Унифицировання форма KM-3 – скачать бланк и образец заполнения

Источник/официальный документ: постановление Госкомстата №132 от 25.12.98

Название документа: Унифицированная форма КМ №3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам» Формат: .xls Размер: 33 кб

Печать Предварительный просмотр В закладки

Сохранить у себя:

Согласно действующему законодательству, а именно Закону РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.92 №2300-1, потребитель может воспользоваться правом вернуть приобретенную продукцию. При этом, исходя из действующего законодательства, право зависит от того, произведена ли оплата наличкой или он расплатился банковской карточкой. Также учитывается временные рамки возврата продукции (в день приобретения или позже). Если потребитель оплатил и вернул товар в день приобретения, факт возврата средств необходимо подтвердить наличием документации. Для этого используем унифицированную форму КМ-3, с названием «Акт о возврате денежных средств потребителям…» На чеке администратор розничного или оптового заведения обязан заверить акт своей подписью, как основание для возврата денег. Чек наклеивают отдельно вместе с формой КМ-3 и передается в отделение бухгалтерии.

Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю

Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1.
До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).

Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.

Как правильно оформить возврат товара от покупателя и вернуть ему деньги из кассы, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.

Когда нужен акт по форме №КМ-3

Когда налоговики проверяют работу организаций и предпринимателей с денежной наличностью и ведение ими кассовых операций, то при обнаружении акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по унифицированной форме N КМ-3 <1> (далее — акт КМ-3) особо внимательно изучают его и приложенные к нему документы. Ведь они должны убедиться в правильности оприходования наличной выручки. Поэтому рассмотрим, когда надо составить этот первичный документ и как оформить прилагаемые к нему бумаги.

Когда составлять акт

Акт КМ-3 надо составить, если:

<�или> кассир ошибся и пробил неправильный кассовый чек (например, чек на бо’льшую сумму, который не погасили в течение смены);

<�или> покупатель в день приобретения возвращает товар и деньги ему возвращают из операционной кассы;

<�или> чек выбит, но покупатель передумал его отоваривать (например, когда сначала выбивают чек в общей кассе, а потом в отделе отпускают товар).

Пишем акт

Этот акт оформляется в одном экземпляре в конце рабочего дня (смены) при сдаче выручки за день (при снятии Z-отчета). То есть в тот же день, когда выбит ошибочный или ненужный чек. Акт подписывает комиссия, которая состоит <2>:

— из руководителя организации (предпринимателя);

— заведующего отделом (секцией);

— старшего кассира;

— кассира-операциониста.

Итоговую сумму акта по всем аннулированным за день чекам кассир отражает в графе 15 журнала кассира-операциониста по форме N КМ-4 <1>.

Что приложить к акту

К акту КМ-3 нужно приложить неправильный чек, наклеенный на лист бумаги (так удобнее, чтобы его не потерять). На чеке должен расписаться руководитель организации (заведующий отделом или секцией) или сам предприниматель и должен быть поставлен штамп «Погашено» <3>.

Вместе с тем чек, который надо приложить к акту, не всегда есть в наличии. И тогда налоговики могут трактовать это как несоблюдение требований к оформлению возврата денег покупателям или ошибочно пробитых сумм по ККТ. И соответственно, приравнять к неоприходованию части выручки <4>. Значит, вам надо подстраховаться, а как — зависит от ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Чек не вернул покупатель, возвращающий товар.

Как известно, по Закону о защите прав потребителей продавец обязан вернуть деньги покупателю, даже если у последнего нет оригинала кассового чека <5>. Поэтому если покупатель смог доказать вам, что товар приобретал у вас, и вы вернули ему деньги, то к акту КМ-3 можно приложить заявление покупателя на возврат денег с указанием, что кассовый чек утерян. На этом заявлении руководитель организации (предприниматель) должен поставить отметку о том, что он согласен с возвратом денег покупателю. При этом если программа ККТ позволяет распечатать информацию о покупке, то и ее можно приложить к акту.

СИТУАЦИЯ 2. Ошибочно пробитого чека нет у кассира.

Такое возможно, к примеру, когда:

<�или> чек был ошибочно выбит на бо’льшую сумму, но его забрал покупатель, хотя деньги за товар получены в нужной сумме;

<�или> неотоваренный неправильный чек потерял кассир.

На первый взгляд, налицо недостача денег в кассе, за которую отвечает кассир <6>.

Однако если по документам видно, что за весь проданный товар деньги в наличии и руководитель организации (предприниматель) сочтет возможным не наказывать кассира, то с него можно взять объяснительную записку. И тогда к акту КМ-3 можно приложить эту записку и товарный отчет (например, по форме N ТОРГ-29 <7>).

Заметьте, налоговики в этой ситуации, конечно, могут попытаться оштрафовать вас за неоприходование выручки, но суды, скорее всего, вас поддержат <8>.

* * *

Итак, правильное оформление акта КМ-3 позволит вам избежать штрафов за неоприходование выручки. А они немаленькие <9>.

И следите за сроками: если прошло уже более 2 месяцев с момента неправильного оформления акта, то наказать вас уже не смогут — пройдут сроки давности привлечения к ответственности <10>.

——————————-

<1> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

<2> Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 (далее — Указания по заполнению)

<3> Указания по заполнению; пп. 4.2, 4.3, 4.5 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.93 N 104

<4> Письмо УФНС России по г. Москве от 30.07.2007 N 34-25/072141

<5> п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.92 N 2300-1 «О защите прав потребителей»

<6> ст. 244 ТК РФ; Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85

<7> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

<8> Постановления ФАС МО от 09.04.2008 N КА-А40/2670-08; ФАС СЗО от 01.12.2005 N А56-7930/2005, от 29.09.2004 N А52/1052/2004/2

<9> ст. 15.1 КоАП РФ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.12.2008 N 22-12/118181, от 03.11.2006 N 22-12/97729

<10> ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ

Полный текст статьи читайте в журнале «Главная книга» N17, 2011

Заполняем акт формы КМ-3

Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.

Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.

Что приложить к акту

Чек, полученный вместе с возвращенным товаром, и становится причиной начала проведения данной процедуры. Естественно, это главный документ, который играет роль приложения к основному документу. Из-за маленьких размеров чек достаточно часто теряется. А без него просто невозможно выполнить процедуру возврата. Чтобы избежать такой проблемы, можно приклеить его на большой лист бумаги. Он и прилаживается к основному акту.
Вообще, в качестве приложений чаще всего выступают такие документы:

• Товарный чек. Обычно он выдается покупателю в тех ситуациях, когда деятельность организации не предусматривает использование ККТ.
• Кассовый чек. Когда покупатель получает товар, ему выдается и чек, который нужно постараться сохранить как можно дольше. При отсутствии этого документа вернуть продукцию и получить обратно свои деньги вряд ли получится.
• Объяснительная записка. Нельзя исключать человеческий фактор. Кассир может элементарно ошибиться, например, пробить чек с неправильными сведениями. Для записки нет какого-то стандартного шаблона. Кассир имеет право использовать здесь свободную форму.
• Чек возврата. Этот документ обычно используется при наличии ошибок в первоначальном чеке.
• Заявление от покупателя. Конечно, в большинстве случаев стороны обходятся без данного документа. Но если он и составляется, то обязательно прилаживается к акту. Обычно данное заявление покупатель пишет по просьбе продавца. В этом документе покупатель дает объяснение, почему было принято решение вернуть товар. Хотя нередко покупатель сам желает составить данное заявление. Пишется оно в свободном стиле.

Заполнение КМ-3 при применении онлайн-кассы

С июля 2017-2019 годов все продавцы, за редким исключением, обязаны применять онлайн-кассы.

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Применяя онлайн-кассу, использовать КМ-3 при возврате денег покупателю необязательно. Фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-касс, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9 (см. письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

При возврате товара покупателем продавец, применяющий онлайн-кассу, на основании заявления покупателя должен оформить чек с признаком «возврат прихода» (см. письмо Минфина РФ от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315). Кроме чека с признаком «возврат прихода» необходимо оформить также расходный кассовый ордер на сумму возврата (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 6.2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если вы торгуете в розницу и применяете ОСНО, при возврате товара от покупателя важно корректно отразить операцию для расчета НДС.

Как это сделать, детально разъяснил Минфин. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте мнение чиновников. Это бесплатно.

Дополнительно об оформлении чеков возврата читайте в материалах:

• «Как сделать чек возврата в ККМ онлайн?»;
• «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?»;

Как быть, если денег в онлайн-кассе недостаточно, рассмотрено в материале «[ЛАЙФХАК] Если в кассе недостаточно денег на возврат, оформляйте «внесение наличных»».

А об оформлении возврата денег при безналичных расчетах можно узнать из материала «[ЛАЙФХАК] Пробиваем возврат, если покупатель рассчитался по безналу».

В каких программах может быть сформирован акт КМ-3

Можно использовать следующие программы:

Итоги

Если продавец еще не перешел на онлайн–кассу и покупатель приобрел товар за наличные, а потом передумал и решил вернуть его, то продавцу нужно заполнить акт КМ-3. В случае применения онлайн-кассы при возврате денег бланк по форме КМ-3 может не оформляться, но оформление чека с признаком «возврат прихода» и РКО обязательно.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Когда оформлять акт КМ-3

Поскольку этот документ заполняется только в ряде случаев, ежедневно форму сдавать не нужно. Однако, если за день произошло несколько возвратов, то оформляют всего один КМ-3. Происходит это в конце смены после снятия Z-отчета. Данные из КМ-3 используются для форм КМ-4 и КМ-7.

Срок давности для документа составляет 2 календарных месяца. По прошествии этого времени проверка не может предъявить претензии к неправильно оформленному акту. В архиве бухгалтерии КМ-3 хранится 5 лет.