Деньги являются наиболее ликвидной частью операционных активов и представляют собой деньги в кассе, а также на расчетных, текущих, валютных, депозитных и спецсчетах. Основным источником данных об их движениях является форма №4 бухотчетности Отчет о движении денежных средств в 1С, где предусмотрена возможность вести аналитический учет в разрезе статей ДДС. Статьи движения денежных средств в 1С являются дополнительной аналитикой (субконто) для некоторых счетов бухучета, например, счетов 50/Касса и 51/Расчетные счета.
Еще одним источником информации о передвижениях денег является управленческий отчет «Анализ движения денежных средств». Чтобы сформировать форму ОДДС или такой отчет, необходимо настроить статьи движения денежных средств в 1С 8 (настроить статьи ДДС в справочнике «Статьи ДДС»). Его правильное ведение и своевременное заполнение требуемых статей ДДС в соответствующих документах раздела «Банк и касса» является залогом корректности отчета, что в свою очередь поддержит правильность операций бюджетирования и казначейства в 1С.
Бесплатная консультация эксперта по автоматизации казначейства на базе 1С
Итак, рассмотрим инструменты для ведения учета в разрезе ДДС в программе 1С Бухгалтерия предприятия 8.3.
Настройка плана счетов
Для работы со справочником статей необходимо предварительно выполнить настройки, которые расположены в разделе «Администрирование/Параметры учета/Настройка плана счетов/Учет ДДС: По р/с и статьям ДДС» или в разделе «Главное/План счетов/Настройка плана счетов».
Рис.1 Настройка учета ДДС по статьям
Настройка казначейства в любых программах 1С под ваши бизнес-процессы
Порядок составления БДДС
БДДС отвечает на вопрос об изменении в финансовом положении организации, представляя названное изменение в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности.
Как известно, ОДДС может составляться прямым или косвенным методом. При этом прямой метод наиболее приспособлен к задачам планирования, косвенный метод – к задачам анализа. Вот почему БДДС обычно составляется прямым методом.
Технология формирования БДДС довольно проста. Вначале заполняются данные плана поступлений и выплат по текущей деятельности (на больших интервалах планирования он приближен к плану доходов и расходов БДР), затем добавляется инвестиционный бюджет, и на основе полученного избытка или дефицита денег составляется, наконец, финансовый раздел БДДС. Финансовый раздел должен обеспечивать минимальный остаток денег (сальдо) на протяжении всего планового периода, для чего БДДС разбивают на более мелкие интервалы времени.
Форма №4 «Отчет о движении денежных средств»
Бухотчетность за год по четвертой форме можно сформировать в разделе «Руководителю/Монитор налогов и отчетности/Бухгалтерская отчетность».
Рис.6 Форма ОДДС
Зарегистрированные по статьям денежные суммы, при создании формы отчета отнесутся на тот или иной вид движения ДС в зависимости от статей, указанных при проведении соответствующих документов.
Продемонстрируем вышеизложенное на примере. Предположим, посредством «Поступления на р/с» по статье движения «Поступление от продажи продукции и товаров, выполнения работ, оказания услуг» была зафиксирована оплата от покупателя в размере 102 135,00 рублей, в том числе НДС 15 579,92 рублей.
Рис.7 Реквизит «Статья ДДС» документа «Поступление на р/с»
В настройке рассматриваемой нами статьи указан одноименный вид движения.
Рис.8 Настройка статьи поступление от продажи
Таким образом, зарегистрированная оплата от покупателя по статье ДДС с видом движения «Поступление от продажи продукции и товаров, выполнения работ, оказания услуг» на форме №4 отчета попадет в состав итоговой суммы по строке 4111 «Поступления от продажи…».
Рис.9 Оплата от покупателя в ОДДС
Расшифровка по строке 4111 позволяет увидеть составляющие итоговой суммы по данной строке. В нашем примере итоговая сумма 87 тыс. рублей была получена как разность между суммой оплаты от покупателя 102 135,00 рублей и НДС 15 579,92 рублей (86 555,08 ~ 87 тыс. рублей).
Рис.10 Расшифровка по строке 4111 «Поступления от продажи…»
Как проверить отчет?
Проверить полученные цифры можно по оборотно-сальдовой ведомости 51 и 50 счета. (рис.3)
Рис.3
Как видим, данные не сходятся. По форме №4 итоговая сумма составляет 267 тыс. руб., а в оборотно-сальдовой ведомости общая сумма значительно больше – 731 тыс.руб. В чем дело? Причина в том, что сумма 450000руб. разнесена без указания статьи ДДС (рис.4).
Рис.4
Таким образом, корректное заполнение статей ДДС — гарантия правильной отчетности по движению денежных средств.
Однако статьи ДДС можно использовать не только для регламентированной отчетности, но и для контроля денежных потоков предприятия.
На рис.5 видим справочник статей ДДС, представленный в виде дерева. Несколько статей с одним и тем же видом движения объединены в группы и подгруппы. Такая группировка позволяет получать и сравнивать итоговые суммы по разным видам хозяйственной деятельности.
Рис.5
Сводный отчет по группам статей можно видеть на рис.6.
Рис.6
Настройка отчета представлена на рис.7.
Рис.7
Отчет «Анализ движения денежных средств»
Данная управленческая аналитика доступна «Руководителю/Денежные средства».
Чтобы сведения в отчете были сгруппированы по статьям ДДС, следует в настройках отчета на закладке «Группировка» установить флажок «Статья движения денежных средств». Настройки отчета скрыты под функциональной кнопкой «Показать настройки».
Рис.11 Отчет «Анализ движений денежных средств»
Рис.12 Настройки отчета
Программы для учета движения денежных средств — минимизация возникновения кассовых разрывов и обеспечение эффективного использования ДС
PRO заполнение реквизита «Статья ДДС» в платежных документах
Реквизит «Статья ДДС» (Статья движения денежных средств) присутствует во всех платежных документах, отражающих движение денежных средств в государственном учреждении. Статья движения денежных средств используется для ведения аналитического учета на счетах раздела 1000 «Денежные средства и их эквиваленты».
Такой учет является одним из требований для автоматического заполнения отчетов «Сводный отчет по расходам по бюджетной классификации (Форма 4-20)», «Карточка аналитического учета плановых назначений (ф.294-а)», а также форм регламентированной отчетности «Отчет о движении денег на счетах государственного учреждения по источникам финансирования. Форма 3».
В связи с этим реквизит «Статья ДДС» обязателен для заполнения для всех платежных документов, отражающих движение денег как в кассе, так и на расчетных счетах учреждения.
Для того, чтобы данный реквизит заполнялся автоматически предусмотрена возможность настройки заполнения статьи движения денежных средств для каждого вида платежного документа и вида операции документа. Настройка осуществляется при помощи регистра сведений «Статьи ДДС в платежных документах». Перейти к регистру сведений можно через меню «Казначейство\Банк – Статьи движения денежных средств – Статьи ДДС в платежных документах».
Данный регистр предназначен для первоначальной установки статей движения денежных средств, которые в дальнейшем будут автоматически заполняться в платежных документах в зависимости от вида операции платежного документа.
Каждая запись данного регистра содержит следующие сведения:
- Организация;
- Документ (наименование платежного документа);
- Вид операции платежного документа;
- Статья движения денежных средств.
Если организация не заполнена, то настройка будет применяться для всех организаций. Если не заполнен вид операции, то указанная настройка будет применяться для всех операций документа.
При определении статьи движения денежных средств для подстановки в документы приоритеты настроек распределяются следующим образом:
- 1 приоритет (наивысший): Организация заполнена. Вид операции заполнен.
- 2 приоритет: Организация заполнена. Вид операции не заполнен.
- 3 приоритет: Организация не заполнена. Вид операции заполнен.
- 4 приоритет: Организация не заполнена. Вид операции не заполнен.
Таким образом, можно для каждого платежного документа в разрезе его видов операций установить статьи движения денежных средств, которые в дальнейшем будут автоматически подставляться в документах, что позволит значительно увеличить скорость обработки документов, а также позволит сократить количество ошибок при заполнении отчетности.
Платежный календарь
Движение денежных средств происходит постоянно, что заставляет каждый день заниматься оптимизацией денежного потока. Наиболее удачный способ управления платежами, по общему мнению, – платежный календарь. Будучи инструментом оперативного управления, платежный календарь воплощает в жизнь показатели БДДС. Платежный календарь составляется на месяц, декаду, неделю, день. Платежный календарь легко автоматизируется и является распространенным способом взаимодействия внутри организации.
Платежный календарь в процессе его исполнения из бюджетного документа становится отчетным за счет трансформации плановых показателей в фактические данные. В платежном календаре статьи БДДС детализируются до конкретных операций с указанием суммы, контрагента и срока. Платежный календарь – инструмент контроля “кассовых разрывов”, для недопущения которых или откладываются выплаты, или прилагаются усилия по сбору выручки, или привлекаются займы. Универсальным инструментом покрытия “кассовых разрывов” является овердрафт – банковский кредит на покрытие недостатка средств на расчетном счете.
Платежный календарь повышает качество оперативного финансового управления, что выражается в решении следующих задач:
- формирование единой базы платежей;
- планирование денежных потоков на период от одного дня до одного месяца;
- обеспечение ликвидности;
- сглаживание колебаний движения денежных средств;
- определение потребностей в краткосрочных кредитах;
- определение возможностей размещения временно свободных средств на краткосрочных депозитах;
- определение приоритета платежей при дефиците денежных средств;
- представление картины ликвидности для заинтересованных пользователей;
- использование платежного календаря как интерфейса взаимодействия между службами и сотрудниками;
- повышение прозрачности денежных операций;
- сокращение сроков принятия решений.
