Новая СЗВ-М с мая 2021 года: отличия от прежней формы

Кто должен сдавать отчет СЗВ-ТД

Все предприятия, у которых есть наемный персонал, в том числе работники, занятые дистанционно, и совместители, обязаны сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД, если в течение отчетного месяца:

• вносились записи в раздел трудовой книжки «Сведения о работе», такие как прием на работу, перевод, присвоение новой квалификации;
• работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или выбрал ее электронный аналог.

Работодатели, у которых за 2021 год не было событий из перечисленных выше, в первый раз подают СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Даже если организации заключает только срочные трудовые договоры на один год со всеми работниками, обязательно надо отражать записи о ежегодных приемах и увольнениях в форме СЗВ-ТД. Специалисты ПФР отдельно подчеркивают это на своих семинарах.

СЗВ-М за май 2021 – новый бланк

Общий алгори остался прежним, не изменилась и периодичность подачи документа в Пенсионный фонд – он сдается ежемесячно. Суть изменений – упрощение формы за счет удаления из нее пояснительных сносок, уточнение спорных реквизитов.

Чем отличается новая форма СЗВ-М за май 2021 г. от формы старого образца:

1. Наименование страхователя теперь можно указывать как сокращенное, так и полное – главное, чтобы оно соответствовало учредительной документации.

2. Название работодателя может вводиться латинскими буквами, если так оно указано в регистрационных документах. Такое уточнение важно для подразделений иностранных фирм.

3. Отчетный период указывается в формате ММ (номер месяца) и ГГГГ (год).

4. Тип отчетной формы теперь прописывается полностью – «Исходная», «Дополняющая», «Отменяющая».

5. Нумерация в табличной части отчета в графе «№ п/п» должна быть сквозной.

6. Уточнен перечень лиц, отражаемых в отчете – в документе фиксируются сведения по всем застрахованным физическим лицам, на которых распространяется действие обязательного пенсионного страхования согласно ст. 7 закона № 167-ФЗ от 15.12.2001. Благодаря этому разрешился спор о необходимости включения в форму информации по директору-единственному учредителю — теперь эти сведения должны присутствовать в отчете.

Когда надо подавать СЗВ-ТД

В 2021 году отчет по форме СЗВ-ТД нужно сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:

• были кадровые перемещения;
• сотрудник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате по ст. 66 ТК РФ;
• работник заявил о выборе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Написать заявление сотрудник должен до 31.12.2020.

Если в 2021 году не было кадровых изменений в отношении работника и он не подавал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, работодатель должен представить сведения о трудовой деятельности такого сотрудника по состоянию на 01.01.2020 до 15 февраля 2021 года.

С 2021 года сдавать отчет нужно только при наличии кадровых перемещений в компании до 15-го числа месяца, идущего за отчетным.

Кого включать в отчетность

С 2021 года действуют особые условия составления документа. Следует включать всех сотрудников, с которыми заключены договоры (трудовые, гражданско-правовые, авторские). Причем не важно, производились ли начисления и выплаты заработной платы по ним в отчетном периоде. Смотрите по действующим договорам с работниками, сколько человек нужно отразить в СЗВ-М, — столько, сколько работников трудятся в организации.

Рассмотрим несколько спорных примеров, кого включать в СЗВ-М:

1. Сотрудник принят последним днем месяца, оплаты по трудовому договору не было. Включать ли его в отчет? Да, включать, так как договор подписан в отчетном периоде.
2. Сотрудник уволен в июле, а в августе ему начислили премию. Включить ли его в августовскую отчетность? Нет, уволенного в прошлом месяце работника не включают в отчет.
3. В организации нет сотрудников. Договор с учредителем не заключен, выплаты он не получает. Формировать ли отчетность для ПФР? В такой ситуации предоставлять пустой бланк не обязательно. Но многие бухгалтеры не рискуют и отправляют нулевые формы.

Можно ли СЗВ-ТД сдать на бумаге

Работодатели, у которых трудится менее 25 человек, форму СЗВ-ТД могут подавать на бумаге.

ПФР запустил в сети Интернет электронный сервис, в котором данные СЗВ-ТД можно пропустить через форматно-логический контроль. Для компаний, формирующих отчет в специальном ПО, но подающих на бумаге, инструмент будет особенно полезен. Часто это небольшие предприятия, у которых нет электронной цифровой подписи и которые для заполнения СЗВ-ТД используют бесплатные программы, такие как Spu_orb. Для работы в сервисе потребуется выгрузить файл отчета из такого приложения. Далее нужно на официальном сайте ПФР на странице «Кабинет страхователя» в разделе «Отчетность» выбрать сервис «Загрузить проект отчетности». Инструмент доступен и тем предприятиям, которые не зарегистрированы в «Кабинете страхователя» на сайте ПФР.

