Решение учредителя о выплате материальной помощи образец

Как оформить материальную помощь для работника организации?

Матпомощь — это выплаты, которые производятся работодателем в пользу сотрудников при наличии оснований для этого. Отличительной чертой матпомощи является то, что порядок ее оказания не урегулирован ТК РФ и иными нормативными актами. В связи с этим работодатели могут устанавливать порядок выплат локальными актами или коллективными договорами.

Выплаты могут производится по трем моделям, о каждой из которых расскажем ниже. К ним относятся:

1. Модель, когда порядок выплаты матпомощи не урегулирован локальным актом, либо коллективным договором.
2. Модель, когда порядок выплаты урегулирован локальным актом.
3. Модель, когда порядок выплаты урегулирован коллективным договором.

Назначение материальной поддержки

Прежде всего, необходимо определиться с назначением выплаты. Работодатель должен понять, что материальная помощь не является частью фонда оплаты труда. Ее нельзя отнести к премированию за заслуги работника, и потому она не должна оговариваться в положении об оплате труда. Материальная помощь относится к категории социальной поддержки работников.

Материальная помощь – это добровольное желание работодателя поддержать сотрудника, попавшего в тяжелые жизненные обстоятельства. Назначение ее может быть разным, но всегда индивидуальным. Обычно социальные гарантии в организации предусматривают участие руководства в случае:

• смерти сотрудника;
• смерти близкого члена семьи работника;
• заключения брака для организации свадьбы;
• рождения ребенка;
• чрезвычайной ситуации (кража, стихийные бедствия);
• лечения и оздоровления.

Материальная помощь по своему назначению бывает:

Выплаты, связанные с семейными обстоятельствами (смерть, свадьба, рождение), относятся к целевым. В свою очередь, выплаты, возникающие в результате чрезвычайной ситуации, относятся к нецелевой категории.

Как оформить матпомощь, если в организации приняты локальный акт или коллективный договор?

Если порядок выплат урегулирован внутренними документами, алгоритм перечисления матпомощи будет зависеть от того, какие положения содержат локальный акт или коллективный договор. Во всех случаях основанием для выплаты будет служить приказ работодателя. Приведем пример порядка выплаты материальной помощи, если таковой урегулирован.

1. Перед инициированием процедуры определяется, имеются ли основания для выплаты.
2. Инициируется процедура. Выплата может производится по инициативе работодателя; по инициативе сотрудника (путем подачи им заявления на имя руководства); по инициативе непосредственного руководства сотрудника, которому полагается матпомощь (путем направления в адрес работодателя представления). Чаще всего матпомощь выплачивается на основании заявления сотрудника.
3. Проверяется соответствие работника критериям, указанным во внутренних документах. Эту процедуру может производить как работодатель, так и уполномоченное им лицо.
4. Издается приказ о выплате, если сотрудник имеет право на получение матпомощи, либо подготавливается письменный отказ.
5. Если приказ издан, он подписывается работодателем, сотрудник знакомится с ним, и документ передается в бухгалтерию для исполнения.

Решение об использовании чистой прибыли принимают акционеры

Учредители организации (участники и акционеры) могут направить часть чистой прибыли на выплату материальной помощи. Такое решение учредителей должно быть оформлено документально.

К сведению Материальная помощь – это выплата, производимая организацией в пользу физических лиц. В том числе, сотрудников, их родственников и посторонних людей. Выплата материальной помощи может быть связана с трудной жизненной ситуацией, рождением ребенка, смертью члена семьи. Также матпомощь может быть выдана к отпуску, профессиональному празднику и т.д.

Если в организации один учредитель, то выделение части прибыли на выплату матпомощи оформляется решением единственного учредителя (п. 3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ).

Если учредителей несколько, то нужно составить протокол общего собрания участников (акционеров) (ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ).

Когда денежные средства выделены, руководитель организации может принимать решение о выплате материальной помощи, руководствуясь обстоятельствами (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ) (подробнее об этом см., «Оформляем материальную помощь сотруднику»).

Издание локального акта, который регулирует порядок выплаты матпомощи

Возможно издание локального акта, в котором будет четко прописаны основания, размеры, порядок выплат. Например, данный документ может приниматься в форме положения о выплате матпомощи.

Порядок принятия локальных актов установлен ст. 8 ТК РФ. Их оформление производится в несколько этапов:

1. Определяется вопрос, который будет регулировать документ. В рассматриваемом случае будет урегулирован вопрос выплаты матпомощи.
2. Определяется порядок разработки документа. На данном этапе работодатель назначает ответственного за составление проекта локального акта (приказом), либо разрабатывает проект самостоятельно. В документе целесообразно отразить основания для выплат; порядок выплат; документы, необходимые для осуществления выплат; перечень ответственных за реализацию положений локального акта.
3. Производится согласование разработанного проекта с работодателем. Этот этап не обязателен, если проект составлялся самим работодателем.

