Как провести инвентаризацию основных средств

В рекомендации:

– какова последовательность действий при инвентаризации основных средств; – что нужно делать в ходе инвентаризации; – как оформить и отразить в бухгалтерском учете результаты инвентаризации.

Проводите инвентаризацию основных средств (ОС), чтобы:

• определить их фактическое наличие;
• сопоставить фактическое наличие с данными бухгалтерского учета;
• проверить полноту отражения в учете обязательств.

Инвентаризируйте не только собственные ОС, но и те, что вы арендуете, используете по договору ссуды или храните.

О том, в каких случаях необходимо инвентаризировать ОС, какими документами этот процесс оформить и об иных общих правилах проведения инвентаризации вы можете ознакомиться здесь.

Когда проведение инвентаризации НЕ обязательно

В конце каждого года следует проверить соответствие данных учета фактическому наличию активов и обязательств. Инвентаризации также подлежат имущество и обязательства, учтенные за балансом (абз. 2 п. 1.3, п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации).

Фактически находящееся в организации имущество, не учтенное по каким-либо причинам, также подлежит инвентаризации и последующему принятию к бухгалтерскому учету (абз. 2 п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

Однако перед составление годовой отчетности не обязательно проверять состояние имущества, инвентаризация которого проводилась после 1 октября отчетного года. Таким ообразом, проведение инвентаризации может быть равномерно распределено на весь четвертый квартал. Или внеплановая ревизия по причине смены материально ответственного лица может быть принята для целей подведения итогов года.

Кроме того, инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. Например, если организация проверила основные средства в 4 квартале 2019 г., можно больше не делать этого до 4 квартала 2022 г. (п. 27 Положения N 34н и Методических указаний по инвентаризации).

Что такое инвентаризация и когда ее проводят

Инвентаризация — это сопоставление данных бухучета и фактического наличия имущества, а также состояния расчетов. В рамках инвентаризации проверяют не только материальные ценности, но и расчеты с дебиторами и кредиторами, а также нематериальные активы, если они есть в организации.

Проверке подлежат не только собственные активы компании, но и ценности, которые находятся в распоряжении организации по иным основаниям. Это может быть, например, арендованное имущество или давальческое сырье. В бухучете все подобные объекты отражают на забалансовых счетах.

Инвентаризацию обязательно проводить в следующих случаях (п. 27 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

1. Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности. Обычно ежегодную инвентаризацию проводят в октябре-ноябре, чтобы успеть до конца года обработать ее результаты и, при необходимости, внести изменения в учет. Из этого правила есть несколько исключений:

А. Если имущество уже прошло инвентаризацию по иным основаниям после 1 октября текущего года, то повторно проверять его не надо.

Б. Основные средства можно проверять один раз в три года, а фонды библиотек — один раз в пять лет.

В. Если компания расположена на Крайнем Севере или в приравненных к нему регионах, то инвентаризацию можно проводить не перед годовым отчетом, а тогда, когда остатки имущества минимальны. Это связано с тем, что в удаленные северные районы большую часть грузов привозят летом, в период навигации. Поэтому осенью и в начале зимы на складах компании еще будет храниться значительная часть годового запаса, что затруднит подсчеты.

1. Если предполагается продажа имущества или сдача его в аренду.
2. Перед реорганизацией или ликвидацией компании.
3. Если выявлены факты хищения, порчи имущества или другие злоупотребления.
4. После стихийного бедствия, пожара или других подобных чрезвычайных ситуаций.
5. При смене материально-ответственных лиц. Здесь есть особая ситуация — коллективная (бригадная) материальная ответственность. При такой ответственности инвентаризацию нужно проводить (п. 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

А. При смене бригадира.

Б. При увольнении более, чем половины работников бригады

В. По требованию любого из работников бригады.

Кроме того, руководитель организации имеет право принять решение о проведении инвентаризации и в других ситуациях. Например, директор может установить, что отдельные виды материальных ценностей следует проверять чаще: раз в квартал или раз в месяц.

Все «особые» случаи проведения инвентаризации, кроме обязательных, перечисленных выше, необходимо отразить в учетной политике (п 2.1 приказа № 49).

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является плановой и проводится в порядке, установленном внутренними документами организации. Это может быть положение об инвентаризации, входящее в состав учетной политики согласно п. 4 ПБУ 1/2008, или иной распорядительный документ, подписанный руководителем (Письмо Минфина России от 09.01.2020 N 07-01-09/73).

