Кто вправе сдавать 2-НДФЛ на бумажных носителях и как это правильно оформить

Кто имеет право подписи налоговой декларации 2 НДФЛ. Есть ли четкое разграничение прав в законодательстве, и какими локальными актами правильно оформить круг людей, которые отвечают за предоставляемые сведения в налоговую инспекцию. Рассмотрим в этом материале все нюансы, если нет подписи руководителя, а также вопросы, связанные с правом визирования документа по доверенности.

Кто сдает справку 2 НДФЛ

Все субъекты хозяйствования, в том числе и ИП, которые в течение года начисляли вознаграждения за труд или иные доходы в пользу работников, а также удерживали с них НДФЛ, подают декларацию 2 НДФЛ в налоговую по истечении отчетного периода. Юр лица подают отчеты в ИМНС по месту их регистрации, ИП – по месту жительства. Кроме того, выдать справку они обязаны и по личному запросу физ. лиц по мере надобности в течение трех дней.

В 2021 году передают отчет в ИМНС в срок не позднее 2 апреля, но если имели место случаи не удержанного НДФЛ, представить показатели необходимо до 1 марта. Подать сведения можно посредством электронного документооборота, на бумажном носителе непосредственно в фискальные органы либо почтовой бандеролью. В двух последних случаях сведения считаются представленными согласно дате их принятия инспектором в налоговой инспекции или по штампу на отправлении.

Способы подачи сведений

Налоговому агенту предоставляется возможность выбрать способ сдачи сведений в инспекцию: лично, через представителя, почтовым отправлением.

У каждого из этих путей есть свои особенности.

1. Если документы подаются через законного или уполномоченного представителя, то:
2. в статусе законного представителя могут выступать лица, которым такое право предоставлено законом или учредительными документами (ст. 27 НК РФ);
3. в статусе уполномоченного представителя могут выступать физические или юридические лица, действующие на основании доверенности, выданной налогоплательщиком (ст. 29 НК РФ).
4. Днем представления сведений в этих случаях считается дата подачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган.
5. Если документы отправляются по почте, то с обязательной описью вложения, при этом почтовое отделение для подтверждения отправки должно выдать вам квитанцию. Нарушения не будет, если сведения отправить до 24 часов последнего дня установленного срока представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ). Днем представления в таких случаях считается дата оправки сведений почтой (абз. 2 п. 8 ст. 6.1 НК РФ, п. 4 Порядка № ММВ-7-11/[email protected]).

Кто формирует и выдает по запросу справку 2 НДФЛ

В каждой организации в начале года разрабатывается учетная политика, где необходимо уточнить все детали бухгалтерского и налогового учета. Один из важных приложений к ней является приказ о документообороте. Здесь следует четко отразить состав бланков, сроки подачи каждого и ответственных лиц за формирование и представление отчетности.

Как правило, ответственность за налоговую базу и общие сведения в справке 2 НДФЛ возложены на сотрудника, который начисляет заработок. Это объективно, так как именно он отвечает за полноту представляемых данных, и проходящую первичную информацию.

Юридические лица, где в штате есть сотрудники, обязаны:

• Вести учет заработка, полученного работниками;
• удерживать подоходный налог;
• отслеживать числа, когда НДФЛ нужно перечислять в казну;
• отчитываться о начисленных доходах по каждому работнику по форме 2 НДФЛ перед ИМНС и создавать по ним сводный реестр;
• по заявлению сотрудника в трехдневный срок работодатели обязаны сформировать оригинальную справку по месту требования и в нужном количестве.

Проверка сведений налоговыми органами

При подаче сведений лично или представителем налогового агента инспектор в его присутствии должен проверить, правильно ли заполнены документы и имеются ли в них исправления. В пункте 8 Порядка такая процедура носит название «Контроль заполнения». Те документы, которые его не преодолели, согласно п. 9 Порядка удаляются из реестра и возвращаются подавшему их лицу.

Например, ООО «Сигма» по 9-ти своим работникам подала в ИФНС сведения по форме 2-НДФЛ и приложила соответствующий Реестр. В ходе контроля заполнения инспектор обнаружил ошибки в справке 2-НДФЛ по двум работникам — И.С. Афиногенову и К.С. Бурову.

