Как рассчитать компенсацию за использование личного авто в служебных целях

Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля

Регламент расчета и начисления компенсации за использование личного автомобиля должен быть зафиксирован в организации документально. Он может издаваться в качестве дополнения к трудовым договорам, прописываться в должностных инструкциях и т.д.

Если автомобиль сотрудника используется им, чтобы добираться до работы, затраты не подлежат возмещению. Исключения составляют моменты, когда в ходе таких поездок работник доставляет товары, работает в таксопарке или же развозит по домам сотрудников предприятия.

Основания для выплаты компенсации

Основаниями для возмещения затрат за использование транспорта работника в служебных целях могут являться следующие документы:

• Приложение или допсоглашение к трудовому контракту. В таком случае возврат начисляется, когда работа гражданина носит разъездной характер. Транспортное средство работника используется только им.
• Соглашение аренды авто, согласно которому личная машина работника передается во временное пользование организации. При этом работодатель становится ответственным за оформление страховки, проведение ремонтных и обслуживающих работ, оплату транспортных расходов и т.д.
• Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, подразумевающий оказание компании транспортных услуг. Такой документ носит гражданско-правовой характер, в нем прописываются сроки начисления денежных сумм и точный размер компенсации.

При наличии документа, регламентирующего обязанность компании по возмещению транспортных расходов гражданину, денежные средства начисляются на основании приказа о выплате компенсации, издаваемого руководителем.

НТВП «Кедр — Консультант»

ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Услуги » Консультации аудиторов » Cумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами

Распечатать

Вопрос: 1. В связи с внедрением электронной системы оплаты проезда в общественном транспорте, какими именно документами можно подтвердить в целях налогообложения прибыли расходы на оплату приобретения работниками единых электронных билетов, оформленного в виде пластиковой карты, сроком действия три года.

Может ли быть документом, подтверждающим произведенные расходы, маршрутный лист служебных поездок, с утвержденной суммой расходов без приложения билетов.

2. Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами сумма компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях, выплачиваемая сверх норм, если по условиям договора данная компенсация выплачивается при наличии оправдательных документов (путевой лист и чеки на ГСМ и товарные чеки, подтверждающие ремонт а/м.).

Отвечают специалисты аудиторской : I. При исчислении налога на прибыль необходимо учитывать положения ст. 252 НК РФ, которая требует документального подтверждения и экономической обоснованности понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п.1 ст.786 Гражданского кодекса РФ по договору перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставить багаж в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение багажа лицу; пассажир обязуется уплатить установленную плату за проезд, а при сдаче багажа и за провоз багажа.

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа багажной квитанцией.

Формы билета и багажной квитанции устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.

В соответствии со ст.20 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ обязательные реквизиты билета, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади устанавливаются правилами перевозок пассажиров.

Кассовый чек с указанными на нем реквизитами билета, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади приравнивается соответственно к билету, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади.

Допускается использование билетов с указанием части или всех реквизитов в электронном виде, если иное не установлено законодательством РФ.

Таким образом, исходя из вида электронного билета, можно сделать следующие выводы:

— если электронный билет, сроком действия три года, заменяет собой проездной билет, оплата проезда по которому осуществляется единовременно в начале месяца и списание суммы проезда списывается единовременно в конце месяца независимо от количества поездок, то документом, подтверждающим произведенные расходы, будет являться чек о внесении на электронный билет месячной оплаты проезда, с приложением маршрутного листа служебных поездок;

— если электронный билет, сроком действия три года, заменяет собой электронную карту, оплата по которой осуществляется за каждую поездку с выдачей билета и внесение оплаты на карту осуществляется по мере необходимости, то документами, подтверждающими произведенные расходы, будут являться выданные билеты при поездке, с приложением маршрутного листа служебных поездок.

II. Трудовой кодекс РФ возлагает на работодателя обязанность компенсировать работнику расходы, связанные с использованием его имущества. Так, согласно ст.188 Трудового кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), в частности, личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Однако, при выплате компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях при исчислении налога на прибыль организаций эти компенсации нормируются.

Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Правительством РФ (Постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» от 08.02.2002 г. N 92).

В соответствии с данным Постановлением установлены следующие нормы расходов:

— легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2.000,00 куб.см. включительно — 1.200,00 рублей в месяц;

— легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2.000,00 куб.см. включительно — 1.500,00 рублей в месяц.

Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Об этом говорится в п. 38 ст. 270 НК РФ.

При установлении размера компенсации по мнению налоговых органов, в нормативах, установленных Постановлением N 92, уже учтены все затраты по эксплуатации личного легкового автомобиля: это и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, и техническое обслуживание, и текущий ремонт.

Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 16.05.2005 г. N 03-03-01-02/140). При этом правомерность подхода налоговиков подтверждается арбитражными судами.

Так, например, ФАС Уральского округа рассматривал ситуацию, когда организация выплачивала работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, компенсацию в размере, установленном Постановлением ? 92, а также дополнительно оплачивала стоимость ГСМ. Суд квалифицировал оплату ГСМ как сверхнормативную компенсацию, которая не может быть учтена в расходах в целях налогообложения прибыли (Постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 г. N Ф09-9153/08-С3, правомерность которого подтверждена Определением ВАС РФ от 29.01.2009 г. N ВАС-495/09).

Так как данные компенсационные выплаты — это выплаты в пользу физического лица, то возникает вопрос об исчислении и уплаты НДФЛ, а также страховых взносов во внебюджетные фонды:

— в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе, и с исполнением налогоплательщиком (работником) трудовых обязанностей.

— в соответствии с пдп. «и» п. 2 ст. 9 Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Под данные положения подпадают, в том числе, и компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Исходя из трактовки норм Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ и Налогового кодекса РФ компенсационные выплаты за использование личного транспортного средства в служебных целях НДФЛ и страховыми взносами не облагаются в полной сумме (Письма Минфина России от 20.05.2010 г. N 03-04-06/6-98 и от 23.12.2009 г. N 03-04-07-01/387; Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 г. N 550-19).

Таким образом, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст.188 Трудового кодекса РФ.

Правила оформления компенсации

Денежное возмещение за расходы, понесенные владельцем ТС в процессе его эксплуатации в служебных целях, требует документального оформления:

• Соглашение, в котором прописываются особенности будущего использования машины. Приводится подробное описание транспорта: марка и модель, государственный регистрационный номер, тип, год производства. Также в договоре фиксируется сумма компенсации или алгоритм ее расчета, порядок оплаты.
• Личные документы, подтверждающие наличие прав собственности на ТС: копия техпаспорта и договора страхования ОСАГО.

Сумма компенсации определяется исходя из затрат, указанных в путевых листах. К ним прикладываются документы, подтверждающие расходование личных денежных средств гражданина на обслуживание машины в рабочее время.

Компенсация расходов на личный транспорт и страховые взносы

Обратите внимание!

Президиум ВС РФ в п. 3 Обзора от 21.10.2015 обобщил судебную практику и пришел к очень важному общему выводу.

Получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина. Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом. 217 НК РФ. Положений, непосредственно предусматривающих освобождение от налогообложения сумм компенсации работодателем в соответствии с его

Какие расходы подлежат возмещению

Обязательной оплате подлежат:

• текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
• плановое и внеплановое техническое обслуживание;
• амортизация ТС;
• стоимость парковочных мест;
• приобретение топлива, смазки, незамерзающей жидкости и других расходных материалов (ГСМ).

Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:

• стоимость полиса страхования ОСАГО;
• траты на содержание автомобиля;
• оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.

ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.

Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.

Отражение в 6 ндфл компенсации парковки автомобиля

Следующая запись о подоходном налоге в 6-НДФЛ при аренде у физ.

лица – отчисление в казну. Важно Закон говорит, что перечисление в этом случае должно происходить не позднее следующего за датой выплаты рабочего дня.

Отражают эту дату в форме 6-НДФЛ по строке 120. ПРИМЕРСредства за аренду физлицо получило от компании 14 октября 2021 года. Эту же дату нужно указать в строке 100 заполняемой формы 6-НДФЛ. Порядка заполнения 6-НДФЛ): — строка 010 «Ставка налога»; — строка 020 «Сумма начисленного дохода» — это строка будет включать в себя общую сумму арендных платежей, выплаченных налогоплательщику на отчетную дату с начала налогового периода; — строка 040 «Сумма исчисленного налога» — по данной строке необходимо отразить сумму исчисленного с этих платежей НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода; — строка 070 «Сумма удержанного налога» — эта строка будет включать общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

Порядок расчета и размер выплаты

Законодательство не ограничивает работодателей в вопросе определения максимальной суммы возврата использования личных автомобилей сотрудников для рабочих нужд. Минимальные же значения таковы:

• легковой транспорт с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1,2 тыс. руб.;
• легковой транспорт с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1,5 тыс. руб.;
• мотоциклетный транспорт – 0,6 тыс. руб.

Все затраты на обслуживание машин, их ремонт, технический осмотр и т.д. оплачиваются полностью.

Пример расчета

Оплате подлежат только фактически отработанные сотрудником дни. Соответственно, период его отсутствия исключается. Сумма рассчитывается по следующим условиям:

• установленный договором размер начисления – 6 тыс. руб. ежемесячно;
• месяцы, за которые начисляется выплата – апрель и май;
• в течение оплачиваемого периода работник оформлял больничный – 16 суток временной нетрудоспособности.

Рекомендуем к прочтению: Порядок возмещения затрат сотрудника на мобильную связь

Таким образом, размер помощи за два месяца будет составлять:

• Количество рабочих дней в периоде: 21 + 20 = 41 день.
• Сумма за сутки: 6 000 * 2 (за два месяца) / 41 = 292 руб. 68 коп.
• Фактические отработанные дни: 41 — 16 = 25 дней.
• Итоговая сумма возмещения: 25 * 292,68 = 7 тыс. 317 руб.

Таким образом, перевод денежных средств за использование собственного автомобиля в рабочих целях за отработанные дни будет равен 7317 рублей.

Отражение аренды у физлица в форме 6-НДФЛ (нюансы)

также:

1. ;
2. .
3. ;

В соответствии с п. 3 ст. 226 НК налоговый агент должен рассчитать сумму НДФЛ к удержанию на дату получения дохода физлицом.

Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой получения физлицом дохода по аренде будет являться дата оплаты услуг арендатором деньгами либо передачи дохода в иной форме, допускаемой законодательством. Вместе с тем подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ представляет доход как вознаграждение, полученное за выполненную работу или оказанную услугу.

Простая, на первый взгляд, логическая цепочка: услуга оказана, оплата произведена, НДФЛ удержан и уплачен в бюджет — на практике приводит к дополнительным вопросам. Например:

1. Выплаченные до завершения оказания услуг авансы арендодателю показывать в 6-НДФЛ за период или нет?
2. Услуги по договору аренды оказаны, но фактическая оплата еще не произведена — как это будет выглядеть в 6-НДФЛ?