В положении об инвентаризации, как правило, указывают:

• когда проведение инвентаризации обязательно;
• сроки проведения инвентаризации в разрезе имущества и обязательств;
• формы документов, используемые для оформления результатов инвентаризации.

При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности следует придерживаться общего порядка:

• составление графика контрольных мероприятий;
• оформление приказа о назначении рабочей инвентаризационной комиссии с указанием места, времени и объема инвентаризации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»);
• получение расписок от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации);
• проверка наличия и состояния, а также оценка активов и обязательств сплошным методом (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний по инвентаризации);
• проверка наличия и условий хранения документов, подтверждающих нахождение активов в собственности или распоряжении организации, а также технической документации (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации);
• выявление активов, подлежащих списанию (п. п. 3.6, 3.25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации);
• проверка активов на обесценение (п. 35 ПБУ 4/99);
• выявление сомнительной и безнадежной задолженности (п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации);
• подведение итогов инвентаризации и оформление документов (Постановление Госкомстата N 88);
• отражение результатов инвентаризации (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты

Подготовка к инвентаризации

На этом этапе нужно принять решение об инвентаризации, назначить инвентаризационную комиссию и собрать исходные документы.

Решение об инвентаризации и состав комиссии необходимо утвердить приказом руководителя (форма ИНВ-22). Этот приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале учета (форма ИНВ-23).

Здесь и далее будем приводить коды форм документов в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Эти бланки с 2013 года не обязательны для применения, и организация имеет право утвердить свои формы. Но на практике большинство компаний при проведении инвентаризации продолжают использовать привычные бланки.

Инвентаризационная комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек. Как правило, в нее входят представители администрации компании и финансовых служб. Если в организации есть подразделение внутреннего аудита, то его представитель обязательно участвует в инвентаризациях. С учетом специфики проверяемых объектов в комиссию могут быть включены и другие сотрудники: технические специалисты, юристы и т.д.

Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии, но его присутствие при проверке обязательно.

До начала инвентаризации комиссия должна получить:

1. Последние приходные и расходные документы или отчеты, которые относятся к движению денег и материальных ценностей.
2. Расписку МОЛ о том, что к началу инвентаризации проведены все приходные и расходные операции, а последние поступившие документы переданы в бухгалтерию или сданы инвентаризационной комиссии.

Проведение инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, какие именно объекты учета проверяет комиссия.

1. Материальные ценности проверяют путем фактического подсчета, обмера, взвешивания и т.п. (п. 2.7 приказа № 49).
2. Если ценности не имеют вещественной формы, то комиссия сверяет бухгалтерские документы по их учету. Такой способ применяют к нематериальным активам, финансовым вложениям и средствам на банковских счетах (п. 3.8, 3.14, 3.43 приказа № 49).
3. При инвентаризации расчетов, кроме проверки документов, нужно провести еще и сверку с контрагентами (п. 3.44 приказа № 49).

Оформление и утверждение результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации составляют специальные описи (акты), которые подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.

Если результаты инвентаризации расходятся с данными бухучета, то, кроме описи, следует заполнить еще и сличительную ведомость. В нее нужно включить только те объекты, по которым выявлены расхождения (п. 4.1 приказа № 49).

Для каждого вида проверяемых объектов предусмотрены свои бланки документов. Например, для материальных ценностей — опись по форме ИНВ-3 и сличительная ведомость по форме ИНВ-19.

По итогам инвентаризации комиссия проводит заседание, обобщает всю собранную информацию и предлагает варианты урегулирования выявленных отклонений. Для сводной информации удобно использовать ведомость по форме ИНВ-26. В этом документе отражают все отклонения и предлагаемый комиссией способ их корректировки.

Далее материалы инвентаризации передают руководителю, который принимает решение об утверждении ее результатов. Указанное решение оформляют приказом.

Приказ и все необходимые подтверждающие документы передают в бухгалтерию. О том, как результаты инвентаризации влияют на данные бухучета — читайте в следующем разделе.

Подведение итогов инвентаризации

Для оформления результатов инвентаризации надо заполнить описи, акты, ведомости, можно по унифицированным формам (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации, Постановление Госкомстата N 88). Выявленные излишки или недостачи вносят в сличительные ведомости (формы ИНВ-18 и ИНВ-19) и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26). По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно составляет протокол.

Наличие и правильное оформление инвентаризационных документов необходимо как для отражения итогов в учете, так и для урегулирования споров, если они возникнут.

Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Оприходование излишков

Активы, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

В налоговом учете излишки включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 8, п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина России от 11.09.2020 N 03-11-06/2/80113). Рыночная стоимость определяется с учетом положений ст. 105.3 НК РФ (п. 5 и ст. 274 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.08.2020 N 03-03-06/1/75787). По оприходованным основным средствам можно начислять амортизацию, но амортизационную премию применять нельзя.

ТМЦ учитываются как обычно. Данное имущество может быть списано в производство или продано. Что касается реализации, то полученный в результате таких операций доход уменьшается на сумму рыночной стоимости реализуемого имущества (учтенной как внереализационный доход), по которой оно было принято к учету (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ, Письма Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-06/1/583, от 11.02.2011 N 03-03-06/1/88, Постановление ФАС МО от 21.02.2013 по делу N А40-2055/12-20-9).

Правила инвентаризации ОС

Основной смысл инвентаризации заключается в определении реального наличия и состояния объекта, чтобы при необходимости скорректировать имеющиеся бухгалтерские данные. На это указывают правила проведения инвентаризации ОС (пр. № 49):

1. Объект, не принятый к учету, а также в случаях, когда по нему указаны неверные данные, или данные отсутствуют, комиссия должна описать на месте верно и полно, включить все технические показатели и иные показатели по нему в опись. Пример: по зданиям указать материалы постройки, назначение, обмеры, площадь, этажность (за исключением подвальных помещений), дату постройки.
2. К обнаруженным неучтенным объектам должна применяться рыночная оценка. Износ определяется по фактическому состоянию. Для постановки на учет таких объектов составляется соответствующий акт.
3. При фактическом переоборудовании (расширении, реконструкции, восстановлении), в результате чего объект используется по другому назначению, в опись вносится обновленные сведения.
4. Если комиссия установила, что на объекте производились капитальные работы: пристраивались помещения, достраивались этажи; или часть подверглась слому, ликвидировалась, обращают внимание, как объект отражен в бухучете. Если изменения не отражены, необходимо по данным первичной документации о работах скорректировать балансовую стоимость ОС. В описи приводятся данные об изменениях.

По общему правилу машины, оборудование, транспорт вносятся индивидуально, с указанием технических характеристик, изготовителя и других значимых данных. В некоторых случаях однотипный инвентарь, станки и инструменты, имеющие одинаковую стоимость и используемые в одном подразделении организации, учитываются в инвентарной карточке соответствующей формы группой. В описи они отражаются одной строкой с указанием фактического количества объектов.

Объекты, временно выбывшие с мест стоянки, используемые или находящиеся вне территории организации (например, железнодорожный подвижной состав, машины, машины в капремонте), необходимо инвентаризировать заранее, до выбытия. В то же время ОС, находящиеся в ремонте, целесообразно инвентаризировать с внесением данных в отдельную форму ИНВ-10 (акт). Комиссия осматривает объект в ремонте и сравнивает фактические затраты на ремонт с планируемыми. В акте отражаются данные об экономии или перерасходе, используемые в дальнейшем для анализа и выявления экономических резервов. Указывается процент технической готовности объекта.

Отдельные описи составляются на ОС:

• непригодные к использованию – полностью изношенные, испорченные (указывается причина непригодности);
• арендованные и на ответственном хранении (указываются реквизиты документов, подтверждающих аренду, ответственное хранение).

Списание недостач

Недостачи в пределах норм, утвержденных законодательством, списываются по распоряжению руководителя на издержки производства и обращения (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

В налоговом учете в составе внереализационных расходов учитываются недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Нормы НК РФ не содержат указания на то, какие именно документы нужно получить, чтобы подтвердить факт отсутствия виновных лиц, и тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Письмо Минфина РФ от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81919).

Документальным подтверждением может быть, в частности, копия постановления следователя органов внутренних дел РФ о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (пп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ, Письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-03-06/4/149, от 03.08.2011 N 03-03-06/1/448).

Если виновное лицо обнаружено, то требование о компенсации убытков от хищения денежных средств может быть предъявлено организацией виновному лицу в соответствии с гражданским законодательством РФ. Суммы, полученные в возмещение убытка, являются внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК РФ), а стоимость утраченного имущества — расходом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717).

Вывод

Инвентаризация — это сверка данных бухучета с фактическим наличием ценностей и состоянием расчетов.

