Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсингом называется передача неосновных задач фирмы, предприятия сторонней организации, специализирующейся на данном типе деятельности. Является одной из своеобразных форм кооперирования организаций.

Какие функции могут передаваться? Бухучет, делопроизводство, продвижение, реклама, бизнес-, производственные задачи.

Что делает исполнитель? Поддерживает бесперебойное функционирование отдельных ответвлений инфраструктуры, обслуживает их. У заказчика при такой организации работы появляется возможность уменьшить число рабочих мест, сконцентрироваться на основных направлениях своей деятельности, не отвлекаясь на второстепенные.

Функции лизинга

Вы сможете определить, какие функции будут полезны именно вашей организации исходя из возможностей и запросов вашего бизнеса.

Найм и увольнение персонала

При найме новых сотрудников опытные аутсорсеры обратят внимание на такие детали, о которых вы даже не подозревали. Высокий уровень компетентности в сфере трудового законодательства будет необходим и в случае с увольнением. При уходе сотрудника конфликтные ситуации возникают чаще, и для избегания острых углов определенная грамотность в этом вопросе и знание правил игры просто необходимы.

Если конфликта не избежать, будет правильно запросить консультацию с профессионалами. К примеру, предоставляет консультации онлайн.

Составление договоров и инструкций

Современные руководители и владельцы бизнеса скорее всего не могут себе позволить следить за постоянными изменениями в трудовом законодательстве. На это часто просто нет времени, либо не позволяет бюджет. На составление должностных инструкций требуется много времени, и зачастую откладывается на следующий день, неделю или даже месяцы.

Дабы избежать неосведомленности и всех вытекающих из нее последствий, лучше эту задачу отдать на выполнение специалисту. Удаленные сотрудники отдела кадров занимаются этим своевременно и всегда в курсе происходящих изменений.

Ведение трудовых книжек

Кажется, что вести трудовые книжки довольно просто, но это лишь на первый взгляд. Речь идет о заполнении главного документа о трудовой деятельности и стаже. Соответственно, необходимо соблюдение всех норм.

Выполнение данной задачи требует высокого уровня ответственности, если вы не хотите, чтобы ваш сотрудник вследствие неправильного заполнения документа столкнулся с проблемами и подавал на вас в суд.

Едва ли фирма, у которой отсутствует отдел кадров как таковой, сможет похвастаться абсолютной правильностью заполнения данного документа. Именно по этой причине правильнее будет поручить это специалистам.

Формирование штатного расписания и отпускного календаря

Расписание работы не является обязательным согласно трудовому кодексу нашей страны, поэтому часто в развивающихся и средних компаниях его просто нет. Но когда речь заходит о новых сотрудниках или учете первичной документации для оформления зарплат, оно действительно облегчает работу.

Календарь отпусков редко заполняется правильно. Если график не утвержден приказом, при проверке есть риск, что его посчитают за нарушение, что, в свою очередь, чревато неприятными мерами наказания.

Создание внутренних трудовых правил

Для качественного составления правил внутреннего расписания труда необходимо знать трудовой кодекс РФ. Если в вашей организации нет такого специалиста со знанием трудового законодательства, и вы сами некомпетентны в этом вопросе, кадровый аутсорсинг станет отличным решением.

Разумеется, это не все моменты, которые содержит в себе лизинг персонала, а лишь основные, наиболее часто встречающиеся и на практики.

Что такое кадровый аутсорсинг?

При кадровом виде такого обслуживания сторонняя компания берет на себя функции отдела по персоналу. Не секрет, что в кадровой политике организации все вопросы должны решаться быстро, эффективно и оперативно. При этом содержание современной и грамотной собственной службы по персоналу требует и приличных вложений. Это затратно для начинающих, небольших компаний.

Многие руководители допускают ошибку, доверив функции кадровика сотруднику без должного образования. Это мгновенно сказывается на качестве персонала. Поэтому многие и многие организации обращаются в сторону кадрового аутсорсинга. Ведь компании, специализирующиеся на такой деятельности, уже имеют полный штат профессионалов (от HR-менеджеров до юристов, бухгалтеров), наработанный опыт, необходимую технику и проч.

Основные задачи специалиста по аутсорсингу

Прием и увольнение сотрудников

Опытные специалисты смогут организовать качественный процесс приема сотрудников на работу с учетом ваших индивидуальных предпочтений и пожеланий, а также с учетом определенных особенностей работы предприятия. Нередко руководство компании не посвящает необходимого количества времени процессу анализа всех нюансов при приеме. Специалисты компании по аутсорсингу смогут грамотно оценить все важные моменты, что позволит в дальнейшем исключить прием на работу неквалифицированных специалистов.

Разработка договоров трудового формата и инструкций

Существуют специализированные должностные инструкции, которые четко определяют все нюансы работы тех или же иных специалистов с учетом определенной профессиональной направленности. Такие инструкции требуют внимательного отношения к описанию деталей и нюансов. Именно по этой причине инструкции разрабатываются специалистами с учетом требований руководства и особенностей должности. Также специалисты компании будут производить все необходимые работы, которые касаются вопроса составления трудовых договоров. Такие документы должны прорабатываться с учетом всех норм законодательной базы, что позволит руководителю не беспокоиться об определенных нюансах трудоустройства специалистов.

