Статья руководителя практики МСФО КСК ГРУПП Крапивенцевой Светланы, опубликованная в практическом журнале по управлению финансами .
Система быстрого закрытия отчетного периода fast close – это набор мероприятий для подготовки отчетности в течение 1–4 недель после окончания года.
По опыту КСК ГРУПП, расходы на учет достигают 20% накладных затрат компаний. Количество бухгалтеров, несмотря на автоматизацию, не уменьшается, а главная задача – формирование отчетной информации для руководства – решается в последнюю очередь, после представления отчетности налоговикам и в органы статистики. Отчетность нужна в первую очередь менеджменту, во вторую – инвесторам. Дефицит оперативных данных заставляет искать пути сокращения сроков отчетности.
Практика ряда компаний готовить годовой отчет к июню – анахронизм. Спустя 6 месяцев после окончания года результаты отчетности лишают менеджмент шанса оперативно повлиять на операционную деятельность. В январе еще можно что-то предпринять, а в июне нет. И даже в феврале иногда уже нет.
Отчетность тормозят контрагенты и коллеги
Бухгалтерия объясняет поздние сроки отчетности недостатком документов или сверок от контрагентов, слишком важных для бизнеса, чтобы ставить им условия. Но наш опыт говорит о других факторах торможения, в том числе внутри компании:
- проверка отчетов подразделений (кадровый отдел, производство, склад и т. д.);
- сверка остатков на складе и по учету;
- формирование оценочных обязательств и начисление резервов;
- проведение проверочных и аудиторских процедур;
- выпуск отчетности (оформление, публикация, защита).
Работая над быстрым закрытием отчетного период, сложности и решения мы делим на четыре группы:
- Взаимодействие с контрагентами.
- Противоречия между подразделениями внутри.
- Проблемы контроля и методологии.
- Объединение учетных систем (торговая, складская, зарплатная, бухгалтерская, управленческая и МСФО).
По опыту КСК ГРУПП, наибольших усилий требует решение противоречий между подразделениями внутри компании.
Рисунок 2. Структура проблем при формировании отчетности
Что происходит с деньгами?
Счет с положительным остатком закрыть невозможно, ведь на нем деньги организации, их в обязательном порядке потребуется снять.
В заявке на закрытие нужно запросить перечислить остаток на реквизиты или сделать это самостоятельно. Есть также возможность на получение остатка в виде наличных, но это в случае, если осталась небольшая сумма.
Если клиент уверен в решении о закрытии, то лучше оставить на балансе сумму, которой хватит на взимание комиссии банка, а остальную часть перевести на другие реквизиты самостоятельно. Благодаря этому процедура будет быстрее.
Контрагенты: ускорь, что возможно, оцени, что невозможно, и отличи одно от другого
Затягивание сроков отчетности не освобождает от исправлений в последующем году, а потому бессмысленно. При внедрении быстрого закрытия отчетного периода надо решиться признавать операции без официальных документов. Задача в том, чтобы свести количество таких операций к минимуму.
У каждого контрагента есть фамилия-имя-отчество, причем внутри компании. В обязанности конкретного сотрудника включается ответственность за представление документов или сведений в срок. К примеру, за покупателей отвечают менеджеры, факт отгрузки товара или предоставления услуги без подписи в документе подтверждают условия в договоре.
Пример
В рекламном холдинге привязка переменной части заработной платы клиентских менеджеров к документальной дисциплине решила 90 вопросов из 100 по сбору документов с контрагентов.
Проблемы возникают с монополиями и территориально удаленными контрагентами. В таких случаях для ускорения процесса используют метод начисления резервов (accruals).
А значит, уже в последний день отчетного периода известна приблизительная сумма.
Пример
Менеджер по логистике ж/д оператора вагонов Иванов А. М. не добьется получения документов от ПАО «РЖД» день в день, но составит справку-расчет о расходах на перевозки, используя данные о тарифах, тоннаже и километраже.
Таких «РЖД» мало, а по остальным поставщикам получить вовремя документы можно, используя конкуренцию на рынке, платежные и прочие методы убеждения.
