За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. Многие ожидали, что с 1 января 2021 года суточные будут отменены. Но этого не произошло.
Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2021 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.
| Внимание! Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ |
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются. Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Командировочные расходы: изменения в учете курсовых разниц
Согласно с нормами законодательства РФ, в определение “суточные” включено несколько основных групп издержек, в частности:
| Размещение в ином населенном пункте | Что напрямую связано с наймом жилплощади |
| Питание в столовых либо же приобретение продуктов | В магазинах и супермаркетах |
| Оплата за проезд | В общественном транспорте |
| Организация делового обеда непосредственно с партнерами | Включая посещение различных мероприятий, запланированных для повышения уровня взаимопонимания и общей сложившейся обстановки |
| Иные затраты | Которые сопровождаются выполнением возложенных на сотрудника должностных обязанностей |
Нередко на практике встречаются неловкие ситуации, при которых сложно разобраться, что именно можно отнести к суточной норме, а что является лишним.
Приведенный список расходов, по мнению Министерства Финансов РФ, является закрытым. Исходя из этого любые расходы работника, не связанные со съемом жилья, проездом до места командировки и обратно, и превышающие установленную соглашением сумму суточных выплат, не возмещаются.
Например, работодатель не обязан оплачивать поездки работника на такси, или другом транспорте в месте командирования, посещение работником развлекательных заведений, телефонные переговоры, не связанные с рабочей деятельностью. Тем не менее, работодателю закон не возбраняет оплачивать любые расходы работника, находящегося в командировке, если об этом заключено соглашение.
Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки. При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.
- Переоценка займа и налог на прибыль 1,080
- Операции по валютному счету в выписке банка и в бухучете организации: есть 2 отличия 1,690
- Курсовые разницы: различные варианты действий в декабре 2020 года 4,603
- Курсовые разницы в налоговом учете 1,478
При переоценке выданного командированному работнику аванса возникают курсовые разницы. В статье рассказано о том, какие изменения произошли в их учете в связи с принятием Указа № 504*.
______________
* Указ Президента Республики Беларусь от 31.12.2019 № 504 «О курсовых разницах» (далее – Указ № 504).
Когда возникают курсовые разницы при выдаче аванса командированному работнику?
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте, а также возместить следующие расходы (часть первая п. 5 Положения № 176*):
- по проезду к месту командировки и обратно;
- по найму жилого помещения;
- за проживание вне места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя.
______________
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (в редакции от 04.09.2019; далее – Положение № 176).
Основанием для выдачи аванса является приказ (распоряжение) нанимателя (п. 4 Положения № 176).
Справочно: законодательством не определен срок выдачи аванса. Сделать это наниматель должен в разумные сроки, позволяющие работнику осуществить необходимые расходы до начала командировки.
Вернувшемуся из командировки работнику необходимо отчитаться об израсходованных суммах денежных средств. Для этого он составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы (пп. 90 и 91 Инструкции № 117*).
______________
* Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117, вступившим в силу 01.06.2019 (далее – Инструкция № 117).
Справочно: срок представления авансового отчета в бухгалтерию – 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.
Денежные средства, не израсходованные в командировке, а также израсходованные, но не согласованные нанимателем к возмещению, работник должен вернуть не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).
Не израсходованную сумму денежных средств работник вносит в кассу организации или на ее расчетный счет, если аванс работнику выдавался наличными деньгами или путем перечисления на личную карточку либо был снят им с корпоративной карточки. При осуществлении безналичных расчетов посредством корпоративной карточки не израсходованная работником сумма денежных средств остается на счете нанимателя (части первая – третья п. 93 Инструкции № 117).
Справочно: при использовании работником собственных средств (возникновении перерасхода по командировочным расходам) наниматель обязан не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета рассчитаться с работником (п. 7 Положения № 176).
Размер суточных в 2021 году по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в Положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)
Обращаем внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ
| По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает: 700 рублей — за каждый день командировки на территории России; 2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу. Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах). |
Страховые взносы
При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний суточные не учитываются, если они:
- предусмотрены действующим законодательством;
- выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.
Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает работодателей закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.
Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.
Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. На такие суммы начисляют страховые взносы вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет (подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные? Например, если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам:
Необходимые документы для оплаты рабочей поездки
Как только командировка заканчивается, сотрудник, который был в отъезде, должен предоставить руководству все чеки, подтверждающие факты трат казенных денег.
Если будет обнародовано документальное подтверждение растрат вложенных в поездку, то все суммы возместят в полном размере. Желательно сохранить все квитанции, дабы избежать дополнительных расспросов о том, куда была потрачена та или иная сумма.
