Шпаргалка по кадровому документообороту для самых осторожных

Тенденции современного мира подталкивают каждого руководителя задуматься об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в своей компании. Тем более государство также не обделяет ее «вниманием»: помимо законодательных актов, принятых за последние годы, в 2017 году была утверждена глобальная «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы», в рамках которой реализуется программа «Цифровая экономика».

Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.

В ближайшем будущем каждый работник получит возможность подписать любой кадровый документ, поданный им или предназначенный для него, из любой точки мира со своего гаджета с помощью электронной подписи.

При этом перед подписанием будет выполняться многофакторная идентификация личности, а после обеспечено безопасное хранение персональных данных в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов».

Пандемия и эксперимент Минтруда России — главные двигатели перехода на ЭДО

Дистанционная работа в условиях пандемии стала серьезным толчком к переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО), даже в тех компаниях, которые раньше не задумывались об этом. Параллельно, весной, стартовал второй этап эксперимента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по электронному кадровому документообороту. Этот эксперимент оказался в центре внимания многих работодателей, поскольку они столкнулись с необходимостью подписывать дистанционно кадровые документы с работниками.

С 5 мая 2021 года, после вступления в силу Федерального закона от 24 апреля 2021 года № 122-ФЗ, у каждой компании появилась возможность совершенно законно полностью отказаться от бумажных документов. Этой возможностью воспользовались уже более 380 компаний, подавших заявку на участие в эксперименте.

Такой всплеск интереса объясняется тем, что государство проводит последовательную цифровую трансформацию всех сфер общественной жизни, в том числе социально-трудовых отношений. Получение большинства государственных услуг переведено в цифровой формат. Уже сейчас реализованы электронные листы нетрудоспособности. С 1 января 2021 года работникам, поступающим впервые на работу, будут оформляться только электронные трудовые книжки. Всё чаще контролирующие органы при проведении проверок запрашивают документы в электронном виде и не работают с бумажными. Поэтому переход на электронный документооборот в кадровой сфере — это вопрос не ближайшего будущего, а текущая данность.

Кроме того, у компаний появилась дополнительная мотивация. Во-первых, участие в эксперименте позволит перестроить работу кадровой функции и быть готовыми к законодательным изменениям, которые ожидаются уже в следующем году. Во-вторых, это возможность поработать в тесном контакте с рабочей группой Минтруда и принять участие в формировании законодательных изменений трудового законодательства в ближайшие годы. Эксперимент завершится 31 марта 2021 года, а до этого момента Минтруда России намерено подвести итоги и поделиться дальнейшими планами и законодательными инициативами

Выгодно ли переводить кадровый документооборот в электронный вид?

Рис.1 Выгоды электронного кадрового документооборота
Ведение цифрового документооборота в части кадрового учета и управления дает возможность не только контролировать работников, но и получить следующие преимущества:

• сокращение трудозатрат работников;
• возможность подписания документов работниками находящимися не в офисе;
• ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
• возможность выстроить процесс контроля кадрового делопроизводства;
• прозрачность ведения кадрового документооборота;
• гарантии безопасности документации;
• ускорение сдачи отчетности в государственные органы управления;
• отсутствие необходимости хранения большого количество бумажных носителей;
• уменьшение затрат на бумагу и оргтехнику, что считается более экологичным вариантом;
• при использовании ЭЦП (усиленной сертификатом) снижение рисков подделки документов;
• наличие быстрого доступа к любой необходимой документации;
• оперативность передачи отчетности государственным органам.

Специалисты нашей компании имеют реальный опыт проектов перехода на электронный кадровый документооборот, а также разработали ряд решений, о которых мы поговорим ниже, для упрощения этого процесса.

Необходимые законодательные изменения по КЭДО

На сегодняшний день остается ряд вопросов, не урегулированных в должной степени законодательно, что является одним из стоп-факторов при принятии решения бизнесом о переходе на ЭДО. Отметим наиболее значимые для бизнеса вопросы.

