Учет товара на складе: как правильно управлять работой склада

Правильно организованный складской учет необходим каждой организации независимо от вида деятельности.

В этой статье будут даны ответы на вопросы, каким документом оформить ту или иную складскую операцию в конфигурации “1С:Бухгалтерия предприятия” редакция 3.0.

Все документы, которые будут описаны в этом материале, размещены в группе Склад

раздела
Склад
.

Документы

Складской учёт имеет три основных формы. Это приход товара на склад, расход товара со склада и периодическая инвентаризация. Для правильной организации учёта склада требуется фиксировать каждый шаг – для этого используют первичную документацию, то есть те бумаги, что сопровождают товары по ходу его движения. К ним обычно относят различные накладные и счета-фактуры.

Для приёма и отбытия используют следующие документы:

• Накладные от поставщиков;
• Приходные накладные;
• Приходные складские ордера;
• Акты о приёмке товаров и материалов;
• Акты о списании товаров.

Для внутреннего перемещения и хранения товаров и материалов используются:

• Накладные на внутреннее перемещение товара;
• Требования-накладные;
• Карточки учёта материалов;
• Товарные ярлыки.

Ранее на крупных складах активно использовались бумажные книги учёта материалов. Но в последнее время все крупные предприятия перешли на автоматизированный складской учёт. Программ для учёта склада – десятки. Какую из них лучше выбрать, зависит от размеров предприятия, функционала и цены.

Образование в резюме заведующий складом

Не исключено, что работодатель в первую очередь посмотрит не на опыт работы, а на образование претендента, поэтому наличие специального образования будет вашим преимуществом. Для того чтобы донести эту важную информацию, достаточно правильно заполнить раздел «образование». Здесь нужно указать полное название учебного заведения, факультет, полученную специальность и год окончания.

Пример: базовое образование

• Бакалавр:
  Университет управления и коммерции
• Факультет:

  Товароведение и экспертиза качества товаров

• Специальность:

  Товаровед-эксперт

• Год окончания:

  2009

Профильное образование, к сожалению, имеют не многие соискатели на должность начальника склада, но в этом случае на помощь могут прийти курсы повышения квалификации или другое дополнительное образование. Работодатель точно обратит внимание, если оно непосредственно касается должности, на которую вы претендуете.

Пример дополнительного образования:

• Год окончания:
  2010
• Название:

  Складская логистика

• Проводившая организация:

  Coursera

Оптимизация работы склада

Однако прежде чем вводить автоматизацию учёта товара на складе, необходимо провести полный аудит всех процессов. Нужно оптимизировать оборудование, пространство, трудовые ресурсы, температуру, расход электроэнергии. Если у предприятия несколько складов, или он связан с производственным помещением, требуется проверить, насколько оптимизировано их взаимодействие друг с другом.

Для оптимизации количества товаров на складе необходимо провести их анализ, то есть сортировать их по востребованности, выявить тех из них, что не пользуются спросом потребителей, и рассчитать себестоимость их хранения. Для успешной организации учёта товаров или материалов на складе необходимо заранее рассчитывать уровень спроса. Нужно проанализировать и сами складские процессы. Выявить слабые места (недостаток площади, проблемы со сроками, отсутствие механизации). Потому что без отладки всей работы склада сосредотачиваться лишь на оптимизации учёта бессмысленно.

Что писать о себе в резюме заведующий складом

Несмотря на то, что это не основной раздел резюме, информацию о себе также надо представить достойно. Возможно, именно из нее работодатель поймет, что вы тот сотрудник, которого он искал.

Заведующий складом должен иметь стрессоустойчивость, обладать организаторскими способностями, быть работоспособным и готовым на ненормированный рабочий день.

Не стоит, между тем, говорить о своей любви к рыбалке или футболу, так как трудоустроиться это точно не поможет, даже если работодатель заядлый рыбак. Помните о краткости изложения и напишите примерно так:

Пример «О себе» в резюме заведующий складом:

• Аналитический склад ума, умение работать в коллективе согласованно, усидчивость и возможность работать в ненормированном режиме, высокие коммуникативные навыки, нацеленность на конечный результат.

Основные принципы учёта продукции на складе

Итак, для того чтобы кратко подвести итоги, стоит выделить главное, что необходимо сделать для правильной организации учёта товаров на складе:

• Провести грамотный анализ работы склада, позволяющий идентифицировать основные проблемы.
• Добиться полной или частичной автоматизации процессов (в зависимости от размера бизнеса). Таким образом можно полностью сохранить всю информацию о складских процессах, быстро находить информацию об остатках, устранить влияние человеческого фактора и оптимизировать загруженность работников.
• Контролировать персонал: разделять работников по ответственности и строго определённым функциям, правильно подбирать управляющий персонал, организовывать всю работу максимально удобным способом.
• Оптимизировать пространство. При удачном стечении обстоятельств складское помещение должно располагаться в непосредственной близости к производству или же к магазинам.
• Регулярно проводить инвентаризацию, поскольку это самый сильный инструмент для измерения успешности функционирования всех складских процессов.
• Использовать наиболее подходящее программное обеспечение, работа с которым позволит вести учёт товара на складе максимально эффективно.

Один из главных принципов – это организация пространства. Зачастую крупные производства вынуждены увеличивать складскую площадь, арендуя новые помещения в значительной отдалённости от старого. В нашем комплексе вы сможете организовать все необходимые бизнес-процессы в одном месте: мы предоставляем в аренду как складские помещения, так и производственные здания, холодильные помещения и офисы.

Общие рекомендации

Если вы хотите устроиться на работу по специальности, то должны в первую очередь подойти правильно к составлению резюме. Это важный документ, не терпящий мелочей, а это означает, что каждый пункт его надо заполнять внимательно. Важно дать понять работодателю, что вы знаете, с чем предстоит иметь дело, и какие сложности вас ожидают.

В случае с резюме начальника склада важно указать на такие сильные стороны, как умение вести документооборот и организовать работу коллектива склада.

Докажите, что вы ответственный и исполнительный сотрудник.

Если говорить об общих положениях резюме, вам придется указать:

• должность, на которую вы претендуете (заведующий, начальник склада);
• данные об основном и дополнительном образовании;
• опыт работы и достижения;
• профессиональные навыки и дополнительную информацию о себе;
• полные контактные данные.

Многие претенденты допускают ошибку, много говоря о том, что не касается его будущей работы. Прежде чем подавать резюме завскладом необходимо понимать, что директор предприятия или уполномоченное им лицо в день просматривает массу анкет кандидатов на эту должность. Вряд ли он будет читать большие сочинения, а скорее предпочтет претендента, умеющего излагать свои мысли кратко.

Запомните эти слова Плутарха: «Монеты, которые больше всего ценятся, — те, что представляют наибольшую ценность при наименьшем объеме: так и сила речи состоит в умении выразить многое в немногих словах».

Не бумагами едиными

Складской учет товаров в торговле и на производстве только упомянутыми документами не ограничивается. Дополнительно используют также книгу учета материалов. Это распространено в тех случаях, когда движение товара осуществляется активно. Иногда возможны и замены в виде складских карт. Они заполняются кладовщиком в тех случаях, когда приходится работать в крупном хранилище.

Также не следует забывать про программы. Складской учет товаров с использованием компьютерных технологий позволяет организовывать адекватный аналитический и синтетический электронный документ, легкий для ориентации и передачи другим подразделениям.

Также большую роль в деле управления складом играет грамотный подбор сотрудников. Они должны обладать соответствующей квалификацией. Немалую роль в этом деле играет автоматизация рабочих процессов. Так, если подобное положение было успешно внедрено, то выполнять часть деятельности смогут машинопрограммы. По сути, используются они так же, как и карты, и книги. Но работа с ними осуществляется на порядок более оперативно и эффективно.

Контактные данные заведующего складом в резюме

Заполняя раздел с контактными данными, помните, что информации о мобильном телефоне может быть недостаточно. Вы заинтересованы, чтобы не пропустить предложение на собеседование, а это означает, что надо указать все контакты, включая электронный адрес, WhatsApp, Viber и Skype, помогут и аккаунты социальных сетей.

Пример контактных данных в резюме заведующий складом:

• Телефон:
  +7
• Email:

  [email protected]

• Skype:

  ZavskladMyresume

• FB:

  /zavsklad_myresume/

О документации замолвим слово

Когда ведется складской учет товаров, нужно обеспечить тщательное фиксирование всего движения продукции, которое происходит на складе. Существенную помощь в этом деле оказывает первичная документация. Именно ею оперирует кладовщик, ответственный за сохранность материальных ценностей, пребывающих на складе. Собственно, ее он и предоставляет в бухгалтерию в рамках отчетности. К первичной документации относят все бумаги, которые сопровождают товарные единицы во время их движения по цепочке: поставщик – склад – потребитель.

Используемое оборудование

Складской учет товаров можно оптимизировать при качественном оснащении хозяйства. Используемое оборудование не в малой степени влияет на то, как рационально распределят товар и насколько правильно он будет храниться.

В первую очередь необходимо отметить тот факт, что правильное обустройство позволяет скрывать проведение приемки товара от ненужных глаз. Это относится и к распаковке, и к документальному оформлению. Потребитель просто получает уже аккуратно выложенные товарные единицы.

Существенную важность имеет правильное оборудование зон загрузки, погрузки и разгрузки товара. Как правило, они сделаны в виде пространства-площадки, где совершаются все необходимые манипуляции, а также на ней получают и сопроводительную документацию.

Важный элемент успешного длительного хранения большинства товаров – это адекватная температура. То есть такое значение окружающей среды, при котором обеспечивается сохранение материальных ценностей, пребывающих на складе. Это, кстати, тоже решается путем подбора оборудования.

Принципы и задачи складского учета

Складской учет поможет вам оптимизировать бизнес-процессы и эффективность работы сотрудников. Он выполняет ряд важных задач, в числе которых:

Контроль остатков и запасов

Главная цель складского учета – сделать так, чтоб учетное количество товаров совпадало с фактическим. Тогда не нужно будет по сто раз проверять все перед каждой продажей.

Объективное планирование закупок

С помощью анализа остатков и движения товаров можно прогнозировать среднее количество продаж и планировать закупки так, чтоб всего хватало и при этом товары не лежали на складе мертвым грузом.

Облегчение процесса инвентаризации и поиска нужных единиц

Когда на складе порядок, проводить пересчет и искать товары для выдачи клиентам становится гораздо легче.

Систематизация справочника товаров

Если у вас на складе много позиций, можно их упорядочить, например, разделив на категории и группы. Каждая категория может храниться в отдельном месте, чтобы вам было проще комплектовать заказы и доставки.

Сокращение количества ошибок и краж

После внедрения складского учета все оприходования, списания и перемещения будут зафиксированы документально и отображены в системе, которой вы пользуетесь. В итоге у вас станет меньше недостач, излишков, пересортиц и краж, а также ошибок во время продаж и оформления заказов.

Оптимизация и зонирование территории склада

Ведение складского учета поможет вам найти залежавшиеся единицы, которые нужно списать или продать по акционной цене. А также обнаружить бракованные товары, для хранения которых стоит организовать отдельное место. В итоге станет понятно, что и где находится.

Повышение эффективности работы сотрудников

Им больше не придется тратить много времени на поиск товаров и комплектацию заказов.

Среди принципов и правил складского учета можно выделить:

• Планирование – работы нужно проводить по графику и кладовщик, например, должен понимать, в какие дни ждать приход товара и когда будет следующая инвентаризация.
• Честность – товары и запчасти должны учитываться по фактическому наличию, а не со слов коллег.
• Ответственность – все складские операции нужно отражать и проводить в режиме реального времени, чтобы не было так, что оприходование в программе провели до фактического приезда товара и уже успели продать кому-то несколько единиц, а они в итоге оказались с дефектом.
• Отчетность – желательно вести архив с документами оприходований, списаний, перемещений, возвратов, инвентаризаций и т. д. Так вы всегда сможете восстановить в памяти необходимые события.

Теперь вы знаете, для чего нужен складской учет, значит можно поговорить о методах и особенностях его ведения.

О проводимых изменениях

Когда нужна оптимизация? А также какой должна быть ее мера? Очень часто на предприятиях не ограничиваются наличием только одного склада. Промышленным компаниям может принадлежать несколько таких объектов. Часто склады располагают рядом. В таком случае важно обеспечить органичную и непрерывную связь.

Также в подобных случаях очень сложно обойтись без специализированного программного обеспечения. Популярен подход, когда выделяют центральный склад. Если нужно что-то не очень часто используемое, то необходимо обращаться к другим объектам. И/или проводят нумерацию хранилищ, в которых находится основная масса необходимых материалов или продукции.

Очень часто для цехов предусматриваются отдельные складские помещения. В них размещается все то, что необходимо для производства. Делается это для того, чтобы не допустить полного расходования нужных ресурсов и не останавливать процесс. Также могут обустраиваться промежуточные склады. Они используются для краткосрочного хранения продукции или материалов.

Основные моменты

Итак, складской учет товаров в оптовой торговле и промышленности осуществляется с учетом трех главных факторов:

• В первую очередь ведение всей документации должно быть направлено на подтверждение передвижения товарных единиц. От достоверности предоставленных в них данных зависит, будет ли предприятие рентабельным или нет.
• Затем важно озаботиться наличием необходимого оборудования. Его следует подобрать и установить так, чтобы товар можно было складировать таким способом, чтобы он не портился, легко загружался и извлекался, а также при необходимости без проблем проверялся при учете.
• И напоследок: при наличии нескольких складов необходимо обеспечить их взаимодействие для адекватного обеспечения процесса производства или реализации. К тому же необходимо оценить объем работ. Может быть и такое, что для ведения складского хозяйства одного человека будет недостаточно.

Обязательно ли использовать дорогие программно-аппаратные комплексы?

Если поднадоело оформление карточек складского учета товаров и есть желание автоматизировать часть труда, то лучше обратиться к компьютерным технологиям. Многих приводят в ужас цены на наиболее известные программы. Ведь за некоторые из них приходится выкладывать достаточно крупные суммы. Для больших компаний — это не проблема, а как быть с объектами поменьше? В таком случае можно использовать решения попроще.

Например, такую программу, как Excel. Складской учет в ней может быть организован для любой производственной или торговой организации, где важно обеспечить учет количества материалов, сырья и готовой продукции. Конечно, если речь будет вестись об весьма существенном масштабе, то Excel может быть и не таким уж удобным. Но вот для малых и средних компаний его функционала хватает с головой. В особенности, если заполнять документы максимально точно и подробно, вводить данные и в количественном, и денежном выражении, соблюдать хронологию регистрации операций, не брезговать дополнительной информацией. В таком случае проблем быть не должно. То есть просто необходимо продумать процесс работы с данным программным обеспечением.