Подтверждение расходов первичными учетными документами


Раскрытие содержания хозяйственной операции

Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ требует отражения в первичных учетных документах содержания хозяйственной операции, а также ее измерителей в натуральной и денежной формах. Данное требование легко может быть выполнено в отношении хозяйственных операций, имеющих материальное выражение, например, связанных с поставкой товара. Но как быть, если речь идет об услугах, например, по продвижению товара на рынке?

Интересную точку зрения по данному вопросу изложил Минфин России в своем письме от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/170. В данном письме речь идет об оказании услуг, направленных на продвижение товаров. В соответствии с текстом письма Минфином рассмотрена ситуация, когда исходя из условий договора, заключаемого организацией оптовой торговли (заказчиком) с крупными сетями продуктовых магазинов (исполнителями), исполнитель обязан:

  • обеспечивать присутствие товаров заказчика в согласованном ассортименте во всех магазинах;
  • обеспечивать долю выкладки товаров заказчика в размере не менее 50 % от общей выкладки аналогичных товаров;
  • обеспечивать текущий минимальный запас товаров заказчика в каждом магазине в размере не менее 10 коробов.

Оплата услуг исполнителя осуществляется на основании представляемого им по итогам каждого квартала акта об оказании услуг и счета-фактуры.

По мнению Минфина России, расходы по оплате услуг исполнителя по продвижению товаров не могут учитываться заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль в связи с тем, что в акте, составляемом по итогам квартала, нельзя отразить фактическое исполнение указанных выше обязательств исполнителя в течение квартала. Поэтому осуществляемые на основании этого акта затраты организации не отвечают условиям документальной подтвержденности.

Сложно представить себе, каким образом Минфин России предлагает отражать выполнение данных услуг — приводить в составляемом акте об оказании услуг полный ассортимент товара в магазинах, рассчитывать процентную долю выкладки товара или указывать запас товара заказчика в каждом магазине? И на какую дату приводить эти данные, если акт об оказании услуг составляется по итогам квартала?

Конечно же, отразить выполнение перечисленных выше услуг в актах в той форме и в том объеме, как этого требует Минфин России, невозможно. Если следовать логике Минфина России, можно поставить под сомнение и правомерность отнесения на расходы затрат на оплату труда, поскольку можно утверждать, что в табеле рабочего времени, на основании данных которого работодатель производит начисление заработной платы, отражается лишь факт присутствия работника на рабочем месте, а не выполнение им своих должностных обязанностей. В соответствии с трудовым законодательством заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Рассуждая таким образом, можно прийти к выводу о том, что табель учета рабочего времени не будет являться первичным документом, подтверждающим правомерность отнесения организацией на расходы затрат по оплате труда, поскольку теоретически возможна ситуация, когда работник находился на рабочем месте, но непосредственно своих трудовых обязанностей не выполнял?

Фактически выполнение условий рассматриваемого в названном письме договора потребует от исполнителя возложения на своих работников дополнительных трудовых обязанностей, что и следует отразить в соответствующих должностных инструкциях. Именно эти должностные инструкции и следует рассматривать в качестве дополнительных доказательств выполнения исполнителем условий договора.

Ведь в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК РФ обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы, а неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу этого лица.

Вместе с тем, доводы, отраженные в рассматриваемом письме, указывающие на необходимость доказывания факта реального оказания услуг, уже встречались в правоприменительной практике.

Подобные аргументы были приведены ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 19.01.2004 по делу № А11-4426/2003-К2-Е-1961 и ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 30.08.2004 по делу № А56-26880/03. При рассмотрении данных дел арбитражными судами исследовались не только акты выполненных работ, но и иные документы (по первому делу — должностные инструкции административно-управленческого персонала, по второму — акты осмотра оборудования, подтверждающие (опровергающие) необходимость проведения ремонтных работ).

И хотя при рассмотрении данных дел было установлено, что акты выполненных работ не соответствуют требованиям закона № 129-ФЗ, вследствие чего не могут являться основанием для включения затрат в состав расходов (оба дела налогоплательщиками были проиграны), арбитражными судами для установления вины налогоплательщиков были рассмотрены все документы, каким-либо образом связанные в выполнением (в данном случае — не выполнением) спорных работ.