Введение
Согласно методике ведения бухгалтерского учета в нашей стране, а также в соответствии с действующим законодательством единым финансовым отчетным годом для всех предприятий, включая сельскохозяйственные, является календарный год, который начинается 1 января и заканчивается 31 декабря(включительно). Таким образом, все факты финансово-хозяйственной деятельности предприятий, имеющие место в течение этого периода, должны быть зафиксированы в бухгалтерском учете, оценены, сгруппированы надлежащим образом и в конечном итоге отражены в годовой финансовой отчетности.
Особенность сельскохозяйственных организаций в данном случае заключается в том, что оно имеет длинный производственный цикл по основному виду деятельности, а также ярко выраженный сезонный характер производства. Поэтому учет производственного процесса и всех вытекающих из него последствий на предприятиях отрасли не может быть закрыт в середине сельскохозяйственного года. Это значит, что закрытие всех необходимых счетов должно производится в конце периода, когда завершены массовые работы и сформированы основные финансовые показатели.
В течение финансового года списание произведенной продукции, работ и услуг с кредита счетов учета затрат производится по плановым ценам, утвержденным в хозяйстве. В конце отчетного года в результате сформированной фактической суммы затрат себестоимость продукции (работ, услуг) доводится до фактической путем составления дополнительной проводки или методом «красное сторно».
Регламенты и автоматизированные бизнес-процессы исключают внутренние противоречия
Учет зависит от информации смежных подразделений: кадры, производство, строительный участок, снабжение, склад. Быстрое закрытие вовлекает все подразделения и достигает результата благодаря регламенту и автоматизированной системе управления бизнес-процессами.
Регламент фиксирует решения: сроки табелей, расчета заработной платы, ввод основных средств, акты по строительно-подрядным договорам, расчет себестоимости и т. д.
Автоматизированная система управляет сбором данных механически и обезличенно, избегая внутренних конфликтов.
Пример
Мясокомбинат (фермы, переработка, транспортный блок и сеть торговых точек под единым брендом) использует систему электронного документооборота «Первая Форма». 25-го числа месяца формируются задачи ответственным лицам: заполнить табели, закрыть расчеты, вложить калькуляции и прочие документы. Выполнение задачи фиксируется исполнителем и бухгалтерией, а информация о нарушении сроков стекается к руководству. Санкции за нарушение рассчитываются автоматически и корректируют переменную часть оплаты труда.
«Первая Форма» – одно из решений по автоматизации бизнес-процессов наравне с зарубежными (IBM Notes, EMC Documentum и др.), а также российскими [ЭОС (Дело), «1С» («1С:Документооборот 8»), DocsVision, Directum и т. д.]. Частично задачи можно решать через Outlook MS.
Последовательность закрытия счетов в конце отчетного года
Закрытие счетов должно осуществляться в следующем порядке: первоначально должны закрываться счета учета затрат таких производств, которые в течение года произвели наибольшее количество продукции (работ, услуг) для других производств хозяйства и потребили наименьшее количество аналогичной продукции (работ, услуг), затем по убыванию.
Исходя из этого принципа закрытие счетов в сельскохозяйственных предприятиях рекомендуется закрывать в следующем порядке:
1. Первоначально по результатам проведенной инвентаризации, исходя из принятых управленческих решений, закрывают счет 94 «недостачи и потери от порчи ценностей».
2. Закрывают все субсчета счета 23 «Вспомогательные производства», кроме субсчета 23-3 «Машинно-тракторный парк».
3. Закрывают субсчет 23-3 «Машинно-тракторный парк».
4. Распределяют расходы будущих периодов, общепроизводственные и общехозяйственные расходы.
5. Распределяют или корректируют суммы амортизации и отчислений на ремонт основных средств по отдельным счетам растениеводства.
6. Рассчитывают фактическую себестоимость и списывают выявленные отклонения основных отраслей производства (растениеводства, животноводства, промышленных производств) и закрывают счет 28 «Брак в производстве».
7. Закрывают счет 29 «Обслуживающие производства».
8. Уточняют затраты по счетам капитальных вложений и при необходимости списывают.
9. Определяют результаты от реализации основных видов продукции и прочих видов доходов и расходов и закрывают счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы».