1. Стоимость электронной подписи, которая может варьироваться от 500 до 5000 руб. в год на одного сотрудника в зависимости от вида. Это особенно актуально для крупных компаний с высокой оборачиваемостью персонала. Законодатель рассматривает возможность установления стоимости выпуска электронной подписи на уровне Правительства РФ или предоставление подписи на безвозмездной основе.

2. Отсутствие готового недорогого или бесплатного решения, позволяющего обмениваться с работниками документами и подписывать их. Минтруда рассматривает портал «Работа в России» и как единую платформу для подписания и хранения подписанных документов.

3. Отсутствие права оформлять ряд кадровых документов в электронном виде и страх прохождения проверок госорганов. Законодатель готовит поправки в трудовое законодательство, позволяющие оформлять электронные кадровые документы; ряд из них вступит в силу уже в 2021 году.

Кроме того, не урегулированы вопросы хранения электронных документов: требования к месту, где они должны храниться или куда будут выгружаться, а также сроки хранения электронных документов (совпадают ли они со сроками хранения бумажных документов), — это также необходимо прописать в законодательстве.

Вопрос признания легитимности подписи после конвертации подписанного документа в иной формат пока также не решён.

Какие внутренние документы оформляются для кадрового ЭДО

Внедрение кадрового ЭДО нужно зафиксировать в локальной документации работодателя.

Во-первых, нужно издать внутренний документ о кадровом ЭДО, к примеру, положение об электронном документообороте или дополнение к коллективному договору. В нем указывается, какие именно документы будут оформляться электронно, каким типом ЭЦП будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами.

Во-вторых, необходимо разработать и утвердить форму соглашения с работниками по применению ЭЦП. В этом документе указывается, каким образом определяется лицо, подписывающее документ, а также как используются ЭЦП, какие обязанности имеются у сотрудника и работодателя по вопросу сохранения конфиденциальности подписи.

Как снизить стоимость внедрения КЭДО

Основные затраты при внедрении ЭДО — это расходы на два элемента: внедрение системы электронного документооборота и стоимость электронных подписей, о чем было сказано выше. Рассмотрим, за счет чего можно снизить общие расходы.

Стоимость внедрения системы ЭДО может составлять в среднем от 2 до 10 млн руб. в зависимости от функционала системы. Сэкономить можно, выбрав коробочные решения с готовой методологией, адаптировав свои процессы под них. Как правило, компания внедряет комплексную систему ЭДО — не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского документооборота, ведения договоров и т.д. При принятии решения о выборе системы нужно договориться внутри компании со всеми заинтересованными подразделениями, после чего выделить бюджет на этот проект.

Расходы на электронные подписи в настоящий момент существенны. На сегодняшний день самый безопасный вид подписи — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — стоит 3000–5000 руб. на одного сотрудника. Понятно, что при большом количестве сотрудников, которые нуждаются в такой подписи, это достаточно дорогой инструмент для компании. Поэтому УКЭП необходимо приобрести представителю компании, уполномоченному подписывать документы, и на всякий случай лицу, замещающему его на время отсутствия. Для подписания же большинства типовых кадровых документов сотрудниками можно применять усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Подготовка организационных и распорядительных документов

Унифицированные формы некоторых организационных и распорядительных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Организация может по собственному выбору:

• использовать унифицированную форму документа, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;

• применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности?

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся:

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

• в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся:

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

• в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО

Хотелось бы выделить пять ключевых шагов, которые предстоит сделать компаниям, только планирующим переход на КЭДО.

1. Принять, что изменения будут, и подготовиться к ним.

2. Составить план, какие процессы следует перевести в электронный вид сначала. Для этого нужно определить те процессы, на которые компания тратит больше всего ресурсов, и переводить их на ЭДО в первую очередь.

3. Понять, насколько компания готова к переходу на ЭДО. Что это значит? Во многих компаниях есть так называемые исторически сложившиеся процессы, которые необходимо оптимизировать. Нужно по каждому из них сформировать целевой эталонный процесс, который будет тиражирован на все подразделения компании. Это серьезно поможет при настройке функционала будущей системы ЭДО.