Для загрузки файла с отчетом понадобится указать корректные ИНН и регистрационный номер компании-страхователя.

После прохождения проверки форму можно распечатать и представить в ПФР. Сотрудник фонда сверит данные СЗВ-ТД с загруженным электронным отчетом и отправит их в обработку. Принятым он будет считаться в день предоставления в бумажном виде.

Отчет на бумажном носителе заполняется чернилами, шариковой ручкой любого цвета, кроме красного и зеленого, печатными буквами или при помощи компьютера, без помарок, исправлений и сокращений (п. 1.10 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Форма заверяется подписью руководителя или доверенного лица, а при наличии — и печатью организации. Предприниматели удостоверяют документы личной подписью. Обязательно заполняются реквизиты «Наименование должности руководителя» и «Расшифровка подписи» (Ф.И.О. указывается полностью) (п. 1.11 порядка).

Примет ли ПФР отчет без ИНН?

Если графа ИНН в СЗВ-М останется пустой, при контроле правильности заполнения этого отчета проверочная программа выдаст оповещение (предупреждение): «Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен». Но это не является препятствием для принятия отчета ПФР — при отсутствии в данном СЗВ-М других более существенных ошибок.

Итак, примет ли Пенсионный фонд отчет, если в СЗВ-М не указан ИНН? Да, примет. Штрафа за это не будет, если у сотрудника нет ИНН и/или работодатель действительно не располагает данными о нем.

А вот отражение в СЗВ-М вымышленного или ошибочного ИНН чревато для работодателя штрафом — 500 руб. за каждое физлицо, по которому были представлены некорректные сведения (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Ошибки в СЗВ-М по ИНН выявляются проверочной программой, в алгоритме которой заложен форматно-логический контроль отраженных в СЗВ-М сведений. В отношении ИНН проверяется правильность по его контрольному числу.

Если в СЗВ-М попал неверный ИНН, понадобится два корректирующих отчета — СЗВ-М с типом «О (этот тип проставляется в разделе 3 «Тип формы (код)» корректирующего отчета). Первый отчет обнулит неверные данные — в него нужно перенести запись из исходного СЗВ-М с ошибочным ИНН. В дополняющей форме повторяют данные на сотрудника с верным ИНН.

О последствиях ошибок в разных документах узнайте из материалов:

• «Ошибка 0400400011 в расчете по страховым взносам»;
• «Ошибка 508 в отчете ФСС — что это и как исправить».

Как заполнить СЗВ-ТД

Форма и порядок заполнения формы СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Ниже разберем несколько случаев, требующих отражения в отчете.

1. Заполнение СЗВ-ТД на работника в первый раз

При первой подаче СЗВ-ТД на работника необходимо внести в ее раздел «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» последнюю запись из раздела «Сведения о работе» по состоянию на 01.01.2020 у этого работодателя (п. 1.7 порядка заполнения СЗВ-ТД). Записи о деятельности у других работодателей в отчет не включаются.

2. Подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или выборе электронной трудовой книжки

При выборе бумажного формата в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» указывается день подачи заявления сотрудником.

При переходе на цифровую трудовую дата волеизъявления ставится в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

В разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» указывается последняя запись из раздела «Сведения о работе» по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя. В графе 2 указывается дата приема на работу или перевода на должность, на которой сотрудник трудился на 1 января 2021 года.

3. Таблица «Заполнение графы 3 блока „Трудовая деятельность“ СЗВ-ТД»

4. О заполнении графы 5 «Код выполняемой функции»

Минтруд РФ в письме от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 уточнил, что вносить сведения в графу 5 нужно начиная с 01.01.2021 и только тем компаниям, которые применяют профстандарты.

В графе проставляется код, который состоит из семи знаков в формате «XX.XXX-X-X, где:

• первые пять, разделенные точкой, — это код наименования вида профдеятельности содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая сотрудником работа;
• последние два знака — буква кода обобщенной трудовой функции и цифра уровня квалификации.

ПФР разработал изменения в бланке СЗВ-ТД, вступить в силу которые должны с 2021 года. Документ размещен на портале опубликования проектов НПА. В строке «Код выполняемой функции», месте указания семизначного цифро-буквенного кода «XX.XXX-X-X» нужно будет указывать пятизначный цифровой код в формате «ХХХХ.Х», где четыре знака — код по общероссийскому классификатору занятий, а пятая цифра — контрольное число.

