Как правильно пересчитать валютные расходы по итогам загранкомандировки

Главная — Документы

Отправляя сотрудника в заграничную командировку, вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы. Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим. Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.

Составляем авансовый отчет

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

— проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

— убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Особенности заполнения по поездке за границу и отражение суточных

Авансовый отчет по командировке – это предоставление командированным сотрудником в течении тех рабочих дней после возвращения из служебной поездки информации о расходовании средств, выданных ему предприятием перед началом поездки.

Указанная в отчете информация должна подтверждаться приложением соответствующих документов (например, проездных билетов, чеков об оплате гостиничных номеров, фискальные чеки об оплате топлива, если поездка совершалась на личном (служебном) транспорте и пр.).

Представленный документ может быть составлен как на бланке, утвержденном законодателем (№АО-1), так и на фирменном бланке предприятия (организации), закрепленном в локальных актах.

Денежные средства на заграничную служебную поездку могут выдаваться направляющим предприятием (организацией) как в наличной, так и в безналичной формах.

При этом законодатель предоставляет возможность финансировать иностранные командировке в валюте страны направления, в российских рублях, а также в международной валюте.

Важно, что авансовый отчет должен предоставляться работником в той валюте, которая была выдана ему направляющим предприятием (с указанием пересчета на рубли в отдельной графе).

Также в соответствующей валюте необходимо вернуть средства, которые остались из сумм авансового платежа (если таковые остались).

При заполнении представленного документа работнику следует дублировать все иностранные ведомости, внесенные в отчет, на русском языке (допустимо просторечие).

Такой перевод может совершаться самим работником или третьим лицом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

— командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

— документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

— документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

— документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, «Транспортные расходы», «Гостиничные расходы», «Иные расходы») и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 «Краткий отчет о выполнении задания» (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

К суточным — подход особый

Суточные работник получает для себя, и их расходование не надо подтверждать документами. А значит, они вполне подходят под определение валютного аванса. Следовательно, пересчитывать их в рубли надо по курсу на дату выдачи работнику. Мы, конечно, не приобретаем у работника никаких услуг, однако, даже если не считать суточные валютным авансом, есть еще одна причина пересчитывать суточные именно на дату их выдачи независимо от того, по какому курсу вы будете считать командировочные расходы.

Дело в том, что, по мнению Минфина, для целей исчисления НДФЛ суточные, выданные в валюте до начала командировки, надо пересчитывать в рубли именно по курсу ЦБ, действовавшему на дату их выдачи работнику. Свою позицию Минфин обосновывает тем, что именно в момент получения суточных у работника появляется доход. Как все помнят, «заграничные» суточные не облагаются НДФЛ, если они не превышают 2500 руб. в сутки. Конечно, с позицией Минфина можно и поспорить: ведь до начала командировки не известно точно, отправится ли работник в нее вообще (может быть, он заболеет и все суточные вернет). Поэтому и говорить о получении дохода работником в момент выдачи ему суточных до командировки еще рановато. Но, как бы то ни было, мнение Минфина учитывать нужно.

Примечание

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, организации часто устанавливают нормы «заграничных» суточных не в валюте, а в рублях. Соответственно, и выплачивают суточные в рублях. Для работника это тоже неплохо: он знает, будет удержан НДФЛ с суточных или нет, следовательно, точно знает сумму суточных, которой он может распоряжаться по собственному усмотрению.

Поскольку для целей НДФЛ безопаснее пересчитывать валютные суточные на дату их выдачи, то логичнее и в бухгалтерском учете, и в учете для целей налогообложения прибыли пересчитывать валютные суточные на ту же дату.

Получается, что если даже придерживаться второго подхода, то суточные лучше пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату их выдачи работнику, а все иные документально подтвержденные расходы в валюте — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Именно так советуют делать специалисты Министерства финансов.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

«Если вся сумма под отчет выдается в валюте, для отражения в учетных документах необходимо пересчитать ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет чеки, подтверждающие произведенные расходы, а также возвращает неиспользованную сумму. Все расходы пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ на дату совершения операций (по чекам) и учитываются организацией на дату утверждения авансового отчета. Часть суммы, приходящаяся непосредственно на суточные, также должна быть отражена в авансовом отчете, но вот обоснования расходов в виде суточных чеками уже не требуется. И, следовательно, у работника нет обязанности возвращать неизрасходованную часть суточных организации. Соответственно, выплаченные суточные организация отражает в учете в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, и далее расходование средств в части, приходящейся на суточные, не отслеживает».

