Как рассчитать средний заработок для отпускных в 2021 году?

Согласно трудовому законодательству, сотруднику организации или индивидуального предпринимателя, с которыми у него оформлен трудовой договор, полагается 28 дней оплачиваемого отпуска в год. В некоторых случаях количество дней оплачиваемого отпуска может быть увеличено. Право на отпуск у работника появляется после отработанных шести месяцев, но по решению работодателя сотрудника могут отпустить отдохнуть и раньше. Запрос на отпуск – это заявление самого работника, которое должен одобрить работодатель, зафиксировав этот факт в соответствующем приказе. Далее у компании или ИП – нанимателя возникает обязанность рассчитать и выплатить отпускнику положенную оплату за время отсутствия на работе.

Федеральный закон об отпусках в РФ на 2021 год

фото с сайта thenounproject.com

Большинство людей к отдыху готовятся заранее: это связано не только с природной предусмотрительностью, но и с тем, что руководителям компаний необходимо составлять график отпусков.

Кому и когда положен заслуженный отдых?

Ежегодно каждый работающий человек имеет право на отдых, который длится двадцать восемь календарных дней. Предоставить его могут уже после шести месяцев с того момента, как человек официально проработал в данной компании. Законом не запрещено и предоставление отпуска тем, кто ещё не проработал в компании вышеуказанный срок: это возможно по личной договоренности сотрудника с руководителем фирмы.

Мало кто знает, но работник имеет право взять оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней, отработав полгода, а не год (Письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. N 5277-6-1).

Есть категории населения, которых работодатель обязан

отпустить на отдых до того, как они отработают полгода. К ним относятся:

• женщины, собирающиеся в декрет или только из него вернувшиеся;
• люди, усыновившие ребенка (детей), возраст которого не более трёх месяцев;
• лица, не достигшим 18 лет.

За второй и последующие годы работы на одном и том же предприятии сотруднику может быть предоставлен отпуск в любое время, но его нужно заранее согласовывать с тем, кто составляет график. Также на время выхода на законный отдых влияет очередность, установленная в каждой конкретной компании. Руководитель должен уведомить работника не позднее двух недель до предоставляемого отдыха.

График не может быть изменен в одностороннем порядке: руководитель и сотрудник должны согласовывать любые изменения. Начальству законодательно запрещено не отпускать работника два года подряд. Но если в компании сложилась такая ситуация, что работник не успел в течение года взять положенные дни или его присутствие было необходимо фирме, то все неистраченные дни переносятся на следующий год. По закону их необходимо «отгулять» в течение ближайших 12 месяцев с начала наступления нового календарного года.

С юридической точки зрения вполне допускается разделение отпуска на части. При этом хоть одна из них должна составлять четырнадцать дней. В это время отозвать сотрудника на работу можно только с его согласия. Часть отдыха по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Это не обязательная мера, а возможный вариант.

Существуют граждане, которых не имеют права отзывать или же заменять часть отпускных дней деньгами. К ним относятся несовершеннолетние, сотрудницы в декрете, а также люди, чья профессиональная деятельность напрямую связана с опасным и/ или вредным производством.

Составление графика отпусков

График отпусков представляет собой внутренний нормативный акт организации, который фиксирует порядок предоставления отпусков сотрудникам. Правила его составления определены ст. 123 ТК РФ. В частности, они устанавливают, что этот график должен быть составлен уже в декабре предыдущего года, а его содержание необходимо согласовать с профсоюзной организацией. Кроме того, необходимо учитывать, что положения ч.4 указанной статьи ТК предоставляют некоторым группам сотрудников, включая беременных женщин, несовершеннолетних работников и другие категории, право самостоятельно выбирать время ухода в отпуск. При этом составление графика является обязательным для каждого работодателя.

Согласно действующему законодательству, организация вправе самостоятельно устанавливать форму документа, фиксирующего очередность продолжительность отпусков, или использовать для этих целей унифицированный бланк, известный как форма №Т-7. При этом установленный порядок составления графиков допускает внесение изменений в утвержденный порядок, если они обусловлены возникновением уважительных причин у работника или работодателя. При этом соответствующие изменения могут быть внесены только с согласия обеих заинтересованных сторон.

