Вопрос № 1
Иногда при направлении работника в командировку встречаются нетипичные ситуации. Какими нормативными актами следует руководствоваться при решении возникших в этих случаях вопросов?
Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:
— сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления Положением № 922[1] (ст. 139 ТК РФ);
— возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Например, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, для работников федеральных государственных учреждений установлены Постановлением № 729[2].
Правила, определенные в ст. 167 ТК РФ, применяются с учетом особенностей порядка оплаты труда в период нахождения работника в командировке, установленных Положением № 749[3].
Допустимые командировочные расходы
Какими документами подтвердить понесенные представительские расходы?
Подтвердить можно документами, которые обоснуют тот или иной вид командировочных расходов: расходы на проезд, проживание, суточные.
Законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.
Мнение Минфина России и ФНС России: документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наем помещения, могут быть:
– авансовый отчет, утвержденный руководителем организации;
– командировочное удостоверение;
– документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. документы, подтверждающие расходы на приобретение электронного проездного билета), наем жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчету). При этом наличие таких документов, как служебное задание и приказ о направлении работника в командировку, для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли не обязательно. Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.
В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в другие государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. , Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Важно! При однодневных командировках командировочное удостоверение также может отсутствовать.
Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение — при длительной командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно. Подтверждение: письма Минфина России№ 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г.,№ 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г.,№ 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.
По какой форме составлять авансовый отчет при возвращении работника из командировки?
Авансовый отчет является первичным документом, с помощью которого работник (в т. ч. направленный в командировку) подтверждает понесенные им расходы на выданные подотчетные денежные средства (ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Составлять авансовый отчет нужно по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета. Организация вправе составлять данный документ по унифицированной форме № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г. Также можно разработать форму авансового отчета самостоятельно (в т. ч. взяв за основу типовой бланк).
В любом случае применяемые организацией первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Однако вернемся к командировкам. Трудовым кодексом предусмотрен строгий перечень статей, по которым командированный работник может претендовать на компенсацию.
Это расходы по проезду, найму жилого помещения и суточные. Оплата питания отдельно не производится. Предполагается, что данные траты входят в состав суточных выплат. Помимо данных расходов компания внутренним нормативным документом может утвердить список дополнительных затрат, компенсируемых работникам. Это могут быть, например, услуги связи, Интернет, такси. Так или иначе, при этом должен соблюдаться принцип экономической обоснованности, то есть лицо, находящееся в командировке, должно производить подобные траты лишь для осуществления служебного задания.
Итак, какие расходы компенсировать работнику, направленному в командировку?
Компенсировать нужно расходы, которые связаны со служебной командировкой. В частности, к ним относятся: – расходы на проезд; – расходы на наем жилья; – суточные; – другие расходы, которые работник произвел с согласия работодателя.
Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте, например Положении о служебных командировках).
Подтверждение:ст. 168 Трудового кодекса РФ.
Трудовое законодательство не устанавливает обязанности оплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Организация-работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности (например, разный размер расходов для руководителя организации и его заместителей, руководителей структурных подразделений, остальных работников).
Подтверждение:письмо Минтруда России № 14-2-291 от 14 февраля 2013 г.,п. 3 письма Роструда № 164-6-1 от 4 марта 2013 г.
Для определения размера аванса работнику за весь срок командировки нужно учитывать ее продолжительность, которую можно установить на основании командировочных документов. Например, сумму суточных организация может рассчитать на основании командировочного удостоверения.
Подтверждение:п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.,письмо Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г.
Однако в любом случае конкретная сумма аванса по командировке (с учетом указанных особенностей) определяется в общем порядке руководителем организации (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).
Вопрос № 2
В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
В какой срок следует выплатить работнику средний заработок при направлении в командировку?
Минтруд в Письме от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422 разъясняет следующее:
— в целях предупреждения возникновения трудовых споров работодателю в порядке ст. 8 ТК РФ надлежит предусмотреть в локальном нормативном акте (например, положении о командировках) сроки осуществления выплаты среднего заработка во время служебной командировки.