Вывод

Как видим, ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не позволяет нам с уверенностью сказать, что какой-то один из двух предложенных выше подходов — единственно верный. В большинстве случаев ваш выбор того или иного курса для пересчета валютных расходов не сильно скажется на результате, так что цена вопроса не столь велика. И даже если проверяющие сочтут, что вы взяли курс не на ту дату, на которую нужно, вряд ли это будет для вас существенная потеря. А если захотите поспорить с проверяющими — шанс отстоять свою правоту тоже есть. Ведь, как все уже давно наизусть выучили, все сомнения и противоречия в расчете налогов должны толковаться в пользу налогоплательщика.

А теперь рассмотрим порядок заполнения авансового отчета в двух ситуациях:

— когда работник получил от организации деньги в той же иностранной валюте, в которой он будет их тратить;

— когда работник получил деньги в одной иностранной валюте, а тратить он будет их, предварительно обменяв на другую валюту.

Что делать, если «первичка» на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

— в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

— налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

— в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

— работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Аванс выдан в той же иностранной валюте, в которой оплачены расходы

Это наиболее простая ситуация с точки зрения составления авансового отчета. В форме N АО-1 надо лишь зафиксировать суммы в иностранной валюте из документов и пересчитать их в рубли. По какому курсу это надо делать — мы уже разбирались выше. Рассмотрим пример, когда организация определяет рублевую сумму командировочных расходов, оплаченных авансом, по курсу на дату выдачи аванса.

Пример. Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана и потрачена в евро

Условие

ООО «Мажор» отправляет заместителя директора Звездочкина С.И. в командировку для проведения переговоров с французской компанией. Срок командировки — с 02.09.2010 по 14.09.2010. Проездные билеты были приобретены организацией по безналичному расчету.

Нормы суточных в ООО «Мажор», в том числе и для заграничных командировок, организация установила в рублях (чтобы не превысить не облагаемый НДФЛ норматив).

Норматив суточных для Франции — 2100 руб. в сутки.

Норматив суточных для России — 500 руб. в сутки.

Из кассы ООО «Мажор» заместителю директора Звездочкину С.И. 01.09.2010 на командировочные расходы выдано 2000 евро (для оплаты наличных расходов) и 25 700 руб. (суточные). Курс ЦБ на 01.09.2010 — 39,01 руб/евро.

14.09.2010 Звездочкин оплатил услуги гостиницы в размере 2340 евро.

Он составил авансовый отчет 15.09.2010. В этот же день директор утвердил его.

Курс ЦБ на 15.09.2010 — 39,53 руб/евро.

И в тот же день работнику было выдано из кассы 340 евро (в качестве погашения перерасхода).

Решение

Сумма расходов в рублях (суточные) — 25 700 руб.:

— за дни, проведенные во Франции, — 25 200 руб. (2100 руб. x 12 сут.);

— за дни командировки, проведенные в России, — 500 руб. (1 день — день приезда в Россию из Франции — 14.09.2010).

Общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте — 2340 евро. Эта сумма больше аванса, выданного работнику.

Часть суммы командировочных расходов в пределах выданного аванса (2000 евро) надо пересчитать в рубли по курсу на дату выдачи аванса (на 01.09.2010 — 39,01 руб/евро). А оставшуюся часть (340 евро) надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (39,53 руб/евро).

В итоге сумма валютных командировочных расходов в рублях составит 91 460,20 руб.

(2000 евро x 39,01 руб/евро + 340 евро x 39,53 руб/евро).

В бухучете будут сделаны следующие записи.

Оборотная сторона формы N АО-1

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Как правильно пересчитать валютные расходы по итогам загранкомандировки

Заграничные командировки работников фирмы – отнюдь не редкость. Специалисты финансового ведомства рассказали, по какому курсу сделать пересчет валютных расходов в «прибыльных» целях, если работник перед отъездом за рубеж получил рублевый аванс.

Ориентир – на «валютную» справку

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ компания обязана возместить командированному сотруднику:

• расходы по проезду и найму жилого помещения;
• дополнительные издержки, связанные с проживанием вне дома (суточные);
• иные затраты, произведенные этим «физиком» с разрешения или ведома работодателя.

