Авансовый отчет по командировке в 2021 году — образец

В каждой компании может возникнуть необходимость в отправке сотрудников в командировку. При этом бухгалтеру необходимо знать, как правильно оформить командировку в соответствии с буквой закона.

Процесс оформления командировок в 2021 году остался прежним. В связи с тем, что затраты, связанные с командировкой в установленных пределах компания может списать, бухгалтеру важно знать нюансы. Рассмотрим, как оформить командировку сотруднику в 2021 году и подготовить все необходимые для этого документы.

Кого можно отправить в командировку

Казалось бы, работодатель имеет право отправлять в командировку любого своего сотрудника, официально трудоустроенного. В действительности же он может командировать лишь тех работников, которые находятся регулярно на одном и том же месте, в офисе, городе и так далее. Если речь идет о курьере или водителе, работодатель не имеет права командировать таких сотрудников.

По статье 310 ТК РФ, работодатель может направить в командировку и фрилансера, то есть, человека, работающего официально вне офиса, на дому. Фрилансер командируется на общих условиях и основаниях.

Этап 1: подготовка к поездке

Подготовка к отправке в командировку начинается с проверки возможности поручить подобное задание конкретному должностному лицу. Существует целый список запретов и ограничений. В частности, запрещается отправлять в командировку сотрудников младше 18 лет, беременных женщин. Даже если они согласны, командировать их никак нельзя.

Далее, есть категории сотрудников, которых направлять можно, но при этом необходимо получить от них письменное подтверждение согласия на командирование. Вот этот список:

• женщины с детьми до 3 лет;
• женщины с медицинскими запретами на командировки;
• родитель, в одиночку воспитывающий ребёнка до 5 лет (относится и к опекунам);
• родители, воспитывающие ребёнка-инвалида;
• сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи;
• сотрудник-иностранец;
• высококлассный специалист;
• сотрудник с инвалидностью;
• сотрудник, работающий в рамках ученического договора (на период действия договора, если только поездка не связана с ученичеством).

Следовательно, командирование специалиста из указанного перечня начинается с запроса его согласия на отправку. Адресуя вопрос о поездке, необходимо уведомить отправляемого о его праве отказаться от командировки (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Принудительно отправлять перечисленных лиц запрещено, так как это влечёт административную ответственность.

Видео: как направить сотрудника в командировку

Срок командировки

Срок командировки состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.

Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.

Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу о командировании.

Сколько может длиться командировка

Вопрос интересный, тем более, что об определенных сроках ни в одном законодательном акте не упоминается. То есть, по факту командировка может продолжаться от одного дня до нескольких месяцев или даже лет. Тут как решит начальство. Тем не менее, командировка не может длиться менее одного дня по признанию ВАС РФ. Здесь речь идет о не обложении НДФЛ выплат взамен сточных по однодневных командировкам.

В любом случае в Москве, Санкт-Петербурге и других городах страны работодатели командируют своих сотрудников и на один день, оплачивая все необходимое.

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы — по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Сотрудник отчитывается о результатах командировки в свободной форме

Какие документы потребуются для командировки

Первоначально работодатель обязан составить соответствующий приказ о направлении в командировку своего сотрудника. Это основной документ.

Приказ о направлении в командировку образец 2021 год .

На сегодняшний день оформлять командировочное удостоверение или указывать служебное задание, по которому отправляется сотрудник, не требуется. Время командировки также не нужно указывать, так как оно определяется по билетам на транспорт. Если сотрудник едет своим путем, например, на собственном автомобиле, он должен будет составить служебную записку и указать все необходимые данные.

Служебное задание на командировку в 2021 году .

Если вы являетесь руководителем компании и довольно часто ваши сотрудники отправляются в командировки, рекомендуем составить нормативный акт со всеми деталями о размере суточных, расходах и так далее. В случае чего, этот документ окажет внушительную помощь в разбирательстве с налоговиками, в особенности, если дело дойдет не только до проверок, но и до судебных разбирательств.

Инструкция по оформлению командировки

Оформление командировки происходит в четыре основных этапа:

1. Уведомление работника об отправлении.
2. Составление приказа.
3. Расчет авансовых денежных средств, выдача их сотруднику.
4. Составление дополнительной документации.

Помимо этого, в число обязательных манипуляций также входит возврат оставшихся денежных средств и составление авансового отчета. Это делается по факту возвращения из поездки в течение трех рабочих дней.

Авансовый отчет

Отчет о расходах авансовых средств составляется по факту возвращения из деловой поездки. Он заполняется на бланке АО-1. В нем указываются траты представителя, такие как стоимость проживания, цена билетов, стоимость затраченного бензина (если поездка осуществляется на служебном автомобиле или личном транспортном средстве).

Образец:

Командировочное удостоверение

Для составления командировочного удостоверения компаниям разрешается использовать самостоятельно изготовленные бланки, регламентированные локальными нормативными актами предприятия. В удостоверении прописывается такая информация, как расчет суточных денег, подробное описание поездки, даты ее совершения, информация о месте направления и т.д.

Заполнение табеля учета рабочего времени

В данном документе работодатель обязуется указывать рабочие дни, отработанные сотрудником во время командировки. Такие дни необходимо обозначить в табеле, либо кодом «К», либо «06».

Бывает, что сотрудник вынужден был работать в выходные дни или праздники. В этом случае в документе необходимо пометить кодом «РВ» или «03», если это все было согласовано с начальством. Если нет, то руководство имеет право ничего не отмечать в табеле и не оплачивать отработанные работником часы в выходной.

Многие не учитывают, как рабочее время, время, проведенное сотрудником в пути, например, за рулем в выходной день. К сожалению, предприниматели действительно не обязаны учитывать это время. Но по совести, конечно же, такое время лучше помечать, как «РВ» или «03».

Заграничная командировка

Оформление заграничной командировки происходит так же, как и внутрироссийской с тем лишь дополнением, что деньги выплачиваются в иностранной валюте. Тут важно правильно определить, сколько дней оплачивается в валюте, сколько — в рублях. Время нахождения на территории иностранного государства и проезда вне России оплачивается в иностранной валюте, проезд по российской территории — в рублях. Дата пересечения государственной границы оплачивается по-разному: день выезда из России — в иностранной валюте, день въезда в нашу страну — в рублях. Командировочные могут выдаваться через кассу или зачисляться на банковскую карточку.

Учет зарплаты во время командировки

По статье 167 ТК РФ, плата за период времени командировки рассчитывается по среднему значению заработной платы, а не как при обычных условиях. По факту, в данном случае не берется во внимание истинный рабочий режим. Высчитывается среднее значение из отработанных двенадцати месяцев до месяца, в котором сотрудник отправился в командировку.

Случается, что руководителю фирмы удобнее оплатить командировочные по фактическому окладу. Тем не менее, в любом случае средний заработок необходимо будет предварительно подсчитать. Дело в том, что если фактический оклад окажется по сумме меньше среднего, будут нарушены права сотрудника. Если фактический заработок на ровне или больше, то все в порядке.

Сверхурочные рабочие часы во время командировки оплачиваются в двойном размере, если они, конечно же, отображены табеле учета рабочего времени.

Командировка на собственном авто

Если работник уезжает в командировку на личном транспорте, с ним заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируется величина компенсации за использование авто, размер амортизации и другие компенсируемые компанией расходы. Вместе с этим указывается порядок компенсации расходов при командировании на личном транспорте. Так как решение руководителя о такой командировке должно быть письменным, этот момент может быть указан в приказе.

По итогам поездки сдаётся служебная записка, в которой следует указать срок командировки. К этому отчётному документу прикладываются маршрутный лист (путевой лист), кассовые чеки, счета, квитанции, подтверждающие маршрут движения авто. Также срок поездки можно определить по документам из гостиницы или договору найма жилья.

Командировочные расходы в 2021 году суточные по России

Во время командировки сотрудник имеет право рассчитывать не только то, что его труд будет оплачен, но и будут возмещены все затраты, что говорится в статье 168 Трудового Кодекса РФ. Речь идет о стоимости проезда, суточных, за жилье и так далее.

Предварительно составляется коллективный договор, в котором все вышеуказанное прописывается.

Как правило, мало, кто из руководителей в командировочные вписывает такие расходы, как бар или ресторан, гостиничные услуги, типа бассейна, солярия, итнесс-клуба, услуги иных организаций и все в подобном духе.

Что касается суточных, то их указывать нигде нет необходимости, так как все это оговаривается между начальником и командируемым сотрудником.

Командировка и отпуск: такое возможно?

Отпуск — это личное время сотрудника, которым он распоряжается по собственному усмотрению. И уж если возникла такая необходимость, то направлять в командировку можно только с письменного согласия сотрудника.

Важная оговорка — прервать можно лишь ежегодный оплачиваемый отпуск. В таком экстремальном случае компания оформляет отзыв работника из отпуска, затем с его письменного согласия издаёт приказ о командировании.

Совместить по документам отпуск и командировку не получится: либо человек работает, либо отдыхает

Отзыв из командировки или её отмена

Трудовой кодекс не даёт чётких указаний на действия при отмене командировок. Отмена командировки или отзыв раньше срока осуществляется в несколько действий. Перед выпуском приказа сотрудника уведомляют о продлении срока командировки (или об отзыве из неё). Потом издаётся приказ. Далее сотрудника знакомят с этим приказом под роспись, это можно сделать и после возвращения на рабочее место. Если деньги уже выданы, а командировку отменили или прервали, то сотрудник оформляет авансовый отчёт и возвращает ранее выданные и не потраченные денежные средства.

Оформление командировки: изменения в трудовом законодательстве

Изменения в трудовом законодательстве 2021 года не принесли существенных изменений в порядок оформления командировки. Они затронули лишь процедуру начисления страховых взносов с определенных размеров суточных.

Работодателю предписан определенный лимит, с которого не осуществляется удержание взносов. Так, например, для поездок по России он составляет 700 рублей. Если происходит выезд за границу, минимальный размер суточных, с которого не начисляются взносы, определен в размере 2500 рублей. При этом законодатель не ограничивает компании в начислении суточных, а лишь начисляет страховой взнос на разницу между выданными средствами и установленным лимитом.

Гораздо сильнее повлияли на порядок оформления служебных поездок изменения в трудовом законодательстве 2015 года. Вышедшее в октябре 2015 года Постановление Правительства РФ N 749 значительно упростило документооборот, отменив использование ряда прежде обязательных документов. К их числу относятся: командировочное удостоверение и служебное задание. Отметим, что данное постановление делает их необязательными для оформления, но не запрещает работодателям использовать их во внутреннем документообороте наряду с другой документацией.