— сроки осуществления выплаты среднего заработка во время служебной командировки должны быть аналогичны срокам выплаты заработной платы, предусмотренным ст. 136 ТК РФ.
Как продлить срок командировки
Бывают случаи, когда период выполнения служебных обязанностей необходимо продолжить. Это необходимо сделать только с согласия самого сотрудника. Происходит это так:
- издается приказ о продлении командировки руководителем предприятия (организации);
- уведомляется изначально работник письменно или устно.
Новый оформленный приказ должен включать в себя информацию о количестве дней необходимых для выполнения работы. По возвращении приказ об изменении сроков командировки, образец которого составляется работодателем, человек подписывает в обязательном порядке.
Если время командировки меняется в большую или меньшую сторону, то работодатель согласно ТК издает распоряжение.
Продление командировки оформляют приказом настолько, насколько необходимо для решения служебных дел.
Требуется ли согласие работника
Все вопросы, касающиеся изменений сроков выполнения служебных поручений, должны быть в обязательном порядке согласованы с сотрудником. Только после его подтверждения переносят даты окончания отъезда, создается новый приказ или вносятся изменения в уже имеющийся.
Есть ряд категорий трудящихся, которым оформлять командировочные дни можно только с их согласия:
- Родители, детям которых не исполнилось 5 лет.
- Работники по ученическому договору.
- Женщины с детьми до 3 лет.
- Люди с ограниченными возможностями.
- Родители, на воспитании которых находится ребенок-инвалид.
- Кандидаты на должности в органы законодательной власти.
Беременных женщин в служебные поездки отправлять запрещено.
Во избежание разногласий, при оформлении на работу согласовывается вопрос о том, сможет ли работник выполнять служебные обязанности вдали от дома.
При возникновении спорных вопросов, граждане могут обращаться в суд.
Вопрос № 3
Как произвести оплату труда работника, если он выехал в командировку после окончания своего рабочего дня, но в течение одних и тех же суток? Можно ли оплатить фактически отработанные дни?
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки, а при их отсутствии — на основании документов по найму жилого помещения или иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Либо работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
В соответствии с п. 9 Положения № 749 средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации:
— за период нахождения работника в командировке;
— за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При этом необходимо учитывать следующее (п. 4 Положения № 749):
— днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного;
— днем приезда из командировки считается дата прибытия вышеуказанного транспортного средства в место постоянной работы;
— при отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки.
Согласно нормам законодательства РФ средний заработок работнику выплачивается за все рабочие дни, предусмотренные графиком работы командирующей организации.
Поэтому в тех случаях, когда ТК РФ предусматривается сохранение за работником среднего заработка, следует исчислять средний заработок, а не выплачивать текущую заработную плату.
Например, в Письме Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 содержится разъяснение, согласно которому даже в случае если в отдельных случаях «текущая» заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям ТК РФ.
Таким образом, если работник выезжал в командировку в день, указанный в приказе о начале командировки, и этот день в табеле учета рабочего времени отмечен как командировка, обозначенный день подлежит оплате в размере среднего заработка, определяемого в установленном порядке.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем согласно п. 4 Положения № 749.
Продолжительность служебной командировки
Любая отправка сотрудника для выполнения служебного поручения на территории страны или за рубеж согласно законам России, должна быть правильно оформлена и согласована с самим сотрудником. Еще в советское время законом было утверждено ограничение периода поездки, которое составляло не более 40 дней, а для отдельных специальностей (строители, монтажники) была оговорена долгосрочная командировка длительностью до года.
Сегодня Трудовой кодекс количество дней поездки не ограничивает. Еще до ее начала сроки корректируются работодателем в зависимости от объемов работы и ее сложности (ПП 749).
Началом командировочного периода надо считать день отъезда, а дата прибытия расценивается как его окончание. Если происходит задержка транспорта в пути, то на это время продлевается служебная поездка. В ее период также входят праздничные и выходные дни, которые оплачиваются по двойному тарифу.
Если размер выплаты не увеличивается работодателем, то должен быть оформлен дополнительный выходной для сотрудника.
Есть работодатели, у которых определение срока поездки происходит на основании проездных документов. В случае использования собственного транспорта, то сотрудником должна быть предоставлена служебная записка.
