Необходимость оценки условий, в которых работают сотрудники офисов, долго вызывала сомнения: производственные факторы, влияющие на их работоспособность и здоровье, расценивались как несущественные по сравнению с теми, что воздействовали на, скажем, монтажников или стропальщиков. Нормативные документы, регулирующие выполнение аттестации рабочих мест, не учитывали нюансы работы клерков или менеджеров. Но теперь порядок проведения спецоценки условий труда в России регулируется положениями федерального закона № 426-ФЗ от 28.12.2013 года. Его требования одинаковы для всех категорий рабочих мест. На вопрос, нужно ли проводить СОУТ для офисных работников, Минтруд отвечает ясно: нужно. Но проведение спецоценки в офисах имеет специфику, которую следует учесть.
- Упрощенная спецоценка
- Вредные условия труда офисных работников
Этап 1. Ищем исполнителя
Оценка проводится силами сторонней организации, с которой работодатель должен заключить договор. Компания должна входить в специальный реестр Минтруда.
Выбирая оценщика, можно ориентироваться на типовой контракт на оказание услуг по проведению специальной оценки условий труда. Это приложение № 1 к приказу Минтруда от 24 декабря 2021 года № 834н. Использовать его в обязательном порядке должны организации госсектора и муниципальные предприятия. Все остальные могут взять этот документ за основу и внести в него свои правки.
При выборе исполнителя и заключении договора рекомендуется обратить внимание на такие аспекты:
- срок проведения работ;
- стоимость — она зависит от количества проверяемых рабочих мести и вредных факторов труда;
- помощь с регламентирующими документами.
Внеплановая оценка
Подобная операция может проводится в независимости от результатов предыдущей проверки и может быть инициирована в следующих ситуациях:
- Введение дополнительного нового рабочего места;
- Наличие мотивированных претензий к работодателю от трудовой инспекции;
- Требования профсоюзной организации;
- Модификация производственных процессов с обновлением оборудования или использования новой разновидности компонентов;
- Травма на производстве;
- Досрочный уход на пенсию, учитывая вредные условия труда.
Итоги контроля рабочих мест, действительны на протяжении 5-ти летнего срока. При неимении данных свидетельствующих о вредности производства, указанный срок продляется в автоматическом режиме. Срок начинают отсчитывать с момента отчётной записи о произведении СОУТ. Однако, если организация имеет опасные/вредные критерии труда, ревизия будет проведена в полном объёме.
Этап 2. Оформляем документы на проведение СОУТ
Прежде всего нужно оформить документы, регламентирующие проведение спецоценки, а именно:
- Приказ об утверждении комиссии по проведению СОУТ. В ее составе должно быть нечетное количество членов. Возглавляет комиссию руководитель работодателя.
Приказ о проведении спецоценки - График проведения спецоценки:
График спецоценки условий труда - Перечень всех рабочих мест. СОУТ не проводится в отношении сотрудников, которые работают на дому или дистанционно, а также нанятых по ГПХ граждан, не имеющих статуса ИП.
Многие организации, впервые столкнувшиеся со специальной оценкой условий труда, не знают, как правильно составить эти документы. Можно воспользоваться готовыми шаблонами или же прибегнуть к помощи специалистов оценщика.
Если организация большая, то довольно много времени может занять заполнение перечня рабочих мест. Включать в него нужно абсолютно всех сотрудников, указывая их ФИО, должность, СНИЛС, время работы (в офисе и за его пределами), используемую в рабочем процессе технику, прочие инструменты и оборудование.
Однако оценены могут быть не все включенные в перечень рабочие места. Некоторые из них могут быть признаны аналогичными, что позволит оценить лишь 20% из них, но не менее 2. Решать, являются ли те или иные рабочие места аналогичными, будут специалисты организации-оценщика.
Например, 5 бухгалтеров работают в одном помещении, имеют одинаковый режим рабочего времени и в целом исполняют одни и те же функции. В такой ситуации можно оценить только 2 рабочих места из 5, что существенно уменьшит затраты.
Сроки и ответственность
Спецоценку условий труда необходимо проводить не реже, чем раз в 5 лет. Нормы СОУТ действуют с 2014 года. Поэтому для тех, кто еще не провел СОУТ, последний срок ее проведения – 31 декабря 2018 года.
