Какой должна быть компенсация за разъездной характер работы

Если работодателем для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках, предусмотрены компенсационные выплаты, то как следует их оформлять и отражать в учете, а также будут ли облагаться такие надбавки НДФЛ и страховыми взносами? Объясняют эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Мельникова и Ольга Шпилевая.

Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы водителей, производит выплату фиксированных надбавок. Как может быть оформлена данная выплата? Каков порядок отражения данной компенсационной выплаты в бухгалтерском учете организации? Следует ли облагать её страховыми взносами, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и НДФЛ?

Статья 129 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) устанавливает, что заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Надбавка к заработной плате может быть установлена коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации. Такая надбавка входит в систему оплаты труда и является составной частью заработной платы.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе связанные со служебными поездками расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В соответствии со ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора.

Таким образом, работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

— надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);

— компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

В постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11 судьи пришли к выводу, что доплата за разъездной характер работы, по своей сути, является элементом оплаты труда, получаемой в рамках трудовых отношений между работником и работодателем. Поэтому данная доплата подлежит включению в расчётную базу для начисления страховых взносов. Аналогичная точка зрения нашла отражение в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

Соответственно, указанные суммы также облагаются и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

На такие доплаты также не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ. Значит, они подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ (письма Минфина РФ от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Иными словами, контролирующие органы не рассматривают выплату фиксированных надбавок за разъездной (подвижной) характер труда в качестве компенсационных, указывая, что ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты РФ не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты. Поэтому надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ. Они повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, нормы п. 3 ст. 217 НК РФ на такие доплаты не распространяются и они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).

В то же время в отношении выплат, связанных с разъездным характером труда (прямо поименованных в ст. 168.1), они отмечают, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. Положения последнего абзаца п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения в пределах 700 рублей сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяются (письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).

Учитывая изложенное, полагаем, что выплата фиксированных надбавок к зарплате, предусмотренных договором с работником, является элементом оплаты труда и подлежит обложению НДФЛ и включению в базу для начисления страховых взносов в общеустановленном порядке.

В то же время, если организация будет возмещать работнику понесенные расходы за разъездной (подвижной характер) труда (в том числе суточные), оформив соответствующие документы, подтверждающие, что работа сотрудников имела место вне постоянного места жительства, полагаем, что в этом случае выплаты, в том числе и в виде суточных, установленных в процентах от должностного оклада, можно признать компенсационными и организация вправе воспользоваться вышеуказанной льготой при исчислении НДФЛ и страховых взносов.

Так, например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 05.08.2011 N Ф01-3067/11 по делу N А31-4556/2010 суд поддержал налогоплательщика, который установил нормы возмещения расходов работникам, имеющим разъездной характер работы (водителям и экспедиторам была предусмотрена оплата ночных в пути (без предъявления документов) в фиксированном размере 600 рублей). При этом факты выплаты работникам данной суммы за нахождение в пути ночью, участие работников в служебных поездках и их надлежащее документальное оформление были подтверждены приказами о направлении работников в служебные поездки, командировочными удостоверениями, отчетами о выполненных заданиях, документами, подтверждающими понесенные работниками расходы (смотрите также постановление ФАС Московского округа от 12.03.2012 N Ф05-1110/12 по делу N А40-47608/2011).

Мы полагаем, что если документально подтвержден факт нахождения работника «в разъезде», то суточные, установленные в фиксированном размере, будут носить характер компенсационной выплаты. При этом еще раз обращаем внимание на формулировку самой нормы ст. 168.1 ТК РФ — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), то есть должен быть подтвержден именно факт проживания сотрудника вне места постоянного жительства.

Аналогично, по нашему мнению, решается и вопрос с налогообложением компенсационных выплат при работе «в пути». Так, из ряда писем финансового ведомства (смотрите, например, письма Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230) косвенно следует подобный вывод. В своих разъяснениях работники Минфина отмечают, что если работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких работников, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бухгалтерский учет

Что говорит трудовое законодательство

Сотруднику, который имеет разъездной характер работы, в соответствии с ч. 1 ст. 129, ст. 149 и ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен установить дополнительные денежные выплаты. Они направлены на компенсацию работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

К таким выплатам и компенсациям относят:

1. Доплату за разъезды. Данная надбавка носит компенсационный характер и выступает частью оплаты труда. Доплата может быть установлена локально-нормативным актом (например, Положением о разъездном характере работы), коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
2. Возмещение затрат на служебные поездки. Это могут быть расходы по найму жилого помещения, на проезд, а также иные расходы, которые сотрудник совершил с указания или разрешения работодателя. Перечень возмещаемых затрат открытый. Также законом не ограничена сумма компенсации. Размер работодатель устанавливает самостоятельно с учетом требований ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Единственное, что важно помнить – суммы компенсации не должны быть неоправданно занижены.

Далее разберем эти выплаты более подробно.

НТВП «Кедр — Консультант»

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации юристов » Вопросы налогового законодательства » В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям. Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

Распечатать

В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям в размере фиксированной суммы 700 руб. за сутки, когда есть факт разъездного характера работы (работа на транспорте за территорией организации, что подтверждается путевыми листами).

Так же в организации есть компенсация за вахтовый метод работы в размере 805 руб. за каждые сутки нахождения на вахте.

Вопрос:

1) Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

2) С сумм указанных компенсаций производятся удержания алименты и другие удержания по исполнительным документам?

3) Включаются данные компенсации в отчеты 4- ФСС и РСВ-1 и отчетность по НДФЛ (справки)?

Ответ:

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

ст. 168.1, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) {КонсультантПлюс}

Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

ст. 164, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) {КонсультантПлюс}

В рассматриваемой ситуации доплата (надбавка) к должностному окладу за разъездной характер работы не связана с возмещением работнику каких-либо затрат, понесенных им при исполнении трудовых обязанностей. Размер доплаты не зависит от понесенных работником расходов

Следовательно, доплата (надбавка) за разъездной характер работы, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом, не относится к компенсациям в смысле ч. 1 ст. 168.1, ч. 2 ст. 164 ТК РФ, а является частью системы оплаты труда применительно к ч. 1 ст. 129, ч. 2 ст. 135 ТК РФ.

Расходы на оплату труда (в том числе доплата к должностному окладу за разъездной характер работы), а также начисленные страховые взносы (о чем сказано в разделе «Страховые взносы») включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату начисления указанных сумм (п. п. 5, Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Доплата (надбавка) к заработной плате за разъездной характер работы признается объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ), п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ)).

Это обусловлено тем, что, как отмечено выше, доплата к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсацией, предусмотренной трудовым законодательством, и, соответственно, к данной выплате не применяются нормы п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, освобождающие компенсационные выплаты от обложения страховыми взносами.

Дополнительно об обложении страховыми взносами доплаты к заработной плате за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по страховым взносам на обязательное социальное страхование, Практическом пособии по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

По общему правилу доход работника в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей (заработной платы) является объектом налогообложения и формирует налоговую базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

Как отмечено выше, сумма доплаты к окладу, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом за разъездной характер работы, не может рассматриваться в качестве компенсации, предусмотренной трудовым законодательством, следовательно, норма п. 3 ст. 217 НК РФ на данную выплату не распространяется и указанная сумма подлежит налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке, применяемом в отношении заработной платы.

Доплата (надбавка) к окладу за разъездной характер работы учитывается в составе расходов на оплату труда ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 3 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, начисленные на сумму доплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на дату их начисления (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

{Корреспонденция счетов: Как отразить в учете доплату за разъездной характер работы, установленную коллективным договором и положением об оплате труда, принятым в организации?.. (Консультация эксперта, 2016) {КонсультантПлюс}}

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Денежная выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Данная выплата не относится к оплате труда работника применительно к ст. 129 ТК РФ.

Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей, поэтому не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

При этом, по мнению Минтруда России, указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т.д.), а суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, Письмо Минтруда России от 31.05.2016 N 17-3/В-213).

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Заметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.

При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работы (в данном случае — расходы на проезд, на проживание и суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182). Однако в части квалификации расходов существует другая позиция, основанная на разъяснениях Минфина России и налоговых органов, заключающаяся в том, что данные расходы учитываются в составе расходов на оплату труда (Письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153, Минфина России от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250).

Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованны и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.

Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

{Корреспонденция счетов: Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы?.. (Консультация эксперта, 2016) {КонсультантПлюс}}

Суточные — компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, не могут быть подтверждены документально и выплачиваются работникам с разъездным характером работы в фиксированном размере, установленном трудовым договором и (или) локальным нормативным актом. Указанные компенсационные выплаты не облагаются страховыми взносами.

Данную позицию поддерживают Минздравсоцразвития России (Письмо от 27.02.2010 N 406-19) и суды (Постановления ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 по делу N А65-12595/2013, ФАС Центрального округа от 25.07.2013 по делу N А36-2844/2012).

(Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}}

Взыскание не может быть обращено на следующие виды доходов:

компенсационные выплаты, установленные законодательством Российской Федерации о труде:

в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;

ст. 101, Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «Об исполнительном производстве» {КонсультантПлюс}

С суточных алименты удерживать нельзя, поскольку суточные — это не доход работника, а возмещение его расходов по служебной командировке (ст. 168 ТК РФ, пп. «а» п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона N 229-ФЗ, пп. «п» п. 2 Перечня N 841).

(«Налоговый вестник», 2021, NN 7, {КонсультантПлюс}

Отчетность в ПФР по страховым взносам и сведения персонифицированного учета страхователь представляет по форме РСВ-1 ПФР (п. 1 ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). Не подлежащие обложению страховыми взносами суммы отражаются по строкам 200, 201, 210 и 211 разд. 2 и участвуют в расчете показателей строк 204 и 214 (пп. 9.3, 9.4, 9.7, 9.13, 9.14 и 9.17 п. 9 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР, утвержденного Постановлением Правления ПФР N 2п). Кроме того, суммы компенсаций следует отражать в графе 4 по строкам 400 — 413 подраздела 6.4 разд. 6 (п. 33 данного Порядка).

Отчетность в ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взносам на страхование от несчастных случаев на производстве надо сдавать по форме 4 — ФСС (ч. 2 ст. 10, п. 2 ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 1 ст. 24 Закона N 125-ФЗ). Компенсации работникам, не облагаемые страховыми взносами, должны отражаться по строкам 1 и 2 таблицы 3 (п. п. 10.1, 10.2, 10.4 Порядка заполнения формы 4 — ФСС, утвержденного Приказом ФСС РФ N 59).

(Консультация эксперта, 2016) {КонсультантПлюс}}

До 1 января 2021 г. суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством, то есть в размере, предусмотренном коллективным договором или нормативным актом организации, в полном объеме не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Это прямо следует из положений ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ. Однако в составе отчетности по взносам суточные следует показать как не облагаемые взносами выплаты.

(«Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия», 2021, NN 42, 43) {КонсультантПлюс}}

Расходы на командировку, возмещаемые работникам, и выплаченные им суточные освобождены от обложения страховыми взносами (за рядом исключений). Однако в расчет РСВ-1 ПФР необходимо включать и освобожденные выплаты.

Возмещенные работнику командировочные расходы отражают:

— в целом по организации в подразделе 2.1 разд. 2;

— отдельно в индивидуальных сведениях на каждого работника, который ездил в командировку.

В индивидуальных сведениях на каждого работника сумму возмещенных ему командировочных расходов (суточных, затрат на проезд, проживание и т.д.) показывают в подразделе 6.4 разд. 6 расчета РСВ-1 ПФР в общей сумме выплат, являющихся объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование.

Поскольку на выплаты командированному страховые взносы не начисляют, их неотражение в отчетности не приводит к занижению облагаемой базы. А раз недоплаты взносов нет, то и штрафовать не за что.

Кстати, обнаружив такую «потерю», вносить в отчетность изменения организация не обязана.

(«Главная книга», 2021, N 14) {КонсультантПлюс}

Таким образом, компенсация в фиксированном размере за работу на транспорте за территорией организации не является компенсацией расходов, в связи с чем, относится к системе оплаты труда и вследствие чего облагаются страховыми взносами, НДФЛ, с них производят удержания по исполнительному листу. Данные суммы указываются в отчетности 4-ФСС и РСВ-1.

Суточные сотрудникам, у которых установлен вахтовый характер работ, относятся к компенсации расходов, связанным с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. И также отображаются в отчетности по страховым взносам.

Ответ подготовил: Эксперт «Линии консультаций» НТВП «Кедр-Консультант» Красноперова Мария Юрьевна

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Ответ прошел контроль качества: Рецензент — профессор кафедры «Бухгалтерский учет и АХД» ИжГТУ им. М.Т. Калашникова

Бушмелева Галина Владимировна

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Доплаты за разъезды

Надбавка или доплата за разъездную работу не обязательна. Но работодатель может установить ее по своему усмотрению. Обязательно только возмещение расходов, о котором сказано выше.

Таким образом, в трудовом законодательстве нет прямого запрета на установление работнику фиксированной доплаты за разъезды как возмещение понесенных им расходов. Причем данные выплаты никак не связаны с достижением сотрудником результатов работы. Компания должна учитывать, что такая доплата должна компенсировать в полном размере возможные затраты работника на проезд, найм помещения для проживания и иные согласованные расходы.

Но при таком оформлении компенсации за разъезды у проверяющих могут быть вопросы. Особенно, если нет документов, которые подтверждают понесенные работником расходы. В таком случае сделанные суммы доплат не могут считаться компенсационными. Так считает Минтруд России. Данная позиция изложена в письме от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

В случае фиксированной компенсации за разъездной характер работы в трудовом договоре необходимо сделать ссылку на Положение, в котором прописаны размеры и условия получения таких надбавок. Либо же надо указать размер доплаты в самом трудовом договоре.

Более детально изучить вопрос по оформлению трудового договора при разъездной работе можно в нашем материале «Каким должен быть трудовой договор о разъездном характере работы».

Налоги и взносы с компенсационных выплат

Фиксированную доплату учитывают в составе заработной платы. Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке. Также её включают в налоговые расходы (письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76, п. 3 ст. 255 НК РФ).

А вот целевые компенсации за разъездной характер работы страховыми взносами и НДФЛ не облагаются.

ПРИМЕР

Вариант 1

Сотруднику с разъездным характером работы ежемесячно доплачивают надбавку в размере 5000 рублей, рассчитанную таким образом, чтобы покрыть возможные расходы сотрудника в рабочих поездках. Значит, сумма 5000 рублей облагается и взносами, и НДФЛ.

Вариант 2

Сотруднику на разъездной работе ежемесячно возмещают расходы, которые он понес в её процессе. Сумму определяют по предоставленным им отчету и первичным документам. Значит, такая выплата считается компенсацией и под обложение НДФЛ и взносами не подпадает.

В расходы по налогу на прибыль суммы возмещений за разъезды включают на основании подтверждающих документов работника (письмо Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903).

Бухучет сумм за работу с разъездами

При начислении и выплате компенсаций за понесенные расходы делают следующие бухгалтерские проводки:

• Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 – начислена компенсация работнику за понесенные им расходы на проезд, проживание и т. п.;
• Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация.

ВАЖНО!

Средства на компенсацию могут быть выданы авансом. В этом случае их следует отразить как подотчетные суммы.

ПРИМЕР

Сотруднику с разъездным характером работы в начале месяца выдали аванс на расходы в служебной поездке 3000 рублей:

Дебет 71 Кредит 50 – 3000

По возвращении сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 3500 рублей. На дату утверждения отчета бухгалтер сделал проводки:

• Дебет 44 Кредит 71 – 3500 – отражена сумма компенсируемых расходов сотрудника в поездке;
• Дебет 71 Кредит 50 – 500 – компенсирован перерасход сотруднику по утвержденному отчету.

Сумму по авансовому отчету тоже не облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Порядок выдачи наличных денег под отчет и представления отчета по израсходованным суммам установлен п. п. 4.1 — 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета 71 отражается получение сумм под отчет, а по кредиту — списание утвержденных руководителем израсходованных сумм на счета учета затрат, материальных ценностей и другие счета в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Так как междугородные автоперевозки являются основным видом деятельности организации, а водители, соответственно, основным производственным персоналом, расходы в виде суточных являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3 п. 7 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Расходы, произведенные за счет денежных средств, полученных под отчет, признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации, который вместе с оправдательными документами должен быть представлен в бухгалтерию организации в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 16 ПБУ 10/99, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Оправдательным документом к авансовому отчету, подтверждающим размер причитающихся работнику суточных, в рассматриваемой ситуации может быть путевой лист автомобиля, в котором имеются данные о пробеге автомобиля в служебной поездке. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Помимо путевых листов в качестве документов, подтверждающих расходы на выплату суточных за разъездной характер работ, могут также использоваться и иные самостоятельно разработанные формы (например, табель-расчет на выплату суточных за разъездной характер работы), содержащие необходимые для расчета суточных данные о дальности поездки (Письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Заметим, что с 01.01.2013 применяемые организацией формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ ).

При этом утвердить можно как применение самостоятельно разработанных форм, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, так и применение имеющихся унифицированных форм <**>. Напомним, что унифицированная форма такого первичного учетного документа, как авансовый отчет (форма N АО-1), утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Унифицированные формы такого документа, как путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и N 4-П), утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Затраты в виде суточных, выплаченных водителю организации, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 20 «Основное производство» на дату утверждения руководителем авансового отчета водителя (Инструкция по применению Плана счетов).

В данном примере водителю полагаются суточные в размере 1800 руб. (900 руб. x 2 суток, так как пробег составляет 987 км, т.е. превышает 300 км).