5. Заполнение СЗВ-ТД на совместителей

ПФ РФ в письме от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 разъяснил, что если в графе 4 формы СЗВ-ТД указано совместительство, то отметка в строке формы о подаче заявления касательно предпочтительного способа ведения СТД не заполняется. Поскольку трудовая книжка совместителя хранится у основного работодателя, только у него есть возможность внесения в нее всех сведений о кадровых событиях ее обладателя, включая информацию о местах его работы по совместительству.

6. Заполнение СЗВ-ТД, если работник лишен права занимать должность

В соответствии с пунктом 2.5.3 порядка заполнения формы, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, запрет на право сотрудника занимать определенную должность по приговору суда подлежит отражению в графе 3.

Запись можно внести только в том случае, если согласно вердикту суда осужденный и не отбывший наказание работник отстранен от работы по определенной должности либо вида деятельности с обязательным указанием:

• в графе 4 — срока отстранения от деятельности либо должности;
• в графе 7 — наименования документа (приговор);
• в графе 8 — даты приговора;
• в графе 9 — номера приговора.

Запись о запрете на ведение деятельности отражается в СЗВ-ТД только при расторжении трудового договора, поскольку ст. 47 УК РФ, п. 4 ч. 1 ст. 83 и абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ исключают возможность осужденного лица работать. В связи с этим в форме СЗВ-ТД не может содержаться лишь одна запись о запрете занимать должность, вместе с ней нужно отразить и увольнение.

7. Установление работнику профессии, специальности или квалификации

Минтруд РФ в письме от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 рассмотрел вопрос отражения в графе 3 данных при установлении сотруднику второй или следующей профессии, новой специальности или квалификации. Как следует из разъяснений, заполнять ее следует, только если новый разряд, класс, иную категорию профессии, специальность, уровень квалификации установила работнику непосредственно организация-работодатель.

8. Заполнение СЗВ-ТД на руководителя — единственного участника

Не нужно формировать бланк СЗВ-ТД на руководителя — единственного участника и учредителя компании в одном лице (письмо Минтруда РФ от 24.03.2020 № 14-2/В-293). Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей отчитываться по форме СЗВ-ТД обо всех кадровых мероприятиях, однако кодекс в данном случае неприменим. Он не предусматривает возможность руководителя компании заключить с самим собой трудовой договор. Правоотношения в такой ситуации регулируются законом об ООО (Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

9. Заполнение СЗВ-ТД при перемещении с совместительства на основное место работы

При переходе внешнего совместителя в основной штат компании не происходит автоматически расторжение действующего договора о совместительстве. Поэтому прекратить совместительство такого сотрудником можно по соглашению сторон ( п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или по его инициативе (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) .

В форме СЗВ-ТД кадровые изменения нужно отразить следующим образом (письмо Минтруда РФ от 25.03.2020 № 14-2/В-308). Если составляется новый трудовой договор:

• увольнение с работы по совместительству;
• прием на основную работу.

Если оформляется дополнительное соглашение, фиксируется перевод с работы по совместительству на основную.

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах

Данный раздел представляет собой список застрахованных лиц, на которых сдаются сведения. В отношении каждого работника нужно указать:

• ФИО (отчество указывается при его наличии);
• СНИЛС (указывается обязательно);
• ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Например, если у страхователя в отчетном периоде было всего два работника, то раздел 4 формы СЗВ-М будет выглядеть так:

Обратите внимание: в пояснениях к форме СЗВ-М не говорится о том, что в незаполненные поля формы следует вписать прочерки. Таким образом, если страхователь не имеет сведений об ИНН работника, то соответствующую графу нужно оставить пустой.

В пояснении к разделу 4 формы СЗВ-М сказано, что в данный раздел вносятся сведения о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, а также гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг и другие виды договоров, с выплат по которым перечисляются взносы в ПФР). Елена Кулакова обращает внимание, что в этом пояснении обязанность страхователя представить сведения на работника никак не связывается с фактом перечисления этому работнику каких-либо выплат в отчетном периоде. Поэтому в раздел 4 формы СЗВ-М следует включить данные на всех сотрудников, у которых в отчетном периоде имелись действующие трудовые договоры со страхователем. В том числе, сведения нужно указать и на тех сотрудников, которые не получали выплат (например, были в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком). По этой же причине в ежемесячные отчеты СЗВ-М необходимо вписывать данные о всех работниках, оформленных по договорам гражданско-правового характера, даже если вознаграждения по ним выплачиваются не каждый месяц.

