Порядок заполнения формы 6-НДФЛ. Как не ошибиться при заполнении 6-НДФЛ

При отсутствии оснований для подачи 6-НДФЛ рекомендуется до окончания срока сдачи расчета уведомить об этом ФНС. Законодательных требований о предоставлении нулевых расчетов или письменного оповещения нет, но письмо в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ поможет избежать назначения штрафа предприятию. Этот документ заранее уведомляет специалистов налогового органа о причинах отсутствия в базе данных по предприятию или ИП расчета по подоходному налогу.

Субъекты хозяйствования, которые в отношениях с работниками выполняют роль налогового агента, должны подавать в ФНС форму 6-НДФЛ. Если предприятие не пользуется услугами наемного персонала, то обязанности по предоставлению расчета по подоходному налогу не возникает (письмо ФНС № БС-4-11/4901 от 23.03.2016 г.).

Иная ситуация у тех ИП и юридических лиц, которые в начале года начисляли доходы работникам, но во втором и последующих кварталах расходов по оплате труда не было – им надо продолжать составлять 6-НДФЛ до конца отчетного года. Причина в том, что форма расчета отражает данные нарастающим итогом.

Когда можно не подавать расчет по форме 6-НДФЛ:

у субъекта хозяйствования не было в отчетном периоде наемного персонала;
с начала года сотрудники не получали доходы от работодателя;
предприятие не вело деятельность в обозначенном временном диапазоне.

Штраф за непредоставление 6-НДФЛ предусмотрен ст. 126 НК РФ. Налоговики практикуют привлечение к ответственности всех налогоплательщиков, которые зарегистрированы в их базе данных, но не подали отчет. Предотвратить это можно двумя путями:

сформировать и отправить нулевой расчет, который не предусмотрен нормативными актами, но должен быть принят ФНС, что подтверждается письмом от 04.05.2016 г. под № БС-4-11/[email protected];
письменно уведомить ИФНС об отсутствии оснований для заполнения 6-НДФЛ.

Штраф за непредоставление 6-НДФЛ равен 1000 рублей за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Учитывается каждый день задержки в подаче документа. Штраф в полном объеме назначается и за неполные месячные интервалы (даже если в неполном месяце будет только 1 день).

Письмо в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ

Уведомить налоговиков об отсутствии оснований для заполнения формы 6-НДФЛ рекомендуется заблаговременно – до истечения периода, отведенного для подачи этого расчета. Сообщение составляется в письменной форме, универсального текстового шаблона нет. В письме надо указать такие сведения:

информация об адресате – наименование ИФНС, которая обслуживает налогоплательщика;
реквизиты, по которым можно идентифицировать ИП или юридическое лицо, направляющее письмо;
краткие пояснения причин неподачи формы 6-НДФЛ с указанием ссылок на нормативную базу;
в обосновании можно прописать отсылки на письма ФНС, подтверждающие право налогоплательщиков не подавать расчеты при отсутствии налоговой базы по НДФЛ;
период, за который субъект хозяйствования не формирует расчеты по НДФЛ;
при необходимости приводятся дополнительные пояснения об обстоятельствах, приведших к отсутствию налогооблагаемой суммы по НДФЛ, например, отсутствие деятельности;
подпись руководителя компании.

Если письмо подписывает не директор, а доверенное лицо, вместе с уведомлением надо отправить и копию доверенности, которая дает полномочия подписанту. Пояснениям присваивается исходящий номер, который фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

6-НДФЛ: предоставлять или нет

Представление расчета 6-НДФЛ — обязанность налоговых агентов (ст. 226 НК РФ). Чтобы начать исполнять эту обязанность, необходимо:

быть фирмой, ИП, учредившим адвокатский кабинет лицом, обособленным подразделением иностранной или отечественной фирмы;
выдавать в отчетном периоде доходы физическим лицам.

Для налоговых агентов представление 6-НДФЛ:

безусловно обязательно, если в отчетном периоде осуществлена хотя бы одна выплата физлицу (величина ее не имеет значения);
возможно (но не обязательно), если выплаты не производились (в ситуации отсутствия штата, финансовых затруднений и др.), — в форме нулевого расчета.

В первом случае непредставление 6-НДФЛ в обусловленные НК РФ сроки может повлечь 2 неприятности: штраф и (или) блокировку счета.

В какой срок налоговая инспекция вынесет решение о приостановлении операций по счетам, подробно рассказали эксперты К+. Получите пробный онлайн доступ к К+ бесплатно и переходите к разъяснениям.

Вторая ситуация — не повод для негативных последствий, однако разного рода «налоговые неожиданности» могут внести сумбур и неразбериху, способные на время лишить фирму возможности нормально функционировать.

К числу таких неожиданностей можно отнести:

высокую вероятность отклонения нулевого 6-НДФЛ программными средствами на этапе приема отчета налоговиками;
факторы объективного (например, сбой программных средств) и субъективного (к примеру, принятие инспектором ошибочного решения) свойства.

В данной ситуации помешать налоговому агенту нормально функционировать может приостановление операций по счетам, если инспекторы не дождутся от него 6-НДФЛ.

