Кто вправе сдавать 2-НДФЛ на бумажных носителях и как это правильно оформить

Кто имеет право подписи налоговой декларации 2 НДФЛ. Есть ли четкое разграничение прав в законодательстве, и какими локальными актами правильно оформить круг людей, которые отвечают за предоставляемые сведения в налоговую инспекцию. Рассмотрим в этом материале все нюансы, если нет подписи руководителя, а также вопросы, связанные с правом визирования документа по доверенности.

Кто сдает справку 2 НДФЛ

Все субъекты хозяйствования, в том числе и ИП, которые в течение года начисляли вознаграждения за труд или иные доходы в пользу работников, а также удерживали с них НДФЛ, подают декларацию 2 НДФЛ в налоговую по истечении отчетного периода. Юр лица подают отчеты в ИМНС по месту их регистрации, ИП – по месту жительства. Кроме того, выдать справку они обязаны и по личному запросу физ. лиц по мере надобности в течение трех дней.

В 2021 году передают отчет в ИМНС в срок не позднее 2 апреля, но если имели место случаи не удержанного НДФЛ, представить показатели необходимо до 1 марта. Подать сведения можно посредством электронного документооборота, на бумажном носителе непосредственно в фискальные органы либо почтовой бандеролью. В двух последних случаях сведения считаются представленными согласно дате их принятия инспектором в налоговой инспекции или по штампу на отправлении.

Способы подачи сведений

Налоговому агенту предоставляется возможность выбрать способ сдачи сведений в инспекцию: лично, через представителя, почтовым отправлением.

У каждого из этих путей есть свои особенности.

  1. Если документы подаются через законного или уполномоченного представителя, то:
  2. в статусе законного представителя могут выступать лица, которым такое право предоставлено законом или учредительными документами (ст. 27 НК РФ);
  3. в статусе уполномоченного представителя могут выступать физические или юридические лица, действующие на основании доверенности, выданной налогоплательщиком (ст. 29 НК РФ).
  4. Днем представления сведений в этих случаях считается дата подачи формы 2-НДФЛ в налоговый орган.
  5. Если документы отправляются по почте, то с обязательной описью вложения, при этом почтовое отделение для подтверждения отправки должно выдать вам квитанцию. Нарушения не будет, если сведения отправить до 24 часов последнего дня установленного срока представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ). Днем представления в таких случаях считается дата оправки сведений почтой (абз. 2 п. 8 ст. 6.1 НК РФ, п. 4 Порядка № ММВ-7-11/[email protected]).

Кто формирует и выдает по запросу справку 2 НДФЛ

В каждой организации в начале года разрабатывается учетная политика, где необходимо уточнить все детали бухгалтерского и налогового учета. Один из важных приложений к ней является приказ о документообороте. Здесь следует четко отразить состав бланков, сроки подачи каждого и ответственных лиц за формирование и представление отчетности.

Как правило, ответственность за налоговую базу и общие сведения в справке 2 НДФЛ возложены на сотрудника, который начисляет заработок. Это объективно, так как именно он отвечает за полноту представляемых данных, и проходящую первичную информацию.

Юридические лица, где в штате есть сотрудники, обязаны:

  • Вести учет заработка, полученного работниками;
  • удерживать подоходный налог;
  • отслеживать числа, когда НДФЛ нужно перечислять в казну;
  • отчитываться о начисленных доходах по каждому работнику по форме 2 НДФЛ перед ИМНС и создавать по ним сводный реестр;
  • по заявлению сотрудника в трехдневный срок работодатели обязаны сформировать оригинальную справку по месту требования и в нужном количестве.

Проверка сведений налоговыми органами

При подаче сведений лично или представителем налогового агента инспектор в его присутствии должен проверить, правильно ли заполнены документы и имеются ли в них исправления. В пункте 8 Порядка такая процедура носит название «Контроль заполнения». Те документы, которые его не преодолели, согласно п. 9 Порядка удаляются из реестра и возвращаются подавшему их лицу.

Например, ООО «Сигма» по 9-ти своим работникам подала в ИФНС сведения по форме 2-НДФЛ и приложила соответствующий Реестр. В ходе контроля заполнения инспектор обнаружил ошибки в справке 2-НДФЛ по двум работникам — И.С. Афиногенову и К.С. Бурову.

В результате информация о доходах этих сотрудников инспектором вычеркнута из Реестра, сведения по ним считаются не поданными. По семи остальным работникам подача сведений засчитывается, так как документы заполнены правильно.

