Как правильно в 1С посмотреть дебиторскую задолженность

Очень часто бухгалтера в своей работе сталкиваются с кредиторскими и дебиторскими задолженностями. Они могут быть как со стороны организации, так и со стороны контрагента. Причин их возникновения может быть множество. Это и некорректный ввод данных в программу, погашение долга иным эквивалентом и т. п. Задолженность, как правило, выявляется в актах сверки.

Существует два способа сделать взаиморасчет и корректировку долга в 1С 8.3: частичное погашение долга и полное (долг будет полностью погашен). Рассмотрим пошаговую инструкцию.

Общая информация о дебиторской задолженности

Приказом от 29.07.1998 N 34н регулируется формирование дебиторской задолженности. Такие суммы, которые должны нашей организации различные контрагенты (предприятия, физлица, бюджет, внебюджетные фонды и т.д.), можно увидеть в оборотно-сальдовой ведомости организации в виде дебетового сальдо по счетам 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 73, 75, 76.

Таким образом, долги могут образоваться в результате:

• продажи (отгрузки) товаров при условии отсрочки платежа
• закупки продукции (сырья) по предоплате
• при переплате налогов
• выдаче работникам подотчетных сумм

При наличии у налогоплательщика перед контрагентом встречного обязательства (кредиторской задолженности) сомнительным долгом признается часть задолженности, которая превышает кредиторскую задолженность налогоплательщика перед этим контрагентом.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ О. Ткач

Как выполнять отслеживание задолженности по срокам долга

По срокам можно отслеживать задолженности поставщиков и покупателей. Поскольку дебиторская задолженность чаще образуется по группе покупателей, рассмотрим отчет на ее примере.

Обратите внимание! По поставщикам тоже может появляться дебиторка, например, когда они работают по предоплате. Тогда по ним можно формировать отчет через «Расчеты с поставщиками».

Выход в отчет:

Меню «Руководителю» — подгруппа «Расчеты с покупателями» — отчет «Задолженность покупателей по срокам долга».

Появившуюся форму отчета необходимо настроить — пройти по кнопке «Показать настройки» и установить:

• Интервалы, в которых нужно сформировать отчет (распределить задолженности), например:
• срок долга до 7 дней;
• срок долга от 8 до 15 дней и так далее.

Важно! Значения можно ставить любые, добавляя или удаляя строки с интервалами во вкладке настроек отчета.

• Группировку (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).
• Отбор (по аналогии с бухгалтерскими отчетами).

Важно! Единожды установленные параметры отчета можно зафиксировать, чтобы далее отчет автоматически строился по указанным принципам. Для этого, не выходя из меню настроек, следует нажать кнопку «Сохранить настройки».

После установки настроек задаем дату, на которую следует сформировать отчет, и нажимаем «Сформировать». В получившейся таблице данные по долгам будут разнесены по столбцам с назначенными интервалами задолженности.

Отчет можно представить в виде сводной диаграммы по назначенным интервалам возникновения долгов. Для этого в форме отчета в левом нижнем углу надо поставить галочку:

О том, как в «1С» настроить учетную политику, читайте здесь.

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте как провести анализ дебиторской задолженности. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Роль дебиторской задолженности в организации

Достижение основной цели деятельности предприятия может быть не в полной мере реализовано в связи с ростом дебиторской задолженности. Для преодоления этой проблемы каждой организацией должен быть решен вопрос о снижении дебиторской задолженности, в первую очередь связанную с отслеживанием ее динамики.

Программа, используемая на многих предприятиях, 1С позволяет анализировать дебиторскую задолженность посредством выведения отчетов за определенный период.

На основании Плана счетов и Инструкции по его применению, задолженность может быть отражена на таких синтетических счетах: 60, 62, 63, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76 и т.д. При этом по каждому счету ведется аналитика на каждого покупателя, поставщика, счет и т.д.

Итоги

В «1С» существует много вариантов получения данных по дебиторской задолженности в нужном разрезе. Если требуется детализация (по контрагенту, договору), лучше пользоваться отчетами, которые мы представили как бухгалтерские. Если требуются сводные данные, дающие общую картину и позволяющие выполнять анализ, лучше воспользоваться отчетами из меню «Руководителю».

