Форма СЗВ-4-1. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица

При предоставлении сведений, начиная с 2002 года, страхователем (работодателем) заполняется:

• форма СЗВ-4-1 при предоставлении сведений о застрахованном лице, у которого в Расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.. Так же к данному типу форм, будут отнесены формы СЗВ-4, в которые внесены страховые взносы в целом по Страхователю (включая обособленные подразделения)
• форма СЗВ-4-2 (списочная форма) при предоставлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в Расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите «Территориальные условия»

Для того чтобы корректно заполнить эти формы были разработаны определённые првила их заполнения. Рассмотрим подробнее.

О форме СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п.

Сведения по форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица) следует представлять в территориальный орган ПФР по месту регистрации работодателя.

В 2021 г. сведения СЗВ-ТД необходимо представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Первый отчет необходимо будет подать 17 февраля 2021 г. (перенос в связи с тем, что 15 февраля 2021 г. выходной день).

Начиная с 27.04.2020 при увольнении или приеме сотрудника на работу, СЗВ-ТД следует подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Подробнее см. — Официально утверждены сроки подачи СЗВ-ТД при приеме и увольнении сотрудников

Представить СЗВ-ТД можно в электронном виде, а если численность работающих сотрудников менее 25 человек, то допускается представление на бумаге.

Способ сдачи

Страхователи, у которых в предшествующем расчетном периоде (месяце) работало 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать СЗВ-ТД через интернет.

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Для этого можно использовать бесплатную программу ПФР, а можно применить любой другой сервис. Отчет необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи

Работодатели, у которых в предшествующем расчетном периоде (месяце) трудилось 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить новый отчет на бумаге. Об этом говорится в пункте 2.6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.

Какие сведения включаются в СЗВ-ТД

Форма заполняется не на всех сотрудников, а только на работающих по трудовому договору (в том числе совместителей и сотрудников, работающих дистанционно), по которым в отчетном месяце произошло одно из событий:

• принят на работу,
• уволен,
• другие кадровые изменения, а именно: перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена более ранних мероприятий,
• подача сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде или переходе на электронную трудовую книжку.

При первом представлении СЗВ-ТД на работника необходимо, помимо событий, с которыми связана подача отчета, указать сведения о его кадровом состоянии на 1 января 2021 г. Т.е. следует показать последнее кадровое событие, произошедшее накануне 1 января 2020 г.

Если в течение 2021 г. по сотруднику не произойдет ни одно из событий, в связи с которым подается форма СЗВ-ТД, то сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2021 г. необходимо будет подать до 15 февраля 2021 г.

Кто и когда обязан сдавать СЗВ-ТД

В 2021 году у работодателей появилась новая обязанность — сдавать в Пенсионный фонд еще один документ персонифицированного учета. Это отчет СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма, формат и порядок его заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.19 № 730п (далее — постановление № 730п).
Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

СЗВ-ТД составляется отдельно на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор, в том числе на тех, кто работает по совместительству или дистанционно.

ВАЖНО

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на директора-единственного учредителя, если с ним не заключен трудовой договор? Нет, не нужно. Такое мнение высказали представители Минтруда в письме от 24.03.20 № 14-2/В-293 (см. «Минтруд сообщил, нужно ли подавать СЗВ‑ТД на директора — единственного учредителя»).

Согласно статье 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее Закон № 27-ФЗ), представлять указанную форму нужно не всегда, а только в том случае, если были следующие события:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки: бумажная или электронная.

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки

Постановлением № 730п дополнен перечень мероприятий, требующих отражения в СЗВ-ТД. В список также вошли: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет заниматься определенной деятельностью (занимать ту или иную должность).

Логично предположить, что кадровые события из дополнительного списка не являются самостоятельным поводом для составления отчета, ведь в Законе № 27-ФЗ о них ничего не сказано. И только в случае, когда работодатель сдает сведения в связи с основным списком (приемом, увольнением, переводом или подачей заявления о форме трудовой книжки), то отдельной строкой он должен указать и дополнительное мероприятие (например, переименование работодателя).

Данный вывод подтвердили специалисты Минтруда. В письме от 05.03.20 № 14-0/10/В-1703 чиновники разъяснили: если суд запретил человеку занимать определенную должность, сведения об этом необходимо включить в СЗВ-ТД. Но не сразу, а только при увольнении указанного сотрудника (см. «Суд лишил работника права занимать определенную должность: когда нужно сдать СЗВ‑ТД?»).

