В трудовой книжке фиксируют почти всю информацию о трудовой деятельности человека в течение жизни. От правильности её заполнения во многом зависит начисление работнику пенсии в будущем, поэтому кадровику нужно быть предельно внимательным при внесении информации. Если необходимо исправление даты увольнения в трудовой книжке, образец такой записи должен быть основан на Инструкции № 69, опубликованной в 2003 г., и Правилах № 225 Минтруда. В этих нормативных документах детально прописано, как исправить такую неточность, если она была допущена.
Как правильно вносить исправления в трудовую книжку
Если найдены ошибки в трудовой книжке, сотрудник составляет и подает заявление директору предприятия на корректировку записи.
Если на момент обнаружения ошибочной записи гражданин безработный, для исправления ошибки он обращается в отдел кадров последнего места работы. Это правило действительно вне зависимости от срока увольнения.
Неправильные записи в трудовой книжке аккуратно зачеркиваются одной чертой. Сверху, снизу или на той же строке записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки оставляются пояснения и ссылка на документы, на основании которых были внесены изменения.
Можно ли исправить запись в трудовой?
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника.
Ошибочные записи могут существенно помешать в дальнейшем, особенно если в течение трудовой деятельности часто меняет места работы.
При назначении пенсии, если ошибки будут обнаружены в нескольких записях, ему придется немало побегать, чтобы восстановить истинные даты приема, увольнения на работу, или подтверждать вообще, что трудовая книжка принадлежит именно ему, если допущены ошибки в написание имени, отчестве, фамилии.
Все исправления в трудовой книжке допустимы, согласно ст. 66 ТК РФ, действующим Правилам и Инструкции.
В случае обнаружения любых ошибок, работником или специалистом, отвечающим на предприятии за ведение трудовых книжек, их следует исправить в соответствии с п. 24 и п. 28 Правил.
Ни в коем случае не допускается зачеркивание неправильных записей, использование штриха, корректировке подтиранием ластиком и наведение ручкой других чисел и прочих изменений неверной записи.
Согласно п.30 правил запись изменяют только признанием ее недействительной и внесением правильной новой записи.
Рассмотрим ситуации, когда нужно сделать изменения в записи трудовой книжки.
1. Если работник обнаружил неточность или ошибку в записи, он должен написать заявление на имя руководителя предприятия с просьбой внести изменения в трудовую книжку, ссылаясь на документы, на основании которых сделана эта запись.
К таким документам относят: паспорт, диплом, свидетельство о браке или расторжении брачных отношений, приказы или выписки из них о приеме, переводе, увольнении.
2. На основании поданного заявления, руководителем предприятия (организации) издается приказ о внесении соответственных изменений в трудовую книжку работника.
В законодательстве нигде не упоминаются конкретные должностные лица, которые должны заниматься ведением трудовых книжек на предприятии. Обычно в организациях заполнением всех изменений в процессе трудовой деятельности и внесением уточнений при выявленных ошибках в записях занимаются специалисты отдела кадров.
Если компания довольно мала и кадровой службы не существует, за ведение трудовых книжек несет ответственность уполномоченное приказом руководителя должностное лицо (может быть бухгалтер, секретарь и прочие).
3. Исправление должно быть внесено на предприятие, где допущена ошибка.
В тех случаях, когда человек уже уволился оттуда и работает в новой организации, при предоставлении документов, подтверждающих допущенные ошибки записи в трудовой книжке, изменения могут быть внесены кадровой службой организации, в которой он работает.
4. В том случае, когда трудовая книжка только заводится, то есть раньше человек нигде не был официально трудоустроен, при любой описке или допущенной ошибке:
- в заполнении данных о сотруднике;
- в записи о приеме на работу,
лучше всего такую книжку аннулировать сразу и выписать новую без помарок и внесенных изменений.
5. При внесении изменений после ошибочно внесенных данных, работник имеет право подать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
В выданную повторно трудовую книжку, в которой указывается, что это дубликат, будут перенесены все записи, кроме той, какая была признана недействительной.
Особенно это актуально тех случаев, когда человека незаконно увольняют, и он восстановлен по решению суда.
6. В том случае, если на момент выявления ошибок, предприятие, где они были допущены, не существует как юридическое лицо (реорганизовано или ликвидировано), за документами, подтверждающими работу в ликвидированной организации, необходимо обратиться в архив.
На основании предоставленной документации изменения будут внесены на месте последней работы.
7. Когда в трудовой книжке неправильно указаны личные данные человека (фамилия, имя, отчество), помочь восстановить принадлежность трудовой книжки данному конкретному человеку можно через суд, предъявив документы, удостоверяющие личность и при необходимости, на основании которых была изменена, например фамилия (свидетельство о заключении или расторжении брака).
Кто вправе вносить исправления
В законодательных актах нет информации о должностных лицах, которые обладают правом исправлять.
Работник должен иметь право вносить и заверять исправления в трудовой книжке. В организациях в этих целях издается приказ, который наделяет определенного работника таким правом.
ВНИМАНИЕ! Этой обязанностью может наделяться руководитель компании или другой специалист (бухгалтер, секретарь или начальник отдела кадров).
Если работник принес решение суда, издайте приказ
В случае если суд принял решение об изменении основания или даты увольнения работника, работодателю следует издать соответствующий приказ и внести соответствующую запись об этом в трудовую книжку работника.
Приказ, который принимает работодатель во исполнение решения суда, должен:
- либо отменить предыдущий приказ и установить новую дату (основание) увольнения;
- либо внести соответствующие изменения в предыдущий приказ.
При этом в качестве основания издания нового приказа следует сделать ссылку на решение суда.
С приказом об отмене или изменении первоначального приказа об увольнении работника нужно ознакомить под подпись.
Если он откажется от подписи, необходимо составить соответствующий акт об этом.
В случае, если работник по решению суда был восстановлен в прежней должности, работодателю не нужно издавать приказ о восстановлении на работе.
Смысл процедуры восстановления на работе заключается именно в отмене правовых последствий увольнения путем отмены приказа об увольнении.
К такому выводу пришел Верховный суд в определении от 23.04.2010 № 5-В09-159.
Также отметим, что неотъемлемой частью процесса восстановления на работе является обязанность работодателя выплатить заработную плату за время вынужденного прогула.
Она наступает одновременно с отменой им приказа об увольнении и восстановлением работника в прежней должности (определение Верховного суда от 23.04.2010 № 5-В09-159).
Ранее по теме:
Как восстановить сотрудника на работе?
Полное восстановление работника
Образцы записей
Не вся информация, указанная в трудовой книжке, может быть просто зачеркнута и отменена. Признать запись недействительной можно путем внесения новых сведений.
Запись недействительна
Неправильная запись может быть скорректирована двумя способами:
- Вносится отдельная строчка вида «Строка под порядковым номером 5 недействительна». После этого заполняется следующий пункт, в котором указывается правильная информация.
- В графе «Основания» указывается причина. В следующей строчке вписывается верный текст.
Пример исправления таким образом представлен ниже:
Ошибки в должности
Помарка в трудовой книжке в названии должности может быть также скорректирована двумя методами. Если ошибка была обнаружена до перехода гражданина на новое место работы, указываются сведения о недействительности записи с описанием основания для ее отмены. Вносятся новые сведения о приеме на работу.
Если ошибки при внесении данных о должности были обнаружены после увольнения, правом их корректировки обладает и новый, и предыдущий работодатели.
В первом случае открывается блок с указанием наименования новой компании и вносится корректирующая информация с указанием документов, на основании которых проведены изменения.
При внесении корректировок бывшей организацией-работодателем в графе основания прописывается номер удостоверяющего ошибку приказа и полное наименование предприятия, в котором издан этот документ.
Ошибки в номере записи или хронологии
Исправление даты заполнения или порядкового номера пункта может быть выполнено следующими способами:
- изменение номера последних указанных сведений для отражения общего количества пунктов;
- признание некорректной одной строчки из двух, указанных под одинаковыми номерами;
- при отсутствии порядкового номера вводится строчка в хронологию или в следующей пишется фраза «предыдущая запись недействительна»;
- если две строчки под одним номером имеют разные даты, они разделяются на «пункт А» и «пункт Б».
После таких исправлений хронология продолжается в штатном порядке.
Ошибки в названии организации
Строка в трудовой книжке с наименованием организации-работодателя является открытием блока сведений, показывающих работу гражданина на одном предприятии.
Если неточность была обнаружена сразу, запись признается недействительной и вносится корректная.
В ситуациях, когда неточность была выявлена после заполнения следующих строчек, исправление происходит путем признания их недействительными.
Ошибки в записи о приеме на работу
Ошибки при заполнении сведений о приеме на работу возникают по следующим причинам:
- фактические неточности (неверное число, другая должность и т. д.);
- ненужные сведения, например, полная информация о приказе зачисления на работу (достаточно вписать номер документа и дату издания).
Исправление в таких ситуациях происходит по стандартной схеме: признание данных недействительными и их повторное корректное написание.
Ошибки при оформлении увольнения
Неточность при внесении данных о прекращении рабочих отношений между гражданином и работодателем является неверное указание причины увольнения.
К примеру, нельзя вносить формулировку типа «Увольнение по собственному желанию». В графе «Основание» должна быть написана фраза «Трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника».
Корректировка таких сведений происходит стандартно.
Изменение фамилии
Корректировка персональных данных владельца трудовой книжки происходит на основании паспорта и свидетельства о браке.
Образец исправления представлен ниже:
С каким иском работник, оспаривающий свое увольнение, может обратиться в суд
Работник может обратиться в суд с иском:
- о признании увольнения незаконным и об изменении формулировки причины увольнения;
- о восстановлении в прежней должности.
В первом случае суд выносит решение не о восстановлении работника, а об изменении формулировки основания и причины увольнении.
В своем решении он укажет основание и причину увольнения в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса или иного федерального закона.
Еще по теме:
Увольнение — дайджест
Своевременная проверка правильности заполнения
Итак, чтобы нам не приходилось десять раз бегать по кадровым инстанциям, лучше сразу поверить, чтобы вся информация была актуальной. На что смотреть?
- Запись сделана с правильным порядковым номером, она написана черной или синей ручкой.
- Дата, которая стоит в графе, соответствует сегодняшней.
- Указана правильная статья Трудового Кодекса, и есть та расшифровка, которая относится к этой статье.
- В графе с основанием для записи стоит правильный документ, с актуальным числом и номером, название документа прописано так же, как в нем самом.
- Запись сделана разборчиво, в ней стоят необходимые подписи и печати, при этом они не закрывают никакую необходимую информацию, содержащуюся в записи и легко читаемы.
- В трудовой книжке отмечены все перемещения по карьерной лестнице, которые были совершены вами за годы работы (повышения, премии, награды, благодарности от начальства).
- В записи нет никаких зачеркиваний, исправлений, не использованы корректоры, ничего не пропущено.
ВАЖНО: Получая на руки трудовую книжку, необходимо расписаться об этом в книге учёта трудовых книжек.