1. Издается приказ об утверждении локального акта, который подписывается работодателем.
2. Служащие организации знакомятся с текстом приказа и ставят роспись об этом.

Если в организации действует профсоюз, необходимо согласовать принятие локального акта с ним в порядке ст. 372 ТК РФ. Проект направляется в профсоюз, и в течение 5 дней одобряется, либо нет. Если не одобряется, проводится согласование положений локального акта с последующим его принятием (с учетом пожеланий профсоюза, либо без учета таковых). Профсоюз может обжаловать локальный акт в ГИТ или в суд.

Приказ о предоставлении матпомощи и ее налогообложение

Материальное обеспечение оформляется при помощи приказа, подписываемого руководителем. Перед этим сотрудник пишет заявление, где указано прошение по возникшей ситуации.

Применительно к причине выдачи компенсации предусмотрен порядок полного или частичного освобождения от налогообложения:

• рождение ребенка, лечение, отпуск, обучение – матпомощь облагается частично налогом при превышении определенного размера выплаты;
• смерть родственника, чрезвычайные обстоятельства – предусмотрен любой размер компенсации с полным освобождение от налоговых и страховых обязательств.

Но согласно Налоговому кодексу требуется предъявить подтверждающие документы для выданных денежных средств работникам.

Помощь родственникам в случае смерти работника

В случае смерти работника или в связи со смертью родственника финансовое обеспечение не облагается подоходным налогом. Величина выплачиваемых финансов может быть любой. Страховые взносы с данной

суммы не предусмотрены.

Возможны такие условия выдачи:

• единовременно – в приказе прописывается срок выплаты одной суммой;
• по частям – в приказе прописывается дата выдачи нескольких частей помощи (несколько распоряжений предполагает частичную выплату).

Родственниками считаются дети, родители и супруг (а). Не исключены варианты получения материальной компенсации при уходе из жизни дальних членов семьи (братья, сестры, родители мужа, жены).

При болезни

На уровне предприятия определяется порядок и условия выплаты работникам предприятия материальной помощи при болезни. Обеспечение выдается в случае болезни самого работника или его детей. Максимальный размер, неподлежащий исчислению налогом, равен 4000 руб. Но возможно получение

большей суммы по распоряжению работодателя.

Есть случаи, когда медицинское основание не является причиной выплаты:

• нехроническая болезнь;
• аборт;
• смена пола;
• венерическая болезнь, кроме СПИДа;
• лечение от зависимости (алкоголь, наркотики, табак).

Налог на доходы сотрудника при получении материальной компенсации не предусмотрен при медицинском лечении в обязательном порядке и перечислении средств лицензированному медучреждению.

При рождении ребенка

Родители могут претендовать на получение материальной помощи при рождении (усыновлении) ребенка.

Максимальный объем, необлагаемый налогом, составляет 50000 рублей за год. Выплатить могут обоим родителям. Но необходимо принести в бухгалтерию документ с работы мужа (жены), где будет прописан факт невыдачи матпомощи или выдачи в определенном объеме.

Получение большей величины подразумевает уплату налоговых обязательств и страховых взносов с превышающего объема в общем порядке.

Обратите внимание: Трудоустройство родителей в одной организации не влияет на размер выданной помощи.

Обучение

В связи с обучением работника или его детей возможна выдача матпомощи. Если ее размер не превышает 4000 рублей, то налогом не облагается. Большая сумма подлежит уплате взносов в страховые организации и налоговую службу.

Соцпомощь пенсионерам

Регистрация брака

При оформлении законных отношений назначается сумма компенсации. Ее размер определяется индивидуально. При превышении 4000 рублей следует взыскать с работника подоходный налог и страховые взносы.

Отпуск

Назначение дополнительной выплаты к отпуску подразумевает материальную поддержку сотрудника. Помощь считается единовременной и фиксируется в локальном документе организации. Данный вид принадлежит к категории оплаты труда. Поэтому происходит ее налогообложение при расчете налогов на начисленную зарплату.

Это правило подтверждается письмами Министерства Финансов, Налоговой службы и Постановлением Федеральной Антимонопольной Службы.

Иные случаи, когда выплачивают матпомощь

Причинение ущерба в результате чрезвычайной ситуации (наводнение, ураган, взрыв) может поддержано выплатой матпомощи. Ее размер неограничен. Налоговые обязательства и уплата взносов в страховые органы на данную сумму не предусмотрены. Заявителю требуется приложить соответствующую справку о

получении ущерба.

Другими случаями являются:

• юбилей – во многих организациях юбилейная дата начинается после 35 лет;
• выход на пенсию;
• нанесение вреда имуществу в результате кражи, пожара;
• тяжелое материальное положение (мать-одиночка, многодетная семья, родственник-инвалид, временная нетрудоспособность супруга).

При начислении помощи в размере 4000 рублей подоходный налог не уплачивается.

Материальная помощь бывшему сотруднику

Бывший сотрудник может получить материальную помощь в трудной жизненной ситуации, если это предусмотрено принятым коллективным договором или иными локальными документами. Чаще всего организации выплачивают финансовое обеспечение обратившимся пенсионерам, у которых последним

местом работы до выхода на пенсию являлось данное место.

Ситуация подразумевает частичное налогообложение выделяемых средств. Фиксированная сумма 4000 рублей не подлежит внесению в налоговую базу. Величина компенсации более этой суммы облагается налогом. Страховые взносы исключены при любом размере помощи.

Родственники умершего сотрудника предприятия могут обратиться за матпомощью к руководителю. При предъявлении соответствующих документов возможно назначение компенсации.

Обратите внимание: При внесении особого вклада в развитие деятельности предприятия любой бывший сотрудник может получить матпомощь при наступлении особых семейных или социальных обстоятельств.

Условия получения

Решение о выплате пособия или выдаче продуктов, предметов обихода принимает руководитель организации. Правила выдачи прописываются в общем нормативном документе или отдельном Положении о выплате матпомощи.

Материальная помощь погорельцам

Трудящемуся следует написать заявление и приложить справки, свидетельствующие об особенной ситуации с материальными трудностями. После рассмотрения заявления и анализа предъявленной документации издается приказ.

Какие документы нужны?

Относительно возникших обстоятельств, прикладываются следующие документы в обязательном порядке:

• смерть родственника – копия свидетельства о смерти, о рождении ребенка (смерть ребенка), о браке (смерть супруга);
• рождение ребенка – копия свидетельства о рождении;
• оформление законного брака – копия свидетельства о браке;
• ущерб в результате чрезвычайной ситуации – справка из органов МВД, МЧС, медицинской организации о нанесенном ущербе имуществу или здоровью;
• лечение – договор на лечение, направление на операцию, рецепт, платежные документы;
• обучение – копия договора на обучение и платежных документов;
• тяжелое материальное положение – документы и справки из соответствующих органов, свидетельствующие о социальном положении (удостоверение многодетной семьи, документы для матери одиночки).

При обращении родственников или других лиц за помощью в организации похорон работника, требуется подать копию основного документа о смерти и квитанции (чеки) на оплату услуг. Близкие люди приносят копии свидетельства о браке, рождении детей. В отсутствие родственников прилагается ходатайство из профсоюза о доверии данным лицам.

Как написать заявление (образцы)

Написание заявления осуществляется на бланке предприятия или обычной бумаге. Оно подается в отдел кадров, где можно уточнить все вопросы по предоставлению помощи. В заявлении присутствуют следующие пункты:

• обращение к руководителю предприятия (в правом углу бланка);
• ФИО, должность заявителя;
• суть просьбы;
• информация по возникшим обстоятельствам;
• номера прилагаемых документов;
• дата, подпись.

После ознакомления с заявлением руководитель ставит резолюции о назначении или отказе. Одобрение выплаты предполагает формирование приказа.

Образец заявления.

Обратите внимание: Указание в заявлении суммы финансового обеспечения не повлияет на размер выплаты. Назначаемая компенсация зависит от руководителя.

Формирование приказа и его образец

В приказе прописываются такие параметры выдачи помощи:

• размер;
• сроки выплаты;
• основание;
• источник выделения средств.

Документ подписывается руководителем и поступает в работу, а именно в отдел бухгалтерии.

Образец приказа:

Принятие коллективного договора, который регулирует порядок выплаты матпомощи

Возможно принять в организации коллективный договор, который будет регулировать порядок начисления сумм матпомощи. Документ принимается в ходе коллективных переговоров. Алгоритм принятия коллективного договора следующий:

1. Принимается решение о разработке договора и проведении переговоров. Инициатором может стать либо работодатель, либо работники в лице их представителя.
2. Проводятся коллективные переговоры, в ходе которых согласуется содержание договора. Порядок проведения переговоров может быть разработан его участниками в ходе обсуждения, поскольку жестких требований к нему законом не предъявляется. Срок переговоров – до 3 месяцев.
3. При достижении согласия договор подписывается сторонами — представителем работодателя (либо им самим) и работников. Договор вступает в силу с момента подписания.
4. Проект договора направляется на уведомительную регистрацию в уполномоченный гос. орган. Например, для г. Москвы — Департамент труда и соц. защиты населения г. Москвы.

Общие понятия и оформление

Материальная поддержка предоставляется сотруднику, попавшему в затруднительную ситуацию. Заострить внимание на этом обстоятельстве необходимо, так как на практике организация может выписывать материальную помощь всем сотрудникам в честь предстоящего праздника, например, к Новому году. На самом деле подобное подспорье носит неоднозначный характер. Встречаются случаи, когда судебные органы относили ее к разовым праздничным премиям.

Материальная поддержка может рассматриваться как дополнительное условие улучшения финансового положения работника. Именно так получила распространение материальная помощь к отпуску. Такой вид услуги является нецелевым, так как нет определенности, куда работник потратит полученные средства.

Работодатель может по своему желанию прийти на выручку работнику в любом положении, которое не подпадает под категорию чрезвычайности.

Если в организации не предусмотрено документальное оформление в договоре или положении о социальных гарантиях, то основанием служит резолюция начальства на заявлении работника. Подобный вид денежной помощи выплачивается исключительно за счет прибыли.

При получении заявления работника и копий доказательных документов работодатель сверяет основание и размер запрашиваемой суммы с нормативными актами, принятыми на предприятии. Если руководство принимает решение удовлетворить просьбу сотрудника, то отдел кадров пишет соответствующий приказ.

На основании приказа бухгалтерия организации, в свою очередь, проверив наличие всех необходимых документов, выдает деньги служащему через кассу или на банковскую карту.

Размеры помощи на 2021 год

Работодатель может самостоятельно определять размер материальной помощи в нормативных актах. Однако, рекомендуется учитывать, что суммы до 4000 рублей, выплаченные в одном расчетном периоде, не подлежат налогообложению НДФЛ, страховыми взносами.

Если материальная помощь не прописана в нормативных актах, то до 4000 рублей она также может не облагаться налогами. При превышении установленного порога материальная помощь подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Законодатель считает, что налогообложению не подвергаются:

• выплаты в качестве единовременного возмещения ущерба от стихийных бедствий или терактов;
• по причине смерти члена семьи работника;
• при рождении ребенка у сотрудника с условием, что размер выплат не превышает 50000 рублей.

Отдельно оговаривается материальная помощь по смерти членов семьи. Она не подлежит налогообложению, если это члены семьи первой очереди согласно Семейному кодексу Российской Федерации, то есть родители, супруги, дети.

В случае если умерший родственник был бабушкой, дедушкой, братом, сестрой, тетей, дядей и так далее, не облагаются только 4000 рублей.

В каких ситуациях работник может претендовать на финансовую поддержку?

Начисление материальной помощи — право, но не обязанность работодателя. Такая выплата является единовременной. Основанием для выдачи денежных средств является подписанный нанимателем приказ о материальной помощи.

Список ситуаций, при которых сотрудник может получить денежную поддержку, должен быть указан в локальных нормативных актах компании и в трудовом договоре. В общем Положении о материальной помощи, содержащим перечень ситуаций, когда работников можно финансово поддержать, должен также содержаться порядок ее выделения, информация о размере выплат и т.д.

Чаще всего, деньги выплачиваются в случаях:

смерти близкого родственника;

рождения ребенка и т.д.

При подготовке распоряжения о выдаче матпомощи работодатель сможет ссылаться на этот локальный нормативный акт. Таким образом, всем будет понятно, как и по каким критериям производятся подобные компенсации.

Образец документа

Законодательно утвержденного образца составления приказа на материальную помощь не существует. Законодатель отдает предприятию право самостоятельно разработать форму документа. Единственное условие, чтобы приказ отвечал принципам делопроизводства. То есть приказ должен быть издан на фирменном бланке предприятия.

Фирменный бланк предполагает наличие:

• полного и краткого названия организации;
• адреса (юридический и почтовый);
• контактных данных (телефон, электронная почта);
• ИНН;
• логотипа;
• номера и даты документа.

В случае отсутствия в организации фирменного бланка, специалисту отдела кадров необходимо прописать все обязательные реквизиты в правом верхнем углу.

Приказ должен содержать номер и дату составления согласно журналу учета распоряжений по личному составу. После номера и даты следует наименование приказа «Об оказании материальной помощи сотруднику».

Далее описывается причина выплаты денежной поддержки. После слова «Приказываю» указываются размер, сроки выплаты, персональные данные получателя, реквизиты документа основания. Завершает приказ расшифровка должности, подписи руководителя и непосредственно росчерк.

Основные рекомендации

При отражении материальной помощи в бухгалтерском учете принимаются различные проводки в зависимости от назначения и документальных оснований. Если поддержка закреплена в договорах и нормативном акте, предназначена для целевого решения затруднительной жизненной ситуации, то она отражается по кредиту счета 70.

В случае отсутствия оказанной поддержки в нормативной документации суммы выплат начисляются по дебету 73 счета и кредиту 91. Если помощь оказана бывшим работникам или родственникам умершего сотрудника, то она должна отразиться на дебете 76 счета и кредите 91 счета.