Понятие разъездного характера работы и его оформление

В компании часто присутствуют сотрудники, выезжающие по служебным заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие функции по ремонту в офисах клиентов, торговые представители, направляющиеся для проведения переговоров о реализации товаров, водители, курьеры. Согласно Трудовому Кодексу РФ передвижения работников подразделяются на служебные командировки и работы разъездного типа.

Как установить разъездной характер работы работнику?

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

• в экспедиции;
• в полевых условиях;
• в пути;
• разъездную работу.

Как учесть компенсацию за разъездной характер работы?

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Как составить трудовой договор с условием о разъездном характере работы?

Характер работы в трудовом договоре: какой бывает, как указать

Отображение условий ТД в виде описания характера трудовой деятельности не имеет определенного порядка, обозначенного в ТК. Под этим следует понимать, что, определяя полевой, разъездной, подвижный или дистанционный характер работы, порядок заключения трудового договора ничем не отличается от оформления соглашения в случае предоставления условий труда, предписывающих пребывание сотрудника в офисе компании. При этом рабочие отношения рассматриваются согласно параграфу 49 ТК.

При осуществлении оформления на предприятие нового сотрудника, в соответствии со ст. 56 действующего Трудового Кодекса (ТК) Российской Федерации, должно быть заключено соглашение между работодателем и работником. Данный документ носит название «трудовой договор» (ТД).

Рекомендуем прочесть: Кто имеет право на приватизацию участков

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

Вопрос: Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы? В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на счет работника в банке. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на счет работника в банке. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе НДС 54 руб.), на наем жилого помещения — 10 620 руб. (в том числе НДС 1 770 руб.), суточные — 5 000 руб. После утверждения авансового отчета перерасход возмещен работнику путем перечисления денежных средств на его счет в банке. Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления. Посмотреть ответ

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

• трат на проезд;
• затрат по оплате места проживания;
• иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
• затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Компенсация расходов при разъездном и подвижном характере работы

автор ответа,

Вопрос

Разъездной и подвижный характер работы: в чем разница между этими понятиями? Как лучше компенсировать расходы такому сотруднику: ежемесячными надбавками к з/п, к окладу либо компенсациями по чекам?

Ответ

Трудовой кодекс не раскрывает понятий «разъездной характер работы», «подвижной характер работы» (подробнее в обосновании).

Условие об установлении работнику разъездного (подвижного) характера работы должно быть отражено в трудовом договоре.

Работодатель самостоятельно определяет порядок компенсации расходов.

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ.

Обоснование

Законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным или подвижным характером работы.

Соответствующие определения содержатся в некоторых отраслевых документах. Так, работа имеет разъездной характер

, если исполнение трудовых обязанностей предполагает осуществление регулярных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства[1].

Такой работник все обязанности, обусловленные трудовым договором, выполняет вне стационарного рабочего места, на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Разъездной характер имеет, например, работа курьера, страхового агента, торгового представителя, почтальона.

Очевидно, что разъезды, как правило, подразумевают дополнительные расходы, прежде всего связанные с оплатой проезда на общественном транспорте или с использованием личных автомобилей в служебных целях.

Подвижной характер работы

– это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства[2]. При этом у работника не всегда есть возможность ежедневно возвращаться к месту своего проживания.

К работам с подвижным характером могут быть отнесены работы, которые производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.); предполагают частое перемещение сотрудников (сотрудники подвижных строительных организаций).

Работодателям предоставлено право самостоятельно устанавливать системы оплаты труда, предусматривая в том числе любые надбавки компенсационного характера (ст. 135 ТК РФ). Соответствующие выплаты, обусловленные особым характером работы, могут быть отражены в условиях коллективных договоров, локальных нормативных актов, трудовых договоров (см. письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой ст.168.1 ТК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).

[1] п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной Приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3.

[2] п. 1 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87

Какие документы надо будет оформить

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• договор с коллективом;
• локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

• ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
• предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
• определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Порядок оформления

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

Распоряжения в связи с разъездной деятельностью

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

• номер документа, его наименование;
• время действия документа;
• информация о собственнике автомобиля;
• данные водителя ТС;
• данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Пример приказа об утверждении списка должностей

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

25.12.2015 г.

г. Москва

Приказ № 1001-П об утверждении должностей работников, постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

приказываю:

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности: — курьер; — водитель; — страховой агент; — помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы

В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.

Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.