Для большинства работников продолжительность ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней, для несовершеннолетних работников – 31 день, для работников-инвалидов – не менее 30. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Остальные дни могут быть разделены на любые части (ст. 123, 125 ТК РФ). Но такое «дробление» предполагает согласование между сотрудником и работодателем, намерение разделить отпуск должно быть зафиксировано в графике. Документ обязателен для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Составлять график отпусков обязаны все организации, независимо от численности штата. Не делать этого могут только индивидуальные предприниматели, но лучше и им составлять такой документ, чтобы избежать разногласий с работниками (ст. 305 ТК РФ).
График составляется один раз в год. На 2021 год утвердить план отпусков нужно было не позднее, чем за 14 календарных дней до наступления нового календарного года, то есть 17 декабря 2021 года, поскольку крайний срок выпадает на выходной (ст. 123 ТК РФ). С утвержденным графиком работников необходимо ознакомить под подпись.
Обратите внимание
Учесть страховые взносы с отпускных для целей налогообложения можно в полной сумме, даже когда сами отпускные доходы не уменьшают, и их нужно распределять по кварталам, если отпуск «переходящий» (п. 1 ст. 264 НК РФ).
Трудовым законодательством не регламентировано, как поступать, если на работу были приняты сотрудники после того, как график уже был утвержден. Из норм ТК следует, что право впервые пойти в отпуск на новой работе возникает у специалиста по истечении шести месяцев непрерывного стажа. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только с разрешения руководителя (ст. 122 ТК РФ).
Предоставление отпуска
О предоставлении отпуска работодатель должен известить сотрудника не позднее, чем за две недели до его начала. Специалисту нужно передать уведомление или извещение, составленное в произвольной форме. При этом писать заявление на отпуск работнику не обязательно, поскольку он предоставляется на основании графика (даже если сотрудник отказывается идти в отпуск). Достаточно приказа, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Заявление необходимо только при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работникам, которые «уходят» отдыхать впервые, не отработав в организации шести месяцев (ст. 122 ТК РФ).
Расчет отпуска
Расчетным периодом для отпуска являются 12 месяцев, предшествующих началу отдыха. Например, если работник идет в отпуск с 9 января 2021 года, расчетный период для отпускных – это период с 1 января 2021 года по 31 декабря 2021 года. Если отпуск начинается в первый рабочий день января, отпускные нужно выплатить в предшествующем месяце – в декабре. В связи с этим, если отпуск начинается в первых числах следующего месяца, рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц еще полностью не отработан. В случае, если точная зарплата неизвестна, рассчитать отпускные можно исходя из оклада, а затем, если сумма изменится, отпускные нужно пересчитать и разницу доплатить. Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитываемого в соответствии со статьей 139 ТК РФ и Положением от 24 декабря 2007 года № 922 об особенностях порядка исчисления средней заработной платы на количество календарных дней отпуска (п. 9 Положения № 922).
Средний дневной заработок для оплаты отпуска определяется по формуле:
База для отпуска : 12 : 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения).
В базу включаются заработная плата и другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. При этом время, когда сотрудник находился в любом отпуске, на больничном, в командировке или по другим причинам освобождался от работы с сохранением среднего заработка, в соответствии с законодательством РФ исключается из расчетного периода. Если месяц отработан не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы зарплаты за расчетный период на 29,3 и умножения на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество дней в неполном месяце равно отношению количества отработанных дней к числу дней месяца, умноженному на 29,3 (п. 10 Положения).
Два варианта расчета НДФЛ с отпускных в программах «1С»
Сотрудник взял ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 января по 5 февраля 2012 г. (7 календ. дн.).
Зарплата за отработанные 11 дней января равна 30 187,5 руб.
Сумма отпускных составила:
- за январь 2012 г. (30 и 31 января) — 2091,68 руб.;
- за февраль 2012 г. (с 1 по 5 февраля) — 5229,2 руб.
Всего начислено 37 508,38 руб. (30 187,5 руб. + 2091,68 руб. + 5229,2 руб.).
У сотрудника двое детей, и, соответственно, ему нужно предоставить вычет в размере 2800 руб. (1400 руб. + 1400 руб.) за месяц.
В двух используемых программах расчет был осуществлен по-разному:
Первый вариант расчета НДФЛ (расчет производится в конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7» (релиз 7.70.534).
Сумма НДФЛ за январь 2012 г. составила 4512 руб. .
Второй вариант расчета НДФЛ. В конфигурации «1С: Зарплата и Кадры» (релиз 7.70.320) программа рассчитала НДФЛ так:
- 3832 руб. — за январь 2012 г.;
- 316 руб. — за февраль 2012 г.