Избежать негативных последствий поможет дополнительная страховка, о которой будет рассказано в следующем разделе.

6-НДФЛ: предоставлять или нет

быть фирмой, ИП, учредившим адвокатский кабинет лицом, обособленным подразделением иностранной или отечественной фирмы;
выдавать в отчетном периоде доходы физическим лицам.

Детализацию обязанностей и ответственности налоговых агентов по НДФЛ см. в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».

Для налоговых агентов представление 6-НДФЛ:

безусловно обязательно, если в отчетном периоде осуществлена хотя бы одна выплата физлицу (величина ее не имеет значения);
возможно (но не обязательно), если выплаты не производились (в ситуации отсутствия штата, финансовых затруднений и др.), — в форме нулевого расчета.

К числу таких неожиданностей можно отнести:

высокую вероятность отклонения нулевого 6-НДФЛ программными средствами на этапе приема отчета налоговиками;
факторы объективного (например, сбой программных средств) и субъективного (к примеру, принятие инспектором ошибочного решения) свойства.

Подробнее читайте в статье «Можно ли избежать блокировки счета за несдачу 6-НДФЛ?».

Как заполнить отчет 6-НДФЛ: изучаем правила

Как заполнять форму 6-НДФЛ? Ответить на этот вопрос призван приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected], утверждающий порядок оформления данного отчета.

Заполнение 6-НДФЛ производится с учетом следующих требований, изложенных в приложении 2 к приказу ФНС:

основание для заполнения отчета — данные налоговых регистров по НДФЛ (обязательных для ведения каждым налоговым агентом);
количество страниц отчета не ограничено и зависит от объема данных (с учетом предусмотренных отчетом строк и ячеек);
на каждый показатель отчета — 1 поле (кроме дат и десятичных дробей — порядок их отражения регламентируется пп. 1.5, 1.6 приложения);
при отсутствии каких-либо суммовых показателей в предназначенных для них ячейках проставляется 0, а в незаполненных знакоместах проставляются прочерки;
направление заполнения ячеек — слева направо;
при оформлении бумажного варианта отчета не допускается: заполнение его разноцветными чернилами (можно только черными, фиолетовыми и синими), исправление ошибочных записей корректирующим карандашом (или иным средством), двусторонняя распечатка, а также применение приводящего к порче листов отчета способа их скрепления;
для отчета, оформляемого с использованием программного обеспечения, допускается отсутствие границ знакомест и прочеркивания незаполненных ячеек, печать шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов, а изменение размеров расположения и размера значений реквизитов не допускается.

«Зарплатная» предоплата: образец в 6-НДФЛ

При заполнении 6-НДФЛ необходимо учитывать все облагаемые НДФЛ доходы физических лиц. «Зарплатный» аванс является для каждого работника таким доходом. Однако в целях исчисления НДФЛ он обладает следующими отличительными признаками:

аванс — это выплачиваемая заранее часть «зарплатного» дохода, НДФЛ с которого отдельно не определяется, не удерживается и не перечисляется в бюджет;
аванс в 6-НДФЛ отдельно не отражается, а входит в общий заработок, начисленный за весь прошедший месяц (аванс + окончательный расчет) — эта совокупная сумма и находит отражение в отчете;
датой отражения аванса в 6-НДФЛ является день начисления заработка — по п. 2 ст. 223 НК РФ он выпадает на последний день месяца, за который производится начисление зарплаты.

Рассмотрим особенности отражения аванса в 6-НДФЛ (пример заполнения).

В ООО «Рустранс» трудятся 38 человек: водители, курьеры, диспетчеры. Ежемесячная совокупная сумма заработка всех сотрудников фирмы составляет 1 216 000 руб., за 9 месяцев — 10 944 000 руб.

Аванс выдается в фиксированной сумме (каждому работнику по 10 000 руб.), а окончательный расчет осуществляется персонально в соответствии с отработанным временем и тарифной ставкой (окладом).

Выдача заработанных денег производится в установленные Положением об оплате труда ООО «Рустранс» сроки:

аванс — 20-го числа каждого месяца;
окончательный расчет — 5-го числа месяца, следующего за отработанным.

Для упрощения примера примем, что сотрудники ООО «Рустранс» прав на вычеты не имеют и кроме аванса и окончательного расчета в текущем периоде иных доходов не получали.

Раздел 1 декларации 6-НДФЛ за 9 месяцев будет иметь следующий вид:

стр. 010 — «зарплатная» ставка налога (13%);
стр. 020 — общая сумма начисленного заработка 10 944 000 руб. (1 216 000 руб. × 9 мес.);
стр. 040 и стр. 070 — рассчитанный и удержанный «зарплатный» НДФЛ = 1 422 720 руб. (10 944 000 руб. × 13%).

Образец заполнения 6-НДФЛ в 2020-2021 годах (1 раздел) представлен ниже:

Как разместить данные во втором разделе 6-НДФЛ (порядок заполнения), расскажем в следующем разделе.

