Грамотная постановка и ведение бухгалтерского учета гарантирует не только отсутствие претензий со стороны контролирующих органов. Оно помогает собственникам и руководителям компаний принимать правильные решения, уделять больше внимания решению стратегических задач, не отвлекаясь на рутину. Профессиональный бухучет защищает от ненужных рисков и штрафов.
Компания VALEN возьмет на себя постановку бухгалтерского учета, и вы всегда будете уверены, что отчеты поданы вовремя, бумаги заполнены правильно, и все хозяйственные операции корректно отражены в отчетности. Мы поможем упорядочить имеющиеся документы, проведем проверку достоверности бухучета и исправим ошибки. Но также мы можем организовать учет с нуля.
Постановка бухгалтерского учета с нуля необходима компаниям, которые зарегистрировались недавно. Законодательство требует, чтобы ведение бухучета было начато сразу, как только предприятие появилось в государственном реестре. Ответственность за это возлагается на генерального директора компании.
Цель постановки бухгалтерского учета – эффективная работа организации и ее финансового отдела. Также эта услуга призвана помочь с выбором системы налогообложения, разработкой учетной и кадровой политики. Начиная работу, каждая компания обязана разработать нормативную базу внутренних документов, определить оптимальную систему учета и сформировать систему документооборота.
Аутсорсинг
Что представляет собой сегодняшний бухгалтерский аутсорсинг, какие услуги можно заказать?
Бухгалтерская компания может предложить индивидуальному предпринимателю и юридическому лицу комплексное сопровождение (абонентское обслуживание) и отдельные услуги. В первом случае клиент получает полноценную внешнюю бухгалтерию. Специалисты организовывают учет, обрабатывают бухгалтерскую первичку, делают проводки, ведут регистры, формируют и сдают отчетность. Также у аутсорсера можно получить консультации по постановке бухучета и последующему его ведению.
Чужие люди будут знать планы, объемы, способы заработка… Как в аутсорсинге обстоит дело с коммерческой тайной?
Бухгалтерская компания гарантирует сохранение конфиденциальной информации. Но давайте разберемся, какими данными оперирует аутсорсер. На этапе организации учета он формирует учетную политику, учетные регистры, составляет план счетов. Естественно, у бухгалтера будет доступ к информации о капитале, имуществе, их ведь необходимо отразить в учете. Но эти данные конфиденциальными не являются. Они известны, например, налоговой, банку, в котором открыт расчетный счет. При ведении бухгалтерского учета аутсорсер оперирует данными о расходах, доходах, основных средствах, капитале, налогах, взносах. Все эти сведения отражаются в декларациях, бухгалтерском балансе. С каждым годом бухгалтерия становится все более прозрачной, сокращается количество сведений, представляющих налоговую тайну. Количество уплаченных налогов, наличие задолженности уже давно ни для кого не секрет. Страх утечки информации при сотрудничестве с аутсорсером неактуален.
Где будут находиться бухгалтерские документы, если учет организует и ведет аутсорсер?
Возможно два варианта: • Документы хранит бухгалтерская компания. • Хранение обеспечиваете вы сами. В последнем случае следует внести в договор на оказание услуг пункт об обязательном возврате первички и другой документации в определенные сроки.
Предполагает ли организация учета аутсорсером установку, настройку 1С?
Организовывая бухучет ИП или юрлица, бухгалтерская компания может помочь в выборе профильных программных продуктов. Автоматизация учета оптимизирует затраты на формирование первички, упрощает контроль оплат и отгрузок, дебиторской, кредиторской задолженности. Если ПО необходимо только для бухучета, который полностью ведется аутсорсером, клиент ничего не доплачивает. Расходы по приобретению, обновлению учетных программ несет бухгалтерская компания.
Где находится бухгалтерская база при сотрудничестве с аутсорсером?
Базу 1С (или созданную в любой другой учетной программе) хранить можно: • в бухгалтерской компании; • у себя; • в облаке. Первый вариант является обычной практикой. Не бойтесь отдавать базу исполнителю. Пропишите в договоре предоставление архивов данных, например, ежемесячно. Храните архивы любым удобным способом.
Как передается бухгалтерская база?