Общая сумма НДФЛ равна 4148 руб. (3832 руб. + 316 руб.).
То есть программа применила вычет на двух детей два раза — 2800 руб. за январь и 2800 руб. за февраль 2012 г. В справке по форме 2-НДФЛ так и отражено.
Вопрос посетителя форума. Какая сумма НДФЛ правильная — 4512 или 4148 руб.? И как нужно изменить настройки, чтобы программа рассчитывала верно?
Не отработанные дни
В случае, если весь расчетный период состоит из исключаемых дней, в качестве расчетного периода берутся предшествующие им 12 месяцев, в которых у сотрудника были отработанные дни. Для специалиста, у которого и в предшествующих периодах не было отработанных дней, расчетным будет период с 1-го числа месяца начала отпуска по дату, предшествующую первому дню начала отдыха. Например, если работница на окладе не имела фактически начисленной заработной платы или отработанных дней за расчетный период и до начала периода (например, находилась в отпуске по беременности и родам), но имела заработную плату в месяце ухода в отпуск (вышла в этом месяце из отпуска и отработала несколько дней), то средний заработок для отпускных рассчитывается путем деления заработной платы, начисленной за отработанные в месяце дни, на расчетное число календарных дней в этом месяце. Если до дня ухода в отпуск у работницы совсем не было выплат, включаемых в расчет среднего заработка, или отработанных дней, средний дневной заработок рассчитывают путем деления установленной ей тарифной ставки на 29,3.
Обратите внимание
Не использованные в течение нескольких лет отпуска ни в коем случае не «сгорают», хотя не предоставлять их – нарушение закона. А раз дать человеку отдохнуть работодатель все равно обязан, то и в налоговых расходах отпускные за «накопленные» отпуска учитываются полностью.
На расчет отпускных и порядок их выплаты влияет, пришлись ли на отпуск праздничные дни. Могут возникнуть сложности, если отпуск начинается в конце декабря или сразу после новогодних каникул, а также во время государственных праздников в феврале или марте. В январе в России много нерабочих праздничных дней. Всего их восемь: новогодние каникулы и Рождество. Если эти дни выпали на отпуск, они не считаются днями отдыха и оплачивать их не нужно.
Вместе с тем, сумма отпускных для работника от этого не будет меньше, поскольку при подсчете дней отдыха нерабочие праздники не принимаются во внимание. В заявлении работник укажет количество дней отпуска, за которые ему и будут выплачены деньги. При этом время отдыха нужно увеличить на восемь дней. Дни новогодних каникул и Рождество являются не оплачиваемыми днями. Так же следует поступать и при расчете отпускных, попадающих на февраля, 8 марта или майские праздники.
Отпускные — плата за труд?
С одной стороны, суммы начисленных отпускных включаются в систему оплаты труда, гарантируются трудовым договором и с этих позиций могут быть отнесены к плате за труд. Такого мнения придерживаются некоторые арбитражные судьи (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 29.12.2009 по делу N А46-11967/2009, ФАС Уральского округа от 05.08.2010 N Ф09-9955/09-С3 и ФАС Северо-Западного округа от 30.09.2010 по делу N А56-41465/2009). А если отпускные — это заработная плата, то вполне допустимо применение нормы п. 2 ст. 223 Налогового кодекса: датой фактического получения налогоплательщиком дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход.
НДФЛ и взносы
НДФЛ с отпускных нужно удержать при выплате дохода и перечислять в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором суммы выплачены (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 17 января 2021 г. № 03-04-06/1618). Если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды, то отпускные нужно «показывать» в расчете за тот период, в котором они выплачены. Отпускные, выданные в декабре, отражаются только в I разделе отчета 6-НДФЛ за 2021 год. Дата получения таких доходов – день выплаты их сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Нужно заполнить строки 020, 040 и 070. А в раздел 2 отчета 6-НДФЛ за год эти отпускные не попадут, их компания отразит в 6-НДФЛ за I квартал 2018 года, даже если заплатила налог в прошлом месяце.
Отпускные облагаются страховыми взносами, в том числе взносами на травматизм (ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Начислить взносы с сумм отпускных необходимо в месяце, в котором они выплачены, и в этом же периоде отразить их в отчетности, даже если отпуск начинается в другом периоде (п. 1 ст. 424 НК РФ). Следовательно, если отпуск приходится на январь 2021 года, а отпускные были выданы в декабре 2021 года, то начислять взносы надо было в декабре и отразить в расчете по страховым взносам и 4 – ФСС за 2021 год (письмо Минтруда России от 17 июня 2015 г. № 17-4/В-298, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/Вн-1316, от 30 июня 2016 г. № 17-3/ООГ-994, от 4 сентября 2015 г. № 17-4/В-448). Минфин России в письме от 16 ноября 2021 года № 03-04-12/67082 разрешил пока руководствоваться разъяснениями, данными ранее.
Перечислить взносы нужно не позднее 15 января 2021 года.
Переходящие отпуска в 2021 году: в 6-ндфл бухгалтерский учет (проводки) налоговый учет
(14 000 руб.:28 дней ? 7 дней) отпускных, соответственно на 21 день октября — 10 500 руб. (14 000 руб.: : 28 дней ? 21 день).
Арбитражная практика
Примеры из арбитражной практики показывают, что у налогоплательщиков есть шанс не согласиться с позицией Минфина, т. е. не разбивать суммы, начисленные в оплату переходящих отпусков, на две части. Так, например, в постановлении от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40) арбитры ФАС Западно-Сибирского округа пришли к выводу, что фирма обоснованно отнесла в уменьшение налогооблагаемой прибыли текущего года сумму отпускных, начисленных в декабре по отпускам, приходящимся на декабрь — январь.
Аналогичное решение приняли и судьи ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 30 мая 2007 г. № Ф03-А24/07-2/1446. Суд счел, что налогоплательщик правомерно признал в качестве расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, полную сумму начисленных отпускных.
«Дробление» ЕСН
Как же в этом случае быть с ЕСН? Согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса на выплату в пользу работника, не уменьшающую облагаемую базу по налогу на прибыль, ЕСН не начисляется. Если вернуться к нашему примеру, то, следуя логике Минфина, в сентябре ЕСН необходимо начислить только на 3500 рублей.
Однако еще в письме от 11 июня 2002 г. № 28-11/26610 чиновники УМНС по г. Москве указывали, что ЕСН в такой ситуации следует начислить сразу на всю сумму отпускных, не разбивая на две части. Перечислить ЕСН с суммы оплаты переходящего отпуска необходимо до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором он начался (п. 3 ст. 243 НК).
«Переходящий» НДФЛ
Оплата переходящего отпуска — это доход работника, часть которого относится к будущему периоду. Этот доход облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Удержать НДФЛ необходимо со всей суммы отпускных при их выплате (п. 4 ст. 226 НК).
При расчете НДФЛ по переходящему отпуску налоговый агент вправе применить все положенные работнику вычеты за весь период с начала года, включая и еще не наступивший месяц, на который приходится вторая часть отпуска.
В разделе 3 формы 2-НДФЛ, утвержденной приказом МНС РФ от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583, сумму удержанного налога следует отразить целиком в том месяце, когда отпускные были выплачены. А начисленный налог придется разбить на две части (п. 3 ст. 226 НК). В месяце выплаты отпускных сумма удержанного НДФЛ будет больше суммы начисленного. Эту разницу необходимо показать в строке «долг по налогу за налоговым агентом». В следующем месяце ситуация будет обратная, долг погасится. При этом бухгалтеру необходимо отследить, не потерял ли работник право на вычеты в месяце завершения отпуска. Если это право утрачено, то сумму вычетов и удержанного налога придется пересчитать.
Ольга Островская
Информационное Агентство «Финансовый Юрист»
Налог на прибыль
Расходы на оплату основного ежегодного отпуска, установленного законодательно, организации учитывают при исчислении налога на прибыль и УСН с объектом обложения «доходы минус расходы» как затраты на оплату труда. Раз отпускные – это расходы на оплату труда, то они учитываются в том периоде, к которому относятся (п. 7 ст. 255 НК РФ). По мнению контролирующих органов, отпускные нужно учитывать в расходах по налогу на прибыль в том периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда они выплачены.
В конфигурации «1С: Зарплата и Кадры 7.7»
Для настройки отражения отпускных по периоду выплаты придется указать для отпуска другой код дохода по НДФЛ. Рекомендуем код «4800 — Иные доходы». Использовать в этом варианте учета код 2012 не удастся.
Во всех видах начислений отпусков (включая дополнительные) на закладке «Налоговый учет» нужно будет указать код дохода 4800 (см. рис. 3 ниже).
Рис. 3 В конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7» возможен только один вариант расчета НДФЛ
В отличие от названных выше программ конфигурация «1С: Бухгалтерия 7.7» не позволяет выполнять сложные расчеты зарплаты и отпускных.
Так, с ее помощью невозможно распределять отпуск на несколько месяцев. Следовательно, сумма отпускных будет учтена полностью в каком-то одном месяце, а вычеты применены один раз.
О.Я.Леонова
Руководитель отдела
автоматизации кадрового учета
и расчета заработной платы
