Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Пошаговая инструкция

10 мая Иванов А.П. получил на корпоративную карту денежные средства на приобретение ГСМ в размере 5 000 руб.

11 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.

15 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.

16 мая Иванов представил авансовый отчет, в соответствии с которым он осуществил заправку автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-95:

• 11 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%);
• 15 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Кассовые чеки с выделенным НДС, подтверждающие расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Рассмотрим пошаговую инструкцию — как в 1С провести оплату корпоративной картой. PDF

В каких случаях практичнее рассчитываться через подотчётных лиц?

К наличными прибегают, когда необходимо быстро приобрести товар или перечисление с расчётного счёта организации невозможно.Например, сотрудник купил что-либо за свой счёт и нужно возместить понесённые расходы.

Основные цели расходов через подотчётных лиц:

• Командировочные расходы с оплатой проезда и проживания.
• Приобретение материалов (сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, расходники для оргтехники и прочее).
• Оплата услуг (мобильная связь, услуги переводчика или нотариуса, мелкий ремонт оргтехники или транспорта и другие).
• Оплата госпошлин в различные инстанции (суды всех юрисдикций, Гостехнадзор, ГИБДД и прочие).

Перечисление на корпоративную карту

Расчеты по корпоративной карте учитываются по счету 55.04 «Прочие специальные счета» (план счетов 1С).

Пополнение корпоративного расчетного счета оформите документом Списание с расчетного счета вид операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Корпоративная карта, не привязанная к расчетному счету, заносится в справочник Банковские счета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 55.04 Кт — перечисление средств на корпоративную карту.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

Оплата поставщику с корпоративной карты

Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Заполнение документа:

• Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
• Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

Рассмотрим проводки по корпоративной карте в 1С 8.3

Документ формирует проводки:

• Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте

Кому можно выдавать под отчет?

Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера. По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).

Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.

Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.

С 19 августа 2021 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ, учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет по данному примеру.

Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ.

На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс, в данном случае операции списания денежных средств с корпоративной карты.

На вкладке Товары укажите:

• Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ);
• Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

• Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ;
• Флажок СФ не устанавливается;
• Реквизиты счета-фактуры не заполняются, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

При отсутствии счета-фактуры, даже если НДС выделен в чеке ККМ, НДС нельзя принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 170 НК РФ, НДС не принятый к вычету необходимо списать на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по прибыли (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Подробнее про вычет НДС по кассовому чеку и учет в налоговых расходах

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 10.03.1 Кт 71.01 — ГСМ по авансовому отчету.
• Дт 19.03 Кт 71.01 — НДС по авансовому отчету.
• Дт 91.02 Кт 19.03 — списание НДС на прочие расходы.
• Дт НЕ.01.9 — расходы, не учитываемые в НУ.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т.ч. документа Авансовый отчет. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1.

Заполненный документ можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) из документа Авансовый отчет. PDF

Мы рассмотрели как в 1С провести оплату корпоративной картой.

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

• авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
• ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.

Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета. Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Эти операции в бухучете будут выглядеть так:

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.