10. Списывают прибыль (убыток) и закрывают счет 99 «Прибыли и убытки».
Перед составлением данной процедуры в целях процесса закрытия счетов и избежания арифметических и логических ошибок рекомендуется составить предварительный оборотный баланс, в котором будут видны как обороты за отчетный период, так и конечное сальдо на момент начала такой процедуры.
Контрольные процедуры и методология облегчают ведение бизнеса, а не жизнь бухгалтерии
Вопросы контроля решаются не отдельной задачей, а одновременно с описанием бизнес-процесса через разделение полномочий, визирование и настройки систем.
Пример
В компании (ремонт ККМ в гипермаркетах) при заведении договора в «1С» указывается срок завершения расчетов по нему. Если расчеты не завершены в срок, появляется напоминание и приостанавливается сервис.
Проволочки при закрытии периода возникают, когда не вся информация внесена при вводе данных. Такие «факультативные» поля, как «статья движения денежных средств», «способ строительства основных средств» и т. п., заполняются формально или не заполняются вовсе. «Правильная» система контролирует такие места и предоставляет специалистам доступ к источнику информации – скану-копии договора, письма или счета.
Пример
В одной девелоперской группе с иностранным владением все скан-копии документов прикрепляются в учетную систему к конкретной операции.
Вероятно, это излишне для рядовой операции, но жизненно необходимо для договоров, оснований платежей, операций по кредиту, строительству, цессии и иным нестандартным событиям. Круг таких документов определяется в регламенте, исключая поиски оригинала, тиражирования и сбор для аудиторов.
Методология учета служит целям компании, поэтому все политики в области учета отталкиваются от реальных потребностей бизнеса, а не комфорта бухгалтерской службы.
Пример
Компания по ремонту офисов А+ дает годовую гарантию заказчикам, которые удерживают 3,5% договора в обеспечение. По опыту компании, работы выполняются в 98 случаях из 100. Такая практика говорит не о плохом качестве работ, это демонстрация лояльности клиенту. Признание удержания в доходах спустя год позволяет соотносить расходы по гарантийному ремонту. Хотя бухгалтерии было удобно включать в доходы всю сумму акта в момент сдачи объекта.
Переоценку активов, тест на обесценение, оценку месторождений, расчет резервов можно организовать заранее. Ведь сложно составить базовые модели, а в готовых полный пересчет производится быстро. Для этого с внешними контрагентами заранее согласовывают договоры и методики, аудиторов приглашают на промежуточный этап.
Единый информационный комплекс строится по принципу «каждое событие обрабатывается в системе один раз»
Единая информационная система на всю компанию – это из области IT-фантастики. Современные интегрируемые между собой решения складываются в гибкую и независимую систему по принципу конструктора, используя данные одной системы в другой без повторного ввода.
Пример
В гостиничном комплексе 4* на черноморском побережье использовались программы: fidelio (гостиница), r-keeper (ресторанный комплекс), Спа (спа-комплекс), «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата». Везде были свои справочники, данные стекались в «1С» после ручной обработки в Excel. В результате собственник получал краткие таблички к 30 марта, непроверяемые из-за невозможности «провалиться» в цифры.
Возможность интеграции – это главный принцип при выборе автоматизированных систем, для чего необходимы соответствие программных модулей и единая система справочников. Выявление потребности в информации у всех пользователей позволяет обрабатывать и заносить в систему событие один раз для всех.
Пример
Бухгалтеру Марии не нужна информация о дате погашения долговых ценных бумаг, а юристу Петру нужна. Чтобы юрист не вел отдельный реестр, системе нужны дополнительные поля для ввода данных по юридической части и отчеты в нужных разрезах.
Ранее использовали планы счетов для различных целей, однако, современные системы хранят информацию в регистрах, которых сколько угодно. При вводе события указывают, в каких регистрах его отразить, при этом повторяющая информация копируется, а отличающаяся заносится отдельно. Данные из регистров цепляются для финансового учета к планам счетов, а для нефинансового (продажи, производство, склад и т. д.) – формируют отчеты по регистрам в удобном и настраиваемом индивидуально для пользователя виде.
Рисунок 3. Единый учетный комплекс обеспечивает информацией все службы компании
Сроки закрытия и комиссия за услугу
Период закрытия расчетного счета в Тинькофф или любом другом российском банке зависит от остатка денежных средств на счету.
Если на счету пусто, счет закроется за день. Если же деньги присутствует, количество времени, уходящего на закрытие, зависит от скорости реакции клиента в отношении распоряжения деньгами.
Закрыть счет несложно в случае, если нет долговых обязательств. Трудности появляются лишь при нежелании заниматься вопросом вовремя.
Тогда есть возможность потери оставшихся денег или накопления задолженности за обслуживание неактивного счета. Будет сложнее закрыть расчетный счет, если имеются долги перед налоговой.
Тогда сумма средств на счете идет на закрытие долгов. Лишь после погашения можно закрывать текущий счет. Если на счете не осталось денег, банк откажет в закрытии до пополнения счета на сумму, требуемую для погашения комиссии.
Совет 1. Выявить ошибки в бухгалтерском учете.
Ошибки в учете гораздо легче исправить сразу, то есть, в текущем году, нежели забивать себе голову этой проблемой в наступающем году. Если обнаружили мелочные, пустяковые ошибки, то не стоит пренебрегать их решением. В последствие они могут доставить гораздо больше проблем. С большими, значимыми ошибками дела обстоят по-другому. Если подобные ошибки вы смогли обнаружить лишь уже в составленной отчетности, то ее (отчетность) нужно полностью переделать, а только после отдать руководителю на подпись.
Учетная политика
Порядок ведения бухгалтерского и налогового учета закреплен в учетной политике организации ( ПБУ 1/2008). Учетная политика утверждается при создании юридического лица и действует на протяжении всей деятельности.
Каждый год бухгалтер должен анализировать принятую учетную политику на предмет ее соответствия фактическому ведению учета. Если в организации изменились условия деятельности или способы ведения учета, необходимо пересмотреть учетную политику. Также изменения в данный документ необходимо внести, если появились новые требования в законодательстве.
С 2021 года увеличивается стоимость амортизируемого имущества с 40 до 100 тыс. рублей (изменения внесены в ст. 256 и ст. 257 НК РФ Федеральным законом от 08.06.2015 № 150-ФЗ). Если в учетной политике прописан порядок отнесения к амортизируемому имуществу, следует внести корректировки.
Как закрыть счёт при ликвидации ООО
Руководитель организации во время ликвидации не может использовать расчётный счёт и закрыть его.
Если компания ликвидируется добровольно, то все полномочия переходят к ликвидационной комиссии или ликвидатору. При банкротстве компанию ликвидирует конкурсный управляющий, назначенный судом.
Чтобы закрыть счёт во время ликвидации, компании нужно добавить в пакет документов решение о назначении ликвидатора или судебное решение о назначении конкурсного управляющего.
Лучше закрывать счёт после того, как сдадите ликвидационный баланс, но перед внесением записи о ликвидации в госреестр. Законодательство не регулирует порядок закрытия счёта, поэтому компании, которые закрыли счёт раньше, потом решают проблему выплаты налогов.
Уведомление ИФНС о порядке уплаты налога на прибыль по обособленным подразделениям
Организации, которые имеют несколько обособленных подразделений в одном субъекте РФ, могут выбрать ответственное подразделение и уплачивать налог на прибыль за все подразделения через него. О данном решении нужно уведомить налоговый орган до 31 декабря. Уведомления также представляются в налоговый орган, если у предприятия изменилось количество структурных подразделений на территории субъекта Российской Федерации или произошли другие изменения, влияющие на порядок уплаты налога (п. 2 ст. 288 НК РФ).
Нюансы для ИП
Если закрывается счет индивидуальным предпринимателем, то для этого выполняются этапы:
- запрашивается выписка по всем открытым в банке счетам;
- погашаются имеющиеся долги перед банковским учреждением, связанные с оформленными кредитами или оплатой обслуживания;
- подается заявление, на основании которого прекращается сотрудничество.
Хотя заявление может составляться в свободной форме, желательно пользоваться бланками, выдающимися клиентам работниками банков.
