Закон не обязывает коммерческие компании вести личное дело на каждого сотрудника, однако на практике такой документ оказывается довольно полезным. Связано это с необходимостью периодического доступа к детализированным сведениям о сотруднике и его трудовой деятельности. Вместе с тем, утвержденных правила оформления личных дел в настоящее время нет, поэтому большинству компаний приходится ориентироваться на традиции делового оборота и практику, как оформить образец личного дела работника.
Что такое требования к оформлению?
Когда возвращают работу с просьбой оформить титульный лист по требованиям вуза, возникает вопрос: где берут эти самые указания? Неплохо будет, если вы озаботитесь этим вопросом ещё до начала работы над рефератом. Что нужно для этого сделать?
- Проверьте конспекты по предмету. Есть вероятность, что преподаватель говорил вам о требованиях к оформлению работ. Если вы записали и забыли, значит найдёте информацию в собственных конспектах. Если не записали – поинтересуйтесь у одногруппников, была ли вам дана подобная информация.
- Попробуйте найти методичку. Обычно методичку по оформлению разного рода студенческих работ можно взять на кафедре или в библиотеке вуза.
- Уточните у преподавателя. Даже если вы взяли методичку, не поленитесь спросить у вашего руководителя, нет ли у него особых требований для титульной страницы.
- Если вам не удалось добыть методические указания к оформлению титульника, вам могут пригодиться наши советы.
Правила хранения архивных документов
Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.
Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.
Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.
Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей
Особое мнение
Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.
Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям.
Для самостоятельной организации архива вам потребуются:
- Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
- Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.
Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.
Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения.
Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:
- выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
- распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).
Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии).
Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:
- Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
- Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
- Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
- Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.
Тщательно выбирайте партнера для хранения.
Здравствуйте и приятного вам времени суток!
Много-много букв и фото под катом….
Живу с мужем, поэтому документы храним вместе. Стран проживаний и национальностей на нас двоих больше 5, поэтому количество документов из-за этого естественно увеличивается.
Общие методы хранения
1. Во-первых, все документы я храню таким образом:
в папке куча прозрачных файлов, разделенных по категориям с цветными разделителями. В каждом файле находится ОРИГИНАЛ + несколько копий (тк копии очень часто нужны, дома не у всех есть копировальная машина, да и не всегда есть время если надо что-то срочно). Таким образом у нас никогда не возникает проблем с копиями и где искать оригинал.
Когда нужно куда-то идти — просто берем соответствующую папку с собой (тк очень часто не знаешь какую еще бумажку у тебя попросят), а так все в одном месте + есть копии и не придется бегать если что.
2. Во-вторых, внутри каждой категории, документы разделены по принципу «что получили раньше — то и первое лежит», то есть сначала свидетельство о рождении, потом паспорт, потом когда-то будет пенсионный и тд и тп.
3. В-третьих, в папке с документами у нас есть наши фото, а то очень часто нужны фото, а бежать делать куда-то нет времени или желания. Ну и ничего страшного что я поменяла цвет волос:))
4. В-четвертых, все-все документы у нас уже отсканированы и хранятся в общей папке в Dropbox, к которой мы оба имеем доступ в любое время, в любом месте. В Дропбоксе все разделено по такому же принципе что и оригиналы, поэтому даже муж уже не спрашивает где что лежит.
Хранение
Купила мильон разноцветных одинаковых папок размером А4.
Черная — дома всегда есть стратегический запас прозрачных файлов.
Наши с мужем документы сначала были в одной папке, но из-за количества стран проживаний и гражданств, количество документов увеличилось поэтому решила разделить:
Бордовая — документы мужа. Внутри по странам.
Красная — наши общие документы (свид. о браке, квартиры, потом детки будут). Здесь же есть категория копий документов ближайших родственников, ну мало ли что.