Источники: Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок характеристики состояния дебиторской задолженности в 1С

В «1С:Бухгалтерии» имеется возможность проверить дебиторскую задолженность. Раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность» входит отчетности для банка, который заполняется автоматически и вручную его нельзя редактировать, а только посредством введения документов в программу в базу.

Раздел детализирует информацию по каждому:

• контрагенту с указанием ИНН
• договору с контрагентом
• задолженности с даты возникновения

Также задолженность подразделяется по срокам исполнения: долгосрочная (свыше 12 месяцев) и краткосрочная.

Организация должна формировать резервы по сомнительным долгам, если такая задолженность будет признана сомнительной, что можно автоматизировать в 1С.

Для примера возьмем счет 60 и 62 на основании плана счетов «1С:Бухгалтерия».

По счету 60 ведется аналитический учет по поставщикам и подрядчикам (субконто «Контрагенты») и основанию расчетов (субконто «Договоры») и каждый поставщик и подрядчик является элементом справочника «Контрагенты», а основание расчетов «Договоры». По аналогии ведется аналитический учет по счету 62 – по покупателям и заказчикам (субконто «Контрагенты») и основанию расчетов (субконто «Договоры») и каждый поставщик и подрядчик является элементом справочника «Контрагенты», а основание расчетов «Договоры». Это соответствует требованиям Плана счетов.

В справочнике «Договоры» задолженность подразделяется на краткосрочную и долгосрочную (по реквизитам «Дата возникновения обязательства» и «Дата погашения обязательства») и здесь формируется информация о счетах контрагентам и от контрагентов, а также действующих договорах.

Для учета задолженности используется отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»:

Это отражает начальные остатки, обороты и конечные остатки взаимных расчетов с покупателями. При наличии задолженности у покупателя, можно увидеть основание образования (счет или договор). Если нет необходимости рассматривать обороты в разрезе счетов ил договоров, то при настройки отчета поле «Вид субконто 2» остается незаполненным.

На основании полученных данных делается вывод о наличии и сумме задолженности.

Дебиторская задолженность является быстрореализуемым активом и нужно оценить их переход в денежные средства и учесть долю безнадежных долгов по среднестатистическим данным предыдущих периодов. Например, сумма дебиторской задолженности 200000,00 руб., в том числе неоплаченная сумма – 20000,00 руб. Доля неоплаченной задолженности в общей сумме – 10 %. Значит, по «Оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.1» вывод будет заключаться в том, что 10% задолженности не оплачено и целесообразно создать резерв на следующий период.

Для осуществления контроля за графиком платежей и соблюдения расчетно-платежной дисциплины используется отчет «Обороты между субконто» для отслеживания погашения задолженности в течение периода между всем субконто. В настройке отчета:

Отчет покажет суммы погашения кредиторской задолженности по кредиторам и порядок погашения. Если при настройке вместо «Оплата поставщику», указывается – «Поступления от покупателей», то в отчете будет отражено, поступление от покупателей денежных средств.

Дополнительно предусмотрены средства визуализации в виде отчета «Диаграмма»: настройке отчета на закладке «Данные» указывается счет 60.1, выбирается вид итогов (остатки на конец, кредит, сумма), а на закладке «Диаграмма» устанавливаются параметры для формирования отчета.

Для учета задолженности необходимо проводить инвентаризацию, как правило, на конец периода и дает возможность выявить остатки задолженностей. Для этого имеется отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами»: Отчеты – Специализированные – Инвентаризация расчетов с контрагентами. Может быть применена унифицированная форма ИНВ-17 или самостоятельно разработанная форма, что устанавливается флажком на закладке и в эту форму вносится соответствующая инвентаризации информация. Таблица задолженности заполняется автоматически по имеющимся внесенным данным учета нажатием кнопки «Заполнить» (в этом случае указывается и подтвержденная, и с истекшим сроком давности – «Дата погашения обязательства»). Графа «Не подтверждено» заполняется вручную.

Так, использование отчетов в 1С дает возможность регулярно контролировать и анализировать взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, оценивать состояние задолженности и принимать меры по ее оптимизации.