Выплата отпускных в 2017 году

фото с сайта thenounproject.com

Со сроками разобрались. Теперь необходимо поговорить о том, как должен оплачиваться период законного отдыха.

Выплаты отпускных в новом 2021 по закону формируются в зависимости от того, сколько дней человек отработал за истекший год. Сотрудник отработал двенадцать месяцев, непрерывно и полностью? Важно знать, что при расчете отпускных даже в этом случае исключаются не только уже предоставленные дни отдыха, но также больничные и командировочные. Ведь эти периоды уже были оплачены.

Вычислить, в каком размере вы получите деньги, вы можете самостоятельно. Для этого нужно свой среднедневной заработок умножить на количество дней, которые вы планируете взять.

Высчитать среднедневной заработок тоже несложно: нужно все выплаты, полученные за отработанный период, разделить на количество календарных дней. Чтобы не высчитывать соотношение вручную, установлена госнорма.

Согласно ей среднее количество дней в месяце – 29,3. При отработке года полностью это число умножается на 12 (месяцев), получаем 351,6. Именно на него нужно разделить все полученные денежные средства.

Если за истекший период вы брали больничный, то выплаты за эти дни вычитаются из общей суммы.

Отдельно нужно сказать о тех сотрудниках, которые планируют уволиться из компании, но при этом не успели отгулять положенный срок. При увольнении сотрудник получает денежную компенсацию за все дни, которые он не успел отгулять. Сумма по ним высчитывается с опорой на количество отработанных дней.

Есть и особый вид отпуска. Сотрудник в случае чрезвычайных обстоятельств может взять один день без сохранения зарплаты за него. Предоставляется по письменному заявлению работника. Длительность согласуется с начальством. К этому типу относится предоставление максимум пяти дней сотруднику, у которого родился ребенок, умер близкий родственник или должна состояться свадьба.

Как учесть годовую премию при расчёте отпускных

Годовая премия при учёте отпускных учитывается в двух случаях:

1. Если организация включила этот пункт в трудовой договор.
2. Если премия является поощрением за достижение определённых трудовых успехов.

При этом учёт премии происходит вне зависимости от того, когда её начислили. То есть вознаграждение за 2021 год принимается во внимание в расчёт отпуска в любой месяца 2021 года. Учитывается также факт полной или частичной отработки расчётного периода. Если он полностью отработан, премия входит в расчёт отпускных в полном объёме в любом случае. Если этот период отработан не полностью, то вознаграждение в полном объёме выплачивается только в случае его начисления в соответствии с фактически отработанным временем.

Закон об отпусках госслужащих РФ на 2021 год

фото с сайта thenounproject.com

Изменения законодательства коснулись практически всех граждан нашей страны, в том числе и госслужащих. Новый закон об отпусках отличается от старой версии по трем позициям.

1. Служащие, занимающие высшие и главные должности, больше не смогут отдыхать 35 дней. Теперь для всех установлена одинаковая длительность отпуска – тридцать календарных дней.

1. Изменились и правила предоставления дополнительного отпуска, предусмотренного за выслугу лет. Если раньше служащий получал один дополнительный календарный день за каждый год, прошедший на службе у государства, то теперь введены новые стандарты.

• Стаж 1-5 лет – 1 день;
• 5-10 лет – 5 дней;
• 10-15 – 7 дней;
• от 15 лет – 10 дней.

1. Законодательно прописана длительность дополнительного отпуска, предоставляемого за ненормированный рабочий день. Раньше была указана только нижняя граница (три дня), максимально возможный срок устанавливался конкретным государственным органом. Внесённые правки строго обозначили срок – три календарных дня.

Квартальная премия при расчёте отпускных

Общие основания к расчёту квартальной премии в случае с отпускными применяются если сотрудником отработано полное расчётное время. Если данный период отработан частично, вознаграждение рассчитывается с учётом таких нюансов:

• Если оно пропорционально отработанному времени, то его учитывают полностью.
• Если его размер фиксирован, то он рассчитывается с учётом отработанных часов.
• Учитываются те месяцы, которые вошли в расчётный срок.

Так, если начало расчётного периода – ноябрь, то в третий премиальный квартал учитываются только два выработанных месяца.

При расчёте отпускных учитывается только та квартальная премия, которая вошла в отчётный период. Суммы, который начислены помимо этого срока, во внимание не принимаются.