Если билеты отсутствуют, то можно воспользоваться документами с гостиницы, договором аренды жилья. При оформлении поездки заграницу, то документы переводятся на русский язык.
Максимальный срок
Длительность командировки определяет работодатель, согласовывая с сотрудником. Для определения срока берут во внимание:
- Степень сложности выполняемых поручений.
- Специфику заданий.
- Дальность поездки.
- Объем предполагаемых работ.
Максимальный срок командировки по ТК РФ года неограничен. Зависит от целесообразности, трудности и дальности поездки.
Бесконечно длиться командировочный период также не может. Если сотрудник выполнил все поручения руководства, но продолжает работать на предприятии куда был отправлен, то можно говорить о том, что он переведен в ту организацию (ст.72 ТК РФ).
Вопрос № 4
В каком размере оплатить выезд работника в командировку в выходной день?
Если днем отъезда (приезда) в командировку (из командировки) является выходной или нерабочий праздничный день, то оплата работы в этот день производится исходя из должностного оклада работника, а не из расчета среднего заработка.
Согласно п. 5 Положения № 749 оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с ТК РФ. Поэтому для определения размера оплаты труда в указанные дни в период командировки работодателям следует руководствоваться ст. 153 ТК РФ, гласящей, что оплата труда производится не менее чем в двойном размере.
Конкретный порядок ее исчисления зависит от применяемой системы оплаты труда работника, в частности:
— работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени;
— в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
Кроме того, конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
Плата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день.
Если на выходной или нерабочий праздничный день приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 00.00 до 24.00).
Аналогичные разъяснения даны в письмах Минтруда РФ от 09.07.2019 № 14-2/В-527, Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1, от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1.
Вместе с тем по желанию работника, работавшего в праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в такой день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Как внести изменения в продолжительность оформленной командировки
В жизни невозможно предусмотреть, как развернуться события.
Бывает, что направив работника в служебную поездку, надобность в достижении ее цели просто отпадает, или сотрудник выполнил порученное задание раньше срока.
Руководителю нужно отозвать работника из командировки.
Логично, что для этого создается соответствующий приказ, корректирующий сроки командировки с обоснованием причин их изменения.
Причем ни в Трудовом кодексе, ни в Положении № 749, законодатель не заостряет внимание на данном моменте и не приводит определенных требований к оформлению документации, унифицированных форм.
Поэтому, работодатель вправе письменное распоряжение издать в произвольной форме или разработанной для таких ситуаций в организации.
Донести до сведения командированному работнику, что срок его необходимости пребывания по служебному заданию изменен, можно всеми доступными средствами: в телефонном разговоре, отправив сканированную копию приказа по электронной почте и прочими.
По возвращению работника лично ознакомить с оригиналом приказа.
Аванс, выданный на командировочные расходы, при изменении сроков командировки
Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель оплачивает все материальные затраты, связанные с поездкой в командировку.
Пунктом 10 Положения № 749 предусмотрена выдача аванса для оплаты проезда к месту командирования и возвращения домой, для найма жилого помещения, суточных расходов, связанных с нахождением вне постоянного места жительства.
Понятно, что при возвращении из поездки раньше установленного срока должны остаться деньги, выданные на более длительный срок проживания и суточные расходы, которые вместе со сдачей авансового отчета необходимо внести в кассу предприятия или вернуть на расчетный счет.
По желанию сотрудника, излишек выплаченных средств может быть взыскан из его заработной платы.
Если работник выполнил производственное задание вовремя, но по своим личным делам задержался в городе (стране) и вернулся позже установленного срока, эти дни ему не компенсируются в размере проживания и суточных расходов, причем и оплата проезда на обратном пути тоже станет необоснованной.
В том случае, когда срок командировки получился более запланированного, из-за непредвиденной остановки в пути или необходимого дополнительного времени для выполнения задания, человеку должны быть компенсированы и дополнительные расходы.
Причем в случае продления срока командировки, аванс на суточные расходы и проживание в течение предположительного срока может быть переслан почтовым переводом или перечислен на банковский счет работника.