Способ передачи данных обсуждается индивидуально. Аутсорсер может предоставлять клиенту распечатанные регистры, копию электронной базы, архив за закрытый отчетный период. Подтверждается процесс передачи соответствующим актом.
Как осуществляется коммуникация с аутсорсером?
Бухгалтерское обслуживание предусматривает личные, онлайн-консультации, консультации по электронной почте и обмен данными, документами по защищенным телекоммуникационным каналам, соответствующим требованиям законодательства о GDPR и персональных данных. В компании, заказывающей услуги, связь с аутсорсером поддерживает руководитель или другое ответственное лицо.
Как быстро может быть организован бухучет?
Аутсорсинг – оптимальный способ оперативной организации бухгалтерского учета ИП и ООО с любой системой налогообложения. Специалисты профильной компании имеют большой опыт обслуживания бизнеса, используют актуальные формы документов и схемы постановки учета, принимая во внимание специфику деятельности заказчика. Срок организации учета зависит от нескольких факторов: масштабов бизнеса, налоговой системы, сферы деятельности.
Можно ли совмещать аутсорсинг с другими способами организации бухгалтерии?
Бухгалтерское обслуживание – услуга достаточно гибкая. Возможность выбора оптимального формата сотрудничества является ее преимуществом. Совмещение способов организации бухгалтерии сегодня является обычным делом. Распространенный вариант: штатный бухгалтер для оформления первички и ежедневного отражения операций в учете плюс от аутсорсинговой компании. Также можно ведение базы, формирование отчетности и контроль качества бухучета полностью передать на аутсорсинг. А с оформлением первички вполне справятся штатные менеджеры компании-заказчика.
Всегда ли аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии?
Нет, не всегда. Максимальную экономию денежных средств при сотрудничестве с бухгалтерской компанией получают ИП на спецрежимах, ООО на ЕНВД и упрощенке, осуществляющие небольшое количество операций ежедневно, не имеющие сотрудников или сформировавшие небольшой штат. Крупный бизнес с большим объемом операций не сэкономит на аутсорсинге, поскольку стоимость услуг будет сопоставимой с содержанием в штате высококвалифицированного специалиста. Но такой заказчик, как правило, преследует другие цели. Сотрудничество с бухгалтерской компанией исключает текучку кадров, постоянные расходы на рекрутинг, погашение штрафов и пеней, ведь ошибки практически неизбежны при смене бухгалтеров.
Важно: аутсорсинг обеспечивает качество учета, достоверность отчетности, отсутствие проблем с налоговой. Он позволяет не переплачивать за организацию бухгалтерии.
Кому выгоден аутсорсинг бухгалтерии?
Организация бухучета силами профильной компании – рациональный выбор для: • ИП и компаний с минимальным количеством операций. Нанимать специалиста в штат в данном случае невыгодно. • ИП и компаний с большим количеством операций или со специфическими, сложными операциями (при совмещении видов деятельности, наличии обособленных подразделений, осуществлении ВЭД).
Как самостоятельно «поставить» бухгалтерский учет?
Если вы решили организовать ведение бухгалтерского учета самостоятельно, то начать следует с подбора кадров. О том, как найти главного бухгалтера – читайте здесь. Рядовых специалистов главный бухгалтер обычно выбирает сам, а затем согласует их кандидатуры с руководителем.
Далее начинается непосредственно работа по «постановке» учета:
- Учетная политика. Это базовый документ, который регламентирует учет в компании. Основные требования к учетной политике изложены в ст. 8 закона № 402-ФЗ и ПБУ 1/2008. В этом документе отражаются выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета по всем его разделам. Также нужно разработать и политику налогового учета в разрезе видов обязательных платежей.
- Рабочий план счетов. На основе «общего» плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н организация разрабатывает свой перечень, учитывающий особенности ее деятельности.
- Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Эти документы определяют структуру бухгалтерии и распределение обязанностей, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании
- Регламент документооборота. Работа бухгалтеров основана на первичных документах. Поэтому необходимо наладить систему, которая обеспечит их своевременное формирование, утверждение и поступление в бухгалтерию.
Штатный бухгалтер
Когда начинающему предпринимателю нужно нанимать бухгалтера в штат?