Как выглядит форма СЗВ-ТД

В шапке отчета СЗВ-ТД отражаются:

• регистрационные данные по организации (рег.номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП)
• информация о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• сведения об отчетном периоде (коды от 1 до 12).
• даты подачи Заявления о продолжении ведения трудовой книжки и/или Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Заполняется тем работодателем, которому подано соответствующее заявление.

Табличная часть заполняется по видам мероприятий, каждому из которых присвоен свой код:

• 1 — прием на работу;
• 2 — перевод;
• 3 — переименование работодателя;
• 4 — установление (присвоение) профессии, специальности или иной квалификации;
• 5 — увольнение;
• 6 — запрет занимать должность (вид деятельности)

Также здесь указывается:

• Дата приема, перевода, увольнения
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение — заполняются в соответствии со штатным расписанием

Если в соответствии с Федеральными законами с выполнением работ по должностям (специальностям, профессиям) связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей (специальностей, профессий) должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, положениям профессиональных стандартов или реестров должностей.

• Код выполняемой функции (при наличии) — будет заполняться с 1 января 2021 г.
• Статья, пункт Трудового кодекса РФ, федерального закона, причины при увольнении.
• Информация по документам-основаниям (наименование, номер и дата документа).

Правила заполнения полей формы

Реализация формы СЗВ-ТД в ЗУП 3

Форма СЗВ-ТД реализована в ЗУП 3.1.10.305 и 3.1.12.113.

О реализации формы в других программах «1С» – см. Монитор реализации изменений законодательства в программах 1С.

Форма СЗВ-ТД реализована в виде документа Сведения о трудовой деятельности работников СЗВ-ТД.

Документ можно ввести из нового журнала Электронные трудовые книжки (Кадры – См. также — Электронные трудовые книжки или Отчетность, справки – Электронные трудовые книжки) или из сервиса 1С-Отчетность.

Данные в документе заполняются автоматически по кнопке Заполнить:

В документ должны попасть сотрудники организации, по которым в отчетном месяце регистрировались прием, перевод или увольнение. Так как зачастую в программе документом Кадровый перевод регистрируются такие события, как, например, повышение тарифной ставки работника или изменение графика, которые не следует отражать в трудовой книжке сотрудника, то в программе в документах Прием на работу, Кадровый перевод и Увольнение был реализован специальный флажок Отразить в трудовой книжке, и в форму СЗВ-ТД включаются кадровые изменения, отмеченные этим флажком:

Начиная с релизов ЗУП 3.1.10.348 или 3.1.13.120 кадровые мероприятия также можно зарегистрировать специальным документом Регистрация трудовой деятельности (Кадры — Электронные трудовые книжки — Регистрация трудовой деятельности).

Подробнее о документе Регистрация трудовой деятельности смотрите — Документ «Регистрация трудовой деятельности» в ЗУП 3.1

В форме СЗВ-ТД помимо собственно информации о кадровом событии необходимо отразить также информацию по поданным сотрудникам заявлениям: о продолжении ведения трудовой книжки и / или о предоставлении сведений о трудовой деятельности (переходе на электронную трудовую книжку). Если эти заявления зарегистрированы в программе, то информация по ним «подтянется» в СЗВ-ТД автоматически.

Как зарегистрировать заявления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки — см. в публикации Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки в программах 1С

Ответственность за несданную СЗВ-ТД

Согласно статье 17 Закона № 27-ФЗ непредставление в установленный срок или представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности влечет административную ответственность за нарушение трудового законодательства. К ней привлекут страхователя, либо его должностное лицо.

Для должностных лиц установлен штраф — от 300 до 500 руб. (часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ; см. «Работодателей начнут штрафовать за несвоевременную сдачу СЗВ‑ТД»).

Помимо этого инспекторы вправе назначить санкцию к страхователю на основании части 1 статьи 5.27 КоАП. Тогда штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб.; для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Информация о коде трудовой функции

Одним из полей формы СЗВ-ТД является Код выполняемой функции (при наличии). Согласно правилам заполнения, это поле необходимо заполнять с 1 января 2021 г. при его наличии.

В поле Код выполняемой функции (при наличии) указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

• первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
• последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Коды профессиональной деятельности и трудовой функции прописаны в профессиональных стандартах. Перечень утвержденных профессиональных стандартов можно найти на сайте Минтруда:

• Реестр профессиональных стандартов

Для автоматизации заполнения этого кода в программе ЗУП 3 был реализован учет трудовых функций.

