Сотрудник более 21 месяца находился в отпуске за свой счет. Нужно ли ему выплачивать компенсацию при увольнении?

У каждого из нас бывают ситуации в жизни, когда требуется решать незапланированные личные дела: встретить родственников на вокзале, сдать документы для оформления визы или пройти плановое обследование организма в частной клинике.

Именно для устранения возникших проблем, своевременного оформления документов и совершения непредвиденных поездок существует отпуск без оплаты. Иногда его называют отпуск за свой счёт или отпуск без содержания.

Сколько календарных дней будет входить в данный отпуск, решает работник совместно с руководителем. И чем длиннее отпуск, тем неохотнее руководство даёт разрешение на его оформление. Основываясь на правах, которые даёт ТК РФ персоналу, руководство организации не может запретить брать дни без оплаты в некоторых отдельных случаях определенным категориям персонала.

Число таких дней не обязательно должно входить в двухнедельное ограничение, но может и превышать его.

Срок предоставления отпуска

ТК РФ определил общее, среднее число отпускных – 28 календарных дней. Но по просьбе сотрудника или по инициативе руководства эти дни могут быть увеличены: в одних случаях они оплачиваются, в других – нет. Но в любом случае все отклонения от Закона должны отражаться в трудовом договоре и проводимой политике предприятия, установленных особыми распоряжениями или отдельными положениями.

Расчет отпускных

Сотрудник Соловьев К. А. в 2021 году уходит в очередной отпуск на период с 27 июля по 14 августа. За 12 месяцев, предшествующих отпуску, работник не имеет периодов освобождения от работы за исключением нерабочих дней по указам Президента:
в марте — 2 дня;
в апреле — 30 дней;
в мае — 3 дня.
22 июля бухгалтер рассчитал отпускные.

Средний заработок определяется исходя из отработанного времени и фактически начисленной заработной платы за 12 месяцев, предшествующих отпуску (п. 4 Постановления N 922).

На момент наступления отпуска Соловьева расчетный период — с июля 2021 по июнь 2021.

Программа 1С Бухгалтерия 3.0 в документе Отпуск рассчитывает средний заработок так:

В расчет включены дни и суммы, начисленные в нерабочие периоды.

Исключить начисленные суммы за неотработанные дни и время отсутствия на работе нужно вручную. Суммы за нерабочие дни можно:

Рассчитать самостоятельно вне 1С, если начисление зарплаты за период март-май 2021 проведены стандартным способом.

В этом случае расчет может быть такой:

Данные для столбцов Отработано дней и Заработок таблицы Количество отработанных дней и заработок за последние 12 месяцев берем из граф 2 и 3.

Взять из отчета Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) (Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате), если начисление за нерабочие дни проведено отдельным начислением.

В последнем случае для заполнения формы Расчет отпуска в таблице Количество отработанных дней и заработок за последние 12 месяцев берутся следующие показатели:

Для определения данных по графе Отработано дней следует исключать из общего количества календарных дней нерабочие дни, так как для расчета среднего заработка при начислении отпускных берутся именно календарные дни (п. 10 Постановления N 922).
В период с марта по май 2021 в графе Отработано дней следует указать:
Март — 31-2 = 29 дней;
Апрель — 30-30 = 0 дней;
Май — 31-3 = 28 дней.

Исправленный вручную Расчет отпуска и сам документ Отпуск будут иметь вид:

В остальном начисление отпуска проводится в общем порядке.

См. также:
Отпуск в нерабочие дни с 30 апреля по 11 мая 2020
Отпускные: когда необходимо скорректировать средний заработок
Отражение в учете переходящих отпусков
Документ Отпуск

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Какой принцип начисления отпускных дней

Для сотрудников этот расчет также весьма важен, дабы бухгалтер не смог бы его обмануть при расчете начислений за отпускные дни.

Статьей 115 ТК определен общий и продолжительный оплачиваемый отпуск, например, увеличенные дни предоставляются:

За ненормированный рабочий день.
За работу в остановке трудных условий труда: вредные для здоровья производства.
Космическим сотрудникам и участникам длительных экспедиций.
Служащим гражданских или военных государственных служб.
Почетным донорам России.
Сотрудникам авиа диспетчерских служб.
Сотрудникам, получившим недопустимую долю радиационного облучения.
Сотрудники муниципалитета, прокуратуры, следственных органов, работники педагогической деятельности на всех уровнях обучения.
Работникам, занятых в металлургической, химической промышленности или на других опасных для здоровья производствах.

Есть и другие граждане, обладающие правом на продолжительный отпуск, их перечень приведен в ст. 117.

Порядок расчета оплаты приведен в статьях 120-122, условия продления – в ст.124, расчет за неиспользуемые дни отпуска при увольнении сотрудника – в ст. 127, а условия предоставления отпускных дней без оплаты – в ст. 128.

Процедура оформления дней без оплаты

Издается приказ.

Необходимость взятия работником несколько дней без оплаты возникает при разных обстоятельствах. Начать их оформление следует с заявления, поданного в письменной форме. В тексте указывают дату начала отпуска за свой счёт и количество дней без оплаты, а также инициирующий факт (например, в связи с переездом или необходимостью переоформить документы на вступление в наследство).

Когда и кому положен отпуск

Право на оплачиваемые отпускные дни возникает у сотрудника после полугодовой трудовой деятельности, но это не будет означать, что он будет рассчитываться пропорционально фактически отработанному времени. Как долго работающему сотруднику, так и сотруднику с малым трудовым стажем на предприятии предоставляются все равно 28 календарных дней.

Если сотрудник решил уволиться, но его трудовой стаж менее полугода, то при расчете заработной платы он получит компенсацию. А в том случае, если были предоставлены оплаченные отпускные дни за еще не полностью отработанный положенный срок, то при увольнении бухгалтер вычитает сумму оплаты из общего заработка сотрудника.

Руководство предприятия просто обязано предоставить оплаченные дни отдыха, даже без соблюдения норм, установленного для этого срока, если заявление подает:

Беременная женщина: до или после родов.
Сотрудник, чья супруга уже или только собирается рожать в ближайшие дни.
Несовершеннолетний работник: ему отпуск предоставляется в указанное им самим время, а не по общему графику предоставления отпусков.
Усыновители или попечители малолетних детей, если ребенку не исполнилось еще 3-х месяцев по уходу за ним.
Совместителям отпуск предоставляется в число основных дней отдыха.
Жена военнослужащего: для проведения совместного отдыха.
Получивших радиационное облучение, в указанные им самим дни для отдыха.
Инвалиды и участники военных действий.

За последующие отработанные года сотруднику предоставляются оплаченные дни отдыха по установленному профсоюзной организацией или кадровым отделом графику.

Но у работника есть право на получение дней отдыха в авансовом порядке, то есть до отработки 11 обязательных месяцев. Например, он оформил трудовые отношения в апреле, но может попросить предоставить ему оплаченные дни отдыха уже в августе. Но в некоторых случаях по договоренности с руководством предприятия, дни могут быть разделены на равные периоды, и предоставлены в разные месяцы года.

Обратите внимание, что условия трудовых отношений должны соответствовать Федеральному Законодательству, и право на оплаченные дни отдыха могут предоставляться и при не отработке полных 11-ти месяцев.

Кому работодатель обязан дать длинный отпуск за свой счет

Есть ситуации, когда отпуск без сохранения заработной платы работодатель обязан предоставить по просьбе работника. Продолжительность таких «обязательных» отпусков может превышать 14 календарных дней в силу ТК РФ. Перечислим случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты:

участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
родителям и супругам военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов УИС, которые погибли при исполнении военных обязанностей или прохождении службы – до 14 календарных дней в году;
работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
сотрудникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней;
сотрудникам, которые совмещают работу с обучением;
супругам военнослужащих, если отпуск им предоставляется одновременно с мужьями или женами и продолжительность отпусков не совпадает;
совместителям при превышении продолжительности ежегодного отпуска по основному месту работы по сравнению с продолжительностью отпуска, предоставляемого по совмещаемой работе;
сотрудникам, право которых на отпуска без сохранения зарплаты предусмотрено трудовым (коллективным) договором организации; в других случаях, предусмотренных законодательством. В частности, ветеранам боевых действий на территории СССР, России и других государств полагается отпуск без сохранения зарплаты сроком до 35 календарных дней в году.

Как рассчитать количество дней отпуска

С первого трудового дня начинается и расчет дней отпуска, то есть если трудовые отношения были оформлены 09.11, то обязательный отпуск начнется только с 0.8.11 следующего за поступлением на работу года, работник трудился беспрерывно и не брал дополнительные дни. Вот за этот период и предоставляются 28 оплаченных календарных дней.

Но некоторые временные периоды могут быть исключены из общего числа дней, к ним относят:

В случае предоставления отпуска свыше 14 дней без оплаты.
За нерабочее время, но с сохранением его единицы в штате.
По уходу за малолетним или несовершеннолетним ребенком.
За прогулы без уважительной причины или при отстранении от должности по разным объективным причинам.
За период болезни и в случае отпусков за прошлые периоды.

Следует принимать при расчете отпускного стажа все периоды, когда сотруднику предоставлялся лист нетрудоспособности (больничный) и уже заведомо известные дни отпусков.

Есть и понятие расчетного периода, то есть трудового стажа от одного оплачиваемого отпуска до следующего. Такое положение применяется и в случае разрыва в течение года одного положенного трудовым законодательством отдыха по частям, и отчет ведется с начала первой части отпуска.

Пример. Трудовой стаж начал исчисляться с 05. 2013, сотрудник воспользовался частью отпускных дней в июне месяце следующего года, и перенес дни отдыха на октябрь месяц. Как бы ни развались эти дни, расчет производится начиная с мая и кончая апрелем следующего года. Но уже с мая начинается новый период для начисления отпускных, и поэтому к общему числу дней прибавляется некоторое количество дней уже за этот, хотя и небольшой период.

Общий расчет. За каждый месяц трудового стажа исчисляется 2,33 дня на отдых, если сотрудник их действительно отработал и не брал листы нетрудоспособности по болезни (они исключаются из отпускного стажа), не был ли он пусть и на время, отстранен от исполнения своих трудовых обязанностей.

Для исчисления положенных и оплачиваемых отпускных дней в расчет не принимаются:

Дни отгулов и вынужденных или намеренных прогулов.
Дни болезни, на которые оформлялся лист нетрудоспособности.
Дни, взятые за свой счет: по уходу за близкими родственниками или ребенком.

Если общее число дней превышает 14, то их не засчитывают в отпускной стаж. Или обратная ситуация, когда работник не воспользовался своим правом на оплачиваемый отпуск, то к общепринятым политикой предприятия дням, добавляются и дополнительные исходя из срока работы без отпусков. Но срок ограничен двумя годами, и после них брать отпуск нужно обязательно, иначе такие действия руководства подпадут под административное наказание.

Что сказано в ТК РФ

Трудовой кодекс предусматривает, что отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам на основании заявления (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). При этом продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Таким образом, работодатель может предоставить работнику отпуск за свой счет более 14 дней. Никаких запретов на этот счет нет!

Однако скажем, что время предоставленных работнику отпусков без оплаты, превышающих в совокупности 14 календарных дней в течение рабочего года, не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Это нужно понимать и работодателю и работнику, берущему отпуск без сохранения заработной платы более двух недель.