Заполнение раздела 1

Напомним, что в разд. 1 расчета указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке. При заполнении данного раздела налоговые агенты допускают следующие ошибки:

1) заполнение раздела 1 не нарастающим итогом. Это прямо противоречит п. 3.1 Порядка>;

2) включение в строку 020 «Сумма начисленного дохода» доходов, не облагаемых НДФЛ. В соответствии с п. 3.3 Порядка по данной строке следует отражать обобщенную по всем физическим лицам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. При этом доходы, не подлежащие обложению НДФЛ в соответствии со ст. 217 НК РФ, в расчете не отражаются (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected]>);

3) отражение в строке 070 «Сумма удержанного налога» сумм налога, которые будут удержаны только в следующем отчетном периоде. Такая ошибка, как правило, допускается при указании НДФЛ с сумм заработной платы, которая начислена в одном отчетном периоде, а выплачена в другом (например, при выплате в апреле заработной платы за март). С учетом того, что налог удерживается из заработной платы при непосредственной ее выплате, относительно приведенного примера сумма налога должна указываться в отчете за полугодие, а не в отчете за I квартал;

4) указание в строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» налога, обязанность по удержанию и перечислению которого еще не наступила. В соответствии с п. 3.3 Порядка в строке 080 расчета указывается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода в случаях, когда у налогового агента нет возможности удержать исчисленную сумму налога.

Заполнение раздела 2

Согласно п. 4.1 Порядка в разд. 2 расчета указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

ФНС неоднократно разъясняла, что в разд. 2 расчета отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (письма от 21.07.2017 № БС-4-11/[email protected], от 16.01.2017 № БС-4-11/499, от 22.05.2017 № БС-4-11/9569). К примеру, при заполнении расчета за 2021 год в его разд. 2 отражаются операции, произведенные за октябрь, ноябрь и декабрь 2021 года.

Несмотря на это, некоторые налоговые агенты продолжают заполнять разд. 2 расчета нарастающим итогом с начала года, что является грубейшим нарушением.

В соответствии с п. 4.2 Порядка при заполнении разд. 2 расчета блоки из строк 100 – 140 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления налога, в том числе в случаях, когда различные виды доходов имеют одну дату их фактического получения, но разные сроки перечисления налога. На это указывается в письмах ФНС РФ от 18.03.2016 № БС-4-11/[email protected], от 11.05.2016 № БС-4-11/8312. К примеру, 31.05.2017 выплачена заработная плата за май и отпускные за июнь. Несмотря на то, что датой фактического получения указанных доходов на основании ст. 223 НК РФ признается один день – 31.05.2017, данные по ним включаются в разд. 2 расчета отдельными блоками в связи с тем, что сроки перечисления налога по этим доходам разные:

– по отпускным срок перечисления налога выпадает на 31.05.2017;

– по заработной плате – на 01.06.2017.

ФНС в Письме № ГД-4-11/[email protected] (п. 19) также отмечает, что невыделение в отдельные группы межрасчетных выплат(заработной платы, опускных, больничных и т. д.) является нарушением порядка заполнения расчета.

При заполнении строк 100 – 140 по различным видам доходов наиболее распространенными ошибками являются неверное указание даты фактического получения дохода (строка 100), даты удержания налога (строка 110) и срока перечисления налога (строка 120). Далее рассмотрим, как правильно заполнить такие строки.

Выплата заработной платы

В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Выплата отпускных

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник учреждения идет в отпуск с 01.06.2017. Сумма оплаты отпуска за июнь 2021 года (7 000 руб.) работнику выплачена 25.05.2017. Сумма НДФЛ, исчисленная с отпускных, составила 910 руб.
В разд. 2 расчета за полугодие 2021 года данная операция отразится следующим образом:
– по строке 100 указывается 25.05.2017;
– по строке 110 – 25.05.2017;
– по строке 120 – 31.05.2017;
– по строке 130 – 7 000;
– по строке 140 – 910.

Порядок отражения в разд. 2 расчета операций по оплате отпуска с последующим увольнением разъясняется в Письме ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-3-11/[email protected] Допустим, что оплата отпуска произведена 15.03.2017. В этом случае в разд. 2 расчета за I квартал 2021 года такая операция отразится следующим образом:

– по строке 100 указывается 15.03.2017;

– по строке 110 – 15.03.2017;

– по строке 120 – 31.03.2017;

– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Оплата больничных

Датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Удержать налог с пособий налоговые агенты обязаны при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом перечисление исчисленного и удержанного налога при выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) налоговые агенты обязаны произвести не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялись такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник находился на больничном с 5 по 9 июня 2021 года. Пособие выплачено 15 июня 2021 года после представления листка временной нетрудоспособности.
В разд. 2 расчета 6-НДФЛ данные операции отразятся следующим образом:
– по строке 100 – 15.06.2017;
– по строке 110 – 15.06.2017;
– по строке 120 – 30.06.2017;
– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Стоит отметить, что отражение операций по оплате больничных в расчете отражается по факту выплаты пособий. В случае, если доход в виде пособия по временной нетрудоспособности начислен в одном отчетном периоде, а выплачен в другом, такой доход, а также исчисленный с него налог отражаются в разд. 1 и 2 расчета в том периоде, в котором произведена выплата пособия (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected]).

Пособие по временной нетрудоспособности, начисленное работнику за июнь 2021 года, перечислено 5 июля 2021 года.
Данная операция подлежит отражению в разд. 1, 2 расчета за девять месяцев 2021 года. При этом при заполнении разд. 2 расчета операция по выплате в июле пособия отражается следующим образом:
– по строке 100 – 05.07.2017;
– по строке 110 – 05.07.2017;
– по строке 120 – 31.07.2017;
– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.
Поскольку пособие фактически перечислено в июле, основания для отражения данной операции в строках 020 и 040 разд. 1 расчета за полугодие 2021 года отсутствуют. Наличие значений в указанных строках будет считаться ошибкой (п. 9 Письма № ГД-4-11/[email protected]).

Выплата премий

В целях отражения в расчете сумм премий необходимо правильно определить дату фактической ее выплаты. Вот что на этот счет разъясняет ФНС:

6-НДФЛ в 2020 — 2021 годах: образец заполнения второго раздела

Порядок заполнения второго раздела 6-НДФЛ регламентируется п. 4.1–4.2 раздела IV приказа ФНС № ММВ-7-11/[email protected]:

заполнению подлежат блоки стр. 100–140, отражающие даты и суммы фактического получения дохода и удержания НДФЛ, а также сроки его перечисления;
данные приводятся за последние 3 месяца отчетного периода;
блоки указанных строк заполняются отдельно по каждому сроку перечисления НДФЛ (в том числе по доходам, имеющим одинаковые даты фактического получения).

При заполнении раздела 2 декларации 6-НДФЛ в ситуации получения работниками аванса и окончательного расчета необходимо учитывать следующее (продолжение примера):

заполняются 3 блока стр. 100–140, несмотря на то, что выплат было 6 (выдача авансов происходила 19.07.20ХХ, 20.08.20ХХ и 20.09.20ХХ, окончательный расчет — 05.07.20ХХ, 05.08.20ХХ и 05.09.20ХХ);
по стр. 100 в 6-НДФЛ — даты фактического получения «зарплатного» дохода (30.06.20ХХ, 31.07.20ХХ и 31.08.20ХХ);
по стр. 110 — даты удержания налога с окончательных «зарплатных» расчетов;
по стр. 120 — крайний допустимый законодательством для перечисления НДФЛ срок (для зарплаты такой датой является следующий за выдачей зарплаты день, п. 6 ст. 226 НК РФ);
по стр. 130 и 140 — заработок (включая аванс) и исчисленный с его суммы НДФЛ.

Образец заполнения формы 6-НДФЛ (раздел 2) представлен ниже:

В раздел 2 попали июньские и не попали сентябрьские заработки сотрудников — это особенность переходящих выплат, о которых речь шла в предыдущих разделах. Стр. 110 заполнена в соответствии с предусмотренной локальным актом ООО «Рустранс» датой выдачи второй (окончательной) суммы заработка — ежемесячно 5-го числа. Отдельной расшифровки требует стр. 120, посвященная срокам перечисления НДФЛ, об этом речь пойдет в следующем разделе.

6-НДФЛ в 2021 – 2021 годах: образец заполнения второго раздела

Порядок заполнения второго раздела 6-НДФЛ регламентируется п. 4.1–4.2 раздела IV приказа ФНС № ММВ-7-11/[email protected]:

заполнению подлежат блоки стр. 100–140, отражающие даты и суммы фактического получения дохода и удержания НДФЛ, а также сроки его перечисления;
данные приводятся за последние 3 месяца отчетного периода;
блоки указанных строк заполняются отдельно по каждому сроку перечисления НДФЛ (в том числе по доходам, имеющим одинаковые даты фактического получения).

заполняются 3 блока стр. 100–140, несмотря на то, что выплат было 6 (выдача авансов происходила 19.07.20ХХ, 20.08.20ХХ и 20.09.20ХХ, окончательный расчет — 05.07.20ХХ, 05.08.20ХХ и 05.09.20ХХ);
по стр. 100 в 6-НДФЛ — даты фактического получения «зарплатного» дохода (30.06.20ХХ, 31.07.20ХХ и 31.08.20ХХ);
по стр. 110 — даты удержания налога с окончательных «зарплатных» расчетов;
по стр. 120 — крайний допустимый законодательством для перечисления НДФЛ срок (для зарплаты такой датой является следующий за выдачей зарплаты день, п. 6 ст. 226 НК РФ);
по стр. 130 и 140 — заработок (включая аванс) и исчисленный с его суммы НДФЛ.

Образец заполнения формы 6-НДФЛ (раздел 2) представлен ниже:

Инструкция по заполнению строки 120 в 6-НДФЛ

Описание правил заполнения стр. 120 приведено в п. 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС № ММВ-7-11/[email protected] В ячейках указанной строки проставляется дата, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен.

Здесь не следует путать 2 даты — фактического перечисления НДФЛ (день поступления платежного поручения в банк) и крайнего допустимого срока перечисления налога. Для стр. 120 дата платежки значения не имеет.

Чтобы правильно указать срок перечисления налога, надо исходить из требований налогового законодательства. Указываемый по стр. 120 срок находится в зависимости от вида получаемого физическим лицом дохода.