Если же специалиста отправляют в загранпоездку, то ему дополнительно компенсируют:

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные платежи и сборы, без которых не обойтись.

Так предписывает поступать п. 23 Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Какую же именно величину фактических расходов необходимо компенсировать сотруднику, отправленному в загранкомандировку? Возмещению подлежит сумма в российских рублях, которую он потратил для покупки инвалюты, израсходованной на территории иностранного государства.

Перейдем к нормам 25-й главы Налогового кодекса. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 данного НПА гласит – затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Важно, что, в отличие от НДФЛ и страховых взносов, никаких лимитов тут не предусмотрено. Напомним, что налогом на доходы физлиц и взносами облагаются суточные, превышающие сумму в 2 500 рублей за каждый день нахождения работника в зарубежном «вояже» (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Предположим, что сотруднику, отбывающему в загранпоездку, компания выдает подотчетную сумму (аванс) в рублях. Необходимую же валюту этот работник приобретает самостоятельно, после чего тратит ее на оплату проезда, проживания, телефонных переговоров и иных расходов в интересах организации. А по возвращении специалист представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенной к нему оправдательной первичкой. По какому курсу отражать в налоговом учете расходы, произведенные работником в данном «вояже»?

Этот курс надо взять из справки о покупке инвалюты командированным лицом. Если же такого документа нет, пересчет в рубли трат, оплаченных в валюте, производят по курсу Банка России на дату выдачи работнику подотчетных сумм (аванса). Именно так финансисты рекомендуют действовать в письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809. В основе данного вывода лежит анализ норм статьи 272 главного налогового документа.

Конвертация валюты производится от имени конкретного гражданина. Поэтому организация такие операции по покупке иностранной налички в учете не проводит.

Подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский. Сделать это может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Отметим, что командировочные расходы в любом случае признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Перерасход – отдельная история

Высказанная минфиновцами позиция является устоявшейся (см. письма от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 и от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Хотя раньше финансисты считали иначе. Они указывали – если документ по обмену валюты отсутствует, расходы по загранкомандировке фирме необходимо пересчитать по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). Причем вторили коллегам и фискалы (см. письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408). Судя по всему, сейчас данная позиция уже неактуальна. Однако не лишним будет уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

Бывает и такое, что работнику в зарубежном «вояже» денег не хватило. Он докупил валюту за свои кровные и понес расходы на благо фирмы сверх полученного рублевого аванса. В данной ситуации правила пересчета будут иными. В части этих средств (т.е. возмещения по перерасходу) возьмите курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета сотрудника. Если, конечно, тот не предоставил справку о покупке валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Пример. Правила пересчета валютных расходов

Сотрудник перед выездом в загранкомандировку получил аванс в сумме 30 000 рублей.

В данной поездке работник потратил 520 евро. При этом специалист представил в бухгалтерию справку о покупке 400 евро по курсу 71 руб. На оставшуюся сумму в 120 евро (520 – 400) такого документа нет.

Курс евро на дату выдачи аванса – 70,55 руб., на дату утверждения авансового отчета – 71,25 руб.

Бухгалтер компании сначала пересчитал 400 евро по курсу из справки и получил 28 400 руб. (400 евро × 71 руб.). Остаток выданного сотруднику аванса равен 1 600 руб. (30 000 – 28 400). Он покрывает лишь 22,68 евро по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (1 600 руб. / 70,55 руб/евро). Оставшаяся же потраченная «физиком» сумма в 97,32 евро (520 – 400 – 22,68) – его перерасход по служебной поездке. Ее бухгалтер фирмы пересчитал по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета и получил 6 934,05 руб. (97,32 евро × 71,25 руб.). Именно эту сумму необходимо возвратить работнику.

Итоговая величина расходов по заграничной командировке – 36 934,05 руб. (28 400 + 1 600 + 6 934,05). Ее бухгалтер отразил в налоговом учете на момент утверждения авансового отчета сотрудника.

А если рублевый аванс был перечислен на банковскую карту сотрудника или ему выдали корпоративную карту в рублях? То есть, деньги на карте лежат в рублях, а платеж с нее в загранпоездке будет проводиться в инвалюте. В такой ситуации для пересчета валютных расходов работника компании возьмите обменный курс, установленный банком на дату списания средств. Данный курс может быть подтвержден справкой о движении денег на счете, заверенной кредитной организацией (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 и от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).