Структура бюджета движения денежных средств
Структурно БДДС состоит из следующих разделов:
- остатки денежных средств;
- движение денежных средств от основной деятельности;
- движение денежных средств от инвестиционной деятельности;
- движение денежных средств от финансовой деятельности.
Текущая деятельность раскрывает денежное содержание прибыли, инвестиционная деятельность показывает тенденцию долгосрочного развития организации, финансовая – отражает возможности организации привлекать деньги извне.
Остатки денежных средств
. Запланированный размер остатка денег на начало и на конец периода, с одной стороны, должен быть положительным (недопущение кассовых разрывов), с другой – не должен быть избыточным (недопущение “омертвления” средств на расчетных счетах). То есть остаток денежных средств должен быть оптимальным, без дефицита или профицита.
Организации самостоятельно решают, какие показатели включить в состав денежных средств. Кроме традиционных остатков на расчетных счетах и в кассах, в число денег могут быть зачислены средства в пути, подотчетные суммы. Также полезно дополнить форму справочной информацией, отражающей забалансовую ликвидность, иными словами, возможность организации привлечь денежные средства без заключения новых договоров (открытые, но неиспользованные лимиты по кредитным линиям и овердрафтам).
Раздел “Операционная деятельность”
. Текущая деятельность – деятельность организации, преследующая извлечение прибыли в качестве основной цели. Средства, полученные от покупателей, заказчиков, как и средства, направленные на оплату приобретенных товаров, указываются вместе с НДС.
Обычно процентные расходы относятся к текущей деятельности, а возврат ранее полученных кредитов и займов – к финансовой. Можно выбрать иную классификацию, включив процентные расходы в финансовый раздел БДДС.
Чистые денежные средства
от текущей деятельности показывают разницу между деньгами, поступившими и израсходованными в результате текущей деятельности. Важно, чтобы на больших интервалах времени организация показывала свою способность генерировать денежный поток от основной деятельности.
Раздел “Инвестиционная деятельность”
. Инвестиционная деятельность – деятельность организации, связанная с приобретением и продажей внеоборотных активов (недвижимости для собственных нужд, оборудования, нематериальных активов), с осуществлением собственного строительства, с осуществлением финансовых вложений (приобретение ценных бумаг, вклады в уставные капиталы, предоставление займов другим организациям).
По строке “Чистые денежные средства от инвестиционной деятельности” отражается разница между деньгами, поступившими и израсходованными по инвестиционной деятельности. Как правило, для развивающейся организации характерен отрицательный результат по инвестиционной деятельности. Это говорит о том, что средства направляются на новые проекты и организация не имеет намерений по сворачиванию своего бизнеса.
Раздел “Финансовая деятельность”
. Финансовой деятельностью считается деятельность организации, в результате которой изменяются величина и состав собственного капитала организации, заемных средств (поступления от выпуска акций, облигаций, предоставления другими организациями кредитов и займов, погашение заемных средств и т.п.). Этот раздел показывает возможности организации привлечь на внешних рынках ресурсы для своего развития и в числовом формате демонстрирует наличие кредита доверия со стороны заимодавцев.
Чистые денежные средства от финансовой деятельности
– разница между деньгами, которые поступили, и деньгами, которые израсходованы по финансовой деятельности. Как правило, результат от финансовой деятельности является производным от суммы результата от основной и инвестиционной деятельности. Недостаток или излишек ликвидности регулируется привлечением или возвратом кредитов.
Именно с этим разделом непосредственно работает финансовая служба. Главная задача БДДС состоит в обеспечении такого размера денежных средств, который бы стал гарантией своевременного исполнения обязательств организации. В целях недопущения “кассовых разрывов” заключаются кредитные соглашения с банками, планируется выпуск собственных ценных бумаг. В случае избытка денежных средств они подлежат инвестированию, например, в ценные бумаги, банковские депозиты. Грамотная политика управления ликвидными средствами позволяет организации получить дополнительную прибыль за счет эффекта временной стоимости денег.
Чистое увеличение (уменьшение) денежных средств и их эквивалентов
– результат притоков и оттоков в рамках всех видов деятельности фирмы (текущей, инвестиционной и финансовой).
Пример заполнения БДДС с учетом его исполнения
| Код статьи | Показатель | План | Факт |
| 1 | Остаток денежных средств на начало периода: | 554 | 1 258 |
| 1.1 | на расчетных счетах | 500 | 234 |
| 1.2 | в кассах | 50 | 46 |
| 1.3 | денежные средства в пути | 0 | 966 |
| 1.4 | средства, выданные под отчет | 4 | 12 |
| 1.5 | Неиспользованные кредитные линии и овердрафт (справочно) | 2 500 | 1 247 |
| Операционная деятельность | |||
| 2 | Поступление денежных средств по текущей деятельности | 175 572 | 159 728 |
| 2.1 | Средства, полученные от покупателей и заказчиков | 173 108 | 157 403 |
| 2.2 | Прочие поступления | 2 464 | 2 325 |
| 3 | Выплаты денежных средств по текущей деятельности | -186 007 | -168 245 |
| 3.1 | Оплата приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов | -134 225 | -118 759 |
| 3.2 | Транспортные расходы | -917 | -890 |
| 3.3 | Оплата труда | -20 924 | -19 424 |
| 3.4 | Прочие расходы на персонал | -1 022 | -1 450 |
| 3.5 | Налоги и сборы | -23 373 | -21 832 |
| 3.6 | Административные расходы | -2 979 | -3 672 |
| 3.7 | Коммерческие расходы | -1 640 | -1 244 |
| 3.8 | Расходы на маркетинг | -840 | -904 |
| 3.9 | Прочие расходы | -87 | -70 |
| Чистые денежные средства от текущей деятельности | -10 435 | -8 577 | |
| Инвестиционная деятельность | |||
| 4 | Поступления по инвестиционной деятельности | 268 | 107 |
| 4.1 | Выручка от продажи объектов основных средств и иных внеоборотных активов | 215 | 105 |
| 4.2 | Выручка от продажи ценных бумаг и иных финансовых вложений | 0 | 0 |
| 4.3 | Полученные дивиденды | 3 | 2 |
| 4.4 | Полученные проценты | 0 | 0 |
| 4.5 | Поступления от погашения займов, предоставленных другим организациям | 50 | 0 |
| 5 | Выплаты по инвестиционной деятельности | -1 686 | -945 |
| 5.1 | Приобретение объектов основных средств, доходных вложений в материальные вложения и иных нематериальных активов | -1 636 | -945 |
| 5.2 | Приобретение ценных бумаг и иных финансовых вложений | 0 | 0 |
| 5.3 | Займы, предоставленные другим организациям | 50 | 0 |
| Чистые денежные средства от инвестиционной деятельности | -1 418 | -838 | |
| Финансовая деятельность | |||
| 6 | Поступления по финансовой деятельности | 15 757 | 11 749 |
| 6.1 | Поступления от эмиссии акций и иных долевых бумаг | ||
| 6.2 | Поступления от займов и кредитов, предоставленных другими организациями | 15 757 | 11 749 |
| 7 | Выплаты по финансовой деятельности | -4 140 | -2 312 |
| 7.1 | Погашение займов и кредитов (без процентов) | -1 955 | -600 |
| 7.2 | Выплата дивидендов, процентов | -2 185 | -1 712 |
| Чистые денежные средства от финансовой деятельности | 11 617 | 9 437 | |
| Чистое увеличение (уменьшение) денежных средств и их эквивалентов | -236 | 82 | |
| 8 | Остаток денежных средств на конец периода: | 318 | 1 340 |
| 8.1 | на расчетных счетах | 300 | 964 |
| 8.2 | в кассах | 17 | 281 |
| 8.3 | денежные средства в пути | 0 | 91 |
| 8.4 | средства, выданные под отчет | 1 | 4 |
| 8.5 | Неиспользованные кредитные линии и овердрафт (справочно) | 2 500 | 1 942 |
Анализ выполнения БДДС
БДДС предназначен в первую очередь для управления ликвидностью и платежеспособностью. С его помощью можно определить и проанализировать следующие параметры движения денежных средств:
- источники поступления денег;
- основные направления расходования денег;
- потребность во внешнем финансировании;
- уровень платежеспособности и ликвидности;
- достаточность остатков средств на даты составления бюджета.
Как правило, на основе БДДС или ОДДС показатели не рассчитываются, а используются логические выводы из их рассмотрения. Достаточный ли для развития организации формируется денежный поток от основной деятельности? Имеется ли приток от текущей деятельности? Какие виды деятельности приносят наибольший денежный приток? Куда направляется приток от текущей деятельности: на покупку долгосрочных активов или на погашение кредитов? Создает ли организация денежные резервы (в виде депозитов, ценных бумаг) на случай снижения ликвидности? Может ли организация без проблем привлекать кредиты и займы?
Для того чтобы ответить на вопрос, достаточно ли денег организация получает от текущей деятельности, следует сравнить приток от текущей деятельности с прибылью из отчета о доходах и расходах. Такую задачу решает ОДДС, составленный косвенным методом, в котором от показателя “чистая прибыль” путем корректировок переходят к показателю “приток от основной деятельности”.