N справки Ф.И.О. Дата рождения
-1- -Афиногенов Иван Сергеевич- -03.03.1984-
-2- -Буров Константин Станиславович- -14.11.1988-
3 Бажов Сергей Сергеевич 26.06.1960
4 Дубовикин Андрей Вячеславович 16.02.1984
5 Емелин Виктор Иванович 28.12.1979
6 Емелин Алексей Иванович 11.07.1976
7 Чащин Николай Николаевич 12.10.1986
8 Слюсарев Сергей Игоревич 23.01.1964
9 Агалакова Ирина Геннадьевна 24.09.1980
Итого: 9

После окончания процедуры контроля заполнения сотрудник инспекции составляет два экземпляра Протокола приема сведений о доходах физических лиц организации за прошедший год. Особо указывается, что документы поданы на бумажных носителях.

На каждом экземпляре ставится подпись налогового инспектора и лица, представляющего налогового агента, если это лицо присутствовало при контрольном мероприятии. Один экземпляр остается в налоговом органе, другой отдается налоговому агенту лично или направляется по почте. Налоговому агенту Протокол будет в дальнейшем служить подтверждением факта подачи сведений.

Документальное основание и общие сведения

До последних изменений в законодательстве подписывать справку 2 НДФЛ для налоговой имел право непосредственный руководитель юр лица или сам ИП. Но жизнь вносит свои коррективы. В настоящее время визировать отчет может как директор, согласно уставным документам, так и его уполномоченный представитель.

Документ, на основании которого представитель имеет право подписи – заранее составленная и завизированная руководителем доверенность. В конце декларации указывают сведения о ней рядом с визой лица, подписывающего НДФЛ 2. Как правило, доверенность оформляется на один год, при необходимости временные рамки меняют или не отмечают вовсе.

Если в учетной политике не установлен перечень ответственных лиц за право подписи документов, его необходимо определить в приказе. Это потребуется для визирования 2 НДФЛ при смене руководителя, временной замене работников на время их отпуска, командировки или больничного листа. В справке, в таком случае указывается лицо, заменяющего отсутствующего сотрудника, и приказ о замене.

Итоги

Процедура сдачи бумажных 2-НДФЛ в 2021 году по сравнению с прошлыми периодами осталась прежней. Но нужно иметь в виду, что теперь для этого установлен более низкий порог численности. Уменьшилось и количество времени на подготовку сведений.

Что еще надо учесть в отчетности и как разобраться с требованиями налоговиков, если они появятся? Рассказывают наши эксперты в записях крутых вебинаров — прямо сейчас их можно забрать совершенно бесплатно!

Кто имеет право подписи справки 2 НДФЛ

В нормативном документе четко определен перечень лиц, имеющих право подписи справок по форме 2 НДФЛ.

  • Руководитель субъекта хозяйствования или заместитель руководителя, согласно уставным документам;
  • доверенное лицо, официально представляющее интересы налогового агента.

Кроме визы, в справке указывают фамилию лица, подписавшего документ только в тех случаях, когда действует доверенность. Для этого отражают соответствующий шифр:

  • Если справку подписывает руководитель, указывают цифру 1;
  • если подписывает представитель налогового агента, указывают цифру 2. Это будет: Сотрудник бухгалтерии, который начисляет заработную плату;
  • кадровый специалист, ведущий учет личных карточек;
  • главный бухгалтер или его заместитель, с обязанностями контроля над начислением заработка и заполнением отчетных форм в фискальные органы.

Это важно! Если в инспекцию сведения о подразделениях подает представитель, дополнительно указываются данные документа, на основании которого он действует (например, доверенность на право подписи).

Порядок подачи сведений

При подаче 2-НДФЛ или извещении инспекции о невозможности удержания налога, все налогоплательщики должны использовать форму и руководствоваться Порядком, которые утверждены приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected] Этот документ устанавливает правила представления сведений по форме 2-НДФЛ на бумажных носителях, а также в электронном виде.

К сведениям, подаваемым в бумажном виде, должен прилагаться Реестр, составляемый по форме из Приложения № 1 к Порядку. Один экземпляр при этом остается в инспекции, другой согласно п. 7 и п. 11 Порядка вернут налогоплательщику.

С отчетности за 2021 год форма 2-НДФЛ отменена. Теперь сведения из справки будут сдаваться в составе расчета 6-НДФЛ.

Кто подписывает справку 2 НДФЛ для сотрудников

Если сотруднику необходима декларация 2 НДФЛ для подачи в иные организации, он письменно уведомляет работодателя, причем указывать, куда представляется справка о доходах, необязательно. В течение трех дней бухгалтерия обязана подготовить декларацию.

Подписывать в данном случае форму 2 должен генеральный гендиректор или сотрудники, визирующие отчет в налоговую инспекцию. Внутренним локальным документом утвержден перечень лиц для подписи справки 2 НДФЛ, и не имеет значения, кто ее требует и с какой целью.

Как я пыталась убедить банки поверить моей справке 2-НДФЛ

Главбуху взять личный кредит в банке намного сложнее, чем кому-то другому. К такому выводу пришла наша читательница Жанна Блесткина. Она попыталась взять кредит в нескольких банках, но неудачно. Загвоздкой стала справка о доходах 2-НДФЛ, которую главбух подписала собственноручно. Вот ее история.

«Мне понадобились деньги на ремонт. Проблема была в том, что нужно было больше, чем я отложила. На семейном совете решили взять кредит в банке на неотложные нужды. Мне казалось, что банк без проблем его выдаст. Сумма всего лишь вдвое превышала мою месячную зарплату, а срок кредита – полгода.

Первым делом я на работе распечатала справку о доходах (2-НДФЛ), подписала у шефа, поставила свой автограф, шлепнула печать и направилась в банк. Сначала все было хорошо: заполнила длинную анкету, сдала документы. Стала ждать. Каково же было мое удивление, когда через несколько дней я получила отказ. Без объяснения причин! Но почему? У меня хорошая зарплата, стабильная работа, никаких долгов и идеальная кредитная история (точнее нулевая, у меня этот кредит был первым). Может, причина – наличие ребенка?

Все это от избытка чувств я выпалила операционистке, которая брала у меня документы для получения кредита. «При чем тут ваш сын? – удивилась она. – У вас просто указан высокий уровень дохода в справке. И подтвержден он вашей же подписью. Вот вам и не поверили»

Я даже растерялась: «Но я же главбух! Кто же может вместо меня подписывать мою 2-НДФЛ?» «Генеральный директор», – сообщила операционистка. Но после отказа банка переделывать справку, по ее словам, было уже бесполезно.

Вернувшись на работу, я распечатала новый вариант справки о доходах. Генеральный директор очень удивился, когда я попросила его подписать мне справку в двух местах – за себя и за меня. Проворчав про писанину в последний день перед отпуском, он тем не менее поставил автограф, в том числе и в графе для подписи главбуха.

За кредитом я пошла уже в другой банк. Но и здесь меня ждал неприятный сюрприз – операционистка забраковала мой свежеподписанный документ из-за того, что в двух местах подпись одного и того же человека – генерального директора. При этом я фигурирую в деле как главный бухгалтер. То есть главбух на предприятии все же есть. Забрав документы, я бегом помчалась назад в офис, еще надеясь застать шефа. Но в честь отпуска он умчался с работы раньше, так что заполучить его подпись на третьем варианте 2-НДФЛ не удалось.

Кончилась история тем, что я заняла деньги у подруги. Она меня знала уже лет 20 и потому ей моя 2-НДФЛ была не нужна».

Как главбуху подтвердить свои доходы

Как показал опрос банков, проведенный «УНП», в каждой кредитной организации свой взгляд на справку о доходах по форме 2-НДФЛ, подтверждающую платежеспособность главного бухгалтера.

В Сбербанке примут справку о доходах, подписанную лично главным бухгалтером. Но к справке нужно будет приложить копию банковской карточки, чтобы подтвердить достоверность подписи.

В Московском кредитном банке также принимают 2-НДФЛ, заверенную главбухом. К ней нужно приложить копию трудовой книжки, заверенную печатью компании-работодателя.

В банке «Уралсиб» требуют предъявить справку о доходах, подписанную генеральным директором, и приложить справку из отдела кадров о назначении главбухом.

В Альфа-банке просят представить 2-НДФЛ, подписанную генеральным директором. Должность подтверждать здесь не нужно, только дополнительные сведения о платежеспособности – копию полиса ДМС, копию техпаспорта на автомобиль или копию загранпаспорта с отметками о вылетах за границу.

В ВТБ24 примут справку, подписанную главбухом, плюс приказ о назначении главным бухгалтером.

Ответственность за недостоверность сведений при заполнении 2 НДФЛ

Неверные данные в 2 НДФЛ носят различный характер и разную ответственность. Следует разграничивать обязательства за постановку и ведение учета. Например, за ошибки в справке, поданную в фискальные органы, мера ответа определяется согласно Налоговому кодексу, это касается также и формата представления.

Если показатели в отношении дохода завышены, это расценивается как мошенничество, особенно если значения подаются за выдаваемой ссудой в банковскую организацию. Налоговая инспекция вправе доначислить налог и за несвоевременную оплату вменить пеню.

Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: