000 руб.), а затем – у другого. Допустим, при увольнении ему выдали справку 2-НДФЛ, в которой указана матпомощь в размере 1000 руб. (5000 руб. – 4000 руб.). Устроившись на другую работу, он получает матпомощь повторно. Предположим, снова в размере 5000 руб. По закону в такой ситуации сотрудник должен уплатить НДФЛ с дохода 6000 руб. (5000 руб. + 5000 руб. – 4000 руб.). Однако из-за отсутствия полной информации в справке 2-НДФЛ от предыдущего работодателя бухгалтер на новом месте работы сотрудника удержит НДФЛ только с 2000 руб. (1000 руб. + 5000 руб. – 4000 руб.). В результате налоговая база по НДФЛ будет искажена.

Чтобы избежать возможных конфликтов, сведения о выплате нормируемых доходов в справке 2-НДФЛ лучше указывать в двух графах:

• в графе «Сумма дохода» – общую сумму выплаты, включая необлагаемую величину;
• в графе «Сумма вычета» – сумму необлагаемого дохода.

Данный подход разделяют и чиновники, о чем свидетельствует, например, Письмо ФНС от 08.08.2008 № 3-5-04/[email protected]

Основная часть формы 2 НДФЛ

Справка 2 НДФЛ за 2015 г, образец представлен в конце статьи, состоит из 5 основных пунктов:

• информация о предприятии;
• информация о работнике;
• доходы за отчетный период по ставке 13% или 9%;
• налоговые вычеты;
• общая сумма доходов.

Данные о предприятии сводятся к заполнению четырех пунктов:

В разделе информации о работнике нужно указать:

В пункте 3 нужно указать процент налогообложения, либо 13% либо 9%. Таблица доходов выглядит так:

Далее идет раздел про стандартные вычеты:

Последний пункт основной части резюмирует всю указанную выше информацию. Он включает ведомости о:

Раздел 1 «Данные о налоговом агенте»

В этом разделе отражаются данные о налоговом агенте. В поле «Код по ОКТМО» указывается код муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.
Коды по ОК ОК 033-2013 (ОКТМО). При заполнении показателя «Код по ОКТМО», под который отводится одиннадцать знакомест, в свободных знакоместах справа от значения кода в случае, если код ОКТМО имеет восемь знаков, никакие символы не проставляются. Например, для восьмизначного кода по ОКТМО указывается значение «12445698».

Далее указывается номер телефона, ИНН, КПП и наименование налогового агента. Если у организации есть обособленное подразделение и гражданин получал свой доход через это подразделение, то в справке ставится КПП по месту нахождения подразделения.

Справка 2 НДФЛ с подтверждением

При оформлении кредита или подготовке документов для выезда заграницу, потребуется представить справку 2 НДФЛ. Это проблема для тех, кто работает неофициально, поскольку такую бумагу директор предприятия им не выдаст.

Некоторые юридические конторы предлагают купить 2 НДФЛ. С одной стороны – это удобно, с другой может привести к плачевным последствиям. В Законе четко прописано, что форма 2 НДФЛ выдается исключительно на лиц, из зарплаты которых предприятие удержало налоги. Следовательно, предоставление купленной формы – подлог документов.

Недостаточно справки 2 НДФЛ, заполнить его в установленном порядке, и завизировать мокрой печатью. Любой банк без труда может проверить, делались ли по справке реальные отчисления в налоговую. Если информация не подтвердится, с лицом, предоставившим такой документ, будет разбираться служба безопасности банка.

Обращаясь в юридическую контору, поинтересуйтесь, каким образом она собирается подтверждать справку. Юрист должен дать четкий и конкретный ответ. Если он начнет пространно рассказывать об опыте, связях и положительных отзывах, смело разворачивайтесь и уходите. Купленная справка не пройдет поверку.

О неудержанном налоге отчитаться придется дважды

Формировать справку нужно по каждому физическому лицу, получавшему в 2015 году доход, с которого удерживался НДФЛ. Но даже если налог не удерживался ввиду отсутствия такой возможности (например, выплата дохода осуществлялась в натуральной форме), то по таким доходам все равно нужно отчитаться. Причем, дважды. Сначала такие доходы отражаются в справке 2-НДФЛ с признаком «2», которая подается не позднее 1 марта. Затем эти же доходы показываются в справке 2-НДФЛ, но уже с признаком «1». Эта справка подается вместе с остальными – не позднее 1 апреля.
О том, что нужно подавать повторную справку по таким доходам, поясняют чиновники (Письмо Минфина РФ от 01.12.14 № 03-04-06/61283). Да и в инструкции по заполнению справки 2-НДФЛ приведен пример, из которого видно, что по доходам, с которого не был удержан НДФЛ, компания должна подавать сведения дважды.

Однако суды с таким подходом не согласны. Как указывают арбитры, справки с признаком «2» содержат все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке с признаком «1». Поэтому если налоговый агент в установленные сроки сообщил в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ, подав справку о доходах по форме 2-НДФЛ с признаком «2», то повторную справку с признаком «1» можно не представлять (Постановления ФАС Уральского округа от 23.05.14 № Ф09-2820/14, от 24.09.13 № Ф09-9209/13).

Другое дело, что, пожалуй, вряд ли кто захочет доводить дело до суда. Поэтому во избежание дополнительных проблем, мы бы рекомендовали повторно подать справку о не удержанном налоге, указав в ней признак «1».

Что еще нужно знать о справке 2 НДФЛ

Для того, чтобы ответить на вопрос, сколько действительна справка 2 НДФЛ, необходимо разобраться с природой этого документа. Он подтверждает оплату труда наемного работника за отчетный период. Говоря юридическим языком, относится к констатирующим справкам, которые подтверждают факты, не подлежащие изменению.

Из этого следует, что 2 НДФЛ не имеет срока действия, так как доходы лица уже получены и не могут измениться. Кроме того, справка может выдаваться неограниченное число раз одному и тому же работнику. Для руководителя выдача данного документа не предполагает никаких рисков, поэтому даже не обязательно требовать у сотрудников заявление с объяснением причин, по которым им понадобилась форма 2 НДФЛ.

Декабрьская зарплата в январе

Некоторые работодатели декабрьскую зарплату выплачивают в декабре, а некоторые — в январе, уже после праздников. НДФЛ с зарплаты перечисляется не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Соответственно возникает вопрос: нужно ли отражать зарплату за декабрь, выплаченную в январе, в справке 2-НДФЛ за предыдущий год?
Обратимся к пункту 2 статьи 223 НК РФ. Там говорится, что в целях исчисления НДФЛ датой получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена. Из этой нормы следует, что зарплата за декабрь 2015 года отражается в справке 2-НДФЛ за 2015 год даже в случае, если зарплата была выплачена только в январе 2016 года.

Такой позиции придерживается и ФНС в Письме от 03.02.2012 № ЕД-4-3/[email protected] В этом же письме налоговики поясняют, что помимо декабрьской зарплаты, выплаченной в январе, в справке нужно отразить и исчисленный с этой зарплаты НДФЛ в качестве перечисленного налога, не смотря на то, что перечислен он был в январе.

Советы по заполнению

Для оформления справки можно обратиться в бухгалтерское или юридическое бюро, но эта услуга платная. Намного проще скачать образец 2 НДФЛ в конце статьи и по шаблону оформить собственный документ. Естественно, когда штат состоит из нескольких десятков или даже сотен человек, проблематично выдавать справки вручную.

В этом случае, целесообразно установить компьютерную программу, которая поможет оформлять документы быстро. Достаточно один раз заполнить все поля, затем придется менять только числа и фамилии, остальные ведомости останутся в памяти программы.

Если принято решение воспользоваться компьютерным помощником, приобретите платный софт. Он постоянно обновляется и позволяет соответствовать изменениям в законодательстве.

Образец бланка формы 2 НДФЛ 2015

Образец заполнения формы 2 НДФЛ 2015

Способ подачи справки

С 1 января 2021 года налоговым агентам, выплатившим доход в пользу 25 человек и более, нужно подавать справки 2-НДФЛ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 230 НК РФ). Использовать «флешки» и «дискеты» теперь нельзя. Раньше через Интернет следовало подавать справки при численности от 10 человек.
Если же компания в 2015 году выплатила доходы в пользу менее 25 человек, то она имеет право подать справки 2-НДФЛ в бумажном виде. В этом случае необходимо будет составить сопроводительный Реестр. Его форма приведена в Приложении № 1 к Порядку представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц (далее – Порядок), утвержденному Приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/[email protected] Этот Реестр оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в инспекции, а другой возвращается налоговому агенту.

«Бумажные» справки о доходах можно отправить по почте с описью вложения. Сведения о доходах за 2015 год могут быть отправлены по почте до 24 часов 1-го апреля 2021 года (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Справки, представленные налоговым агентом лично (через представителя) на бумажных носителях, считаются принятыми при условии прохождения «контроля заполнения». А документом, подтверждающим факт представления справок, является соответствующий Протокол приема сведений (его форма приведена в приложении № 3 Приказа ФНС № ММВ-7-3/[email protected]). Этот протокол оформляется в двух экземплярах, и подписывается как должностным лицом инспекции, так и налоговым агентом или его представителем (если он присутствует). Об этом сказано в пункте 18 Порядка. ФНС в Письме от 22.10.14 № БС-4-11/[email protected] напомнила о данном порядке.

Таким образом, в случае если прием сведений осуществляется в присутствии налогового агента (его представителя), то протокол должен быть подписан налоговым агентом. При этом печать налогового агента проставляется на протоколе только при ее наличии.