В некоторых случаях предусмотрена внеплановая СОУТ: например, при замене оборудования, изменении технологических процессов, использовании новых материалов или новых средств защиты, а также, если на производстве произошел несчастный случай, выявлено профзаболевание, либо организация получила соответствующее предписание от инспектора по труду или мотивированное требование профсоюза.
СОУТ необходимо провести и в отношении вновь созданных рабочих мест в течение 12 месяцев.
За нарушение законодательства о СОУТ предусмотрены штрафы: для должностных лиц и ИП – от 5 до 10 тыс. рублей, для юридических лиц – от 60 до 80 тыс. рублей.
Этап 3. Готовимся к СОУТ
Нужно оповестить все подразделения компании о предстоящем проведении оценки рабочих мест и обеспечить доступ проверяющим во все помещения. Если говорить об офисе, то основным параметром здесь выступает освещенность. Поэтому следует убедиться в том, что все светильники работают нормально. Если сотрудники применяют компьютерную технику (а мониторы являются источником вредного излучения), нужно подготовить документы на нее.
Обратите внимание! Поверхность рабочего стола должна быть освещена в соответствии с гигиеническими нормативами СанПиН. Без учета света настольной лампы норма освещенности составляет 300 люкс. Если она немного меньше, порядка 260-280 люкс, можно организовать комбинированное освещение, то есть установить настольную лампу.
Ключевые моменты СОУТ
Ответственность за проведение оценки возложена на работодателя. Проводить ее обязаны все, у кого числятся наемные сотрудники, независимо от формы собственности.
По результатам оценки каждому рабочему месту присваивается определенный класс вредности (от 1-го до 4-го). За непроведение оценки, нарушение ее сроков или порядка предусмотрены штрафные санкции (5-10 000 руб. для ИП, 60-80 000 руб. для юрлиц) вплоть до приостановки деятельности на 3 месяца.
4 класса трудовых условий
Первый — оптимальные. Вредные факторы отсутствуют или находятся в пределах нормы.
Второй — допустимые. Имеется воздействие вредных факторов, но их последствия компенсируются отдыхом.
Третий — вредные. Допустимые нормы воздействия вредных факторов превышены. Возможно возникновение профзаболеваний.
Четвертый — опасные. Жизнь работника в постоянной опасности.
Раньше вместо СОУТ проводилась аттестация рабочих мест. Но срок ее действия (5 лет) подошел к концу, так как последний раз она выполнялась в 2013 г. Соответственно, до наступления 2021 г. пройти плановую и внеплановую спецоценку труда должны:
- все, кому полагается сделать это по сроку действия,
- те, кто до этого сделать ее вообще не успел;
- новые предприятия;
- предприятия, у которых поменялись условия труда;
- работодатели, у которых имели место несчастные случаи или профзаболевания;
- другие работодатели, для которых данная процедура предусмотрена законом.
Этап 4. Участвуем в проведении измерений и попутно устраняем недочеты
Когда все готово, специалисты организации-оценщика должны обойти помещения и проверить рабочие места, измерив влияние вредных факторов. При этом нужно присутствовать одному из членов комиссии по СОУТ. Рекомендуется составить табличку, в которую внести проверяемые рабочие места, и делать пометки.
В каждом помещении эксперты делают план рассадки персонала и присваивают каждому рабочему месту порядковый номер. Условия работы в офисе оцениваются преимущественно в части освещения места. Поэтому эксперты проверяют: высоту потолка в помещении, мощность верхнего освещения, уровень освещенности без учета дневного света (в зависимости от времени года измерения проводятся ранним утром или при занавешенных окнах).
Проводя СОУТ в офисе, специалисты оценщика нередко позволяют исправить недочеты на месте. Например, освещенность рабочего места можно улучшить, поставив более мощные лампы или добавив источники света. В итоге результаты классов рабочих мест улучшатся.
Порядок проведения специальной оценки
Проведение СОУТ вменяется юридическим лицам и ИП, имеющим в постоянном штате работников по найму. Законодательство позволяет проверять как одно, однотипные трудовые места. Однообразные места работы офисных служащих либо автомашины одной марки и года выпуска не обследуются в полном объёме, достаточно проверить 2-3 объекта. По результатам ревизии делается заключение по всем обследованным объектам.
Для определения количества обследуемых объектов, также оказывает влияние их расположение (у окна, в подвале, на открытом воздухе и т.п.) и окружающая обстановка (наличие кондиционера, качество освещения, отопление и т.д.). Если возможно сгруппировать рабочие места по схожим признакам, они также могут обследоваться единично.
Не требуют оценки условий места работы внештатного персонала, лиц занятых надомной работой, личного транспортного средства, использующегося в служебных целях.
Этап 5. Утверждаем отчет по СОУТ
Когда все замеры произведены, организация-оценщик подводит итоги и составляет отчет по СОУТ (форма из приказа Минтруда от 24 января 2014 года № 33н). Он состоит из таких частей:
- Сведения об исполнителе.
- Перечень рабочих мест.
- Карта спецоценки. Составляется в отношении каждого рабочего места (с указанием количества и номеров аналогичных), включает сведения об используемом оборудовании, о вредных и опасных факторах, о гарантиях и компенсациях, а также рекомендации по улучшению условий труда.
- Протокол оценки производственных факторов.
- Сводная ведомость спецоценки.
- Список мероприятий, которые помогут улучшить условия труда.
- Выводы оценщиков.
Отчет должен быть подписан всеми членами комиссии по СОУТ и утвержден председателем.
Использование результатов СОУТ
В течение 3 дней со дня утверждения заказчик СОУТ должен сообщить об этом проводившей исследование организации и направить в ее адрес копию утвержденного документа.
Работодатель должен ознакомить работников с результатами СОУТ в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета (п. 5 ст. 15 закона 426-ФЗ).
Сотрудники, рабочие места которых признаны вредными, имеют право на различные льготы и компенсации, предусмотренные законодательством (льготная пенсия, доплаты к тарифной ставке, сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск и т.п.)
В эти же сроки (30 дней) работодатель должен разместить результаты СОУТ на своем сайте. Публикации подлежит информация об установленных классах по рабочим местам и проводимых мероприятиях по охране труда.
По рабочим местам, для которых нежелательные производственные факторы не выявлены, либо по рабочим местам, отнесенным к 1 или 2 классу, работодатель в течение 30 рабочих дней подает в региональное подразделение Минтруда декларацию соответствия условий труда (ст. 11 закона 426-ФЗ, приказ Минтруда РФ от 07.02.2014 № 80н).
Также работодатель должен уведомить о результатах спецоценки ФСС РФ (подп. 18 п. 2 ст. 17 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»). ФСС использует эту информацию для принятия решений о скидках или надбавках к страховому тарифу для данного работодателя.
Кроме того, специализированная организация заносит информацию о результатах СОУТ в государственную информационную систему (ст. 18 закона 426-ФЗ).
Распределение вредных и опасных условий по классам
Спецоценка проводимая по Федеральному закону от 28 декабря 2013 года №426, предполагает деление условий по классам. В период ревизии, учитываются:
- Присутствие вредных для жизни и здоровья людей веществ, используемых на производстве, а также станков и оборудования;
- Итоговый отчёт по результатам предшествующей спецпроверки либо идентичных обследований, проверок и замеров;
- Происшествия, повлёкшие возникновение травм в результате производственной деятельности под влиянием опасных условий труда;
- Имеются ли отдельные просьбы штатных работников для проведения аттестации или спецоценки объектов.
Если выявлены причины создающие реальную опасность, проводятся исследования для их классификации и занесения в итоговый отчёт. Трудовые условия подразделяются на 4 класса:
- Оптимальные при полном отсутствии вредных факторов или если последние соответствуют действующим санитарным и гигиеническим нормам.
- Допустимые, когда спецоценка выявила вредные влияния, однако особого вреда последние не причиняют. Последствия самоустраняются во время отдыха работника.
- Вредные, возникающие при существенном превышении установленных норм и влекущие длительный период восстановления человека. Аттестация допускает возможность проявления профессиональных заболеваний различной формы тяжести.
- Опасные условия создающие реальную угрозу жизни работника.
Результаты специальной оценки
По итогам произведения специальной проверки, на основании ч. 1 статьи 15 ч. ФЗ № 426, составляется отчёт. Он имеет статус официального и должен содержать сведения:
- Наименование учреждения, производившего экспертизу.
- Сертификация рабочих мест, обследованных во время проверки;
- Порядок проверки;
- Акты всех исследований;
- Заключение аттестационных экспертов.
Работники фирмы, изучают отчёт не позднее месяца со времени составления.
