Как работать на кассе: пошаговая инструкция по кассовой дисциплине

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки. Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации. Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

• Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия
• Как включить кассовый аппарат
• Настройка кассового аппарата
• Защита кассового устройства
• Инструкция по кассе
• Как установить дату на кассовом аппарате
• Как разблокировать кассовый аппарат

Как выглядит кассовый аппарат

Разбор понятий

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различия между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККТ)

– это устройство, необходимое для
получения
денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса)

– это совокупность
всех наличных операций
(прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

– это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.

Повреждение ККТ в результате попадания жидкости или пожара

Чем грозит магазину?

Помимо повреждения самой кассовой техники и другого материального ущерба, есть важный момент, который может привести к нарушению законодательства — неснятие кассы с учёта.

Справка: Ответственность за неснятие с учёта старой кассы установлена в ст. 14.5 часть 5 КоАП РФ, налоговая может на выбор вынести предупреждение или наложить административный штраф:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
• для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Что делать и как предотвратить?

Аварийную или чрезвычайную ситуацию часто нельзя предотвратить, даже при соблюдении всех инструкций безопасности. Многое зависит от состояния инженерных сетей на арендуемой под помещение магазина площади — при оформлении аренды их нужно обязательно проверить. Если же вы занимаетесь их монтажом самостоятельно, не через коммунальные службы, то постарайтесь привлечь максимально грамотных подрядчиков и не экономить на материалах. Обязательно обеспечьте 2 выхода из помещения, проводите регулярный инструктаж для всех сотрудников.

Если ситуация произошла, то важно:

1. Правильно среагировать. При попадании влаги внутрь корпуса ККТ — как можно быстрее отключить оборудование от сети электропитания. При возгорании, в первую очередь, следовать инструкциям пожарной безопасности, тут главное спасение людей, а не техники.
2. Оформить подтверждение инцидента. После устранения причин ЧП, необходимо оформить подтверждающие его документы у соответствующих коммунальных или аварийных служб.
3. Обратиться в сервисный центр, который обслуживает ККТ. Инженер сервис-центра проведет диагностику. При невозможности ремонта, сервисный центр составит акт технической экспертизы о полной утрате кассового аппарата и невозможности проведения его восстановительного ремонта.
4. Снять ККТ с учёта. На основании этого акта и документа, удостоверяющего стихийное происшествие, ККТ необходимо снять с учёта в налоговых органах. Это можно сделать через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС, где в причинах снятия указать: “Заявление о снятии с регистрационного учета представляется в связи с потерей контрольно-кассовой техники”. Данные с отчёта о закрытии ФН в текущей ситуации предоставлять не нужно. Сами документы нужно отнести в налоговую инспекцию, к которой прикреплена ККТ — и уточнить у принимающего налогового инспектора дальнейшие действия.

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствие эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор на услуги по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу
   . Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

   Примечание. С июля 2021 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы
   . При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2021 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе
  оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде
  оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем

, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине
не относятся
.

Подытожим

Если ККТ перестала работать в штатном режиме, спокойно и чётко проведите все этапы самостоятельной диагностики. Инструкцию по эксплуатации ККТ и документы на кассовый аппарат (технический паспорт ККТ, технический паспорт блока ФН) лучше всегда иметь рядом.

Заключите договор на обслуживание ККТ с сервисной организацией. Это поможет уменьшить время простоя ККТ из-за поломки, а проведение регулярного технического обслуживания ККТ мастерами сервисного центра сведет такие риски к минимуму. Специалисты сервисного центра помогут Вам телефонной консультацией, смогут подключиться к ККТ через механизмы удаленного подключения.

На что обратить внимание при заключении договора на обслуживание ККТ с сервисным центром?

• СЦ должен быть авторизован производителем ККТ. Мастера таких центров проходят регулярное повышение квалификации у производителей ККТ, всегда есть в наличии необходимые запасные части для ремонта ККТ.
• Время приезда мастера на Ваше обращение и время полного восстановления работоспособности оборудования. Чем оно меньше, тем лучше для Вас — время вынужденного простоя ККТ в случае серьезной поломки будет минимальным.
• Возможность предоставления подменного оборудования. На случай сложного ремонта Вашего оборудования в СЦ. Например, при поломке сканера штрих-кода, дисплея (монитора ККТ).