Разовые премии при расчете отпускных

Разовая премия – это выплата, которая носит систематический характер. Она также, как и другие виды вознаграждений, учитывается при расчёте отпускных. Для её вычисления действуют те же правила, что и в случае с другими премиальными. Она принимается во внимание полностью, если расчётный период отработан в полной мере. При этом учитывается каждый случай выдачи такого поощрения. Если расчётный период отработан частично, премия рассчитывается в соответствии с отработанным временем.

Случай превышения продолжительности выплаты разовых премий срока расчётного периода, размер начисления рассчитывается с учётом каждого месяца данного срока по отдельности. Если два этих показателя одинаковы или продолжительность премиального периода меньше, чем расчётного, то отпускные вычисляются в соответствии с общими правилами.

Как считать отпускные, если в организации всем повысили оклады

Если в организации индексировали оклады всем работникам, то и отпускные необходимо повысить на коэффициент индексации. Коэффициент индексации рассчитайте по формуле:

Как именно считать средний заработок, зависит от периода, когда повысили оклады (см. таблицу ниже).

Как считать средний заработок, если в организации повысили оклады

Пример. Как рассчитать отпускные, если в организации повысили оклады

Работник собирается в отпуск с 21 января 2021 года, с 10 января в организации всем повысили оклады. Новый оклад работника составил 45 000 руб., прежний – 42 000 руб. Покажем, как бухгалтер учтет повышенный оклад при расчете отпускных.

Коэффициент индексации равен 1,07 (45 000 : 42 000). Так как оклады повысили после расчетного периода, но до отпуска, бухгалтер вначале вычислит средний заработок исходя из выплат за период с января по декабрь 2021 года, а затем умножит его на коэффициент индексации 1,07.

Примеры расчёта отпускных

Для каждого сотрудника отпускные рассчитываются отдельно. При этом учитываются все его заслуги за расчётный период и отработанные часы. Рассмотрим схему расчёта на нескольких примерах.

Пример 1. Отработан полный расчётный период Работник написал заявление на предоставление очередного отпуска, который организация должна оплатить. Он исчисляется с 18 апреля 2017 года и длится 14 дней. В 2021 году оклад сотрудника составлял 12 000 рублей, в 2021 – 15 000. В 2021 году сотруднику выдали премию в размере 4 000 рулей. В такой ситуации отпускные рассчитываются по следующей схеме:

12 000 х 9 + 15 000 х 3 + 4 000 = 157 000

157 000 : 12 : 29, 3 = 446 рублей 53 копейки – средний заработок за день.

446, 53 х 14 = 6 251 рубль 42 копейки – отпускные.

Пример 2. Расчётный период прерывался выходом на больничный Предположим, что данные по окладу сотрудника остались те же. Но с 4 по 17 ноября 2021 года он уходил в отпуск, а с 5 по 13 мая отправился на больничный.

12 000 х 11 : 22 = 6 000 – зарплата за ноябрь.

12 000 х 17 : 22 = 9 272, 73 – зарплата за май.

12 000 х 7 + 15 000 х 3 + 6 000 + 9 272, 73 + 20 000 = 164 272, 73

29, 3 : 30 х (30 – 14) = 15, 6 – дни, отработанные в ноябре.

29, 3 : 31 х (31 – 7) = 22, 6 – дни, отработанные в мае.

164 272, 73 : (29, 3 х 10 + 15, 6 + 22, 6) = 496 рублей

496 х 14 = 6 944 – отпускные

Определяем расчетный период

Стандартный расчетный период — предыдущие 12 месяцев перед днем начала отпуска. Если сотрудник работает на предприятии меньше года, периодом считают весь срок работы до дня отпуска.

Если сотрудник оформляет отпуск последним днем текущего месяца, в расчетный период входит этот месяц и 11 предыдущих.

Из расчетного периода исключаются дни неявки на службу:

• командировки;
• отпуск за свой счет. Он же отпуск без сохранения зарплаты;
• временная нетрудоспособность, декретный отпуск, выходные дни ухода за инвалидами и другие ситуации из 5 пункта Положения № 922.

Выходные и праздники входят в расчетный период.