Например, срок перечисления НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):

с зарплаты и премии — не позднее дня, следующего за днем выдачи наличности (из кассовой выручки или денег, полученных в банке для «зарплатных» целей), либо за днем перечисления на карту сотрудника;
отпускных и больничных — не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены.

Важный нюанс заполнения стр. 120 кроется в необходимости сдвинуть указываемую в ней дату на 1 или несколько дней, если крайняя дата перечисления НДФЛ выпадает на нерабочий день (выходной или праздничный).

В этой ситуации действует правило, установленное п. 7 ст. 6.1 НК РФ: последним днем срока уплаты подоходного налога считается ближайший следующий за выходным или праздничным днем рабочий день.

В ранее рассмотренном примере срок перечисления налога в июле сдвинут на 2 выходных дня. С полученного 05.07.2019 «зарплатного» дохода НДФЛ удержан в день выплаты дохода — 05.07.2019, но крайний допустимый срок перечисления налога — не 06.07.2019 (суббота — выходной день), а первый после отдыха рабочий день — 08.07.2019.

Срок подачи письма

Конкретный срок подачи письма, разумеется, не установлен. Письмо подается исключительно на усмотрение налогового агента. Однако, если уж решили направить налоговикам письмо, что его лучше подавать сразу по окончании каждой отчетной кампании и не дожидаться истечения 10 дней. Ведь если расчет 6-НДФЛ не будет сдан в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи, ИФНС сможет заблокировать банковские счета организации (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ). В этот период и следует напомнить налоговикам, что расчета от вас можно не ждать.

Нестандартные ситуации в 6-НДФЛ: как правильно заполнить?

Заполнение формы 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях вызывает множество вопросов у специалистов, в обязанности которых входит НДФЛ-отчетность.

Декретное пособие в 6-НДФЛ

Выплата декретных в отдельных фирмах является относительно редким событием. При этом часть работодателей стремится поддержать будущих матерей и компенсирует им потерю в заработке при выходе в отпуск по беременности и родам.

При отражении в 6-НДФЛ подобного рода выплат необходимо учитывать следующее:

пособие по беременности и родам (декретные) — это доход работницы, не облагаемый НДФЛ и не отражаемый в отчете 6-НДФЛ;
доплата декретнице до ее фактического заработка пособием не считается и облагается НДФЛ в полной сумме (если выплачиваемая сумма превысила величину декретного пособия, выплачиваемого соцстрахом), что требует отражения в 6-НДФЛ.

Построчное заполнение 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected]):

дата получения дохода (стр. 100) — день получения декретницей доплаты;
дата удержания НДФЛ (стр. 110) — совпадает с вышеуказанной;
срок перечисления налога (стр. 120) — следующий день после выдачи доплаты.

Авансы по договору ГПХ

Привлечение физических лиц для выполнения работ (оказания услуг) часто практикуется работодателями, если выполняемые работы носят разовый характер или в штате отсутствуют специалисты нужной квалификации.

В таких ситуациях между заказчиком и исполнителем заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ), одним из условий которого может быть соглашение о выплате авансов в процессе выполнения работ.

Аванс по договору ГПХ кардинально отличается от «зарплатного аванса» каждая предоплата исполнителю приравнивается к выплате дохода, требующего отражения в 6-НДФЛ (письма Минфина России от 21.07.2017 № 03-04-06/46733, от 26.05.2014 № 03-04-06/24982).

Например, если в течение квартала исполнителю были выплачены 3 аванса и произведен окончательный расчет, все эти 4 события необходимо отразить в 6-НДФЛ отдельными блоками стр. 100–140 по каждой дате поступления денег исполнителю.

Подарок пенсионеру

Часто работодатели не оставляют без внимания бывших работников — пенсионерам дарят подарки и оказывают иную материальную помощь. Такая обязанность обычно закрепляется в коллективном договоре или ином внутреннем акте. Для 6-НДФЛ это означает следующее:

стоимость подарка отражается в отчете по стр. 020;
при расчете НДФЛ применяется вычет (не более 4 000 руб. за налоговый период) — его необходимо указать в стр. 030;
исчисленный налог (стр. 040) рассчитывается с разницы между стоимостью подарка и налоговым вычетом с применением ставки 13%;
во 2 разделе 6-НДФЛ детализируется «подарочный» доход: по стр. 100 и 130 необходимо показать дату и сумму дохода, а стр. 110, 120 и 140 заполняются нулями (если денежные доходы пенсионеру не выдавались и удержать НДФЛ нет возможности).

По завершении календарного года не удержанные налоговым агентом суммы подоходного налога подлежат отражению по стр. 080 отчета 6-НДФЛ.

Когда понадобится объяснять налоговикам причины непредоставления 6-НДФЛ

Необходимость направить письмо о непредоставлении 6-НДФЛ может возникнуть у налогового агента, если:

расчет 6-НДФЛ за отчетный период не предоставлялся на законных основаниях (выплаты физлицам не производились);
присутствует необходимость гарантированно избежать блокировки расчетного счета.