Посмотрите статистику продаж, на ее основе просчитайте возможные финансовые риски организации при простое ККТ из-за серьёзной поломки. Возможно, вам выгодно увеличить парк ККТ: в торговой точке не будет очередей, а в случае выхода из строя одного кассового аппарата, процесс продажи не остановится.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы. Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

• закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
• постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

• внести стоимость товара;
• нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
• внести сумму скидки в процентах;
• нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом проходила оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Нет доступа к сети Интернет

Доступ может отсутствовать из-за аварийной ситуации у провайдера, за неуплату услуг связи, по другим причинам.

Чем грозит магазину?

Несоблюдением законодательства. Во время отключения сети фискальный накопитель кассового аппарата перестает передавать данные ОФД. На суточном отчёте (закрытии смены) можно проверить информацию по количеству неотправленных документов. Эти данные также выводятся в “отчёте о состоянии расчётов”, который можно сформировать на ККТ в любой момент. Сделать проверку можно и в личном кабинете на сайте Оператора фискальных данных, с которым подписан договор.

Фискальный накопитель может работать без доступа в Интернет до 30 календарных дней (он накапливает данные о продажах в своей внутренней памяти), затем происходит его блокировка. При восстановлении доступа к сети Интернет, он передаст ОФД все данные и автоматически разблокируется для совершения дальнейших продаж. Важно! 30 дней до блокировки ФН никак не связаны со штрафами — нарушение законодательства происходит уже с первого не переданного в ОФД чека.

Справка: Согласно статье 1.2 54-ФЗ, необходимо передавать все данные по операциям (кассовые чеки, отчёты) в реальном времени, в момент расчёта покупателей в Федеральную налоговую службу через Операторов фискальных данных (ОФД). Передача данных осуществляется через Интернет. Исключение сделано для касс, которые работают в зонах без доступа к сети — отдаленные и труднодоступные населенные пункты, закрытые военные объекты — тогда ККТ разрешено использовать в автономном режиме.

Если фискальные документы не были переданы в налоговый орган, за такое нарушение предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
• для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Налоговый орган может рассмотреть, насколько уважительной была причина нарушения, но если данные не передавались достаточно долго, а меры к устранению сбоя не были приняты (необходимы доказательства принятых мер), то скорее всего такая причина будет признана неуважительной.

Что делать и как предотвратить?

Как можно быстрее восстановить доступ. На период, пока вы уточняете и устраняете причину отключения (не оплачен счёт, поломка у провайдера и др.), можно заранее организовать мобильную точку доступа, а ККТ закупить с поддержкой работы через Wi-Fi.

А если сеть доступна, но касса всё равно не передаёт данные в ОФД?

Проверьте:

• физическое подключение сетевого кабеля к кассе,
• корректность сетевых настроек для передачи данных ОФД через утилиту настройки для ККТ. Сетевые настройки доступны на официальных сайтах ОФД. Обратитесь к организации, которая осуществляет техническую поддержку ККТ, они смогут проверить настройки удалённо.

Если данные всё равно не передаются, вопрос может быть на стороне оператора фискальных данных.

Убедитесь вместе с технической поддержкой ОФД в том, что:

• активирован новый фискальный накопитель,
• оплачены услуги ОФД,
• нет технических проблем на стороне ОФД,
• получена новая карточка регистрации в ФНС после замены блока фискального накопителя.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Кража ККТ

Чем грозит магазину?

Как и в случае ЧП, кроме материального ущерба кража грозит нарушением законодательства — если не снять кассу с учёта. Ответственность по той же статье.

Справка: Налоговая может на выбор вынести предупреждение или наложить административный штраф:

• для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
• для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Что делать и как предотвратить?