В ряде случаев ее проведение обязательно, например, перед составлением годового отчета. Также директор может принять решение о внеплановой инвентаризации.

После утверждения результатов инвентаризации руководителем выявленные отклонения нужно отразить в бухучете. Излишки относят на прочие доходы, а недостачу, в зависимости от ситуации — на текущие расходы, виновных лиц или прочие расходы.

Наказание непосредственно за непроведение инвентаризации может быть применено только в отдельных случаях, например — для компаний, которые работают с драгметаллами.

Однако, если отсутствие инвентаризации привело к искажению учета, то компанию могут оштрафовать за это нарушение. Кроме того, в рамках процедуры банкротства лица, виновные в искажении бухучета, могут быть привлечены к субсидиарной ответственности по обязательствам компании.

Списание безнадежной задолженности

Списание безнадежной задолженности происходит на основании акта инвентаризации расчетов (форма ИНВ-17) и приказа руководителя (п. 77 Положения по бухучету N 34н, ст. 266 НК РФ, Письма Минфина России от 27.12.2018 N 03-03-06/1/95709, от 13.10.2017 N 03-03-06/1/67057, от 11.07.2017 N 03-03-06/1/43877).

Безнадежная дебиторская задолженность подлежит списанию за счет резерва по сомнительным долгам. Если резерва не хватит, остаток долга идет в расходы (ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 16.01.2018 N 03-03-06/2/1551). В бухгалтерском учете все организации обязаны создавать такой резерв, в налоговом учете — это право организации (п. 70 Положения N 34н, ст. 266 НК РФ, Письмо Минфина России от 31.08.2020 N 03-03-06/2/76195).

Дебиторка подлежит списанию в расходы вместе с НДС (ст. 266 НК РФ, Письмо Минфина от 21.10.2008 N 03-03-06/1/596). По мнению Минфина, при списании долгов по выданным авансам НДС, принятый к вычету с этой предоплаты, необходимо восстановить (Письмо Минфина от 28.01.2020 N 03-07-11/5018).

После списания безнадежная дебиторская задолженность отражается на забалансовом счете 007 в течение пяти лет (п. 77 Положения N 34н).

При УСН списанная дебиторка не учитывается ни в расходах, ни в доходах (Письма Минфина от 20.02.2016 N 03-11-06/2/9909, от 22.07.2013 N 03-11-11/28614).

Безнадежная кредиторская задолженность учитывается в составе доходов и при ОСНО, и при УСН (п. 78 Положения N 34н, пп. 2 п. 1 ст. 248, п. 18 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Если организация на УСН списывает кредиторку по полученному от покупателя авансу, то дохода не возникнет, т.к. доход отражен по мере получения предоплаты (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.03.2016 N 03-11-06/2/14135).

Списание кредиторской задолженности перед поставщиком не обязывает покупателя восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету (Письмо Минфина от 21.06.2013 N 03-07-11/23503). При списании кредиторки по полученному авансу исчисленный с него НДС принять к вычету нельзя. Включать его в доходы или в расходы не нужно (ст. 248 НК РФ, Письмо Минфина от 07.12.2012 N 03-03-06/1/635).

Особенности годовой инвентаризации в 2021 году

При проведении инвентаризации перед составление отчетности за 2020 год следует учесть последние изменения бухгалтерского законодательства.

С 2021 года в обязательном порядке будет применятся новый стандарт по учету .

Утверждены два стандарта, применение которых обязательно с отчетности за 2022 год, но по желанию можно перейти на новые правила раньше: ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» (Приказ Минфина России от 17.09.2020 N 204н).

Возможно, это потребует от организации более тщательного подхода к проверке и отражению остатков в бухгалтерском учете и отчетности.

Кроме того, по итогам 2021 года особого внимания заслуживают расчеты с подотчетными лицами и инвентаризация остатков по счету 71.

Это связано с вынужденной отменой командировок из-за коронавирусных ограничений и необходимостью для многих налогоплательщиков корректировать свои планы.

Штраф за непроведение инвентаризации

Налоговая инспекция или иные госорганы не могут оштрафовать организацию только за то, что она не провела годовую инвентаризацию. Такого штрафа нет в законодательстве.

Однако без инвентаризации:

• невозможно получить положительное аудиторское заключение;
• бухгалтерская отчетность может быть недостоверна, что влечет штрафы как для самой организации, так и для ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ);
• возможны ошибки в налоговом учете, доначисление налогов, пеней и штрафов (ст. ст. 75, 120, 122 НК РФ).