К основным документам, которые требуют после служебного “путешествия” относятся:
- билет в оба конца, где четко прописана их стоимость;
- чеки суточных трат;
- стоимость командировочного жилья;
- квитанции со всех общественных транспортных средств;
Если во время командировки работник совершит траты личного характера, а также выйдет за рамки установленного предприятием суточного лимита, то такие расходы начальством не оплачиваются.
Однодневная командировка
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
| Вывод: суточные по однодневным командировкам в 2016 году: за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании; по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно. |
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Оформление командировки: документы, расходы, проводки в 2021 году
Размер суточных при командировках в бюджетных учреждениях в РФ в 2020 году рассчитывается с учетом некоторых особенностей. О них подробно изложено в нормах российского законодательства. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:
(Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Крайне важно знать, сколько именно начисляют в случае командировочных суточных затрат в 2021 году и что об этом указано в законодательстве России.
Немалое число наемных сотрудников нередко вынуждены отправляться в служебные командировки не только по территории страны, так и за границу.
При этом все без исключения затраты, которые напрямую связаны с подобного рода поездками, вынужден брать на себя работодатель.
Для возможности исключить вероятность возникновения недопонимания, такие работники должны знать нормы законодательства.
Под командировкой подразумевается поездка рабочего компании, которая считается вынужденной мерой по требованию работодателя и только в рабочих целях — согласно статье 166 Трудового Кодекса России.
Необходимо помнить, что отсутствие рабочего не считается за командировку, если он вернулся из нее в день отъезда. Из этого можно говорить о наличии определенных временных периодов.
Что конкретно подразумевается под суточными и командировочными? Многие граждане уверенны в том, что эти понятия ничем не отличаются между собой.
Конечно, рабочий, который был отправлен в служебную командировку, в обязательном порядке получает средства на проживание, проезд и на иные сопутствующие затраты.
Одновременно с этим работодатель обеспечивает рабочего не только командировочными, но и суточными.
Под ними подразумеваются средства, которые направлены на дополнительные нужды, которые напрямую не связаны с:
- проживанием — оплатой жилья;
- оплатой за проезд;
- и иными расходами.
После того, как сотрудник вернулся из командировки, он в обязательном порядке должен составить отчет. Документация, которая способна подтвердить использование полученных подотчетных средств, должна быть прикреплена.
К таковым в 2021 году принято относить:
| Документальное подтверждение найма жилого помещения | В частности можно предоставить квитанцию, счет из гостиницы, подписанное соглашение о найме. В любом случае в документе должно быть указано число дней проживания и стоимость проживания в сутки |
| Документальное подтверждение оплаты за проезд к месту выполнения служебной задачи и обратно | К ним можно отнести — билеты, посадочный талон, квитанцию на получение постельного в поезде и так далее |
| Документальное подтверждение использования услуг такси | Билеты, составленные надлежащим образом квитанции, чеки и так далее |
| Сформированная надлежащим образом наемным рабочим служебная записка с прикрепленным чеком | Если было задействовано персональное транспортное средство |
| Сформированная служебная записка | Относительно того, что рабочий не в состоянии предоставить документальное подтверждение израсходования средств, к примеру, по причине утраты |
| Документальное подтверждение иных затрат | К примеру, квитанцию об использовании камеры хранения, оплаты телефонных услуг и так далее |
Одновременно с этим нужно помнить, что суточные при командировках нет необходимости подтверждать документально в 2020 году.
Вопросы, напрямую связанные с процессом начисления командировочных выплат, подробно разъяснены в Постановлении Правительства РФ № 729.
Указанный нормативно-правовой документ также устанавливает фиксированный размер перечислений, напрямую связанных с затратами с целью поездок по территории России. По состоянию на 2021 год, для сотрудников бюджетных учреждений сумма составляет 100 рублей.
С целью расчета суточных выплат в случае с командировками за границу, следует ссылаться на нормы Постановления Правительства РФ № 812.
Соответствующие Положения к указанному нормативному акту отображают порядок перечисления средств в индивидуальном порядке — в зависимости от иностранного государства.
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
| Важно: в составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. |
Командировочные расходы при УСН: большой справочник бухгалтера
Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:
- передвижения к месту командирования и обратно;
- передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
- передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.
Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.
Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.
По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.
Также сотрудник должен предоставить следующие документы:
- по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
- по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
- по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
- суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.
Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Инструкция 157н):
- суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
- компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
- проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».
Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2021 г. N 209н)
- 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
- 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:
- 212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
- 222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
- 226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.