Бухгалтер, как правило, второй наемный сотрудник после руководителя (или вовсе первый, если речь идет об ИП). Для постановки бухгалтерского учета специалиста следует нанимать сразу после завершения регистрационной процедуры. Начинать коммерческую деятельность, не организовав бухгалтерию, – серьезная ошибка.
Где искать хорошего бухгалтера?
Нанять бухгалтера в штат можно по рекомендации. Этот способ остается популярным, хоть и не всегда работает. Рекомендации важно объективно оценивать. Нанимайте профессионала! Чаще всего найму в штат предшествует рекрутинг. На размещение вакансии и пассивное ожидание времени может не быть. Будьте готовы просматривать резюме специалистов на профильных ресурсах, проводить собеседования.
Что нужно для ведения учета штатным способом?
Нанимая бухгалтера в штат, будьте готовы потратиться на офисное помещение, оргтехнику, компьютерную технику, программное обеспечение, подписки на профильные информационные сервисы. А также заложите в бюджет затраты на заработную плату, налоги, взносы в ПФ и ФСС.
Сколько специалистов должно быть в штате?
Организация и последующее ведение учета могут выполняться одним или несколькими бухгалтерами. Количество специалистов определяется предполагаемым объемом работы. Новому малому бизнесу вполне достаточно одного бухгалтера в штате. Компании, которая планирует активно развиваться, осуществлять много операций ежедневно, совмещать несколько видов деятельности, не обойтись без бухгалтерии, разделенной на участки (зарплата и кадры, материалы и оборудование и т.п.).
За что отвечает штатный бухгалтер?
Формально штатный специалист отвечает за качество организации и ведения бухгалтерского учета. Но действующее законодательство, в частности трудовое, ограничивает степень его ответственности. Если штатный бухгалтер ошибся в расчете налогов, это выяснилось при камеральной проверке, налоговая сделала доначисления и применила санкции (пени, штрафы), взыскать с ответственного лица можно только среднюю месячную заработную плату. Размер штрафов и фактических затрат работодателя (налогоплательщика) при этом не учитывается. То есть компания неизбежно несет убытки. Заставить бухгалтера отработать штрафы невозможно по закону. Обычно в таком случае штатник просто увольняется. И хорошо, если санкции для компании ограничатся пенями, штрафами, а до уголовной ответственности руководителя дело не дойдет.
Сколько стоит штатный бухгалтер?
Однозначно на этот вопрос ответить сложно. Заработная плата зависит от квалификации специалиста. Но этим затраты компании на организацию учета штатным способом не ограничиваются. Добавьте к предполагаемому окладу бухгалтера НДФЛ, взносы в ПФ и ФСС (почти половина от суммы заработной платы), расходы на повышение квалификации.
Важно: зарплата штатного бухгалтера не зависит от количества операций в день. Если раньше специалист обрабатывал 20-30 документов в день, а теперь должен отражать 2-3 продажи в учете, вы не можете уменьшить его оклад по причине снижения нагрузки.
Что влияет на организацию бухгалтерского учета
Важные решения, от которых зависит бухгалтерский учет, владелец бизнеса принимает еще до его создания.
- Выбор организационно-правовой формы. С точки зрения учета важен выбор между юридическим лицом и ИП. Дело в том, что предприниматели формально могут вообще не вести бухгалтерский учет. Понятно, что на практике бизнесмену вообще без учета работать невозможно, но если вести бухгалтерский учет в «добровольном» порядке, то требования к его ведению будут не такими жесткими.
- Вид деятельности. От этого во многом зависит работа бухгалтеров. Каждое направление бизнеса имеет свою специфику и трудоемкость учета. Наиболее сложно вести бухгалтерский учет в производственных и строительных компаниях, а также в организациях, работающих с иностранными контрагентами.
- Предполагаемая численность персонала. Выплаты в пользу сотрудников и «сопутствующие» налоги – один из самых сложных участков бухгалтерского учета. Поэтому, чем больше сотрудников и чем разнообразнее варианты организации труда и начисления зарплаты – тем труднее придется бухгалтерам.
- Выбор налоговой системы. От системы налогообложения зависит количество обязательных платежей, которые нужно рассчитывать, а значит – и нагрузка на специалистов, ведущих бухгалтерский учет. В общем случае максимальное количество налогов и других обязательных выплат необходимо исчислять при общей системе налогообложения (ОСНО). Впрочем, при использовании спецрежимов интенсивность учета тоже может быть немалой, особенно – при их совмещении.
- Выбор варианта организации учета. Закон дает возможность бизнесменам организовывать бухгалтерский учет различными способами. Правда – не всем и не всегда… Подробнее об этом — в следующем разделе.
Сам себе бухгалтер
Можно ли организовать и вести бухучет самостоятельно?
Теоретически можно. И даже практически у некоторых это получается. Но тут есть один важный нюанс: чем сложнее и масштабнее бизнес, тем больше учетных задач приходится решать ежедневно. Это требует времени и соответствующих компетенций. Соответственно, вести учет самостоятельно в набирающем обороты бизнесе просто нерационально. Обойтись без штатного бухгалтера, внештатника и аутсорсера можно, если вы ИП без работников, используете патентную систему, ЕНВД или УСН доходы и количество ежедневных операций минимально.
Как вести расчеты самостоятельно без 1С?
Существует несколько вариантов. Олдскул для консерваторов – Excel. Есть вариант и попроще: воспользуйтесь обычным калькулятором. Оба способа подходят ИП без работников, с минимальным количеством операций в день, не обязанному применять онлайн-кассу и использующему налоговый спецрежим, позволяющий вести максимально упрощенный учет. Чтобы все получилось, придется разобраться в механизме подсчета налогов. Кроме того, нужно помнить о сроках сдачи отчетности, регулярно проверять, не изменился ли порядок заполнения деклараций, представления их в ИФНС.
Важно: выбирая неавтоматизированный учет, придется тратить немало усилий и времени на решение бухгалтерских задач. При этом риск совершения ошибок остается высоким. То же самое касается просрочек по отчетности.
«Банк + бухучет» – это выгодно?
Организовать учет без аутсорсера и штатного бухгалтера можно, передав его на обслуживание банку, в котором у вас открыт расчетный счет. Чаще всего в опционал входит налоговый календарь, расчет налогов и автоматическое создание платежных поручений для перечисления соответствующих сумм в бюджет, учет зарплаты, подготовка отчетности. Контролировать качество выполнения бухгалтерских функций так или иначе придется самостоятельно. Банковские сервисы не застрахованы от сбоев. А с ответственностью за ошибки там и вовсе все неоднозначно.
Что такое бухгалтерия онлайн?
Это еще один вариант самостоятельного ведения учета. Причем существует два типа онлайн-сервисов. Первые предоставляют возможность заполнения деклараций, отправки их в налоговую. Вторые предлагают и бухгалтерские услуги. Как правило, такими сервисами можно пользоваться бесплатно в рамках пробного периода. Затем становятся доступны пакетные предложения. Вести бухгалтерию онлайн самостоятельно достаточно удобно, если вы ИП на спецрежиме и без сотрудников. В большинстве случаев интуитивно понятный интерфейс сервиса упрощает работу. Все формы обновляются автоматически, нет необходимости отслеживать изменения дополнительно.
Важно. Онлайн-сервис – удобная площадка для выполнения базовых бухгалтерских функций (расчет налогов, формирование деклараций). Ответственность за достоверность данных несет сам пользователь. Соответственно, при ошибках в расчетах и отчетности штрафы ложатся на его плечи.
То есть если бизнес относительно прост, то на штатника и аутсорсинг можно не тратиться? Как показывает практика, предприниматели нередко заблуждаются насчет простоты бизнеса и учета соответственно. Например, совмещение систем налогообложения (даже если одна из них – ПСН, не предусматривающая бухгалтерской отчетности) ставит перед бухгалтером специфические задачи. Решить их, не разбираясь в бухучете и профильном законодательстве, невозможно. Оформление трудовых договоров, ведение зарплатного учета, расчет налогов за себя и сотрудников – тоже серьезные задачи. Онлайн-сервис, призванный облегчить участь предпринимателя, решившего сэкономить на бухгалтере, помогает не всегда. Программа не в состоянии объективно оценить деятельность, учесть ее специфику. Это задача для профильного специалиста.