Какие отчеты по дебиторке есть в 1С

В программе «1С 8» (далее мы будем рассматривать эту версию программы как наиболее актуальную и распространенную) существует большое количество различных отчетов, в которых можно увидеть состояние дебиторской задолженности контрагентов.
Условно их можно поделить на 2 группы:

1. Бухгалтерские — это те отчеты и документы, которые применяют в повседневной практике бухгалтеры, отвечающие за ведение расчетов либо за ведение учета в целом по предприятию (главбухи и замы). В качестве примеров можно привести:

• Оборотно-сальдовую ведомость (далее — ОСВ) по счетам учета расчетов с контрагентами (счета 60, 62, 76 Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Вход в ОСВ возможен через:
• меню «Рабочий стол» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка);
• меню «Покупки и продажи» — «Стандартные отчеты» — «ОСВ по счету» (выбрать из списка).

Подробнее о таком отчете как ОСВ читайте в статье «Оборотно-сальдовая ведомость — образец заполнения 2020».

Нажав в открывшейся форме отчета на кнопку «Показать настройки», можно формировать отчет по своему желанию в разрезах:

• группировки — по контрагентам, договорам, расчетным документам (например, выставленным счетам);
• отбора — из перечисленных выше групп можно выбирать только интересующих контрагентов;
• показателей — например, по развернутому сальдо (удобно для тех партнеров, у которых могут быть как дебетовые, так и кредитовые сальдо единовременно).

• Акт сверки с контрагентом. Меню «Покупки и продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акт сверки расчетов». В данном документе можно увидеть все данные, которые есть в учете по конкретному дебитору, включая суммы отгрузок, оплат и взаимозачетов.

1. Управленческие отчеты или отчеты для руководства. Меню этих отчетов носит название «Руководителю». В меню есть подгруппы отчетов:

• «Расчеты с поставщиками»;
• «Расчеты с покупателями».

В этих подгруппах представлены сводные аналитические отчеты по группам задолженностей. Создатели «1С» посчитали, что нужны они в первую очередь менеджменту предприятия, однако ничто не мешает пользоваться ими и другим сотрудникам. О некоторых сводных отчетах поговорим подробнее.

Что такое дебиторская задолженность и как правильно ее отразить в бухгалтерском учете, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в готовое решение.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: По договору цессии организация приобрела по номинальной стоимости дебиторскую задолженность. Должник – ИП, прекративший предпринимательскую деятельность (исключен из ЕГРИП). Вправе ли цессионарий признать эту задолженность безнадежной и включить в состав внереализационных расходов?

Ответ: Важно учесть, что выписка из ЕГРИП, о прекращении ИП, не относится к основанию для признания этой задолженности безнадежной и списания в расходы.

Вопрос №2: Организация перешла с ЕНВД на ОСНО. В ходе деятельности на ЕНВД сформировалась дебиторская задолженность. Вправе ли при новом режиме организация сформировать резерв по возникшей задолженности?

Ответ: При переходе на ОСНО организация не может создать резерв по сомнительным долгам по сложившейся ранее задолженности.

Пример списания кредиторской задолженности в 1С 8.3

В нашем примере необходимо списать долг в 3 000 рублей, который числится перед поставщиком. Причин может быть много, но в данной ситуации они нас особо не интересуют.

Перейдем к заполнению основной части документа. Это можно сделать автоматически по одноименной кнопке, но учтите, что на форме их две. В данном случае нет никакой разницы, так же как и при выбранном виде операции «Перенос задолженности». В остальных же случаях кнопка «Заполнить», которая находится в верхней части формы, заполнит как кредиторскую задолженность, так и дебиторскую.

Так же здесь доступен ручной ввод. Он удобен в случаях, когда корректировка производится по одному – двум документам.

Автоматически все заполнилось верно. В табличной части появилось наше поступление 11 кресел на сумму 33 000 рублей.

Теперь исправим 33 000 рублей на сумму нашего долга.

Далее заполните вкладку «Счет списания». В нашем примере мы указали счет 91.01. В случае, когда долг не у нас, а у контрагента перед нами, необходимо указать счет 91.02.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно сделать инвентаризацию всех активов и обязательств организации. При этом, дебиторскую задолженность относим к имуществу организации, а кредиторскую задолженность относим к финансовым обязательствам согласно п. 1.2 Методических указаний.

Необходимо сделать инвентаризацию и обосновать числящиеся суммы на следующих бухгалтерских счетах в силу п. 3.44 Методических указаний: