Кто может вести упрощенный кадровый учет
Вести кадровый учет в упрощенной форме вправе организации и ИП, которые имеют статус «микропредприятие» в едином реестре МСП.
Этот статус присваивают субъектам, у которых:
- среднесписочная численность персонала за прошедший год не превышает 15 человек;
- годовой доход не выше 120 млн. рублей;
- общая доля участия в уставном капитале госорганов , муниципалитетов, общественных и религиозных учреждений, благотворительных фондов не превышает 25 %;
- общая доля участия крупных российских компаний или иностранных организаций не превышает 49 %.
Как вести упрощенный кадровый учет
«Упрощенность» заключается в полном или частичном отказе от принятия локальных нормативных актов (ЛНА), в которых обычно прописывают нормы трудового права. Такой подход существенно сокращает документооборот и снижает административную нагрузку.
Так, согласно ст. 309.1 ТК РФ микробизнес может не составлять:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- график сменности;
- положения об оплате труда, премировании и другие акты.
Обратите внимание: список открытый, так как набор актов зависит от специфики бизнеса и предприятие вправе само решить, от каких ЛНА оно еще хочет отказаться.
Однако есть ряд документов, которые должны быть у предприятия даже при условии ведения упрощенного учета. Это:
- трудовые договоры;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- положение о работе с персональными данными;
- инструкции по охране труда.
С 01.01.2021 список обязательных кадровых документов пополнился еще одним пунктом. Так, согласно ст. 312.9 ТК РФ компания не вправе отказаться от принятия ЛНА о временном переводе сотрудников на дистанционную работу без их согласия. Причиной перевода персонала на удаленку может послужить решение местных властей. Например: в случае объявления в регионе режима ЧС.
И это еще не все. Предприятие имеет право отказаться от ЛНА только в том случае, если со всеми сотрудниками будут заключены типовые трудовые договоры.
Эксперимент Минтруда России: как кадровый документооборот становится электронным
В начале 2021 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.
| «Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР и формируемые на основе представляемой работодателями информации (ст. 66.1. Трудового Кодекса РФ)» |
| В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной. |
Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод в электронный формат всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи, что предоставляет возможность получить значительные преимущества для всех участников процесса.
Вместе с тем, внедрение электронного документооборота (далее — ЭДО) в «кадровые» процессы началось немного ранее.
Первые эксперименты Минтруда по внедрению кадрового ЭДО
В 2021 году при Минтруде России стартовал эксперимент по цифровизации кадровых процессов, в рамках которого сформирована рабочая группа по внедрению в законодательство Российской Федерации системы электронного кадрового документооборота.
Участникам эксперимента были определены виды работ с документами для перевода процесса в электронный формат, таких как:
|
В результате чего, были проведены тесты технических решений для ведения учета и обмена данными, что способствовало выработке рекомендаций для массового перевода компаний по внедрению электронного кадрового документооборота.
Как присоединиться к эксперименту Минтруда России?
В настоящее время внедрение электронного кадрового документооборота осуществляется в рамках эксперимента, который проводится по инициативе Минтруда России на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
| Чтобы принять участие, у работодателя еще есть возможность подать заявление (Приложение № 1 к Положению о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденному приказом Минтруда России от 14 мая 2021 г. N 240н) в Минтруд России до 1 декабря 2021 года, в котором нужно указать наименование и ИНН организации, вид экономической деятельности (согласно коду ОКВЭД), должность, ФИО и подпись руководителя, а также предполагаемая численность работников, которые примут участие в эксперименте. |
| Эксперимент будет идти до 31 марта 2021 года. Но дату старта в своей организации все работодатели определяют самостоятельно. |
Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».
Таким образом, участие в эксперименте будет доступно даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.
Преимущества использования электронного сервиса на портале «Работа в России»
Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.
| Кроме того при использовании электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей. |
С результатами запуска подсистемы электронного кадрового документооборота (ЭКД) на портале «Работа в России» Вы можете ознакомиться по ссылке.
| При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно. |
При этом работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).
Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот
Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания.
| Что дает работодателю участие в эксперименте? |
- ознакомление и подписание документов работниками, в том числе работающих удаленно;
- сокращение времени на согласование и подписание кадровых документов, а также прозрачность их ведения;
- сокращение времени на сдачу отчетности в органы государственной власти;
- снижение затрат на бумагу и оргтехнику;
- значительное снижение рисков подделки документов с использованием ЭЦП (усиленной сертификатом)
- быстрый поиск любой необходимой документации.
В настоящее время электронный документооборот удобен для всех компаний, работающих дистанционным способом в связи с распространением короновирусной инфекции, а также для компаний с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, следует учитывать, что при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.
По всем вопросам, связанным с применением
описанных механизмов, вы можете обращаться
к специалистам Компании БФТ:
+7
Что такое типовой трудовой договор
Отказ от ЛНА вовсе не означает, что микробизнес перестает подчиняться нормам трудового права. Просто все положения, которые должны быть отражены в этих актах, прописывают в трудовых договорах с работниками.
Правительством была утверждена типовая форма трудового договора (постановление от 27.08.2016 № 858).
Типовая форма содержит необходимый набор условий, которые обеспечивают соблюдение прав сторон трудовых отношений, в частности:
- оплата труда сотрудника;
- рабочее время и время отдыха;
- охрана труда;
- соцстрахование и другие гарантии;
- права и обязанности сторон;
- изменение условий договора;
- ответственность сторон.
В примечаниях к форме указано, к каким категориям работников применяют или не применяют те или иные пункты.
Работодатель не обязан заимствовать типовую форму целиком. Он может исключить пункты, которые не связаны с характером работы сотрудника, и пункты, указанные в примечаниях (письмо Минтруда РФ от 30.06.2017 № 14-1/В-591).
Также не возбраняется дополнение типовой формы недостающими условиями. Главное, чтобы они не ухудшали положение работника по сравнению с нормами, установленным трудовым законодательством.
Внесение сведений о трудоустройстве в трудовую книжку
Трудовая книжка физического лица является своеобразным досье, содержащим подробные сведения обо всех фактах, связанных с его трудоустройством:
- принятие (оформление) на работу в определенной должности перевод на другую позицию или в иное подразделение организации;
- увольнение (сокращение);
- другие обстоятельства, события.
Каждая запись, внесенная работодателем в трудовую книжку, должна быть обоснована ссылкой на соответствующий документ (приказ, регламент, нормативно-правовой акт) с указанием его наименования, номера и даты.
Информация о трудоустройстве обязательно должна быть внесена работодателем в трудовую книжку, если сотрудник отработал более 5 (пяти) дней на основном месте занятости по трудовому договору.
Как перейти на упрощенный учет
Вновь зарегистрированные субъекты микробизнеса могут сразу начать вести учет в упрощенной форме.
Действующие предприятия, которые раньше применяли ЛНА, должны оформить отказ от внутренней кадровой нормативки в приказном порядке. Составить приказ можно в свободной форме.
Например:
Кстати, если компания до перехода на упрощенный учет заключила с сотрудниками обычные (не типовые) трудовые договоры, то переделывать их не нужно. Достаточно внести в них соответствующие изменения путем заключения дополнительных соглашений.
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.
Что делать при утере статуса микропредприятия
В случае утери статуса микропредприятия у субъекта есть 4 месяца, чтобы принять все локальные нормативные акты, наличие которых требует трудовое законодательство, и ознакомить работников с ними под роспись (ст. 309.1 ТК РФ).
Срок отсчитывают с даты внесения изменений в единый реестр МСП.
А вот типовые трудовые договоры с работниками менять не обязательно. Такие действия будут лишней тратой времени. Ведь необходимые условия в ЛНА и договорах просто будут дублироваться.
Но если компания надумает позже что-то поменять в локальных актах, то эти изменения нужно будет отразить и в трудовых договорах, чтобы избежать расхождений.
Оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве
Издание работодателем приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного наемного работника считается необходимым актом, юридически фиксирующим факт принятия физического лица на работу с определенной даты. Этот документ является основанием для выплаты сотруднику оговоренной заработной платы, а также упоминается при внесении необходимых сведений о принятии на работу в его трудовую книжку.
Основные реквизиты приказа (распоряжения) о трудоустройстве работодателем наемного работника:
- наименование работодателя (организации, индивидуального предпринимателя);
- дата составления и регистрационный номер документа;
- срок трудоустройства, ограниченный датой принятия на работу и датой предусмотренного выбытия сотрудника;
- ФИО оформляемого работника;
- наименование подразделения;
- должность нанимаемого сотрудника;
- условия трудоустройства, характер работы;
- размер оговоренной ставки (оклада);
- величина обусловленной надбавки;
- продолжительность испытательного срока (максимум 3 месяца), предусмотренного договором;
- основание для издания данного распоряжения (ссылка на трудовой договор);
- подпись руководителя (с расшифровкой);
- подпись работника об ознакомлении с данным приказом.