Во-первых, был предусмотрен специальный справочник Трудовые функции. Для элементов данного справочника можно задать наименование и Код профессиональной деятельности:

Код профессиональной деятельности можно внести вручную, загрузка из классификаторов пока не предусмотрена.

Во-вторых, реализовано указание трудовой функции в штатном расписании и для должностей:

• в позиции штатного расписания трудовая функция указывается на вкладке Дополнительно:

• в должности трудовую функцию следует указать, если в программе отключено ведение штатного расписания:

Далее заполненные сведения о трудовой функции из штатного расписания или должности будут подтягиваться в кадровых документах в поле Трудовая функция (при необходимости значение в поле можно перевыбрать):

Подробнее см. — ДЛЯ ЧЕГО ПРЕДНАЗНАЧЕНЫ И КАК ЗАПОЛНЯЮТСЯ ПОЛЯ «ТРУДОВАЯ ФУНКЦИЯ» И «КОД ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» В КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТАХ

Указание причины увольнения

Если форма СЗВ-ТД заполняется по факту увольнения сотрудника, то в форме нужно указать причину увольнения:

Согласно правилам заполнения, причина прекращения трудового договора должна указываться без каких-либо сокращений в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона и указанием подпункта, пункта, части статьи ТК РФ или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения.

Обратите внимание, что в бумажной форме СЗВ-ТД для причины увольнения предусмотрена всего одна колонка, а вот в электронном формате — две колонки: отдельно основание увольнения, и отдельно – причина:

В программе ЗУП 3 причины увольнения и основания объединены в справочнике Основания увольнения, и в документеСЗВ-ТД указывается элемент этого справочника:

При этом выгрузка в электронный формат происходит в отдельные поля файла с указанием причины увольнения и наименования нормативного документа, а также конкретных подпункта, пункта, статьи и части ТК РФ, согласно утвержденным форматам заполнения:

В ЗУП 3 детальная информация по номерам подпунктов, пунктов, статей, частей ТК РФ хранится в специальных реквизитах справочника Основания увольнения (Настройка – Классификаторы – Основания увольнения):

Текст основания из справочника выводится в файле в реквизит Причина увольнения:

Расшифровка по подпунктам, пунктам, статьям и частям ТК РФ отражается в блоке с основаниями увольнения:

Информация о документе-основании

При отражении кадровых событий (приемов, переводов, увольнений и других) в форме СЗВ-ТД указываются реквизиты документа-основания (приказа, распоряжения), которым было оформлено данное событие.

Согласно правилам заполнения формы СЗВ-ТД, по документу-основанию необходимо указать следующие сведения:

• в графе Наименование документа — название документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее). В качестве наименования документа может быть указан: приказ (распоряжения), решение или иной документ страхователя;
• в графе Дата — дату документа;
• в графе Номер документа — номер приказа (распоряжения) или иного документа без указания знака «N».

При этом в электронном виде предусмотрено больше реквизитов для документа-основания, помимо перечисленных выше имеется также реквизит Серия, для которого нет отдельной колонки в печатном виде:

Поэтому в документе СЗВ-ТД присутствует 4 колонки для реквизитов документа-основания, включая серию:

Так как документом-основанием кадровых событий может быть не только приказ, но и распоряжение, решение учредителей и т.п., то для поддержки хранения различных наименований документов в ЗУП 3 в кадровые документы добавлено специальное поле — Наименование документа:

Если его не заполнять, то в СЗВ-ТД данный документ будет представлен как «приказ». А если указать особое наименование, например, «распоряжение», то именно это наименование и будет указано в форме СЗВ-ТД.

Часто применяемые наименования документов можно внести в специальный список для последующего выбора в кадровых документах:

В качестве Даты документа в форме СЗВ-ТД указывается дата документа Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение:

До ЗУП 3.1.13.188 и 3.1.10.416 Номер документа брался из реквизита Номер кадрового документа:

Начиная с ЗУП 3.1.13.188 и 3.1.10.416 разделена нумерация «электронного» кадрового документа и печатного приказа. В СЗВ-ТД номер соответствует номеру печатного приказа. Соответственно в указанных релизах нижеописанные Дополнительные настройки для отражения номеров кадровых документом в СЗВ-ТД роли не играют.

Подробнее — РАЗДЕЛЕНА НУМЕРАЦИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО» КАДРОВОГО ДОКУМЕНТА И ПЕЧАТНЫХ ПРИКАЗОВ (ЗУП 3.1.13.188 И 3.1.10.416).

