Управленческая отчетность: 3 главных документа руководителя

Управленческие отчеты, их назначение

Отличительные особенности управленческой отчетности от привычной бухгалтерской

Финансовый анализ и планирование на основе управленческих отчетов

Формировать управленческие отчеты надо было всегда, просто к таким внутренним отчетам не применялся термин «управленческий».

Управленческая отчетность — это совокупность внутренних отчетов предприятия, которые формируются на добровольной основе. Основная цель их составления — получить достоверную информацию о состоянии дел предприятия на конкретную дату, например, для предоставления руководству или собственникам предприятия.

Унифицированных форм управленческой отчетности законодательством РФ не предусмотрено в силу добровольности ее формирования, поэтому каждое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать формы отчетности. Как правило, за основу берутся привычные формы бухгалтерской отчетности.

Основное отличие бухгалтерской отчетности от управленческой — в получателе, конечном пользователе. Обязательная бухгалтерская отчетность необходима руководителям — для анализа деятельности предприятия за прошедший отчетный период, для аудиторов и налоговой службы — для проверки правильности отражения фактов деятельности.

Добровольная управленческая отчетность необходима исключительно для руководителя предприятия, его заместителей или иных уполномоченных лиц (управленческий персонал и менеджеры, например), а также для собственников предприятия для анализа работы предприятия и планирования дальнейшей деятельности в краткосрочной или долгосрочной перспективе.

Кроме того, бухгалтерская отчетность составляется в целом по предприятию, а управленческую отчетность по необходимости представляют в разрезе структурных подразделений, обособленных подразделений, дочерних компаний и т. д. Такая детализация позволяет выявить проблемные места.

Обратите внимание!

Эксперты по составлению управленческой отчетности отмечают, что перегружать отчеты информацией не стоит, иначе документ будет сложно воспринимать.

Периодичность составления и состав управленческой отчетности зависят исключительно от требований конечных пользователей (например, руководства). Отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и за год.

Как правило, управленческие отчеты включают плановые и фактические показатели. Это позволяет проводить план-фактный анализ и рассчитывать относительные коэффициенты, характеризующие эффективность финансово-хозяйственной деятельности.

Это далеко не полный перечень отчетов, которые могут быть включены в состав управленческой отчетности. Повторимся, что назначение и наполненность отчетов напрямую зависят от требований получателей. Поэтому могут формироваться следующие второстепенные управленческие отчеты:

• о фактической себестоимости продукции в сравнении с плановыми показателями;
• об исполнении производственного плана;
• исполнении маркетингового плана;
• по незавершенному производству;
• о запасах сырья и готовой продукции;
• о дебиторской задолженности;
• о кредиторской задолженности и проч.

Управленческая отчетность

Как всегда, придется начать с теории. Итак, что такое управленческая отчетность? Это свод внутренних документов содержащие цифры и их расшифровку, которые отображают различные аспекты бизнес процессов предприятия. Управленческая отчетность в отличии от бухгалтерской или налоговой дело добровольное. Этот документ не сдается в государственные органы, является внутренним, и часто секретным, документом src=»https://pronashidengi.ru/wp-content/uploads/2019/10/28.png» class=»aligncenter» width=»670″ height=»500″[/img]

Управленческий учет для поддержки принятия решений

Управленческий учет ведется для того, чтобы помогать руководителями компании принимать решения основанные на данных. Все решения в компании можно разделить на рациональные и не рациональные. Чтобы учет соответствовал ожиданиям руководителей важно понимать, как именно принимаются решения. Все люди по разному принимают решения, тем не менее для рациональных решений можно выделить следующую последовательность шагов:

• определение цели
• поиска альтернативных вариантов действий и сбор данных
• реализация выбранных действий
• сравнение фактических результатов с плановыми
• корректировка выявленных отклонений от плана

Учет для управления означает: механизм сбора, обработки и перевода пользователям сведений о текущей деятельности предприятия и внешней среде, в которой она непосредственно работает.
Управленческая отчетность — это свод финансовой и другой информации о компании, которая является помощником в достижении поставленных целей. Его оперативные сведения выявляют проблемы фирмы и возможности их решения.

При возникновении проблемных вопросов у фирмы, требуется в кротчайшие сроки принять правильное управленческое решение. Упр учет предоставляет информацию для решения задач в данном направлении:

• получение всех нужных сведений, для принятия решений стратегического характера;
• отслеживание финансовых результатов, после принятия решений;
• наблюдение за тем, насколько эффективно работает предприятие в целом, структурные подразделения и отдельные проекты.

Управленческий учет — это система сбора, анализа и контроля учетных данных, которые помогают в решении конкретных управленческих задач.

Успешно поставленная система учета для управления влияет на эффективность управления организацией в целом. Собственники и управленцы предприятия могут самостоятельно решать вопросы по организации учета: каким образом классифицировать и детализировать затраты, как вести учет существующих затрат и как сформировать в целом управленческую отчетность и контроль в организации.

Независимо от того, что аналитический учет можно выстроить самостоятельно, есть исходные позиции, которые обязательно должны быть:

• цели и задачи должны соответствовать специфике организации;
• учет особенностей процесса производства товаров, или оказываемых услуг;
• соотношение с общими принципами организационной структуры управления организацией.

Задача управленческой отчетности

Задача управленческой отчетности состоит в том, чтобы предоставить достоверные данные о деятельности компании руководству или собственникам предприятия.

Управленческая отчетность может дополнять бухгалтерскую или финансовую, с целью оптимизации важных бизнес-процессов и повышения рентабельности. Такая отчетность, может включать в себя и не финансовую информацию, содержащую анализ действий, принимаемых руководством фирмы. Управленческая отчетность ценится не за то, что она показывает большие цифры. Она ценна тем, что показывает фактические данные о деятельности фирмы. Эти данные позволяют обнаружить некоторые моменты мешающие деятельности компании. За счет того, что она содержит не только цифры, но и интерпретацию этих данных.Также, в ней содержится, анализ эффективности решений руководства src=»https://pronashidengi.ru/wp-content/uploads/2019/10/29.png» class=»aligncenter» width=»670″ height=»500″[/img]

Какие проблемы решает управленческий учет?

Принятие решений на основе данных
Есть ошибочное мнение, что если в организации существует правильно выстроенный управленческий учет, то он гарантирует получение хорошей прибыли. Все зависит от правильности принятия решений руководством, на основании полученных сведений.

Учет для целей руководства дает возможность менеджменту и собственнику организации видеть и понимать, как именно работает фирма. Ведя учет для целей управления, можно получить следующие данные:

• какую прибыль приносит вся текущая работа фирмы (БДР: Бюджет доходов и расходов);
• выявить сильные и слабые стороны;
• какие есть затраты у фирмы и их целесообразность (Классификация затрат на постоянные и переменные);
• какие затраты можно сократить;
• регулярность финансовых поступлений и выплат (Управление финансами);
• контроль за финансовым состоянием предприятия в целом (Финансовый анализ);
• прогнозирование неприятных ситуаций (кассовых разрывов);
• помощь в принятии правильных управленческих решений (управленческий анализ).

Все полученные сведения помогают в развитии бизнеса.

Аналитический учет делает финансовую картину организации доступной и прозрачной для изучения. Упр учет можно вести в разрезе разных периодов времени: неделя, месяц, год. Исходя из этого, можно проводить анализ динамики продаж, поступления выручки, совершения расходов, налоговых выплат и отражение реального финансового результата.

Управленцы и собственники не всегда могут находиться на территории организации. Еще один плюс учета — это возможность следить за текущим состоянием дел удаленно.

Разница управленческой и бухгалтерской отчетности

Разница управленческой, налоговой и бухгалтерской отчетности прежде всего в методологии формирования. Налоговая и бухгалтерская отчетность содержит статистическую информацию о деятельности компании. В управленческой отчетности, основной упор, сделан на интерпретацию этих цифр. Благодаря управленческой отчетности, руководство фирмы, может не только видеть определенные статистические данные, но также и понимать, что они конкретно означают применительно к бизнес-процессам компании. Благодаря управленческой отчетности, руководство компании, получает информацию, на каких бизнес-процессах фирма зарабатывает больше, а на каких меньше и почему. Подробный анализ данных, предоставляемый в управленческой отчетности, позволяет руководству фирмы, принимать грамотные решения, по поводу закупок сырья, обновления оборудования, апгрейда основных фондов компании и.т.п. Своевременная управленческая отчетность позволяет выявить, на каких участках, сотрудники компании, работают эффективно, а на каких нет.

Как формируется

Управленческий учет — это подсистема другого, бухгалтерского, которая самостоятельно ведется компанией в соответствии с установленными в организации нормами.

Чтобы корректно составить все это, необходимо сгруппировать все данные в 3 блока:

• положение, перемены и результативность;
• основные показатели функционирования;
• исполняемость бюджетов.

Чаще всего на объектах, где хотят внедрить грамотное управление, используют разные форматы отчетов — по закупкам, о ГП, задолженностях, продажах или запасах.

Чтобы однозначно истолковывать полученную информацию, на нее смотрят с различных сторон, включают разнообразные классификаторы. Сколько и каких именно — определяется исходя из направления деятельности компании, ее объемов и сложности. Можно поделить все по разновидностям потребителей, товарам, ответственности или активам.

Содержание управленческой отчетности.

Так как, управленческая отчетность, предназначена, для руководства фирмы по различным направлениям. Она будет отличатся потому, что информация для финансового директора, и для директора по развитию, или информация для акционеров, необходима разная. Поэтому и отчетность должна отличаться. В зависимости от того, для кого конкретно она предоставляется. Если отчетность формируется, например, для финансового директора. В ней могут содержаться: различная финансовая информация такая, как, данные об исполнении бюджета предприятия; сведения о затратах, связанных с хозяйственными активностями; цифры, отражающие себестоимость производимых товаров или сервисов; данные о прибылях и убытках. Если же управленческая отчетность формируется для заместителя директора по продажам. Она будет содержать другие отчеты такие как сведения о структуре продаж; данные о динамике отгрузки продукции; сведения о запасах на складе; данные о величине затрат на реализацию товаров либо на доставку потребителю; плановые показатели, касающиеся поступления товаров на склад; сведения о дебиторской задолженности по реализованным позициям.

Один отчет может быть выполнен, как таблица, другой как график, также в отчете, могут быть приведены различные примеры, для придания большей наглядности.

Как видите, для каждого руководителя, возглавляющего определенное направление, свой перечень отчетов, входящих в управленческую отчетность. Чтобы не было разночтений, настоятельно рекомендую, проработать этот момент «на берегу». Для того, чтобы было заранее понятно, какую отчетность, и для кого, необходимо сформировать. Образец каждого отчета, необходимо согласовать с заинтересованными лицами.

Также, необходимо обсудить, периодичность формирования управленческой отчетности. Потому, что какие-то данные необходимы раз в месяц, а какие-то каждый день. Лучше чтобы все эти моменты, в части касающейся, состава управленческой отчетности, и периодичности ее формирования, были зафиксированы на бумаге.

Специалисты в сфере управления бизнеса, настоятельно рекомендуют. Обратить особое внимание на формировании отчетности для акционеров. Акционеры часто не принимают непосредственного участия, в деятельности компании. Их больше интересует информация, о полученной прибыли или убытках. Также, ключевым акционерам, возможно понадобится, аналитическая справка, о составе топ менеджмента компании. Так как, виды и формы управленческой отчетности, не регламентируются Российским законодательством. Они могут, и должны быть прописаны, во внутренних документах компании. Хорошо, если отчеты, предварительно согласованы, заинтересованным руководителем и лицом формирующим отчетность.

Человек ответственный за формирование такой отчетности, в первую очередь, должен получить информацию о том, какой руководитель, и какую отчетность, должен получать. Какова периодичность отчетности. Какие отчеты являются приоритетными а какие второстепенными.

Формирование Отчета (бюджета) доходов и расходов в WA:Финансист

В значительной мере упростить ведение управленческого учета и преодолеть все перечисленные сложности может помочь специализированное решение на базе 1С, например, WA:Финансист. Система предлагает свою «философию» ведения учета, основанную на лучших практиках и опыте специалистов, гибко настраивается под индивидуальные нужды заказчика, «стоит» отдельно от базы регламентированного учета, консолидирует данные посредством настройки обмена, что помогает избежать двойного ввода, а также, поскольку разработана в среде 1С, имеет знакомый многим интерфейс и логику работы.

Переходим в раздел «Настраиваемая отчетность-Произвольные бюджеты», нажимаем кнопку «Создать».

Рис.5 Произвольные бюджеты

Присваиваем отчету наименование и вид.

Рис.6 Создание произвольного бюджета

Выбираем позиции (статьи) бюджета, которые будут участвовать в отчете.

Рис.7 Позиции бюджета

Присваиваем ключ и знак для каждой статьи.

Рис.8 Настройка статьи

Производим общие настройки для всего отчета на второй закладке «Настройки»

Рис.9 Общие настройки

Настраиваем необходимые группировки и нажимаем «Сформировать».

Рис.10 Группировки

Отчет сформирован.

Современное решение WA:Финансист для управленческого учета, типовое внедрение за 1 мес.

Рис.11 Бюджет доходов и расходов

Кроме того, Отчет (Бюджет) доходов и расходов можно сформировать путем стандартных отчетов в разделе Бюджетирование-Исполнение бюджета и нажимаем кнопку сформировать

Рис.12 Исполнение бюджета

Получаем бюджет доходов и расходов.

Рис.13 Бюджет доходов и расходов

Похожий отчет по поступлениям и списаниям денежных средств (БДДС) доступен в модуле WA:Финансист. Управление денежными средствами.

Рис.14 Исполнение БДДС

В разделе «Настройки» можно гибко управлять детализацией отчета – формировать его в разрезе любых доступных аналитик, по группе компаний, по любому ЦФО, организации и т.д.

Рис.15 Настройки «Исполнение БДДС»

Этапы формирования управленческой отчетности.

• На первом этапе идет сбор различных данных. Это могут быть несколько пакетов данных. Такие как данные с бухгалтерии, данные по продажам, данные по производству и данные по персоналу.
• Второй этап — это анализ и интерпретация данных. На этом этапе данные обрабатываются. Идет формирование различных аналитических справок и промежуточных отчетов.
• На третьем этапе происходит непосредственно формирование управленческой отчетности.

Рекомендации по подготовке управленческих отчетов в Excel

На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления. Но существуют общие рекомендации, как быстрее и точнее создавать управленческие отчеты в Excel:

1. Разделяйте таблицы
   Каждой таблице необходимо присвоить отдельный лист и не пытаться в одной уместить все показатели. Это значительно облегчит поиск необходимой информации и читаемость данных, особенно, для детализированных отчетов.
2. Сортируйте данные по категориям
   Размещайте исходные данные для разных категорий продукции или услуг на отдельных листах, а на первом — сводную таблицу с итоговыми значениями. Такой формат представления информации будет наглядней и удобней для пользователей.
3. Используйте справочники
   Справочники единиц бизнеса значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек.
4. Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
   Не пренебрегайте аналитическими функциями — дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие. Они позволят выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
5. Создавайте листы корректировки
   Вносите исправления на специальные листы корректировки. Отчеты должны быть оформлены по единому стандарту без дополнительных исправлений от руки.
6. Создавайте проверочные ячейки
   При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
7. Пользуйтесь настройками защиты
   Контрольные листы отчетных форм должны быть защищены от изменений.

Важнейшими достоинствами программы Excel для ведения управленческого учета являются доступность, наличие необходимого набора функций для быстрой обработки массивов данных и возможность автоматизации однотипных операций. Грамотно налаженная система учета позволит при минимальных временных затратах в удобном формате регулярно вести аналитику по фактическому состоянию дел на предприятии.

Отточите свои знания и навыки по работе в Excel на наших тренингах по бюджетированию, макросам, визуализации данных, базовым инструментам и расширенным возможностям!

Excel для финансиста

А в какой программе вы ведете управленческий учет?

Основные документы управленческой отчетности:

1. Управленческий баланс – документ схож с бухгалтерским балансом. Его плюс заключается в том, что он дает не только цифры, но и интерпретацию этих цифр с точки зрения эффективности бизнес-процессов.
2. Отчет о прибылях и убытках – документ также содержит информацию из бухгалтерского отчета, плюс аналитику и интерпретацию этих цифр.
3. Отчет о движении денежных средств. Данный отчет фиксирует финансовые поступления фирмы в корреляции с источниками, а также выплаты компании соотносительно с основными направлениями расходов — также в привязке к периоду отчета. Отчет о движении денежных средств может отображать то, как дела в компании в части реальных показателей на производстве, и в сфере ликвидности. Этот документ позволяет дать оценку кредитоспособности src=»https://pronashidengi.ru/wp-content/uploads/2019/10/Illyustratsii-dlya-bloga-1.png» class=»aligncenter» width=»670″ height=»500″[/img]

Конечно эти документы также могут дополняться и другими, по мере необходимости, я перечислил лишь три основных.

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности может быть совмещен в один управленческий документ или разбит на два самостоятельных документа. Он позволяет оценить платежеспособность предприятия и отследить оборачиваемость задолженностей с помощью относительных коэффициентов.

Сам факт образования дебиторской и кредиторской задолженности неизбежен за счет временного разрыва между платежами и передачей готовой продукции.

К сведению

Дебиторская задолженность — денежные средства, которые должны предприятию дебиторы; кредиторская задолженность — денежные средства, которые должно предприятие своим кредиторам.

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности составляется на конкретную дату, и конечный получатель видит информацию о состоянии расчетов с контрагентами и может оперативно контролировать исполнение обязанностей.

Пример управленческого отчета о дебиторской и кредиторской задолженностях предприятия — в табл. 9.

Таблица 9

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженностях на 21.07.2017

Анализируя данные отчета, руководитель увидит, что предприятие 09.06.2017 проавансировало на 80 % ООО «Норман» (880 000,00 руб.). Продукция отгружена в полном объеме 15.06.2017. Но на 21.07.2017 предприятие еще не рассчиталось окончательно — долг в размере 220 000,00 руб.

Одновременно с этим ООО «Бета» внесло аванс (50 %) в размере 5 500,00 тыс. руб., продукция в полном объеме отгружена 23.06.2017. Но окончательный платеж в размере 50 % предприятием не получен.

Как правило, в договорах с контрагентами указываются условия поставок и временной промежуток между поставкой и окончательным расчетом (например, окончательный расчет осуществляется в течение пяти рабочих дней с даты приемки покупателем поставляемой продукции). За нарушение сроков оплаты предполагаются санкции (например, пеня в размере 0,1 % от суммы задержанного платежа за каждый день задержки).

Поэтому в случае предъявления требований кредиторов предприятие будет вынуждено не только осуществить окончательный расчет, но и выплатить штрафные санкции, а это дополнительные непредусмотренные затраты.

Сложности формирования управленческой отчетности.

• Основная проблема при формировании управленческой отчетности, состоит в том что некоторые работники различных сфер, от представителей производства до топ менеджмента. Не считают нужным тратить свое время, на помощь в формировании данного вида отчетности, аргументируя это тем, что компания и так предоставляет множество отчетов в государственные органы.

Если такое происходит. Необходимо прежде всего объяснить выгодность предоставления таких данных. Сначала топ менеджменту, ведь именно для них, в первую очередь, необходима эта информация. Затем, они уже донесут необходимость содействия в сборе данных, до нижестоящих сотрудников фирмы.

• Другая сложность — это необходимость вносить изменения, в принципы интерпретации цифр, при изменении, в компании, бизнес-процессов. Ведь улучшение показателей фирмы в прошлом благодаря управленческой отчетности. Не гарантирует это в будущем, если в структуре бизнес-процессов компании произошли изменения не нашедшие отображения в управленческой отчетности.

Решение данной проблемы видится, в проведении регулярных совещаний, с ключевыми сотрудниками компании. На предмет изменений в бизнес-модели или бизнес-процессах src=»https://pronashidengi.ru/wp-content/uploads/2019/10/34.png» class=»aligncenter» width=»670″ height=»500″[/img]

Модель Дюпона

Известная как методология финансового анализа посредством разбора и исследования определенных коэффициентов, которые обуславливают рентабельность бизнеса, это модель – широко известный метод, впервые предложенный на заре ХХ века. Модель является факторным анализом, то есть определением ключевых, оказывающих влияние на эффективность хозяйствования организации, факторов.

Задачей данного анализа служит определение способов предельной прибыльности инвестированного капитала для держателей акций, а последняя отражается показателями рентабельности. Так как управление рентабельностью стало основным вопросом для руководства предприятия, предложила разделить коэффициент рентабельности на составляющие, которые отражают разные стороны хозяйственной деятельности организации.

Изначально модель сочетала в себе 2 фактора влияния на рентабельность активов.

где:

• ROA (Return On Assets) – рентабельность активов;
• ROS (Return On Sales) – рентабельность продаж;
• Kоа – оборачиваемость активов.

Двухфакторная модель устанавливает зависимость между рентабельностью (ROA) и двумя факторами: рентабельностью продаж и оборачиваемостью активов. Модель оценивает влияние политики продаж предприятия и степени интенсивности использования активов в формирование рентабельности компании.

Один из вариантов формулы двухфакторной модели Дюпона, где за критерий эффективности предприятия выступает рентабельность собственного капитала, имеет такую формулу:

где:

• ROE (Return On Equity) – рентабельность собственного капитала;
• LR (Leverage ratio) – коэффициент капитализации (коэффициент финансового рычага).

Данная формула отражает степень влияния двух факторов на рентабельность: прибыльность деятельности предприятия и уровень предпринимательских рисков, выраженный в коэффициенте финансового рычага.

Общие черты данных видов учета

Используя общую систему получения, фиксации, анализа, обработки и интерпретации информации на предприятии, финансовый и управленческий учет имеют много совместных черт. К нам относятся:

• основной предмет анализа – прибыль и затраты организации;
• главная цель – повышение эффективности и рентабельности деятельности организации;
• общеупотребительные принципы организации учета;
• использование данных из общей учетной системы бизнес-структуры;
• применение результатов учета непосредственно для осуществления руководства предприятием;
• минимизация финансовых рисков на предприятии;
• выявление внутренних финансовых резервов;
• контроль динамики имущественных средств фирмы;
• уточнение целесообразности принимаемых бизнес-решений;
• одинаковое отражение многих операций предпринимательской деятельности.