Оранжевая — медицина. Не знаю как у вас, а у нас, живя на несколько стран, собралось мильон всяких результатов анализов и тд и тп. Нет медицинских карточек, поэтому я все храню на всякий случай. Разделено на 2 части: моя и мужа, и внутри каждая часть по врачам (ОРЛ, гастролог и тд)
Желтая — контрольный журнал
Светло-зеленая папка — документы об учебе. Дипломы об окончании, проф.сертификаты и тд
Зеленая — документы из банка мужа
Темно-зеленая — мои банковские документы
Темно-синяя — рабочие контракты мужа (а также всякие справки с работы)
Синяя — мои документы с мест работы
Голубая — рецепты. Но ей совсем не пользуюсь, поэтому в скором времени заменю на что-нибудь, правда пока не придумала на что
Бонусы, кто дочитал до этого места:))
Хранение ком. платежей
Ну и бонусом покажу как храню коммунальные платежи (хотя мы бумажные не получаем и все автоматизировано и ежемесячно снимается с карточки, но иногда какие-то годовые/итоговые приходят).
Папка-аккордеон с разделением на тип платежей:
Хранение инструкций, гидов и гарантий
Спасибо большое что заглянули и извините за такой длинющий пост — хотелось поподробнее и понаглядней.
Если есть какие-либо вопросы или уточнения, то с радостью отвечу в комментариях.
– это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.
Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы.
По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.
Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.
Из чего состоит титульный лист реферата?
Условно титульный лист реферата мы бы могли разбить на следующие части:
- Шапка реферата. Здесь будем писать полное название вашего вуза и наименование кафедры.
- Титул (название) работы. Пишем дисциплину, вид работы и тему работы.
- Сведения об исполнителе и проверяющем. Указываются данные студента и руководителя, который будет проверять реферат.
- Город, где расположен ваш вуз, и год написания работы. Соответственно, первая часть – это самый верх листа, вторая и третья располагаются по центру, четвёртая часть – самая нижняя строка страницы.
Вот как может в целом выглядеть титульный лист реферата:
Посмотрим, как оформляется каждая из частей.
Персональные данные и личное дело
Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим, обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:
- идентификационные данные лица, дающего разрешение;
- цель обработки личной информации;
- идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
- разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
- список информации, с которой позволено работать нанимателю;
- срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.
Разрешение тоже подшивают в личное дело.
Верхняя часть титульного листа
Шапка набирается шрифтом Times New Roman (как и вся работа) размера 14 пт. Выравнивание делается по центру страницы.
На первой верхней строке прописными буквами указывается: МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ. Строкой ниже пишем полное название заведения, в котором вы учитесь. Всё название чаще всего умещается в 2-3 строки. Под ним – название вашей кафедры. В шапке чаще всего используется полуторный межстрочный интервал, но по некоторым требованиям – одинарный.
Средняя часть титульного листа
Первая половина средней части листа (наименование работы) выравнивается по центру, набирается 14-16 кеглем.
Сначала указываем заглавными буквами вид работы: РЕФЕРАТ.
В другой строке – дисциплина (предмет), по которой выполняется работа.
Ниже – полное название темы. Часто выделяется полужирным шрифтом.
Вторая половина средней части листа (сведения об исполнителе и проверяющем) выравнивается по правому краю. Набирается 14 размером шрифта.
Сначала указываем данные выполнившего работу в такой последовательности:
Выполнил студент группы (номер группы), ФИО.
Затем данные проверяющего:
Проверил: должность преподавателя, ФИО.
Ещё несколько замечаний к оформлению
Перед оформлением титульника реферата не забудьте задать правильные поля в «Параметрах страницы». Они будут следующими:
- левое поле – 3 см;
- правое поле – 1,5 см;
- верхнее и нижнее поле – по 2 см.
Ещё важно помнить, что хоть титульный лист работы и считается в нумерации страниц первым, номер страницы на нём не проставляется. Получить такой формат можно поставив галочку в поле «Особый колонтитул для первой страницы» при проставлении нумерации страниц во вкладке «Вставка».
Титульный лист реферата – это то, чему стоит уделять внимание при оформлении работы: проверяющий обязательно увидит его в первую очередь. Надеемся, наши советы помогут вам разобраться в этом.
Процедура создания и ведения личного дела трудящегося
Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.
Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.