В результате информация о доходах этих сотрудников инспектором вычеркнута из Реестра, сведения по ним считаются не поданными. По семи остальным работникам подача сведений засчитывается, так как документы заполнены правильно.

После окончания процедуры контроля заполнения сотрудник инспекции составляет два экземпляра Протокола приема сведений о доходах физических лиц организации за прошедший год. Особо указывается, что документы поданы на бумажных носителях.

На каждом экземпляре ставится подпись налогового инспектора и лица, представляющего налогового агента, если это лицо присутствовало при контрольном мероприятии. Один экземпляр остается в налоговом органе, другой отдается налоговому агенту лично или направляется по почте. Налоговому агенту Протокол будет в дальнейшем служить подтверждением факта подачи сведений.

Документальное основание и общие сведения

До последних изменений в законодательстве подписывать справку 2 НДФЛ для налоговой имел право непосредственный руководитель юр лица или сам ИП. Но жизнь вносит свои коррективы. В настоящее время визировать отчет может как директор, согласно уставным документам, так и его уполномоченный представитель.

Документ, на основании которого представитель имеет право подписи – заранее составленная и завизированная руководителем доверенность. В конце декларации указывают сведения о ней рядом с визой лица, подписывающего НДФЛ 2. Как правило, доверенность оформляется на один год, при необходимости временные рамки меняют или не отмечают вовсе.

Если в учетной политике не установлен перечень ответственных лиц за право подписи документов, его необходимо определить в приказе. Это потребуется для визирования 2 НДФЛ при смене руководителя, временной замене работников на время их отпуска, командировки или больничного листа. В справке, в таком случае указывается лицо, заменяющего отсутствующего сотрудника, и приказ о замене.

Итоги

Процедура сдачи бумажных 2-НДФЛ в 2021 году по сравнению с прошлыми периодами осталась прежней. Но нужно иметь в виду, что теперь для этого установлен более низкий порог численности. Уменьшилось и количество времени на подготовку сведений.

Что еще надо учесть в отчетности и как разобраться с требованиями налоговиков, если они появятся? Рассказывают наши эксперты в записях крутых вебинаров — прямо сейчас их можно забрать совершенно бесплатно!

Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.

• Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
• доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.

Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:

• Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
• если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет: Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
• кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
• главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.

Это важно! Если в инспекцию сведения о подразделениях подает представитель, дополнительно указываются данные документа, на основании которого он действует (например, доверенность на право подписи).

Порядок подачи сведений

При подаче 2-НДФЛ или извещении инспекции о невозможности удержания налога, все налогоплательщики должны использовать форму и руководствоваться Порядком, которые утверждены приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected] Этот документ устанавливает правила представления сведений по форме 2-НДФЛ на бумажных носителях, а также в электронном виде.

К сведениям, подаваемым в бумажном виде, должен прилагаться Реестр, составляемый по форме из Приложения № 1 к Порядку. Один экземпляр при этом остается в инспекции, другой согласно п. 7 и п. 11 Порядка вернут налогоплательщику.

С отчетности за 2021 год форма 2-НДФЛ отменена. Теперь сведения из справки будут сдаваться в составе расчета 6-НДФЛ.

Кто подписывает справку 2 НДФЛ для сотрудников

Если сотруднику необходима декларация 2 НДФЛ для подачи в иные организации, он письменно уведомляет работодателя, причем указывать, куда представляется справка о доходах, необязательно. В течение трех дней бухгалтерия обязана подготовить декларацию.

Подписывать в данном случае форму 2 должен генеральный гендиректор или сотрудники, визирующие отчет в налоговую инспекцию. Внутренним локальным документом утвержден перечень лиц для подписи справки 2 НДФЛ, и не имеет значения, кто ее требует и с какой целью.

Как я пыталась убедить банки поверить моей справке 2-НДФЛ

Главбуху взять личный кредит в банке намного сложнее, чем кому-то другому. К такому выводу пришла наша читательница Жанна Блесткина. Она попыталась взять кредит в нескольких банках, но неудачно. Загвоздкой стала справка о доходах 2-НДФЛ, которую главбух подписала собственноручно. Вот ее история.

