Как мы знаем, трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника. Но, как ни странно, деятельность может быть настолько активной, что предоставленных трудовой книгой бланков, в некоторых случаях. просто не хватает для того, что бы указать очередную запись.
В этом случае работодатель или сотрудник отдела кадров должны незамедлительно прореагировать и вшить недостающий бланк. Подробнее о вкладышах для трудовой книжки узнаете из другой нашей статьи.
Но вшить просто так – удел неграмотных специалистов. Необходимо соблюсти особенную процедуру, а также знать все необходимые тонкости и нюансы. Если вы еще не обладаете подобной информацией – наша статья для вас просто находка.
Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
Работодатель обязан заполнить трудовую книжку на протяжении 5 дней с момента приема на работу соискателя. В трудовую книжку (вкладыш) вносится следующая информация:
- место работы;
- занимаемая должность;
- сведения о переводе (если он был);
- изменения наименования предприятия (если они были);
- дата увольнения;
- причина увольнения.
Все записи не должны сокращаться, за исключением той информации, которая может по общепринятым правилам быть сокращена. Естественно, что со временем листы в трудовой книжке могут закончиться. И именно тогда требуется вшить вкладыш.
Образец заполнения
При заполнении вкладыша необходимо внести следующую информацию:
- Ф. И. О. работника в отдельных строках;
- дата заведения формуляра;
- запись об образовании и специализации работника;
- личная подпись сотрудника;
- подпись и печать кадровика.
ВНИМАНИЕ! Если при внесении персональных данных в формуляр, кадровиком допущена ошибка или исправление, бланк нужно утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения нужно сделать пометку в соответствующем журнале.
Правила заполнения разделов идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения трудовой книжки. Строки заполняются синей или черной шариковой ручкой. Заверяется запись печатью и подписью начальника.
Нумерация отметок в приложении начинается не с «1». Если номер последней записи в основных сведениях о стаже «52», первой строке вкладыша присваивается номер «53». Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять в том случае, если отметка не вместилась полностью. Например, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.
Как это сделать?
Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Правилами о ведении трудовых книжек (Постановление № 225) не предусмотрен четкий регламент вшивания вкладышей. Нет требований и к тому, куда именно вшивать вкладыш, какого цвета должны быть нитки. Есть только одно требование – вкладыш должен составлять единый целый документ с трудовой книжкой, то есть не допускается его простое вложение без пришивания.
Если рассуждать логически, то согласно инструкции, нумерация в трудовой книжке и вкладыше должна быть сквозной, следовательно, вкладыш необходимо вшивать после последнего листа, перед обложкой.
Первый шаг
Как вшить в трудовую книжку вкладыш? Потребуются нитки, игла и шило. В обязательном порядке следует удостовериться, что действительно в трудовой книжке нет чистых листов для записи сведений о приеме или увольнении.
Вкладыш следует пришить к заднему листу обложки, лучше всего даже к самому развороту. Необходимо сделать несколько стежков, чтобы в дальнейшем вкладыш не выпал. Нитки рекомендуется использовать приглушенных тонов.
После вшивания книжка и вкладыш должны составлять единый документ. Не допускается вклеивание вкладыша либо фиксация степлером. Этот запрет закреплен в пункте 38 Инструкции по ведению трудовых книжек.
Второй шаг
Как вшить вкладыш в трудовую книжку пошагово? Теперь можно внести запись непосредственно во вкладыш. Кстати, первый и второй шаги можно поменять местами.
На первый лист вкладыша заносится информация о физическом лице, которому трудовая книжка принадлежит.
На титульном листе книжки необходимо сделать отметку о том, что выдан вкладыш.
Пошаговая инструкция
Несмотря на то, что вшивание одного листа занимает примерно от десяти до пятнадцати минут, эта процедура обладает рядом нюансов.
К сожалению не вес кадровики и работодатели знакомы с ними, да и, по правде сказать, ознакомиться с ними весьма проблематично, ведь они не предусмотрены законом, однако существует четкий регламент, который должен соблюдаться и незнание его шагов не освобождает от ответственности. Поэтому, рассмотрим более внимательно данные этапы.
Для того чтобы правильно вшить бланк в трудовую, вам понадобится выполнить следующие действия:
- специалист отдела кадров должен осмотреть вашу трудовую на предмет нахождения в ней незаполненных страниц;
- далее он должен получить новый чистый бланк в отделе кадров или у работодателя;
- регистрирует его в специализированной книге организации;
- ставит на бланк соответствующий штамп;
- заполняет его;
- заполняет титульный лист вкладыша;
- ставит нужную запись под нужной нумерацией.
На этом этапы вшивания бланка закончены, теперь стоит разобраться в нюансах.
В какое место вшивать?
Неопытные сотрудники одела кадров понятия и не имеют, куда нужно вшивать бланк. Многие пытались прилепить его к титульному листу, к оборотной стороне книги, по центру или же просто вложить без использования ниток и иголки.
На самом деле в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стижками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.
Чем именно подшивать?
Многие используют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка.
Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку нитками: образец работы на видео:
Что делать если нет штампа?
Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.
Первое – это срочно заказать штамп и получить его в течение дня или на следующий день.
Также можно поставить информацию о том, что бланк вшит простой ручкой на месте где должен находиться штамп.
Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.
Если не вшить вкладыш?
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вроде бы понятно, а если этого не сделать? Прежде всего, у владельца такой книжки могут возникнуть в дальнейшем проблемы при приеме на работу в другой организации, при оформлении пенсии.
Сам вкладыш без трудовой книжки не является действительным, даже если на нем стоят печати и записи.
Изменение фамилии работника
Одна из самых частых процедур, с которыми сталкиваются кадровые работники — это внесение правок в трудовую книжку касательно личной информации о сотруднике. Основные правки такого рода касаются смены фамилии в результате заключения брака или же напротив — прохождения бракоразводной процедуры.
В основной трудовой этот вопрос решается достаточно просто: согласно постановлению №69 Министерства труда РФ, для корректировки ФИО сотрудника, необходимо перечеркнуть его тонкой чертой, после чего поверх вписать обновленную информацию.
Для вкладыша трудовой книжки алгоритм действий кадрового специалиста следующий:
- Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
- На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
- На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.
Требования к бланку
Как вшить в трудовую книжку вкладыш и где его взять? Сам бланк вкладыша должен быть установленного нормативными актами образца и изготовленный исключительно на предприятии «ГОЗНАК». На предприятия возложена обязанность по закупке таких документов. Соответственно, у работодателя всегда должен быть определенный запас таких документов. Хотя на практике обычно сам работник приобретает вкладыш, чтобы отдел кадров вшил его в трудовую книжку.
Штамп, подтверждающий выдачу вкладыша
Ни инструкцией, ни другими нормативными актами не предусмотрено место, где должен проставляться штамп о том, что выдан вкладыш. На практике такую отметку проставляют либо на первом титульном листе трудовой книжки, либо на внутренней стороне обложки.
В данном случае ни первый ни второй вариант не будут считаться нарушениями, главное, если ставится отметка на титульной странице, чтобы она не закрывала сведения о ее владельце.
Образец штампа также не предусмотрен нормативными документами. Поэтому вокруг этого вопроса множество споров. Некоторые специалисты кадровых служб утверждают, что это должен быть именно оттиск, другие утверждают, что можно делать запись от руки и заверять печатью предприятия. Поэтому все же рекомендуется приобрести штамп, который можно найти практически в любом магазине канцтоваров или заказать у организации, занимающейся изготовлением печатей или предоставляющей полиграфические услуги.
Главное, если проставляется штамп, то он должен быть заполнен. Эта запись должна содержать данные вкладыша. Серия и номер могут отличаться в зависимости от даты выпуска. Обычно это семь цифр и две или три буквы серии. Вкладыши, приобретенные после 2010 года, имеют серию ВТ-I, а до 2003 года – АТ, а цифровая кодировка в таких вкладышах и трудовых книжках состоит из римских цифр. Соответственно, запись на штампе может быть следующей:
«ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия АТ № IIVIV».
Как вшить второй вкладыш в трудовую книжку?
Если на предприятие пришел слишком активный сотрудник, то возможно, что все записи о его работе не поместились в самой трудовой книжке и вкладыше, тогда потребуется вшить еще один. Правила вшивания второго вкладыша такие же, как и при добавлении первого. Его следует вшить к развороту, но уже после первого вкладыша. Далее заносятся данные о владельце и запись о приеме или увольнении. В обязательном порядке опять проставляется штамп о том, что выдан новый вкладыш, на котором фиксируются его серия и номер с занесением этой информации в книгу учета движения трудовых книжек в организации.
Образец оформления
Процедура заполнения граф дополнения для трудовой не так сложна и страшна, как может показаться на неискушенный взгляд. Она начинается с изучения документов владельца трудовой, информация из которых постепенно переписывается вручную в соответствующие разделы дополнительного вкладыша. В готовом виде заполненный вкладыш выглядит так:
Если сделана неправильная запись?
Как вшивать в трудовую книжку вкладыш, образец которого представлен выше? Без человеческого фактора в нашей жизни никуда, и если после вшивания запись испорчена, то в новом бланке не допускается вносить изменения. Придется все расшить и вставить новый бланк.
Если вкладыш был получен от работодателя, то следует составить акт о том, что бланк был испорчен, и уничтожить его. Если уже внесена запись в трудовую книжку о том, что выдан вкладыш, то потребуется внести запись о том, что штамп недействительный.
Запись о работе попала не в тот радел
Нередко кадровые специалисты допускают следующую ошибку: они продолжают вести записи, касающиеся работы в соседних полях, предназначенных для другой информации, например, данных о награждении. Исправить подобную ошибку можно, но сделать это необходимо, руководствуясь Правилами ведения и заполнения трудовых книжек (пункт 30).
Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:
- Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
- В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
- Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.