Как считать отпускные, если работнику начисляли премии

Если в расчетном периоде перед отпуском работнику начисляли премии, включайте их в расчет по особым правилам. Особенности учета ежемесячных, квартальных и годовых премий мы свели в таблицу.

Как включать премии в расчет отпускных

Пример. Как считать отпускные, если начисляли премии

Работник собирается в отпуск с 20 января 2021 года. Зарплата за отработанные дни в 2021 году составила 920 000 руб. Кроме того, в январе 2021 года работнику начислили премию 28 000 руб. за выполненный план по итогам 2021 года. Покажем, какую сумму бухгалтер включит в расчет отпускных.

Средний заработок для отпускных нужно считать исходя из выплат, равных 948 000 руб. (920 000 + 28 000). Бухгалтер включит в расчет январскую годовую премию, так как она начислена по итогам 2018 года.

Как определить средний заработок для отпускных в 2019 году?

Средний заработок зависит от суммы учитываемых выплат, начисленных в расчетном периоде. Вычислять его следует по такой формуле:

В расчет отпускных включайте все выплаты за отработанное время. Сюда относятся:

• зарплата, начисленная за отработанное время, по сдельным расценкам или в процентах от выручки;
• зарплата в неденежной форме;
• гонорары работников СМИ и организаций искусства;
• надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, стаж работы, знание иностранного языка и т.п.
• доплаты за условия труда;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Какие начисления влияют на расчет отпускных в 2021 году?

На предприятиях всех форм собственности существует практика совершения дополнительных выплат по различным поводам. Поэтому нужно четко понимать, какие из них (и как именно) следует учитывать при формировании отпускных сумм. Итак:

• при расчетах необходимо учитывать надбавки за класс, выслугу лет и сложность выполняемой работы;
• обязательно учитывается премия, которая приплюсовывается к сумме заработной платы. Однако в этом случае есть своя специфика – если работника премировали два раза за один месяц, то в расчет отпускных входит только одна премия. Если суммы премий неодинаковы, то решение о том, какую из них приплюсовать к окладу, принимает работодатель или главбух в качестве его законного представителя;
• при расчете среднего заработка с учетом премиальных разовое премирование делят на число месяцев, которое фигурирует в формуле расчета отпускных, а затем результат приплюсовывается к месячному окладу;
• важный момент – период начисления премии. Нужно помнить, что в расчет принимаются только премии за 2021 год. Например, если в январе 2021 года Петрову была начислена премия по итогам работы в 2018 году, то ее учитывать не нужно. А вот премия, которую выписали Петрову в марте 2021 года, обязательно приплюсовывается.

Какие выплаты не входят в расчет отпускных?

При начислении оклада не учитываются следующие выплаты:

• Единовременные платежи: командировочные, выплаты за выполнение особых поручений, премии за изобретения и рационализаторские предложения.
• Вознаграждения, связанные с праздничными датами (например, юбилеем) и активной общественной работой сотрудника.
• Социальные выплаты (пенсии, государственные дотации).
• Средства, выданные предприятием на проезд, питание, отдых сотрудников в санаториях.
• Стоимость специальной одежды, обуви и средств гигиены, предоставленных компанией.
• Материальные вознаграждения за призовые места на соревнованиях и конкурсах.

Ряд выплат не входят в перечень данных при расчете отпускных
Учитывая количество всевозможных выплат, которые сотрудник может получить в течение года, расчет отпускных становится непростым делом для бухгалтера. Тем более что система начисления этих вознаграждений меняется из года в год. Возможно, что в 2021 году вступят в силу другие новшества, о которых пока ничего не известно. Поэтому счетоводам остается следить за новостями.

Как отражать в отчете отпускные, премию, переходящую зарплату

При составлении отчёта, имеющего форму 6-НДФЛ, учитываются такие факторы:

• Фактическое получение отпускных проставляется как день выплат.
• Во время начисления надлежащей суммы, из неё удерживают подоходный налог.
• Систематические премии приравнивают к основному доходу, разовые – к дополнительному.

В отчёте прописываются данные о переходящей зарплате. При этом её учёт осуществляется в соответствии с месяцем начисления. Если отпускные были переплачены, их можно оформить в виде премиальных, при согласовании с работодателем. В противном случае придётся обратиться в суд.