«Мне понадобились деньги на ремонт. Проблема была в том, что нужно было больше, чем я отложила. На семейном совете решили взять кредит в банке на неотложные нужды. Мне казалось, что банк без проблем его выдаст. Сумма всего лишь вдвое превышала мою месячную зарплату, а срок кредита – полгода.

Первым делом я на работе распечатала справку о доходах (2-НДФЛ), подписала у шефа, поставила свой автограф, шлепнула печать и направилась в банк. Сначала все было хорошо: заполнила длинную анкету, сдала документы. Стала ждать. Каково же было мое удивление, когда через несколько дней я получила отказ. Без объяснения причин! Но почему? У меня хорошая зарплата, стабильная работа, никаких долгов и идеальная кредитная история (точнее нулевая, у меня этот кредит был первым). Может, причина – наличие ребенка?

Все это от избытка чувств я выпалила операционистке, которая брала у меня документы для получения кредита. «При чем тут ваш сын? – удивилась она. – У вас просто указан высокий уровень дохода в справке. И подтвержден он вашей же подписью. Вот вам и не поверили»

Я даже растерялась: «Но я же главбух! Кто же может вместо меня подписывать мою 2-НДФЛ?» «Генеральный директор», – сообщила операционистка. Но после отказа банка переделывать справку, по ее словам, было уже бесполезно.

Вернувшись на работу, я распечатала новый вариант справки о доходах. Генеральный директор очень удивился, когда я попросила его подписать мне справку в двух местах – за себя и за меня. Проворчав про писанину в последний день перед отпуском, он тем не менее поставил автограф, в том числе и в графе для подписи главбуха.

За кредитом я пошла уже в другой банк. Но и здесь меня ждал неприятный сюрприз – операционистка забраковала мой свежеподписанный документ из-за того, что в двух местах подпись одного и того же человека – генерального директора. При этом я фигурирую в деле как главный бухгалтер. То есть главбух на предприятии все же есть. Забрав документы, я бегом помчалась назад в офис, еще надеясь застать шефа. Но в честь отпуска он умчался с работы раньше, так что заполучить его подпись на третьем варианте 2-НДФЛ не удалось.

Кончилась история тем, что я заняла деньги у подруги. Она меня знала уже лет 20 и потому ей моя 2-НДФЛ была не нужна».

Как главбуху подтвердить свои доходы

Как показал опрос банков, проведенный «УНП», в каждой кредитной организации свой взгляд на справку о доходах по форме 2-НДФЛ, подтверждающую платежеспособность главного бухгалтера.

В Сбербанке примут справку о доходах, подписанную лично главным бухгалтером. Но к справке нужно будет приложить копию банковской карточки, чтобы подтвердить достоверность подписи.

В Московском кредитном банке также принимают 2-НДФЛ, заверенную главбухом. К ней нужно приложить копию трудовой книжки, заверенную печатью компании-работодателя.

В банке «Уралсиб» требуют предъявить справку о доходах, подписанную генеральным директором, и приложить справку из отдела кадров о назначении главбухом.

В Альфа-банке просят представить 2-НДФЛ, подписанную генеральным директором. Должность подтверждать здесь не нужно, только дополнительные сведения о платежеспособности – копию полиса ДМС, копию техпаспорта на автомобиль или копию загранпаспорта с отметками о вылетах за границу.

В ВТБ24 примут справку, подписанную главбухом, плюс приказ о назначении главным бухгалтером.

Ответственность за недостоверность сведений при заполнении 2 НДФЛ

Неверные данные в 2 НДФЛ носят различный характер и разную ответственность. Следует разграничивать обязательства за постановку и ведение учета. Например, за ошибки в справке, поданную в фискальные органы, мера ответа определяется согласно Налоговому кодексу, это касается также и формата представления.

Если показатели в отношении дохода завышены, это расценивается как мошенничество, особенно если значения подаются за выдаваемой ссудой в банковскую организацию. Налоговая инспекция вправе доначислить налог и за несвоевременную оплату вменить пеню.