1. Вызвать полицию и открыть уголовное дело. Если ККТ украли, необходимо незамедлительно вызвать полицию, оформить заявление, получить акт о возбуждении уголовного дела.
2. Снять ККТ с регистрации. На основании акта о возбуждении уголовного дела снять с учёта в налоговых органах. Это делается тоже через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС, только в причинах снятия надо указать: “Заявление о снятии с регистрационного учета представляется в связи с хищением контрольно-кассовой техники”. Копии документов о возбуждении уголовного дела отнести в налоговую инспекцию, к которой прикреплена ККТ. Уточнить у принимающего налогового инспектора дальнейшие действия.

Что делать, если по результатам расследования кассу нашли?

Если ККТ снята с учёта с признаком ”Хищение”, а потом найдена — для дальнейшего использования нужно предоставить в налоговые органы:

• акт возврата похищенного от правоохранительных органов,
• заявление на исключение ККТ из статуса ”Хищение”.

Если за время расследования закончится срок эксплуатации блока фискального накопителя, необходимо предоставить в налоговые органы ещё и данные закрытия архива фискального накопителя.

Если возникли проблемы, как пользоваться кассовым устройством

Не исключено, что при эксплуатации оборудования современного поколения могут возникнуть определённые неисправности.

В случае возникновения мелких неурядиц и форс-мажорных обстоятельств следующие рекомендации помогут пользователю.

• Интернет-соединение пропало. В таком случае продажи можно не приостанавливать. Однако главное – не забыть после восстановления связи передать оператору фискальных данных неполученные им чеки. Кроме того, отсутствие обмена информацией с оператором на протяжении 30 дней приведёт к выводу из строя фискального накопителя.
• Бумага замялась или оторвалась: работа на аппарате должна быть остановлена, после чего следует заново заправить ленту. Затем оборудование активируется в соответствии с руководством. Большая часть моделей самостоятельно возобновляет печать. Для проверки того, отправлена ли информация в товароучетную программу и оператору фискальных данных, нужно сформировать Х-отчёт и сверить данные с бухгалтерией, проанализировать количество отложенных чеков.
• Электроснабжение прекращено: нужно приостановить торговлю. Нельзя ничего продавать без кассы. Кроме того, законодательно оговорено, что в течение 5 минут после оплаты покупки покупателю должен быть передан чек. Если не применяются модели с резервным источником питания, то приведённое требование невыполнимо. Однако можно воспользоваться следующим вариантом: после проведённых операций составить чек коррекции на итоговую стоимость преданной продукции. К документу прикладываются объяснение сотрудника в письменном виде; акт энергосбыта, свидетельствующий об отключении света. Между тем даже эти меры могут не спасти от налоговых штрафов.

Устройство внезапно блокируется и в случае поломки фискального накопителя, переполнения его памяти, неверной установки на оборудовании даты с текущим временем. Такая проблема легко разрешается самостоятельно: для этого следует лишь заменить накопитель, перерегистрировать устройство в налоговой службе, исправить дату и время.

Сбой подачи электроэнергии

Часто бывает из-за плановых или аварийных работ, реже из-за чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий.

Чем грозит магазину?

• Сбоем программного обеспечения – например, нарушением целостности баз данных товаров или продаж из-за прерванной передачи данных.
• Поломкой кассы на аппаратном или программном уровне из-за «скачков» напряжения питания электрической сети.
• Несоблюдением законодательства. Если при отсутствии электроэнергии не закрывают торговую точку и не останавливают продажи, а фиксируют их только в кассовой книге или вообще не фиксируют, – это нарушение.

Справка. Согласно статье 14.5 КОАП РФ, работать без кассового аппарата категорически запрещено. Представитель налогового органа может привлечь к административной ответственности должностное лицо и юрлицо, не выдавшее покупателю чек: для должностных лиц — штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей; для юридических лиц — от 75% до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей. Повторное совершение административного правонарушения, в случае, если сумма расчетов без применения ККТ составила в совокупности 1 миллион рублей и более, влечет в отношении должностных лиц, помимо штрафов, дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет; а в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Исключение — применение чека коррекции или заявление о нарушении. Административной ответственности за нарушение можно избежать, если сразу после его совершения направлена полная и достоверная информация в налоговую в виде чека коррекции или заявления о нарушении, и никто ещё не проинформировал ФНС о совершенном нарушении и сумме, на которую оно было совершено. В случае, если инцидент совпал с налоговой проверкой, а чек не был выдан налоговому инспектору, он может сразу признать данный инцидент правонарушением, поэтому таких ситуаций лучше избегать.

Что делать и как предотвратить?

Чтобы избежать перечисленных выше ситуаций — обеспечиваем резервное электропитание. Для этого есть:

1. Резервные источники электропитания (дизель-генераторы, накопительные источники электроэнергии на основе аккумуляторных батарей). Такие системы могут до нескольких суток снабжать торговую точку электричеством.
2. Компактные бытовые источники бесперебойного питания (ИБП), которые поддерживают работоспособность подключенного оборудования от 20 мин и дольше.
3. Кассовые аппараты со встроенной аккумуляторной батареей — по аналогии с ноутбуками, могут работать без внешнего источника питания несколько часов.

Некоторые модели ИБП оборудованы датчиками контроля уровня заряда и остаточного напряжения батареи, а также программным обеспечением — можно узнать оставшееся время работы кассового узла.

Такая подстраховка поможет корректно закончить оформление чека (рассчитать покупателя), закрыть на кассе смену (при необходимости) и даже продолжить бизнес-процесс продажи на время работы ИБП.

Что делать, если резервный источник или ККТ с аккумулятором не были куплены?

Необходимо срочно обесточить всё оборудование кассового узла — отключить вилки электропитания от сети. После восстановления подачи электроэнергии обязательно проверить работоспособность кассового узла: провести тестовую продажу недорогого товара (например, пакета), потом провести возврат. Для соблюдения законодательства — остановить процесс продажи на период отсутствия электричества.

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины в 2020–2021 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Что такое признак расчета

Признак расчета – это реквизит, который может отражать следующую информацию:

1. Если выбирается признак «приход», то он отражает факт получения денежных средств за товар или услугу от покупателя. Это операция чаще всего осуществляется при взаимодействии покупателя с кассиром. Она подтверждает факт оплаты.
2. Когда выбирается признак «возврат прихода», денежные средства возвращаются клиенту за возвращенный товар. Возврат чаще всего произаодчт, если товар не подошел по размеру или оказался ненадлежащего качества.
3. Признак «расход» следует выбирать кассиру, когда магазин что-то покупает у физических лиц, к примеру, фермерскую продукцию.
4. Признак «возврат расхода» означает, что посетитель вернул в магазин ранее полученную наличность. Такой реквизит в фискальном чеке можно увидеть, когда приобретенный у физического лица товар магазин возвращает обратно.

Следует отметить, что реквизит «признак расчета» является обязательным для отражения в фискальном чеке как в бумажной, так и в электронной форме. Обеспечение этого требование не всегда входит в компетенцию кассира, поскольку за алгоритмы проставления реквизитов чаще всего отвечает программист или другой специалист с соответствующей спецификацией.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2020–2021 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчеты фискальной памяти.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
• Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Содержание:

1. Как получить допуск к работе с кассовым аппаратом?
2. Начала работы с кассовым аппаратом
3. Порядок действия кассира при приеме от покупателя денежных средств
4. Что такое признак расчета
5. Что такое признак способа расчетов
6. Когда можно применять чек коррекции
7. Как кассиру закрыть смену
8. Нужно ли вести учет в журнале кассира-операциониста?
9. Актуально ли применение кассовой книги и ордеров?
10. РКО и ПКО для разменных денежных средств
11. Как работать кассиру при возникновении проблем с онлайн-кассой

Если несколько систем налогообложения совмещены

Законом предусмотрена возможность для хозяйствующих субъектов применять одновременно несколько налоговых режимов. В целях экономии допускается формировать фискальные документы на одном кассовом устройстве, в случае соблюдения перечисленных условий:

• Владелец кассы во время первого запуска внёс данные обо всех применяемых системах налогообложения (далее по тексту – СНО). В этом случае следует ознакомиться с инструкцией по использованию кассового аппарата.
• При продаже товаров или услуг пользователем создаются отдельные чеки по каждому налоговому режиму.

Нельзя забывать и о том, что в случае совмещения хозяйствующим субъектом двух и более СНО, следует вести по каждому режиму отдельный учет.