А как быть, если страхователь в отчетном месяце перечислил премию или другую выплату уволенному работнику, трудовой договор с которым был расторгнут до начала отчетного периода? Если следовать пояснению к разделу 4 формы СЗВ-М, то сведения на такого работника включать в отчет не нужно.

Также может возникнуть вопрос о том, надо ли сдавать «пустую» ежемесячную отчетность, если в компании числится только один директор (он же единственный учредитель), с которым не заключен трудовой или гражданско-правовой договор? Елена Кулакова считает, что в этом случае представлять СЗВ-М не надо. Дело в том, что сведения о ФИО и СНИЛС работников заполняются обязательно. Никаких прочерков или пробелов в полях, предназначенных для отражения этих данных, быть не должно. Следовательно, если нет ни одного действующего договора с работником (а значит, и основания для заполнения раздела 4 формы СЗВ-М), то отчетность не сдается.

Кроме этого следует обратить внимание на формат, необходимый для сдачи СЗВ-М в электронном виде (он утвержден распоряжением правления ПФР от 07.12.16 № 1077п). Форматом предусмотрено, что в списке застрахованных лиц (то есть, в разделе 4) должна иметься хотя бы одна запись со сведениями о сотруднике. Это также подтверждает, что сдавать «пустую» отчетность не нужно.

Минтруд м ПФР утверждают, что форму СЗВ-М на директора-единственного учредителя нужно сдать (см. «СЗВ-М на директора: ПФР требует сдавать отчеты даже за тех директоров-учредителей, с которым нет трудового договора»).

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД

C первого января 2021 года Федеральным законом от 01.04.2020 № 90-ФЗ сдача СЗВ-ТД позже срока или с ошибками квалифицируется как административное правонарушение. Согласно подпункту «б» п. 8 закона за неподачу в сроки, установленные Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, за подачу неполных или искаженных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф.

В частности, по статье 15.33.2 станут привлекать за нарушения при подаче в ПФР документов, указанных в п. 2.1 ст. 6 закона о персучете. Санкции предусматриваются только для должностных лиц.

Таким образом, названные правонарушения повлекут за собой предупреждение либо штраф от 300 до 500 рублей.

Ответственность за нарушения

Несмотря на то, что форма СЗВ-М довольно проста в заполнении, ошибки бывают. Наиболее часто это нарушение срока подачи данных. Случается также, что в отчет включают не всех сотрудников или, наоборот, указывают тех, кому там не место. Ошибки, связанные с данными, можно исправлять, причем, зачастую — без санкций. А вот за несвоевременную сдачу СЗВ-М штраф неизбежен.

Начисляют 500 рублей за каждого работника в неверном отчете. Это значит, что компаниям с большим штатом всего один день опоздания может обойтись очень дорого.

Ответственность за нарушения в области персонифицированного учета описана в законе №27-ФЗ (часть 4, статья 17).

Почему не принимают СЗВ-ТД

Перечень условий, по которым в ПФР осуществляется проверка файла отчета СЗВ-ТД, установлен приложениями к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Протокол с ошибкой с кодом 50 указывает, что поданный отчет не принят ПФР. Это может произойти по следующим причинам:

• файл не является корректно заполненным XML-документом;
• файл не соответствует XSD-схеме;
• СНИЛС неуникален в пределах отчета;
• электронная подпись некорректна;
• регномер ПФР не зарегистрирован в фонде на дату проверяемого отчета;
• ИНН не соответствует данным о страхователе в ПФР;
• дата заполнения СЗВ-ТД позже текущей даты или раньше 2020 года.

Ошибка с кодом 30 не так критична, она свидетельствует о том, что СЗВ-ТД принята, но отдельные сведения требуют уточнения. Она указывается в протоколе проверки в следующих случаях:

• дата мероприятия позже текущей даты или даты заполнения отчета;
• «дата с» позже «даты по»;
• при значении «Прием» не заполнен ни один из элементов «Должность» или «Сведения»;
• при значении «Увольнение» не заполнен ни один из элементов «Номер статьи ТК РФ», «Основание увольнения», «Причина»;
• указано «Основание увольнения», но не заполнен элемент «Нормативный документ» или хотя бы один из элементов: «Статья», «Часть», «Пункт», «Подпункт»;
• при значении «Переименование» не заполнен элемент «Сведения»;
• при значении «Установление (присвоение) или «Запрет занимать должность (вид деятельности)» не заполнен элемент «Сведения» и «Должность»;
• уникальный идентификатор мероприятия (УИМ) неуникален в пределах отчета;
• СЗВ-ТД не содержит ни блока «Заявления», ни блока «Трудовая деятельность»;
• при статусе заявления «Подано» не указана дата его подачи;
• год в какой-то из дат не состоит из четырех цифр;
• ошибка в последних двух цифрах страхового номера;
• Ф.И.О. или СНИЛС не соответствуют данным ПФР;
• по сотруднику не приняты отменяющие мероприятия, так как не найдены исходные данные;
• по сотруднику ранее уже зарегистрировано мероприятие с указанным в отчете УИМ.

Ошибка 20 не повлияет на прием отчета, но сигнализирует, что, возможно, в отчете допущена ошибка, поскольку выявлено одно из следующих логических несовпадений:

• по сотруднику ранее уже зарегистрировано мероприятие с такими же видом, датой и отметкой о совместительстве;
• КПП не соответствует КПП в карточке страхователя.

Полезный совет

Тот факт, что разработчики формы СЗВ-М не включили ИНН в группу обязательных сведений, не означает, что графу с ИНН можно всегда оставлять пустой.

Если вам не известен ИНН сотрудника, лучше лишний раз уточнить и проверить данные. Воспользуйтесь для этого сервисом ФНС:

Чтобы воспользоваться этим сервисом, вам понадобятся следующие данные о сотруднике:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• серия и номер, дата выдачи документа, удостоверяющего личность.

Нужно заполнить обязательные поля формы запроса и отправить его, нажав на кнопку «Отправить запрос». Если ваш сотрудник состоит на учете в налоговых органах с присвоением ИНН, сервис мгновенно выдаст ответ: «Информация об ИНН найдена» — и укажет этот ИНН.

Подробнее о работе сервиса «Узнать ИНН» рассказываем здесь. Теперь в вашем распоряжении есть ИНН, который можно в СЗВ-М. Если сервис не нашел данные об ИНН, смело оставляйте это поле в отчете пустым.

Какой бы результат ни выдал вам сервис ФНС по проверке ИНН, сделайте скриншот экрана с результатом. Это поможет вам в последующем обосновать свои действия по незаполнению ИНН сотрудника в СЗВ-М, если у ПФР возникнут претензии по неполноте представленных персонифицированных сведений.

Как исправить сданный СЗВ-ТД

Исправить СЗВ-ТД без отмены первоначальных сведений невозможно. ПФР информирует об изменении проверки поступивших от страхователей форм СЗВ-ТД. Скорректированы меры контроля на наличие дублирующих кадровых мероприятий. В связи с этим для уточнения СЗВ-ТД сначала потребуется заполнить отменяющую форму. Это касается любых ошибок, даже если они не затрагивают СНИЛС, регномер страхователя, дату и вид кадрового мероприятия, а также признак совместительства.

Таким образом, для того, чтобы скорректировать ранее представленные сведения, вне зависимости от вида ошибки, их нужно отменить и одновременно составить отчет с верными сведениями. Данный алгоритм исправления ошибок изложен и в Постановлении ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Если требуется исправить электронную форму, кроме даты и вида мероприятия, необходимо указать тот же UUID (универсальный уникальный идентификатор) отменяемой записи, что и в первоначально представленных сведениях, а также поставить отметку о совместительстве, если оно имеется.

Подпись и печать

Если страхователь отчитывается «на бумаге», то после заполнения всех разделов форму СЗВ-М необходимо подписать, указать дату составления и поставить оттиск печати (при ее наличии). Напомним, что в настоящее время организации вправе не иметь круглую печать (см. «ООО и АО могут отказаться от использования печатей: как это сделать и в каких документах печать пока остается обязательным реквизитом»). Приведем пример заполнения.

Обратите внимание: в форме СЗВ-М указано, что при подписании отчета нужно вписать «наименование должности руководителя». Однако, как было сказано в начале статьи, данную форму обязаны сдавать и страхователи, которые являются индивидуальными предпринимателями. В связи с этим возникает вопрос: должен ли ИП оставить пустым поле, которое предназначено для указания должности руководителя, или же нужно вписать в это поле слова «индивидуальный предприниматель»? Ответа на этот вопрос нет. Но в любом случае предприниматель должен заверить форму СЗВ-М своей личной подписью.