Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2021 году?

Что такое авансовый отчет по командировке

Это документ, составляемый по окончании поездки, который предоставляется в отдел бухгалтерии компании для подтверждения расходов по выданной авансом сумме. Авансовый отчет по командировочным расходам выполняет для организации сразу два предназначения:

является подтверждающим расходы документом в отношении финансовых ресурсов, выданных работнику непосредственно перед его отправкой в поездку;
выступает как основание для компенсации личных затрат сотрудника, понесенных им в ходе выполнения служебного задания.

До 2015 года, помимо оформления авансового отчета, перечень документации, которую требовалось составлять каждый раз при оформлении поездки, был достаточно большим. В него включались удостоверение командировочного, служебное задание и т.д. С 2021 года обязателен для составления лишь отчет о тратах.

НТВП «Кедр — Консультант»

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации по бухучету и налогообложению » Налог на прибыль » О документах, которые необходимо прилагать к авансовому отчету для подтверждения понесенных расходов

Распечатать

К авансовому отчету предоставлены следующие документы: Квитанция-договор и квитанция к ПКО (чека по ККТ нет).

Вопрос

Можно принять эти документы к учету для расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?

Ответ специалиста

Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету для подтверждения понесенных расходов

Конкретный перечень документов, которые подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету, не установлен.

К авансовому отчету вне зависимости от вида расходов в обязательном порядке нужно приложить документы, подтверждающие оплату, например:

• чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);

• документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях.

Если аванс был получен подотчетным лицом для внесения контрагенту организации (ИП) предоплаты за товары (работы, услуги), то к авансовому отчету достаточно приложить только документ, подтверждающий оплату.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Подтверждает ли квитанция к приходному кассовому ордеру расходование подотчетных сумм

Авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму учесть в расчетах с подотчетным лицом (возместить ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены. Квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) и передаточные документы поставщика (накладные, акты приема-передачи и пр.) подтверждают факт расходования денег подотчетным лицом на их приобретение.

В налоговом учете ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, товарных чеков или накладных, а также документов, подтверждающих факт оплаты (Письмо Минфина России от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).

Важно, чтобы документы, подтверждающие факт оплаты, удовлетворяли требованиям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

{Готовое решение: Подтверждает ли квитанция к приходному кассовому ордеру расходование подотчетных сумм (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}}

Если в документах квитанция-договор и ПКО есть все необходимые реквизиты, то полагаем вы можете принять данный расход для расчета аналога на прибыль.

Подборка документов:

Готовое решение: Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Разъяснение дано в рамках бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в декабре 2019 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ ().

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент: Селезнева Ирина Ахматясавиевна, доцент кафедры бухгалтерского учета, финансов и аудита ФГБОУ ВО Ижевская ГСХА

Как оформить расходы по командировке

Составление рассматриваемого документа невозможно без приложения к нему пакета подтверждающих командировочные расходы бумаг. Таковыми могут выступать:

билеты на наземный транспорт;
авиабилеты;
чеки и квитанции о приобретенных товарах и услугах;
форма командировочного удостоверения (если компания использует ее при отправке своих сотрудников);
договор о найме помещения для проживания или документы из гостиницы;
доклад о выполненных задачах.

ВАЖНО! Единственный тип выданных финансов, расходы по которым не подлежат обязательному подтверждению, это оплата командировки в виде суточных. Следовательно, в авансовом отчете их упоминание не требуется. Они могут указываться лишь в командировочном удостоверении, соответственно, если при отправлении в командировку данный документ составлялся, то упоминание суточных становится обязательным.

При поездках за пределы территории нашего государства, в связи со специфичными особенностями таких отправлений, в качестве подтверждающей затраты документации также предоставляются:

чек об оплате государственного налогового сбора за услугу изготовления заграничного паспорта;
квитанция о совершенных финансовых тратах в центре выдаче виз;
иная документация, подтверждающая факт трат денег на различные консульские и визовые государственные пошлины.

Помимо квитанций и чеков, при составлении акта о потраченных средствах по командировке, целью которой являлось выполнение служебных заданий за пределами нашего государства, сотруднику дополнительно потребуется предоставлять копию первой страницы загранпаспорта, а также ту страницу, на которой отмечается факт пересечения границ стран.

Выдача подотчетных средств

Работодатель может выдать сотруднику средства под отчет — это разрешено указаниями ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У. Выдаются такие суммы для покупки канцелярских товаров и хозяйственного инвентаря, для оплаты услуг связи и почты, а также на командировочные и представительские расходы.

Сумма денежных средств, которая выдается под отчет, не ограничена законодательно. Равно как и список работников, кому их можно выдать. Если такие средства выдаются постоянно, целесообразно утвердить список подотчетных лиц приказом руководителя. Но если необходимость в этом возникает время от времени, суммы под отчет выдаются по заявлению сотрудника. В нем он должен указать сумму и срок, на который она будет выдана.

Важно! Получить под отчет сумму может только работник! Посторонним лицам средства не выдаются.

При выдаче суммы бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер. Подотчетные средства разрешено выдавать не только наличными — они могут быть переведены на карту работника. Порядок выдачи сумм таким образом и отчетность за них работодатель прописывает в локальных актах.

Раньше действовало правило: пока подотчетное лицо не отчитается за прошлую сумму, новую выдавать ему нельзя. Сейчас оно отменено. То есть даже если работник не сдал прошлый авансовый отчет, он может получить новую сумму.

Инструкция по оформлению авансового отчета

Для составления отчетности действующим законодательством регламентирован унифицированный бланк, который издается под номером АО-1. На лицевой последовательно указываются следующие сведения:

Ф. И. О. командируемого сотрудника;
его табельный номер;
полное наименование занимаемой им должности;
сведения о первичном документе (в большинстве случаев таковым является кассовый ордер или выписка о подтверждении денежного перевода);
информация о количестве денег, оставшихся от авансовой выплаты по прошлой командировке (при наличии).

На обратной стороне листа прописываются подробные сведения о каждой проведенной трате выданных средств:

дата;
порядковый номер;
наименование траты;
сумма потраченных денег;
наименование и реквизиты документа, подтверждающего факт расхода финансов.

СОВЕТ! При составлении документа рекомендуется использовать пример заполнения авансового отчета. Это позволит избежать допущения ошибок и неточностей, что, в свою очередь, поможет предотвратить дальнейшие возможные проблемы с налоговой инспекцией.

На законодательном уровне регламентирован период сдачи таких отчетов. Документация должна быть предоставлена в бухгалтерский отдел предприятия в течение трех рабочих суток со дня прибытия гражданина из поездки.

При нарушении данных сроков выданные сотруднику средства будут классифицированы как задолженность. Соответственно, работодатель получит полное право взыскать недостаток из ближайшего по времени выплаты трудового вознаграждения работника.

Вам может быть интересно: Пошаговая инструкция оформления командировки

Когда и зачем отчитываться

За использование подотчетной суммы сотрудник должен отчитаться. Сделать это нужно не позже трех дней с момента:

окончания срока, на который эта сумма была выдана;
выхода на работу после командировки или больничного, если последний отчетный день пришелся на них.

У авансового отчета два назначения:

подтвердить правомерность траты суммы, которую получил сотрудник;
подтвердить полноту расчетов между ним и работодателем.

Мало просто составить отчет — к нему нужно приложить подтверждающие документы. Таковыми являются кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности (в том числе билеты, квитанции из гостиниц), а также товарные накладные, счета-фактуры и другие документы, которые были выданы подотчетному лицу продавцом.

Образец заполнения

Образец заполнения авансового отчета по командировке:

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Сотрудник отчитывается

Но ведь авансовый отчёт выдаётся сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Отражение покупки основного средства в учете

По правилам налогового учета ОС до 100 000 руб. списываются на текущие расходы при вводе в эксплуатацию, а свыше 100 000 руб. включаются в состав основных средств и отражаются в расходах через амортизацию.

Подробности — в статье «Порядок налогового учета ОС».

ОС принимайте к учету по первоначальной стоимости, включающей стоимость покупки объекта и иных сопутствующих расходов (доставки, монтажа, таможенных сборов, посреднических комиссий и др.).

В бухучете отразите проводки:

Дт 71 Кт 50 (51) — выдано под отчет;
Дт 08 Кт 71 — приобрели ОС;
Дт 01 Кт 08 — перевели объект в состав основных средств.

О других проводках, используемых в учете ОС, читайте в статье «Учет основных средств — бухгалтерские проводки».

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Как правильно составить и сдать авансовый отчёт при покупке ОС?

Авансовый отчёт необходим для того, чтобы отчитаться о том, на что пошли перечисленные средства, а так же для того, чтобы принять к учету расходы на товар, а в конкретном случае на основные средства, коим может выступать оборудование, недвижимое и движимое имущество и т.д Таким образом, соблюдение правил при его заполнении очень важно.

В первую очередь следует упомянуть, что отчёт составляется по утверждённой Госкомстатом форме – N АО-1. Форма требует заполнения следующих данных:

Лицевая сторона документа:

Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество и его должность;
Назначение авансовых средств;
Дата оформления данного отчета;
Табличная часть, включающая сведения об авансовых средствах, выданных ранее и сейчас, расходе денежных средств на покупку основного средства и их остатке.

Оборотная сторона авансового отчёта:

Табличная часть, включающая в себя виды расходов на приобретение основного средства и их денежное выражение в виде сумм;
Подпись подотчётного лица и ее расшифровка.

Так, как перечень подотчетных лиц на предприятии устанавливается приказом директора, то получать средства на покупку и составлять авансовые отчёты должны именно они, а не кто-то другой.

Важно! Как правило, на составление отчета отводится три дня после того, как полученные средства были потрачены на основные средства.

Принимает этот отчёт у подотчетного лица сотрудник бухгалтерской службы, наделённый полномочиями по ведению учета основных средств и операций по ним. Он делает пометку на отчете, а так же заполняет отрывную часть его бланка. Отрывная часть является распиской о приёмке авансового отчёта, возвращаемой подотчётному лицу.

Однако, вышеуказанных действий не достаточно, чтобы принять к учету авансовый отчёт, а следоватьюельно и основное средство. Так же следует передать его руководителю, который его проверит и утвердит.