Покупка кассы — что важно знать перед покупкой

Сам кассовый аппарат стоит не дорого — от 3000 руб. Но эта сумма всего от 10 до 20 % от всей стоимости кассы под ключ. При покупке кассы Вам дополнительно нужно докупить:
обязательно

(без этого касса работать не будет):

• фискальный накопитель — от 6800 руб.
• договор с ОФД — от 1500 руб.

необязательно:

• ЭЦП — от 1600 руб. Цифровая подпись для регистрации кассы. Можно без нее, но тогда придется самостоятельно идти в налоговую;
• услуги — от 1000 руб. Вы можете сами зарегистрировать кассовый аппарат, если разберетесь в нюансах. Но настоятельно не рекомендуем Вам этого делать, так как при неверной регистрации нужно будет менять фискальный накопитель — это одноразовое устройство, а сама услуга регистрации стоит не дорого в среднем — 1000 руб., а некоторые организации и вовсе регистрируют купленные у них кассовые аппараты — бесплатно.

Остерегайтесь нарушений

Многочисленные регулярные проверки, организуемые налоговыми органами в разных субъектах страны, показывают, что и по сей день многие предприниматели работают, нарушая правила применения ККМ, но все же надеются, что это останется незамеченным. Следует помнить, что законы о введении ККМ были приняты не просто так, благодаря им обеспечивается юридическая чистота сделки. Кроме того, четкое следование правилам при возникновении конфликтной ситуации позволит вам «перетянуть одеяло на себя», так как к вашей деятельности претензий не будет.

Чтобы избежать нарушений в ходе рабочего процесса, внимательно ознакомьтесь с правилами эксплуатации контрольно-кассовой техники, ведь там есть ответы практически на все вопросы. Учитывайте самые новые правовые акты, действующие на территории вашего региона. Это позволит держать руку на пульсе событий. Наконец, помните, что применять в работе следует только такие машины, которые были включены в государственный реестр. Учитывайте и классификатор, регулирующий, какие из агрегатов для какой сферы подходят. Это позволит избежать проблем с законом и вести деятельность долго и с выгодой для себя.

Источники:

• https://kontur.ru/articles/5183
• https://www.malyi-biznes.ru/kassovaya-disciplina/
• https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/kassovaya_disciplina_i_otvetstvennost_za_ee_narushenie/
• https://OnlineKas.ru/rabota-na-kasse/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom/
• https://5cms.ru/article/work-online-kassa
• https://www.DigitalServ.ru/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom/
• https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-kassira/
• https://BusinessMan.ru/rabota-s-kkm—chto-eto-uchet-i-pravila-rabotyi-na-kassovom-apparate.html

РКО и ПКО для разменных денежных средств

Приходные и расходные кассовые ордера также следует оформлять, когда кассир получает и сдает наличность для размена денежных средств. Эта процедура регламентируется Законом № 54-ФЗ. Каждый кассир, профессиональные обязанности которого непосредственной связаны с онлайн-кассой, должен знать, как выполняется эта операция.

В большинстве организаций разменные наличные средства (купюры и монеты) перед началом каждой смены выдаются работникам, ответственным за ККТ. Для этой цели заполняются расходные кассовые ордера, в которых указывается выданная сумма. В строке, где указывается снование для проведения расчетов, должна значится формулировка «Для размена». Данные о разменных суммах должны вноситься кассиром в книгу учета полученных денежных средств.

Перерегистрация

Перерегистрация кассового аппарата необходима в случае:

• замены фискальной памяти,
• изменения названия компании или ФИО ИП,
• смены адреса места установки прибора,
• смены ЦТО.

Для перерегистрации кассового аппарата требуется обратиться в налоговую с заявлением, составленным согласно определенной законодательством формы, карточкой регистрации ККТ, его паспортом, заключением ЦТО (при наличии).

Налоговый инспектор лично осматривает аппарат на предмет исправности, целостности корпуса и наличия пломб, после чего вносит отметку о перерегистрации в паспорт и учетный талон. Также требуется присутствие представителя ЦТО и непосредственно налогоплательщика.