Если в информационной базе до ЗУП 3.1.13.188 и 3.1.10.416 используются префиксы номеров документов, то вывод номера зависит от параметров, установленных в Дополнительных настройках (Настройка – Дополнительные настройки), по выводу префиксов:

Если установлен флажок Удалять префиксы организации в ИБ из номеров кадровых приказов, то и при печати кадровых документов, и при заполнении сведений в СЗВ-ТД префиксы заполняться не будут:

Как оформить переименование работодателя

Необходимо создать отдельную строчку в форме СЗВ-ТД, заполнив ее так, как показано в таблице 2.

Информация о кадровом состоянии сотрудников на 01.01.2020

В соответствии с правилами заполнения СЗВ-ТД при первом представлении сведений на работника необходимо, помимо событий, с которыми связана подача отчета, указать сведения о его кадровом состоянии на 1 января 2021 г. Т.е. следует показать последнее кадровое событие, произошедшее накануне 1 января 2021 г.

Чтобы в СЗВ-ТД отразились сведения о кадровом состоянии сотрудника на 1 января 2021 г., можно воспользоваться одним из вариантов регистрации этих событий:

Вариант 1: в последнем кадровом документе (Прием на работу или Кадровый перевод), зарегистрированном накануне 1 января 2021 г., установить флажок Отразить в трудовой книжке.

Вариант 2: заполнить документ Регистрация трудовой деятельности по команде Данные до 2021 года и при необходимости отредактировать «исторические» сведения

Подробнее о регистрации «исторических» сведений с помощью документа Регистрация трудовой деятельности см. — Документ «Регистрация трудовой деятельности» в ЗУП 3.1

Проверка СЗВ-ТД

Для проверки СЗВ-ТД следует использовать программу ПФР – ПО ПД:

Скачать ее можно по ссылке — https://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/software/

После установки ПО ПД для запуска проверки из 1С сторонними программами следует нажать в СЗВ-ТД кнопку Проверка – Проверить выгрузку.

В открывшейся форме необходимо перейти по ссылке Настройка программ. Потребуется указать путь куда была установлена программа ПО ПД.

В дальнейшем при нажатии кнопки Проверка – Проверить выгрузку будет производиться проверка выгружаемых файлов по СЗВ-ТД сторонней программой.

Корректировка данных по сданным отчетам

Заполнение корректирующих или отменяющих сведений по форме СЗВ-ТД было автоматизировано в программе ЗУП 3.1, начиная с версий 3.1.10.348 и 3.1.13.120. Поэтому, начиная с этих версий, описанные ниже действий производить не нужно.

Подробнее см. — СЗВ-ТД: КОРРЕКТИРОВКА ИЛИ ОТМЕНА СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В 1С:ЗУП 3 НА ПРИМЕРАХ

В случае если необходимо отменить ранее представленные по сотруднику сведения, то подается новая форма СЗВ-ТД, где графы табличной части заполняются первоначальными данными и в колонке Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении проставляется «Х«.

Если необходимо будет исправить ранее представленные сведения, то в новом отчете СЗВ-ТД потребуется заполнить две строки:

• в первой — указать исходные данные и в графе Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении установить знак «Х»;
• во второй — внести новые правильные данные.

Если требуется скорректировать только дату подачи Заявления о продолжении ведения трудовой книжки и/или Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности, то в новом отчете СЗВ-ТД на этого сотрудника необходимо будет просто указать новую дату. Если возникнет потребность в отмене сведений о дате подачи заявления, то в новой форме СЗВ-ТД вносится ранее указанная дата, а в поле Признак отмены проставляется знак «X».

Как оформить корректировку и отмену

Сведения о выборе формы трудовой книжки

В отчете есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если дата проставлена неверно, и ее нужно скорректировать, следует представить в Пенсионный фонд еще одна форму СЗВ-ТД на этого работника. В повторном отчете необходимо отразить правильную дату. Обратите внимание: отменять исходный отчет не нужно.

Если требуется аннулировать ранее сданные сведения о выборе формы трудовой книжки, следует поступить следующим образом. Сдать повторный СЗВ-ТД, указать в нем ту же дату, что и в исходном отчете, но в поле «Признак отмены» поставить знак «Х».

Сведения о приеме, переводе, увольнении

Для аннулирования представленной ранее формы СЗВ-ТД, необходимо сдать еще один отчет. Все поля в нем заполняются точно так же, как в исходном отчете, но с одним дополнением: в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» ставится знак «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

• первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
• вторая строка — с правильными данными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам