Маршрутный лист для курьера – это документ, предназначенный для подтверждения факта доставки и затрат, которые были понесены работником организации при выполнении порученных ему задач. Такими расходами курьера в т.ч. может стать оплата бензина для автомобиля или оплата проездных билетов на общественный транспорт. Заполненный маршрутный лист сдают на проверку в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими использование денежных средств. В дальнейшем они послужат основанием для списания расходов и выплаты работнику компенсации в соответствии с понесенными им расходами. В условиях пандемии коронавирусной инфекции маршрутный лист может использоваться в качестве документа, подтверждающего выполнение именно трудовых функций работником, перемещающимся по городу.
Маршрутный лист и путевой лист — два разных документа
Путевой лист — это документ, который используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Он составляется по требованию закона. Эксплуатация ТС без путевого листа в большинстве случаев запрещена. В частности, без путевого листа не допускается перевозка пассажиров и грузов. Перечень реквизитов и правила составления этого документа закреплены нормативно. А за его отсутствие полагается штраф.
Маршрутный лист — документ необязательный. Вопрос о введении его в свой документооборот компания решает добровольно, руководствуясь собственными целями и потребностями. Форму и реквизиты этого документа она тоже определяет сама. Путевой лист составляется только для транспортных средств, тогда как маршрутные листы могут выдаваться сотрудникам, перемещающимся на общественном транспорте, колесных средствах передвижения и даже пешком.
Путевым листам на нашем сайте посвящена целая подборка материалов. А в этой статье мы подробнее расскажем о маршрутном листе. И конечно, далее вы сможете бесплатно и образец маршрутного листа.
Систематизация бухгалтерии
Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре. Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля.
Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.
На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. У нас возник вопрос, директору то мы найдем оправдательные документы (путевой лист, чек за бенз, распоряжение о направление в командировку), а заму что? Как подтвердить то? Дата регистрации: 09.02.2015 1.
Как следует оформить служебную записку (в адрес кого составляется, какой может быть текст, должна ли быть резолюция на данном документе)? 2. Какие документы будут являться оправдательными, подтверждающими использование указанного транспорта, относятся ли к ним чеки на приобретение топлива, оплату стоянки и мойки во время командировки?
Оформление стандартного пакета документов для сотрудника, отправляемого в командировку, производится после обсуждения всех вопросов, касающихся командировки, и после того, как руководители и сотрудник приходят к одному мнению.
Составление приказа о командировке Можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9.
Кто и для чего использует маршрутные листы
Оформление маршрутных листов в организации может преследовать разные цели. Как правило, их составляют:
- для подтверждения дорожных расходов работников с разъездным характером работы;
- контроля времени прибытия работника в пункты назначения;
- оптимизации маршрута доставки;
- учета и контроля времени выгрузки товаров и др.
Основными «пользователями» этих документов являются:
- водители, экспедиторы и курьеры, для которых составляют маршрутные листы и которые заполняют их в процессе перемещения по маршруту;
- бухгалтеры, которые учитывают на основании маршрутных листов соответствующие расходы;
- сотрудники, отвечающие за логистику, которые проводят анализ и последующие оптимизационные мероприятия.
Может работать с маршрутными листами и другой персонал.
Особенности оформления
Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.
Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.
Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.
Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.
>Пример заполнения
Маршрутный лист для водителя или курьера: бланк и образец
Как мы уже говорили выше, официально утвержденной формы маршрутного листа нет. Перечень обязательных реквизитов для этого документа также отсутствует. Поэтому каждая компания делает его под себя, включая именно те строки и графы, которые обеспечат достижение соответствующей документарной цели.
ВАЖНО! Если маршрутный лист используется для бухгалтерско-налоговых целей, он обязательно должен содержать все реквизиты первичного учетного документа, которые установлены ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.20211 № 402-ФЗ.
Обычно в состав реквизитов маршрутного листа включают следующие.
В «шапке» документа:
- название документа — «Маршрутный лист»;
- его номер;
- наименование организации — составителя;
- дату заполнения;
- Ф. И. О. и должность работника, которому он выдан.
Далее следует таблица, описывающая маршрут, с указанием:
- наименования пункта назначения;
- его адреса;
- цели поездки;
- вида транспорта;
- реквизитов подтверждающего доставку или визит сотрудника документа;
- время его прибытия;
- подписи принимающей стороны.
В заключительной части маршрутного листа целесообразно указывать дату и время его выдачи и проставлять подписи работников, выдавшего и получившего документ.
Скачать готовый бланк маршрутного листа и посмотреть образец его заполнения вы можете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Распределение заказов в 1С между курьерами
В конце дня нужно отобрать заказы, которые необходимо доставить завтра, и распределить их между курьерами. За само распределение заказов отвечает сотрудник, т.к. в типовой конфигурации «Управление Торговлей» отсутствуют помощники планирования маршрутов. В каждом заказе можно указать информацию о курьере. Также можно сразу указать дату отгрузки, если вы не сделали этого в момент создания заказа.
Распределять заказы будем с помощью формы списка заказов покупателей. Чтобы видеть только нужные заказы можно поставить отбор по дате создания заказа:
Или сделать отбор по дате отгрузки заказа, если вы ее заполняете в момент создания заказа:
Таким образом, мы получили список заказов, которые нужно обработать. Распределим их между курьерами и укажем курьера в каждом заказе.
Для указания курьера воспользуемся механизмом свойств и категорий – создадим свойство заказа «Курьер».
Создавать и указывать свойства заказа можно в форме самого заказа. Откроем форму одного из заказов двойным кликом.
Открыть список дополнительных свойств заказов можно по кнопке:
Изначально список свойств пустой, в базе еще нет ни одного дополнительного свойства:
Для создания нового свойства нажмем кнопку «Добавить», в окне «Выберите назначение свойства» выберем «Документ заказ покупателя». Далее укажем наименование свойства – курьер, тип значений – физические лица.
После создания свойства в каждом заказе появится возможность указать курьера. Курьера мы будем выбирать из справочника «Физические лица», где хранится список сотрудников компании.
По кнопке «ОК» сохраним и закроем свойство.
Новое свойство сразу появляется в окне редактирования свойства заказа, выберем в качестве курьера Волкова А.И.:
Далее нажимаем «ОК» – информация об указанном курьере сохранится.
Важно: создать свойство «Курьер» нужно только один раз. После создания оно будет отображаться во всех заказах.
Таким же образом установим курьеров в других заказах, которые нужно доставить завтра.
Если вы не указываете дату отгрузки в момент ввода заказа, обязательно укажите ее в момент распределения заказов. Это можно сделать одновременно с выбором курьера.
ВНИМАНИЕ! Для автоматического распределения курьеров по маршрутам следования можно воспользоваться разработкой автоматизация службы доставки от команды 1CStyle.ru
Итоги
Составлять или нет маршрутный лист, организация решает сама. Жестких требований ни к наличию, ни к форме этого документа в законе нет. Если вы решите, что вам такой документ необходим, то знаете, где можно найти бланк, отвечающий всем потребностям, независимо от того, оформляется этот документ для внутренних целей или для бухгалтерии.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Исключительные моменты
Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения должны быть закреплены в локальных распоряжениях учреждения, а также должны иметь экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).
Оплата данного вида расходов может быть произведена только по подтверждающим документам. Например билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.
Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы. Далее предлагаем маршрутного листа в отпуск на автомобиле.
Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.
Оформление командировки сотрудника на личном автомобиле
В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.
При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.
Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:
- квитанции и чеки, подтверждающие затраты.
- копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
- ;
- путевой лист;
Дополнительно могут оформляться и авансовый отчет. Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов.
Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:
- Срок действия (срок служебной поездки).
- Личные данные работника.
- Расход ГСМ.
- Название и порядковый номер.
- Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы.
Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.
Основные образцы документов:
- .
- .
Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:
- проезда к месту назначения и обратно;
- прочих расходов при согласовании с работодателем.
- съема жилья для временного проживания;
определяется начальником.