4. Имеет смысл ознакомиться с наиболее популярными системами на рынке, сформулировать важные для вашей компании критерии и требования. Соотнести бюджет и предлагаемые решения, обратиться к опыту компаний, уже перешедших на КЭДО.

5. Сделать методологическую и юридическую «обвязку» — в соответствии с требованиями законодательства подготовить внутренние документы, которые защитят вас в будущем, например положение, в котором четко прописан КЭДО: порядок обмена документами, выдачи и использования электронных подписей, используемые системы, порядок хранения и уничтожения документов и т.д.

В целом, чтобы обосновать расходы на внедрение ЭДО, руководству нужно показать, какова реальная стоимость функции сейчас и сколько она будет стоить после внедрения ЭДО. При оценке стоимости функции имеет смысл учесть не только очевидные расходы на бумагу и принтеры, но и временные затраты всех участников процесса — от сотрудника до руководителя — на распечатывание, согласование, формирование в дела, логистику и хранение этих документов. Оперативный доступ и удобство поиска документов в электронном виде — еще одно преимущество электронных документов.

Допустим, расходы на содержание HR-функции сегодня — пять единиц, затраты на внедрение системы ЭДО составят 20 единиц, но в результате внедрения ЭДО функция будет стоить одну единицу. При этом срок окупаемости расходов на внедрение системы составит полтора года. Для руководства очень важно наглядно увидеть, какую экономию даст внедрение системы ЭДО.

Правовое регулирование требований к информационным системам с электронным документооборотом

Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота (СЭДО), не затрагивающих кадровое делопроизводство.

Самое главное — кадровые СЭДО подпадают под действие Федерального закона N 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных», который устанавливает требования к оператору персональных данных (ПДн) и его информационным системам. Подробно требования к информационным системам, содержащим персональные данные, указаны в документе, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» (далее — Требования). Самое существенное в этой области — требования законодателя об обязательности мер по защите персональных данных.

Знакомясь с этим документом, следует обратить особое внимание на то, что в соответствии с п. 6 Требований угрозы информационной безопасности персональных данных для кадровых СЭДО в подавляющем большинстве организаций могут быть классифицированы как угрозы минимум 1-го типа (недекларированные возможности системного программного обеспечения) и 2-го типа (недекларированные возможности прикладного программного обеспечения).

Пункты 8-11 указанных Требований описывают 4 уровня защищенности информационных систем, при этом для большинства организаций, обрабатывающих персональные данные только своих работников и не оперирующих персональными данными третьих лиц, Требования указывают на необходимость обеспечения 2-го уровня защищенности информационной системы.

В соответствии с п. 15 Требований организация-оператор персональных данных для достижения 2-го уровня защищенности информационной системы должна:

Организовать режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещена информационная система, препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права в них находиться;

Обеспечить сохранность носителей персональных данных;

Обеспечить утверждение руководителем оператора документа, определяющего перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;

Обеспечить использование средств защиты информации, прошедших оценку соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз;

Назначить должностное лицо (работника), ответственное за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе;

Сделать так, чтобы доступ к содержанию электронного журнала сообщений информационной системы имелся исключительно у должностных лиц (работников) оператора или уполномоченного лица, которым сведения, содержащиеся в указанном журнале, необходимы для выполнения служебных (трудовых) обязанностей.

Все кадровые СЭДО должны не реже 1 раза в 3 года проходить аудит на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», причем этот контроль может проводиться организацией как самостоятельно, так и с привлечением на договорной основе юридических лиц/индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации (п. 17 Постановления Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»). Такие лицензии выдаются ФСБ РФ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации».

Наша справка. Уполномоченными федеральными органами, регулирующими деятельность в сфере обработки персональных данных, являются:

Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций) — осуществляет контроль и надзор за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства.

ФСТЭК России (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий.

ФСБ РФ (Федеральная служба безопасности РФ) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий (регулирует сферу использования криптографических средств).

Следует учесть, что должностное лицо организации, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных, должно обладать соответствующей квалификацией, поэтому при определении требований к данному работнику нужно ориентироваться на Постановление Правительства РФ N 1119 и Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 N 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

Рекомендуется включить в требования к должности, зафиксированные в должностной инструкции, соответствующие положения, например, о необходимости прохождения курсов повышения квалификации по теме «Защита персональных данных» продолжительностью не менее 72 ч. в лицензированном учебном центре или наличия профильного высшего образования в сфере защиты информации.

Возможно, в вашей организации есть подразделение, в обязанности которого входит защита информации или защита коммерческой тайны. И в составе такого подразделения, скорее всего, уже есть сотрудник, чья квалификация позволяет обеспечивать выполнение требований закона «О персональных данных» и получать положительные заключения по результатам проверок регулирующими органами.

Ближайшее будущее: все данные о сотрудниках — только в цифровом виде

В заключение важно коротко осветить планы цифрового развития, утвержденные на государственном уровне, которые повлияют на работу как бизнеса в целом, так и кадрового сообщества уже в ближайшем будущем. У нас в стране действует Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», в рамках которой планируется развивать цифровые сервисы по всем направлениям. Эта программа предусматривает переход с электронных трудовых книжек к персональным траекториям развития.

Что это означает? В процессе обучения студента будет наполняться профиль его компетенций: вноситься записи об освоенных во время обучения в вузах дисциплинах, подтвержденных компетенциях. В результате сформируется персональный файл будущего сотрудника, в котором будет храниться вся информация о его профессиональных навыках. При трудоустройстве работник предоставляет работодателю доступ к своему персональному файлу, и он дополняется записью о должности, месте работы, затем перечнем функций, результатами профессиональной оценки и т.д. При переходе на другое место работы сотрудник будет предоставлять доступ к своей персональной записи новому работодателю.

Таким образом будет сформирован полный цифровой след профессионального пути сотрудника. По моей оценке, этот проект может заработать уже к 2025 году, а активно начнет внедряться с 2021–2022 годов. Таким образом, электронные цифровые сервисы станут неотъемлемой частью работы кадровых служб, а значит, необходимо готовиться к этому уже сегодня. Это означает, что HR-руководители должны понять: либо они подготовятся к цифровому будущему, либо останутся в прошлом и не будут востребованы работодателями.

Виды документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

• организационные;

• распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

• информационно-справочные.

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Исходящие документы

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

• исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

• проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем – на согласование заинтересованным лицам;

• исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

• заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

• ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

• проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

• проверить наличие необходимого числа копий;

• уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

• прием;

• сортировка;

• рассмотрение руководством;

• направление исполнителям.

Входящие документы

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами?

Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:

• на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;

• необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;

• на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;

• полученная корреспонденция требует доплаты.

Об этом сказано в пункте 3.1.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Изменились реквизиты организации

Если в организации изменилось наименование, то кадровой службе необходимо внести это в документы. Условно можно выделить четыре этапа.

Первый этап – заключите дополнительное соглашение к трудовым договорам с сотрудниками. Наименование указывают в трудовых договорах, поэтому если оно изменилось, то это нужно отразить и в трудовом договоре (ч. 1 и 3 ст. 57 ТК РФ).

Второй – внесите запись в трудовые книжки. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» укажите запись о переименовании, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») с 21.09.2015 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Торговая (ООО «Торговая )». А в графе 4 проставьте дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого переименована организация. Так сказано в пункте 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Третий – внесите новое наименование в шаблоны (бланки) кадровых документов (п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

И, наконец, четвертый: обновите оттиск печати кадровой службы (при ее наличии).

Аналогично поступайте и при изменении других реквизитов. Например, если изменился адрес организации, то придется только заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам и изменить бланки кадровых документов (этапы 1 и 3). А если изменились банковские реквизиты организации, то вам понадобится пройти только первый этап.