Заполнение книжек трудового типа

Официальное трудоустройство предполагает необходимость составления специализированного пакета документов, также осуществляется ряд действий, направленных на организацию личной документации на каждого работника. Обязательно производится заполнение трудовой книжки, в которую вносятся все данные о наличии трудоустройства, полученной должности, стаже и пр. То есть, формируется необходимость детализированного описания данных о приеме на работу, с указанием номера приказа, также осуществляются указания всех данных, которые касаются вопроса увольнения. Если у руководства компании нет работника, который осуществляет процесс контроля кадров, то все действия подобного формата осуществляются исключительно в рамках работы компании аутсорсинга.

Составление штатного расписания и графика отпусков

Трудовое законодательство четко определяет все важные моменты, которые касаются вопроса найма на работу специалистов. А также определяет необходимость предоставления графика отпусков и специализированного расписания. Все перечисленные документы в обязательном порядке будут заполняться специалистами нанятой вами компании.

Внутреннее трудовое расписание

Очень важный документ, который должен по всем своим параметрам соответствовать установленным нормам трудового законодательства. При составлении данного документа очень важно использовать четкую и точную информацию, определять время работы с учетом различных параметров, которые не должны нарушать права работников и ухудшать их положение на предприятии.

Передаваемые функции

На кадровое агентство-аутсорсинг обычно перекладываются следующие функции:

• Подбор сотрудников, прием на работу нового персонала. Чаще всего сторонним профессионалам доверяют отбор новых работников и их последующее трудоустройство. Иногда аутсорсинговые фирмы также занимаются увольнением персонала, разбором конфликтов на этой почве. Ведь многие кадровые агентства имеют в своем штате профессиональных юристов.
• Составление трудовых договоров, должностных инструкций. Специалист, отслеживающий изменения в трудовом законодательстве, чаще всего — затратная единица штата. Гораздо выгоднее доверить эту работу профессионалам, которые специализируются на такой области.
• Штатное расписание, графики отпусков. Кадровый аутсорсинг включает в себя и эту деятельность. Ведь не все фирмы разрабатывают такой нормативный акт, как штатное расписание ввиду его необязательности. Однако документ упрощает процесс приема новых специалистов, процедуру начисления им з/п. А что касается графика отпусков, то непрофессионал легко может допустить в нем ошибку, что чревато наказанием работодателя. Поэтому гораздо легче переложить столь трудозатратную деятельность на посредника.
• Ведение трудовых книжек. Не секрет, что данный документ — основное свидетельство о трудовой деятельности и стаже работника. Поэтому заполнять трудовые книжки нужно, строго следуя трудовому законодательству. И опять же, столь ответственную работу стоит доверить только профессионалу.
• Составление правил трудового внутреннего расписания. Еще один документ, который ни в чем не должен противоречить ТК, что увеличивает время на его разработку. Поэтому часто и эта функция передается компаниям по кадровому аутсорсингу персонала.

Преимущества сотрудничества с ООО «БухПроКонсалтинг»

• Большой опыт работы на российском рынке аутсорсинга бухгалтерских услуг и сопровождения предприятий.
• Квалифицированные специалисты в области бухгалтерского учета, налогообложения, трудового законодательства и права.
• Высокое качество услуг.
• Индивидуальный подход к каждому клиенту.
• Полная конфиденциальность.
• Конкурентоспособные цены.
• Сопровождение и надежная поддержка во всех вопросах, касающихся трудового законодательства.

Для заказа услуг на аутсорсинге просто позвоните нам или воспользуйтесь онлайн-сервисом.

Преимущества посредничества

Теперь перейдем к особенностям кооперации. Плюсы кадрового аутсорсинга следующие:

• Профессионализм. Штат подобных компаний — опытные высококвалифицированные работники, сосредоточенные на своей узкой специализации.
• Оговоренные сроки выполнения работ. С исполнителем заключается договор, по которому он в конкретный период обязан выполнить прописанный перечень работ.
• Размер штата соответствует размеру компании. Многие фирмы сталкиваются с проблемой, когда наблюдается острая нехватка специалиста, чья работа будет необходима только в определенный период. Теперь не нужно «раздувать» штат для выполнения одного конкретного задания.
• Сокращение расходов. Это порой главный плюс для компании. Удаленный отдел кадров набирает персонал, рассчитывает з/п, страховые взносы и проч. Кроме того, он несет полную ответственность за убытки, которых могут повлечь его ошибки.
• Средоточие на своих ключевых функциях. Компания может затрачивать больше ресурсов на достижение ключевых целей, планирование новых, перенаправлять финансовые потоки, развивать персонал и проч.
• Незаинтересованная сторона. Удаленное кадровое агентство — беспристрастный посредник между работником и работодателем. Все проблемы, конфликты решаются по букве закона, без личных факторов.

Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Кадровый аутсорсинг — это передача сторонней организации всей работы отдела кадров. То есть вы получите так называемый удаленный отдел кадров.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

• безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
• требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
• халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

Минусы посредничества

Аутсорсинг-кадровый учет, как и любой другой бизнес-инструмент, имеет и ряд недостатков:

• Низкая профессиональная подготовка специалистов. Далеко не каждое удаленное кадровое агентство — высокопрофессиональное. Главные требования к посреднику — наличие опыта в данной сфере, безупречная репутация, классный персонал, умело решающий нестандартные ситуации. Также важно наличие страхования деятельности.
• Нарушение конфиденциальности. Посреднику передаются важные документы организации для полноценного выполнения им своих обязанностей. Недобросовестное агентство может воспользоваться полученными данными и в личных целях.
• Удаленность. Некоторые проблемы необходимо решать «здесь и сейчас». Специалисты удаленного агентства не могут выполнять работу подобным образом.
• Поверхностное представление о специфике компании. Кадровое агентство состоит из профессионалов в сфере работы с персоналом. Им нужно время, чтобы разобраться в специфике направлений деятельности партнера. И то велик шанс, что это будет поверхностный взгляд со стороны.

Теперь перейдем к основным ошибкам при выборе услуг по кадровому аутсорсингу.

Кадровый аутсорсинг

Однако работникам предприятия вовсе не обязательно самостоятельно разбираться в тонкостях трудового законодательства, заниматься вопросами кадрового делопроизводства. Эти законы сложны для понимания тех, кто не является специалистом в данной сфере. Трудовое законодательство нашей страны – достаточно сложный объект права, который может интерпретироваться по-разному. Аутсорсинг кадровых услуг позволяет передать выполнение данных функций специалистам в этом вопросе. Они обеспечат соответствие кадровых документов законодательным нормам, помогут защитить компанию от каких-либо претензий со стороны государственных органов, укажут на подводные камни и посоветуют, как их миновать. Привлечение профессионалов из аутсорсинга даст возможность избежать сложностей в ведении учета. Воспользовавшись их услугами, организация может существенно снизить расходы и облегчить работу бухгалтерской службы.

Ошибка № 2: резкий переход

Многие работодатели, только заключив договор с исполнителем, сразу же стремятся к реорганизации своих структурных подразделений. Следствием сотрудники просто не успевают приспособиться к новым условиям. Расходы заказчика при этом не спешат мгновенно сокращаться.

Переход к новому формату — постепенный процесс. Проводить его нужно совместно с кадровым агентством.

Кому подходит кадровый аутсорсинг?

Малым, средним и крупным фирмам

В случае резкого увеличения объема нагрузки на штатных специалистов, например при открытии филиала, нового отдела, или наоборот, в связи с кризисом руководство компании принимает решение о сокращении персонала и т.д.

Ситуаций, в которых нагрузка на специалистов отдела кадров возрастает в несколько раз достаточно много – и все они требуют решения.

Можно нанять ещё несколько сотрудников в кадровый отдел для равномерной нагрузки на специалистов отдела кадров, но, когда ситуация разрешится, в них не будут нуждаться до следующего подобного “кризиса”. А держать специалистов, которые в штатном режиме будут работать с нагрузкой в 50 % от нормы, просто ради «запаса прочности», не принося компании пользу – это нерационально.

Собственникам, руководителям микробизнеса

У микробизнеса свои сложности: кадровое делопроизводство вести нужно, но объём работы так мал, что его не хватает даже для загрузки одного специалиста. Конечно можно нанять сотрудника и смириться с тем, что ему приходится платить полную ставку при низкой загрузке или передать функции кадрового отдела бухгалтеру, секретарю или любому другому сотруднику.

Минусы очевидны: это будет не профессионал в кадровом делопроизводстве, а простой сотрудник, которому все равно нужно будет доплачивать. Доплачивать за неквалифицированную работу и при этом нести риски, за которые придется расплачиваться во время визита контролирующих органов.

Проблемы у микро-, малого, среднего и крупного бизнеса разные, но и те, и другие сложности решаются переходом на аутсорсинг.

Аутсорсинг кадрового учета, преимущества:

• Получаете услуги в том объёме, который вам необходим;
• Избавлены от расходов на штатного кадровика;
• Списываете в расходы затраты на услуги аутсорсинга, уменьшая таким образом налогооблагаемую базу (если у вас УСН 15% или ОСН);
• Не тратите время на отслеживание всех изменений в трудовом законодательстве;
• Минимизируете риски для компании по кадровому направлению деятельности.

Остались вопросы? Получите бесплатную консультацию у наших менеджеров.

Профессионализм

Компания создана профессиональными HR-ми с колоссальным опытом работы в крупных российских и международных компаниях.

Эффективные решения

Мы обладаем экспертными знаниями рынка труда для решения нестандартных и сложных задач, связанных с управлением персоналом.

Надежность и гарантии

Мы берем на себя ответственность за правильное ведение кадрового учета в соответствии с трудовым законодательством.