Фактически объяснение налоговикам причин непредставления 6-НДФЛ — это добровольная дополнительная (необязательная) мера со стороны коммерсанта, поскольку налоговики неоднократно подтверждали ненужность такой процедуры, как представление нулевого 6-НДФЛ (письма ФНС России от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97, от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected] (вопрос 1)).

Если же хотя бы в одном из предыдущих периодов выплаты физлицам были, отчет не будет нулевым до конца года. Т.к. формуляр заполняется нарастающим итогом.

Нулевой расчет 6-НДФЛ сдавать не нужно

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговые агенты это, как правило, работодатели или заказчики по договорам гражданско-правового характера, по которым физлица получают доходы.

Вместе с этим, если в течение отчетного периода организация или ИП не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов, не удерживали налог и не перечисляли НДФЛ в бюджет, то сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. Дело в том, что такой ситуации организация или ИП не признаются налоговыми агентами. Вывод подтверждается абзацем 3 пункта 2 статьи 230 НК и письмами ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 04.05.2016 №БС-4-11/7928.

Организация или ИП вправе подавать в ИНФС нулевой расчет 6-НДФЛ (несмотря на то, что не обязаны это делать). Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.

Как оформить пояснения в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ

При оформлении пояснений о непредставлении 6-НДФЛ необходимо помнить, что:

передать их налоговикам лучше в период, отведенный налоговым агентам для предоставления 6-НДФЛ (1 месяц с момента окончания отчетного периода);
в заглавной части пояснений необходимо указать реквизиты коммерсанта и ИФНС, в адрес которой должен был поступить соответствующий 6-НДФЛ;
пояснения формулируются в лаконичной форме (без излишней детализации), но с указанием всех необходимых нюансов;
подписать пояснения должен руководитель либо доверенное лицо (в этом случае приложить к пояснениям копию доверенности);
пояснения нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

Перечисленные условия не являются закрепленными НК РФ требованиями к пояснениям в адрес налоговиков на случай непредставления коммерсантом 6-НДФЛ. Однако выполнение коммерсантом этих правил позволит налоговикам:

однозначно идентифицировать причины и мотивы непредставления 6-НДФЛ;
избежать негативных последствий такого непредставления (штрафа и (или) приостановления операций по счетам).

А предоставивший вовремя ясно сформулированные пояснения коммерсант избежит внезапной блокировки своих счетов и поспешного оформления дополнительных разъяснений в адрес контролеров.

Что написать в пояснениях о непредоставлении 6-НДФЛ

Если налоговый агент не отправил налоговикам 6-НДФЛ, но доходы физлицам выплачивал, писать пояснения ему не придется — наказание в виде штрафа и приостановления операций по счетам, вероятнее всего, его настигнет. И объяснения здесь не помогут.

Если же коммерсант выплаты физлицам не осуществлял и 6-НДФЛ в связи с этим не оформлял, но посчитал необходимым предупредить об этом налоговиков, в тексте письма рекомендуется указать следующие данные:

Пояснения лучше озаглавить, чтобы сразу стала ясна причина их направления, например: «Пояснения в связи с непредставлением 6-НДФЛ за 1-й квартал 2021 года».
В первом абзаце нелишним будет указать причину подачи пояснений, к примеру: «Во избежание приостановления операций по счетам по п. 3.2 ст. 76 НК РФ…».
Пояснить причину невыполнения обязанности по предоставлению расчета со ссылкой на статьи НК РФ. Фформулировка может быть следующей: «Фирма ”ХХХ” в 1-м квартале 2021 года не выплачивала физическим лицам доходы, поэтому не признается налоговым агентом по НДФЛ и не обязана предоставлять расчет 6-НДФЛ в соответствии со ст. 226 и 230 НК РФ».
Добавить в текст пояснений дополнительные аргументы. Например, сослаться на письма ФНС России от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97, от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected], подтверждающие возможность не оформлять 6-НДФЛ в ситуации невыплат физлицам доходов в отчетном периоде.

Что написать в пояснениях о непредоставлении 6-НДФЛ

Пояснения лучше озаглавить, чтобы сразу стала ясна причина их направления, например: «Пояснения в связи с непредставлением 6-НДФЛ за 1-й квартал 20ХХ года».
В первом абзаце нелишним будет указать причину подачи пояснений, к примеру: «Во избежание приостановления операций по счетам по п. 3.2 ст. 76 НК РФ…».
Пояснить причину невыполнения обязанности по предоставлению расчета со ссылкой на статьи НК РФ. Фформулировка может быть следующей: «Фирма ”ХХХ” в 1-м квартале 2021 года не выплачивала физическим лицам доходы, поэтому не признается налоговым агентом по НДФЛ и не обязана предоставлять расчет 6-НДФЛ в соответствии со ст. 226 и 230 НК РФ».
Добавить в текст пояснений дополнительные аргументы. Например, сослаться на письма ФНС России от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97, от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected], подтверждающие возможность не оформлять 6-НДФЛ в ситуации невыплат физлицам доходов в отчетном периоде.

Помочь в составлении обязательных пояснений (если их затребовали налоговики) может изучение статьи «Пояснительная записка в налоговую по требованию – образец».

Письмо об отсутствии деятельности

На практике встречаются ситуации, когда организация не в состоянии осуществлять свою финансово-хозяйственную деятельность на протяжении длительного периода времени. При этом следует помнить, что, оформляя документы в пенсионный фонд России, территориальный налоговый орган и фонд социального страхования с целью сдачи обязательной отчетности, руководитель предприятия должен в обязательном порядке предоставить указанным органам информационное письмо об отсутствии своей деятельности.

Оформляется подобное уведомление, как правило, на фирменном бланке юридического лица с указанием периода неосуществления деятельности и приложением подтверждающих указанное обстоятельство документов. Иначе говоря, для снижения затрат при неосуществлении хозяйственной деятельности организации последняя может направить в отчетные органы документ, который подтвердит, что работа фирмы была приостановлена. Этот документ и будет называться на практике письмом об отсутствии деятельности.

Уведомляем письмом налоговую инспекцию

Законодательно установленной формы уведомления налоговой инспекции об отсутствии деятельности организации не существует. Поэтому возможно оформление такого письма юридическим лицом в произвольной форме с желательным содержанием следующей информации:

Название и адрес органа ФНС, который будет являться адресатом письма.
Организационная форма и фирменное название юридического лица, уведомляющего ФНС.
Юридический адрес и адрес местонахождения исполнительного органа фирмы.
ИНН, КПП, ОГРН и иные реквизиты организации (можно использовать фирменный бланк юр. лица, уже содержащий в себе все его фирменные признаки).
Наименование документа, в данном случае: «Письмо об отсутствии деятельности и объектов налогообложения».
Текст письма должен содержать:

название организации и указание на ее правовую форму в соответствии с ЕГРЮЛ;
временной период приостановления деятельности;
приложение документов, подтверждающих отсутствие осуществления организацией уставной деятельности;
виды налогов, по которым отсутствует объект налогообложения фирмы.

Письмо в обязательном порядке визируется руководителем и главным бухгалтером, при наличии у юр. лица такового, а также заверяется печатью организации.

Образец письма в налоговый орган выглядит следующим образом:

Сам документ рекомендуется направлять в ФНС одним из следующих способов:

заказным почтовым письмом с подробной описью вложения и уведомлением, которое после вручения его работнику налоговой инспекции вернется по адресу организации или на ее абонентский ящик;
сдать лично в налоговую инспекцию руководителем организации или уполномоченным на это лицом с обязательным проставлением на втором экземпляре письма специалистом налогового органа, принимающим документ, даты, подписи и штампа, свидетельствующих о его принятии;
направить через специальную курьерскую службу;
сдать посредством направления через личный кабинет юр. лица на сайте ФНС, подписав документ квалифицированной цифровой подписью.

Все вышеуказанные способы направлены на обеспечение доказательства направления фирмой письма — уведомления.

Письмо об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ

Оптимально алгоритм предоставления либо непредоставления расчета 2-НДФЛ уточнять по телефонам конкретной налоговой службы по месту регистрации организации. У каждой могут быть свои порядки. Существует несколько вариантов развития событий при складывающейся ситуации:

Налоговая служба вообще не требует предоставления какой-либо документации по этому поводу. Редкий, удачный для отвечающего за документооборот сотрудника компании и не вполне юридически грамотный случай.
Налоговики требуют отправить на их адрес письмо об отсутствии обязанности предоставлять расчет 2-НДФЛ. И больше никаких подтверждающих бумаг не просят.
Помимо письма, работник налоговой ставит вас в известность, что для юридически грамотного оформления операции понадобится справка из банковской организации в качестве основания. Она должна сообщать о том, что средства с расчетного счета компании на зачисление заработной платы сотрудникам не снимались.

К любому варианту необходимо быть готовым. Таким образом, приложенные бланк и образец письма являются удобными в деле предоставления отчетности.

Ситуации

Организации создаются для того, чтобы приносить владельцам прибыль. Когда этого не происходит, они не являются и налоговыми агентами. Но и основную функцию свою не выполняют. Отправка сотрудников в неоплачиваемые отпуска или иные причины не предоставлять расчет 2-НДФЛ чаще всего возникают у компаний:

Молодых, недавно сформированных. На «раскачку» им требуется определенное время. Поэтому первые год или два такая организация вполне может работать «в минус», не вызывая пристального внимания со стороны налоговиков.
В кризис. Даже стабильные неблагополучные времена именно в такой форме. Ведь выплата заработной платы сотрудникам является одной из главных статей расходов.

Вторая ситуация является угрожающей для компании. Более того, если она продолжительное время находится в таком «зависшем» состоянии, то это вызывает вопросы у налоговых служб. Последние организуют разнообразные проверки таких компаний. Ведь, возможно, таким способом организация может уклоняться от уплаты полагающихся налогов.

Периодичность

Расчет 2-НДФЛ в подавляющем большинстве случаев сдается один раз в год. Информация предоставляется на каждого сотрудника, который числится в организации, отдельно. Крайний срок при этом – 1 апреля. Причем если эта дата выпадает на выходной день, то «границей» становится будний день, предшествующий этой дате.

Причем интересно, что одновременно с приемом на работу сотрудника юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель автоматически соглашаются предоставлять в налоговые органы соответствующую отчетность. Вся ответственность за этот процесс лежит на руководителе компании.

Таким образом, и письмо об отсутствии обязанности предоставлять расчет 2-НДФЛ отправляется тоже только один раз в год.

Вне налогов

Некоторые выплаты работникам не облагаются налогом, таким образом, по этим выплатам предоставлять расчет 2-НДФЛ также не нужно. К ним относятся:

Выплаты при увольнении. Не стоит переживать, если увольнение произошло уже в начале отчетного периода. Выплаты при увольнении налогом не облагаются. Но если работнику была положена компенсация за неиспользованный отпуск, то тут уже без пополнения налоговой базы не обойтись. При расчетах, касающихся отпуска, 2-НДФЛ в отчетный период сдавать придется, даже если работник уволился.
Командировочные расходы сотрудникам. Но они не должны превышать 700 рублей в сутки при командировках по России и 2500 рублей в сутки при отправлении сотрудника в зарубежные страны.

Составные части документа

Собственно, письмо будет состоять всего из одной фразы. Все остальное – принятая в деловом общении «обязательная программа». К ней относятся:

Оформление письма на специализированном бланке компании. Общение с налоговой службой необходимо вести на достойном уровне. Если официальных бланков нет под рукой либо не существует в природе, то просто в верхней части письма об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ перечисляются реквизиты компании отправителя. Так можно будет идентифицировать послание в общем потоке корреспонденции.
Наименование и номер конкретного подразделения ФНС, в который направляется бумага. Очень важно, чтобы компания была зарегистрирована в сфере ответственности этого участка налоговой службы.
Подпись руководителя организации.
По возможности – печать.
Дата составления письма.
Если такая система принята, то номер отправленного сообщения.

Письмо может быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции.

Текст письма

Несмотря на то, что сообщение должно быть лаконичным, в нем должны быть отражены принципиально важные моменты. В представленном для скачивания образце письма, в основной его части, указано:

Полное наименование организации отправителя, ее ИНН, КПП.
Год, за который должен быть предоставлен расчет 2-НДФЛ.
Велась ли организацией хозяйственно-финансовая деятельность.
Выплачивалась ли заработная плата работникам. В письме не указывается, по какой именно причине она не выплачивалась.
Претендуют ли работники, числящиеся за организацией, на трудовой стаж.

Последняя графа имеет значение, так как, с юридической точки зрения, сотрудники, которые числятся в компании, в некоторых случаях могут рассчитывать на начисление стажа по какой-либо деятельности.

Особенности составления разных видов заявлений

В налоговую могут направляться разные виды заявлений. На виды они разделяются в зависимости от цели направления и содержания.

О получении ИНН

Любой плательщик налогов ставится на учет в ФНС. Постановка на учет выполняется в течение 5 дней после направления заявления. Последнее составляется по форме №2-2-Учет, установленной приказом ФНС №ЯК-7-6/[email protected] от 11 августа 2011 года.

О вычете

Вычет представляет собой сумму, сокращающую расчетную базу при определении налога. Различают эти виды вычетов:

Обычные.
Вычет на ребенка.
На инвестиции.

Возврат налога выполняется на основании заявления. Форма его установлена приказом ФНС №ММВ-7-8/[email protected] от 14 февраля 2021 года.

О выдаче справки о том, что у плательщика нет долгов

Плательщик может запросить информацию о наличии/отсутствии задолженности по налогам. Для этого нужно запросить справку. Она может понадобиться, к примеру, при получении ипотеки.

Форма заявления не утверждена. То есть, документ может составляться в свободной форме. Однако рекомендуется придерживаться именно стандартной структуры: «шапка», название, текст с сформулированным запросом, подпись и дата.

На возврат или зачет налога, который был излишне уплачен

Компания может по ошибке уплатить излишнюю сумму налогов. Для возврата денег нужно направить заявление в налоговую. В «теле» документа нужно сформулировать свой запрос. Это может быть:

возврат денег;
зачет средств в счет следующих выплат.

Заявление нужно подавать в течение 3 лет с момента переплаты. Средства должны быть возвращены на протяжении месяца с момента получения бумаги налоговой. Заявление можно подать в электронном формате. Для этого нужно зайти в личный кабинет ФНС.

Об отсрочке уплаты

Иногда ФЛ или ЮЛ не могут уплатить налог своевременно. В этом случае они могут запросить рассрочку. Суммы, на которые оформляется рассрочка, не могут быть больше стоимости собственности должника, на которую уплачивается налог. Для получения льготы требуется составить заявление по форме, указанной в приложении №1, утвержденном приказом ФНС №ММВ-7-8/[email protected] от 28 сентября 2010 года.

О выдаче льготы

Ряд плательщиков может уменьшить сумму налогов на землю, транспорт и имущество, или же вовсе отменить платеж. В частности, льгота полагается военнослужащим, инвалидам первых и вторых групп, пенсионерам и лицам, заслужившим статус героя РФ. Для получения льгот также понадобится подать заявление.