Трудовые проверки могут быть как плановыми, так и внеплановыми. В этом материале расскажем, какие документы надо подготовить для проверки и на что обратить внимание кадровику и зарплатному бухгалтеру.
Прежде всего, стоит отметить, что правила проведения трудовых проверок регламентированы. Они утверждены приказом Роструда от 13.06.2019 № 160.
Виды проверок
Проверки бывают: плановые и внеплановые. О плановых проверках можно узнать ещё до начала года, на сайте Генпрокуратуры. Чтобы подготовиться к такой проверке, Роструд сделал проверочные листы, которые можно заполнить онлайн. То есть вы проходите тест и в конце вам формируют что-то вроде проверочного акта. Там будут предупреждения и советы о том, что важно исправить перед проверкой. Формулировки в тестах не самые простые, но сама идея этого инструмента — хорошая и может быть полезна.
Хорошая новость в том, что малый бизнес освободили от проверок до конца 2021 года. Правда, и тут есть исключения — малый бизнес в сфере образования, здравоохранения, социальной сфере и с лицензируемыми видами деятельности всё равно могут проверить.
А вот от внеплановых проверок никто не застрахован, об их причинах расскажу ниже.
Плановые и внеплановые проверки бывают выездными и документарными:
Документарные — это когда вас просят прислать заверенные копии документов, чтобы исключить подозрения в нарушениях, которые сейчас есть у инспекторов. Например, они видят, что вы платите совсем небольшую зарплату и просят объясниться. А вы рассказываете, что зарплата у вас такая, потому что сотрудники работают на полставки и отправляете заверенные копии трудовых договоров в подтверждение.
Выездные — это когда к вам в офис, магазин или салон приходят инспекторы лично и неожиданно. Смотреть тоже будут документы, причём за любой период, но лишь по теме проверки. Прочитайте её заранее в приказе о проверке. Например, если тема ревизии — начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с персональными данными работников, инспекторы не вправе. А распоряжение, в котором не указан предмет проверки совсем — незаконно.
Ну что за вид!
Наличие правоустанавливающих документов – это только половина успеха; все они должны быть оформлены надлежащим образом. Типовые приказы и документы делаются по установленной форме. Помните, что все заявления пишет от руки сам работник, и что на соответствующих приказах необходим его автограф. Будет лучше, если журналы будут в твердой обложке, с клеевым переплетом, прошнурованы, пронумерованы на каждой странице, в конце – информация об общем количестве страниц, подпись, и печать.
Для упрощения делопроизводства и экономии времени – как вашего, так и инспектора по труду, можно составить списки отдельных категорий работников, требующих «особого подхода». К ним относятся несовершеннолетние, инвалиды, будущие матери, сотрудницы с детьми до трех лет, одинокие родители, занятые на вредных (опасных) работах.
Причины проверок
Самая распространённая — жалоба ваших же сотрудников. Ещё звоночки могут прийти из прокуратуры, полиции, налоговой, фондов и даже с сайтов с вакансиями. Например, когда одно из условий найма — московская прописка.
По данным портала трудинспекции больше половины жалоб касается именно оплаты труда. То есть работники готовы терпеть нарушения своих трудовых прав и идти на компромиссы с работодателем, пока дело не касается денег.
При этом анонимные заявления трудинспекция не принимает. С жалобой нужно прийти лично или оставить её на сайте, зарегистрировавшись через портал госуслуг.
Интересный факт 1: пожаловаться на вас может не только сотрудник, чьи права нарушаются, но и его коллега.
Интересный факт 2: вам не должны раскрывать имя работника, который на вас нажаловался, как и показывать текст его жалобы.
Ведите сотрудников в Эльбе
Сервис рассчитает налоги и подготовит всю необходимую отчётность за сотрудников. А разбираться в законодательстве и самому заполнять формы вам не придётся.
Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Акция действует для ИП младше 3 месяцев
Плановая проверка трудовой инспекции
Как и следует из их названия, плановые проверки представляют собой особые мероприятия трудовых инспекций, которые проводятся в соответствии с заранее утвержденным графиком. То есть для инициирования такой проверки никаких особых оснований уполномоченному лицу не потребуется.
Проведение плановых проверок является возможным в отношении абсолютно любых организаций, вне зависимости от рода их деятельности, а также иных факторов. Стандартная периодичность таких мероприятий составляет один раз в три года.
Если говорить о главных основаниях, при наличии которых плановая проверка обязательно должна быть инициирована, к таковым можно отнести следующие:
- Учреждение еще ни разу не проверялось, однако с момента его официального открытия уже прошло три года.
- Закончился трехлетний период с момента последних проверочных мероприятий в конкретной организации.
- Работодатель является бизнесменом и осуществляет свою предпринимательскую деятельность уже в течение 3 лет. Отсчет данного периода времени необходимо начинать с момента официальной постановки физического лица на учет в налоговой организации.
Необходимо помнить, что вышеуказанный перечень оснований является исчерпывающим. То есть плановая проверка не может быть инициирована уполномоченным лицом по каким-либо иным причинам.
Если же говорить об основных мероприятиях, которые входят в каждую проверку организации, их можно разделить на две главные разновидности:
- проверку различной кадровой документации внутри учреждения. Сюда можно включить самые различные материалы, имеющиеся в организации. Главное, чтобы все они имели прямое отношение к непосредственной деятельности компании;
- проверку безопасности работ, которые выполняются в организации. Сразу следует отметить, что здесь ход проверки, а также иные важные нюансы данного мероприятия напрямую будут зависеть от конкретной организации и направления ее деятельности.
Ошибки, которые приводят к проверкам
Работодателя могут наказать, если он:
- не вовремя выплачивает зарплату, один раз в месяц — это тоже не вовремя;
- не полностью выплачивает зарплату или она в принципе меньше МРОТ;
- задерживает расчёт при увольнении;
- не оплачивает сверхурочную работу;
- выплачивет отпускные позже, чем за 3 дня до начала отпуска;
- не отпускает в отпуск;
- не проводит спецоценку условий труда;
- не выдаёт расчётный листок, в котором описано, как рассчитывается зарплата работника;
- ошибается в трудовых договорах.
Про ошибки в трудовых договорах напишу пару слов отдельно. Самая первая тактическая ошибка — замена трудового договора договором ГПХ. Не надо так. Да, на договоре ГПХ можно платить чуть меньше страховых взносов за сотрудника, но эти 4-5% не сильно помогают сэкономить, а под риск вас ставят.
Какой договор выбрать: трудовой или ГПХ
А дальше фактические ошибки в тексте самого договора. Например, четкие даты выплаты зарплаты меняют на абстрактное «Выплата зарплаты до такого-то числа». Или не указывают трудовую функцию работника — важно перечислять в трудовом договоре его основные обязанности или сослаться на должностную инструкцию. Иначе, как сотруднику чувствовать себя уверенно в том, что вы не будете заставлять его делать вещи, которые его должностью не предусмотрены?
Например, «Почту России» оштрафовали на 2 миллиона рублей за то, что её сотрудников заставляют торговать продуктами, хотя такая обязанность не предусмотрена их трудовым договором.
Общие положения
Основные правила проведения проверок ГИТ расписаны в ТК РФ. В зависимости от того, что проверяет трудовая инспекция и как проводятся проверки, они делятся на несколько типов:
- Плановые;
- Внеплановые;
- Документарные;
- Выездные;
- Предварительные.
Плановые проходят практически во всех организациях с периодичностью раз в 3 года. Исключения составляют субъекты малого и среднего бизнеса, если они не задействованы в сфере медицины, тепло- и энергоснабжения, энергетики и социальной отрасли.
Если компания – субъект малого или среднего предпринимательства совершила нарушения в сфере трудовых отношений, она лишается права освобождения от проверок.
Внеплановые могут проходить в любой организации. Инициируются они по заявлениям о нарушении трудовых прав от рабочих, правоохранительных органов, СМИ или обычных граждан. Если говорить о том, какие документы запрашивает трудовая инспекция при проверке, то если она внеплановая, проверяются моменты, по которым есть подозрения на несоблюдение норм законодательства.
Документарные обычно проходят на территории инспекции. Необходимые справки запрашиваются уведомлением по почте или по факсу, в течение 10 дней работодатель обязан их предоставить. При этом не осматриваются рабочие места, проверяется только документация.
Общая информация о проводимых мероприятиях в рамках проверки трудовой инспекции описаны в отдельном материале.
При выездных инспектор лично посещает предприятие, проверяет соблюдение норм охраны труда, оборудование рабочих мест и необходимые документы.
Предварительные проверки проходят в виде расследования. При них могут быть опрошены сотрудники предприятия, работодатель. Инициируются они тогда, когда есть подозрение на несоблюдение прав трудящихся, но оснований для проведения внеплановой проверки недостаточно.
Штрафы, которые выставляют за ошибки
Может повезти и контролёры обойдутся предупреждением. Если не повезёт, то ждёт штраф за административное правонарушение.
Не заключили трудовой договор, заменили его ГПХ (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
- для предпринимателей — от 5 000 до 10 000 рублей;
- для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.
Невыплата зарплаты или неполная выплата (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — предупреждением или административным штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
- для предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Платные услуги мошенников
Помните, любая проверка начинается с удостоверения проверяющего и распоряжения на проверку, которое обязательно подписывает и заверяет печатью руководитель территориального органа. Без них к своим документам даже не подпускайте.
Мошенники знают, как играть на чувствах предпринимателей — они представляются сотрудниками трудинспекции, пугают предстоящей внеплановой проверкой и предлагают помочь к ней подготовиться. За деньги, конечно же. Помните: платных услуг никакие государственные ведомства не оказывают.
В сухом остатке
По окончании контрольных мероприятий в акте проверки инспектор указывает, какие документы проверялись и какие нарушения обнаружены. Если кадровая документация оформлена идеально и не вызвала нареканий со стороны ревизоров, этот факт также будет зафиксирован в акте.
Акт подписывается проверяющим и руководителем компании (или иным сотрудником) по доверенности. Автограф работодателя не означает согласие с выявленными нарушениями. Поэтому лучше не отпираться и поставить личную подпись, иначе инспектор сделает в акте соответствующую запись. В случае несогласия с мнением проверяющих организация может его обжаловать. Представитель компании может также указать в акте, что не согласен с мнением инспектора, но таким образом, без обжалования документа, мнение инспектора не оспоришь.
Обнаружив серьезные недостатки в кадровой работе, инспекторы оформят протокол об административном нарушении. Как показывает практика, без этого документа не обходится ни одна проверка.
Следующим этапом будет вынесение постановления о наложении административного взыскания. В большинстве случаев это штрафные санкции.
Обратите внимание, что оплата этого штрафа не освобождает работодателя от устранения выявленных недостатков в указанный срок. При более существенных нарушениях, например при невыплате заработной платы работникам, руководителя могут привлечь и к уголовной ответственности.
Если работодатель не согласен с выводами государственных инспекторов по труду, он вправе обжаловать их решение соответствующему руководителю по подчиненности, главному государственному инспектору труда Российской Федерации и (или) в суд.