Ранее Департамент налоговой политики Минфина России в своем письме от 30.04.2004 № 04-02-05/1/33 «О признании в налоговом учете расходов по гражданско-правовым договорам» высказал несколько иную точку зрения на необходимость предоставления акта выполненных работ (оказанных услуг) в качестве подтверждающего документа. Исходя из того, что альбомы унифицированных форм первичной учетной документации не содержат формы первичных документов, оформляющих взаимоотношения сторон, возникающих по агентскому договору или договору возмездного оказания услуг, Минфином России был сделан вывод о том, что для признания расходов налогоплательщиков, понесенных по гражданско-правовым договорам, акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом только в случае, если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором.

Здесь неизбежно возникает вопрос, на основании какого документа можно включить в расходы затраты по подобным договорам?

Хочется верить, что при подготовке данного письма Минфин России недостаточно точно сформулировал свою позицию. Пункт 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ четко указывает на то, что первичные учетные документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать перечень обязательных реквизитов. Уже сложившимся в нашей стране обычаем делового оборота стало составление сторонами договора по результатам выполнения работ (оказания услуг) акты выполненных работ (оказанных услуг), и именно данный документ рассматривается в качестве первичного учетного документа, подтверждающего факт совершения организациями хозяйственной операции.

Возможно, Минфин России в письме № 04-02-05/1/33 имел в виду, что если в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором составляется акт выполненных работ (оказанных услуг), то именно он должен являться документом, подтверждающим произведенные затраты. В противном случае, в качестве подтверждающего документа может быть использован любой другой документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг) и содержащий в соответствии с пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ перечень обязательных реквизитов (например, отчет о проделанной работе или докладная записка об оказании услуг).

Расходы документально не подтверждены. Что делать?

Материал предоставлен редакцией бератора «К вам пришла проверка»

Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т. п.). Чем это грозит компании? При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Что же делать?

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит 5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом. Первое, что нужно сделать бухгалтеру в такой ситуации, – доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют.

Совет: составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление – справка организации, которая эксплуатирует здание, если документы украли – справка из милиции.

Случается так, что новый бухгалтер приходит на фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию «спустя рукава». Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию.

Если же инвентаризацию провести не удалось, и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с вас, как с нового бухгалтера, будет снята.

Еще один неприятный момент, который грозит предприятию в такой ситуации, – доначисление налогов и начисление пеней. Дело в том, что расходы, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае налоговики посчитают, что налоговая база по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также взыщут пени. Чтобы избежать налоговых санкций, мы советуем попытаться восстановить недостающие документы.

Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ, услуг), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали копии всех необходимых документов.

Конечно, восстановить недостающие документы можно, только если вам известно, каких именно документов вам не хватает для подтверждения расходов, а также у каких именно поставщиков были закуплены товары (работы, услуги).

Гораздо сложнее, если, например, затерялись бумаги, подтверждающие выдачу денег под отчет работнику, который в настоящий момент уже на фирме не работает. Самый простой выход из такой ситуации – попытаться связаться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы задним числом. А что делать, если связаться с этим работником невозможно (например, он переехал в другой город)?

Совет: оформите недостающие документы на другого работника, который на дату составления утерянного документа также работал на предприятии.

Фальсификация «первички» по расходам

Если вы покупаете те или иные товары, которые никак экономически не обосновываются (например, продукты к праздничному столу), бухгалтеру можно помудрить с «первичкой», которой будут оформляться покупки.

Как правило, рыночным торговцам все равно, что писать в товарных чеках, накладных и других документах. Что вы их попросите, то они вам и напишут. Поэтому, выдавая деньги сотрудникам под отчет для закупки продуктов, заранее их предупредите, чтобы никаких сервелатов, шампанского и апельсинов в документах не было. Самый оптимальный вариант – получить от продавцов незаполненную «первичку» и оформить ее самостоятельно. Большинство продавцов на это согласятся. В таком случае сервелат превратится в канцпринадлежности, шампанское – в писчую бумагу, апельсины – в картридж для принтера или степлеры.

Чтобы без проблем провести по бухгалтерии покупки, вам нужно получить от подотчетников:

– чеки ККТ;

– товарные чеки или накладные, заверенные печатью продавца.

Следует обратить внимание, чтобы в чеках ККТ не было написано название купленного товара. Иначе в чеке будет указано, что приобретена колбаса, а в других документах – «канцелярка». Именно поэтому продукты лучше не покупать в крупных супермаркетах. Обычно их кассовые машины указывают название товаров в чеках, чего не скажешь о мелкооптовых рынках.

Если повезет, то вы сможете получить от продавцов счета-фактуры и приходные кассовые ордера. В этом случае вы включите стоимость товаров в расходы и сможете возместить НДС по ним. Но эти документы, как правило, большинство торговцев не оформляют.

Как оформить «липу»

Предположим, у вас намечается арбитражный спор с налоговой инспекцией. А документов, подтверждающих вашу правоту, нет. Многие, не задумываясь, оформляют их задним числом. Причем подписи, печати ставят подлинные. Или другая ситуация. Директор дал установку уменьшить налоги. С этой целью бухгалтер самостоятельно (или вместе с директором) составил документы, подтверждающие, что некая несуществующая фирма оказала им услуги или поставила товар. Подделать печать сейчас проще простого. Мастерских по их изготовлению масса. Легко ли доказать подделку документа? Об этом нам расскажут эксперты.

Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой. О таком исследовании нам рассказал директор Бюро независимой экспертизы «Версия» Станислав Шаповалов: «Паста шариковой ручки – это в принципе та же краска, которой мы красим стены. Помимо пигмента, дающего цвет, в пасте есть связующий элемент – загуститель. Благодаря ему краска хорошо ложится. Ученые обратили внимание, что со временем загуститель твердеет. По-научному этот процесс называется полимеризацией. Чем тверже загуститель, тем старше запись на документе.

Чтобы определить степень полимеризации (загустения), нужно извлечь из пасты легко летучий компонент (например, фенилгликоль или бензиловый спирт) и определить его концентрацию на поверхности и в “глубине” подписи. Чем меньше соотношение этих значений, тем больше загустение, а значит, старше подпись. Степень концентрации эксперты определяют с помощью специального прибора – хроматографа с масс-селективным детектором.

Такое исследование называется физико-химической экспертизой давности выполнения подписи. Других достоверных методик сейчас нет. Есть, конечно, всякие попытки. Например, некоторые эксперты проводят исследования подписи с точки зрения почерковедения. Метод основан на том, что со временем подпись человека приобретает какие-то новые признаки и теряет старые. Если иметь образцы, сделанные в разное время, то можно установить, когда была сделана подпись, представленная на экспертизу. Сейчас этот метод находится в стадии разработок. Фактического материала о том, как же меняется подпись человека, накоплено мало, поэтому пока я оцениваю этот метод достаточно критично».

Пасты старятся примерно за два года. Если документу больше двух лет, обращаться к экспертам уже не имеет смысла: именно такой ответ они и дадут. Точность срока в пределах двух лет зависит от того, сколько времени прошло с момента нанесения подписи на бумагу. Если она сделана, например, неделю назад, то эксперт назовет вам точную дату. Если прошло несколько недель или месяцев, то точность будет считаться соответственно в неделях или месяцах. Ну а если давность записи больше года, то эксперт установит срок с погрешностью в полгода. Тогда в заключении будет написано, что документ был составлен от года до полутора лет (или от полутора до двух лет) назад.

«Точнее не получится, – утверждает Станислав Шаповалов. – Подписи, сделанные одной ручкой и в одно и то же время, часто дают разные результаты. Причем зависит это не от бумаги, она может быть разной: новой, старой, картонной, желтой и т. д., а от того, где и в каких условиях хранился документ. Одно дело, если он лежал в комнате, и другое – в каком-нибудь архиве, в подвале. Там температура, как правило, ниже. Если документ сильно погреть, например положить на батарею или провести по нему утюгом, то он искусственно состарится. Паста быстро высохнет, и эксперт уже не сможет определить давность написания подписи. Зато он точно установит, что документ был состарен искусственно, и отразит это в своем заключении. А значит, для суда будет понятно, что бумаги подделаны».

До сих пор речь шла о шариковых ручках. А как быть с перьевыми? Оказывается, тут все зависит от материала письма. «Если вы перо обмакнете в пасту шариковой ручки, то результат будет тот же самый, – объяснил Станислав Евгеньевич, – а вот если вы используете краситель на водной основе, например чернила, то давность таких записей эксперт уже не определит. Ученые пока не обнаружили, что в чернилах со временем что-то меняется. За исключением того, что в течение минуты после написания из них высыхает вода». Дальше эксперт свою мысль не продолжил, но и так понятно, что, составляя документ задним числом, лучше писать, например, чернилами «Радуга». Не придерешься, не подкопаешься.

То же самое можно сказать и об оттиске печати. Если вы используете чернила, то давность печати установить нельзя, а вот если специальную мастику, в которой есть загуститель, то можно. Но сроки здесь меньше, чем для пасты шариковой ручки. Легко летучий компонент, содержащийся в мастике, испаряется за полгода. Дальше с мастикой уже ничего не происходит. Значит, более или менее точно установить время, когда была поставлена печать, можно только в пределах первых шести месяцев.

Очень похожую мастику используют в гелевых ручках и струйных принтерах. «Чаще всего она на органической, а не на водной основе. Давность здесь также можно установить в течение полугода, – пояснил Станислав Шаповалов, – а вот материалы, используемые в лазерном принтере, со временем не изменяются. Значит, определить по ним, когда был напечатан документ, эксперт не сможет. Правда, есть возможность установить подделку документа, напечатанного на лазерном принтере. Я имею в виду случаи, когда бухгалтер печатает нужный текст на листах, где уже стоят подпись руководителя и печать фирмы. Если текст частично заходит на печать, то эксперт может точно установить, что первично. Если печать была поставлена поверх текста, то все нормально, а если наоборот, то документ поддельный».

Запасные варианты

Некоторые криминалисты считают, что давность документа, изготовленного на принтере (или на ксероксе), можно определить по тому, как распределился на бумаге печатный материал. Чем дольше служит картридж, тем хуже качество печати: появляются полосы или не пропечатываются буквы.

На практике провести такое исследование практически невозможно. Сложность в том, что, во-первых, нужны образцы печати, сделанные в разное время. Во-вторых, нет гарантии, что эти образцы печатались на одном и том же принтере и картридж не менялся. И в-третьих, используя один и тот же картридж, вы можете по-разному напечатать документ. Достаточно картридж вытащить, встряхнуть и поставить обратно. И печать будет уже другой.

Бывают ситуации, когда нужно изготовить документ на печатной машинке. Эксперты считают, что по составу красящего материала, содержащегося на ленте машинки, установить давность документа нельзя. А вот по истиранию печатных элементов – можно. Чем дольше работает машинка, тем больше истираются буквы. По их отпечатку на бумаге можно сказать, когда был сделан текст. Но для этого нужны образцы печати на этой машинке за предыдущие годы.

Ну а теперь поговорим о составлении «липовых» бумаг, позволяющих уменьшить платежи в бюджет. Бухгалтеры, оформляющие документы от имени вымышленных фирм, должны знать, что по записям, сделанным от руки, эксперты могут установить, кто их написал. «Бывает, что достаточно одной подписи, – говорит Станислав Шаповалов. – Конечно, если она сделана в виде какой-то закорючки, я бы не стал делать категоричный вывод. Но некоторые почерковеды делают. Здесь много субъективного. Для почерковедческой экспертизы годятся даже копии документов. Главное, чтобы они были не совсем уж “слепые”. Сначала почерковед определит, нет ли признаков технической подделки документа, а проще говоря, не вмонтирована ли подпись с помощью ксерокса. Если с этим все в порядке, то оснований для отказа от экспертизы нет».

Пример 1
Предприниматель Бабушкин включил в состав затрат расходы на закупку рыбопродуктов. Чтобы подтвердить их оплату, он представил налоговикам счета-фактуры и квитанции к приходным ордерам. Установив, что поставщики рыбопродуктов на налоговом учете не состоят, инспекторы отправили счета-фактуры и квитанции на экспертизу. Эксперты определили, что рукописный текст в документах написан самим предпринимателем.

Арбитражный суд по иску инспекции оштрафовал Бабушкина за умышленную недоплату налогов (ч. 3 ст. 122 НК РФ), а также взыскал с него недоимку и пени (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 29 апреля 2003 г. № А74-2210/02-К2-Ф02-1126/ 03-С1).
Этот пример – скорее исключение, чем правило. Как показывает практика, налоговики не часто прибегают к помощи экспертов. «В наше бюро налоговые контролеры обращаются редко (один-два раза в год), как правило, когда действительно есть за что бороться: большие суммы недоимки по налогам и обоснованные подозрения в том, что документы поддельные», – рассказал Станислав Шаповалов.

Чаще всего налоговики, заподозрив неладное, просто не признают расходы фирмы со всеми вытекающими отсюда последствиями: штраф, взыскание недоимки и пеней. Хотя по Гражданскому кодексу они сначала должны обратиться в суд с требованием признать сделку по поддельным документам недействительной.

Если фирма не хочет платить штраф и обращается в суд, инспекторы, как правило, ссылаются на то, что поставщики предприятия на налоговом учете не состоят, по указанному в документах адресу «не проживают» и вообще не зарегистрированы как юридические лица. Однако это не доказывает, что предприятие знало об обмане поставщика или специально подделало документы, чтобы уменьшить налоги. Если вы будете настаивать, что бумаги получены от реального предприятия и вы не знали, что у него нет государственной регистрации, инспекторам будет трудно убедить судей в обратном.

Большинство арбитров в такой ситуации принимают положительные для фирмы решения (постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 14 января 2003 г. № Ф09-2842/02АК, Московского округа от 6 марта 2003 г. № КА-А41/974-03, Центрального округа от 16 мая 2003 г. № А14-9037-02/290/24).

Но бывают и исключения.

Пример 2
В ходе проверки МУП «Кондитерский цех» налоговики установили, что поставщики и ООО «Торговый Дом „Хлебный”» – не состоят на налоговом учете, имеют вымышленный ИНН и не зарегистрированы как юридические лица.

Контролеры начислили предприятию предъявленный к возмещению НДС, налог на прибыль, пени и оштрафовали по пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса. Не согласившись с этим, фирма обратилась в суд.

Судьи признали сделки с незарегистрированными поставщиками недействительными и на этом основании в иске отказали (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 7 мая 2003 г. № Ф09-1227/03-АК).

В этом примере арбитры вообще не стали выяснять, знал «Кондитерский цех», что у его поставщиков отсутствует государственная регистрация, или нет. А значит, не установили вину предприятия. Это противоречит пункту 6 статьи 108 и статье 109 Налогового кодекса. Фирму или предпринимателя нельзя привлечь к налоговой ответственности, если они не виноваты (ст. 109 НК РФ). Убедить судей в обратном обязаны налоговики. Пока вина не доказана, фирма считается невиновной. Не забывайте, что все сомнения в виновности предприятия должны трактоваться в его пользу (п. 6 ст. 108 НК РФ).

Форма документа

Как следует из нормы пункта 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ, первичные учетные документы должны составляться по унифицированным формам, а в случае отсутствия специально разработанных унифицированных форм — в произвольной форме с соблюдением необходимых требований.

Конечно же, все налогоплательщики должны соблюдать требования актов законодательства РФ, но что делать, если по той или иной причине документы, полученные налогоплательщиком от их исполнителей, не соответствуют этим требованиям? Подобные ситуации встречаются в деятельности хозяйствующих субъектов намного чаще, чем всем нам хотелось бы. Неужели из-за формальных нарушений при составлении первичных бухгалтерских документов налогоплательщик должен лишаться права на включение в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, соответствующих затрат?

Очень серьезным аргументом в пользу налогоплательщиков являются положения пункта 7 ПБУ 1/98, утвержденного приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, который указывает на то, что при ведении бухгалтерского учета должен реализовываться принцип приоритета содержания документа над его формой. Именно данная точка зрения и является преобладающей в правоприменительной практике.

При рассмотрении дела № А56-21172/03 ФАС Северо-Западного округа весьма лояльно подошел к решению вопроса о ненадлежащем оформлении первичных бухгалтерских документов. В данном деле налогоплательщик включил в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, затраты на выполнение работ по капитальному ремонту. Налоговая инспекция посчитала неправомерным уменьшение налогооблагаемой прибыли, поскольку акт приемки выполненных работ был оформлен в произвольной форме, которая не соответствует унифицированной форме КС-2. В своем постановлении от 27.05.2004 суд указал на то, что несоответствие акта приемки работ установленной форме нельзя квалифицировать как отсутствие документального подтверждения понесенных затрат. Суд дал оценку документам, представленным в обоснование понесенных расходов (договором подряда, техническим заданием, протоколом согласования договорной цены, справкой о стоимости работ по форме КС-3, платежными документами об оплате работ), в их совокупности, и сделал вывод о правомерном их учете при определении налогооблагаемой прибыли.

При рассмотрении другого дела* ФАС Северо-Западного округа были признаны правомерными действия налогоплательщика, включившего в состав затрат расходы по оплате проезда работников в служебные командировки и обратно автобусом внегородского сообщения.

Примечание:

* Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.05.2003 по делу № А52/2874/2002/2.

Арбитражный суд указал, что альбомы унифицированных форм первичной учетной документации форму проездных билетов не устанавливают, представленные же налогоплательщиком проездные билеты содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные в статье 9 закона № 129-ФЗ. Таким образом, оснований для отказа в принятии билетов, не соответствующих определенной форме, в качестве доказательства произведенных расходов, при наличии в них всех необходимых реквизитов, нет.

Первичные учетные документы

Из ст. 313 НК РФ следует, что основанием для ведения налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) (смотрите также письмо Минфина России от 28.06.2013 N 03-03-06/1/24663).

Таким образом, полагаем, что основанием для признания в расходах затрат по договору транспортной экспедиции, в первую очередь, является первичный учетный документ, подтверждающий факт оказания данных услуг (дополнительно смотрите письмо Минфина России от 14.12.2011 N 03-03-06/1/824).

В настоящее время формы первичных учетных документов, необходимых для оформления тех или иных фактов хозяйственной жизни, определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), информация Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Исходя из изложенного можно сделать вывод о том, что факт оказания услуг по договору транспортной экспедиции может быть подтвержден любым документом, отвечающим требованиям ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, утвержденным для указанной цели, например, актом.

Ошибки в первичных документах

Зачастую организациями допускаются ошибки при заполнении первичных учетных документов. При формальном подходе это может послужить основанием для непринятия документов в качестве подтверждающих. Однако как указал ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 12.05.2005 по делу № А05-6965/04-10 ошибочное указание даты в накладной и счете-фактуре не может служить основанием для непринятия расходов налогоплательщика при установлении факта понесенных расходов, их производственной направленности, экономической обоснованности и документальном подтверждении.

Что год грядущий нам готовит?

Федеральным законом от 06.06.2005 № 58-ФЗ (комментарий к закону читайте здесь) в пункт 1 статьи 252 НК РФ внесены изменения.

В соответствии с данными изменениями с 1 января 2006 года под документально подтвержденными расходами будут пониматься затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Таким образом, очень хочется верить, что со следующего года у налогоплательщиков одной проблемой станет меньше. В качестве документов, подтверждающих произведенные затраты, должны будут приниматься не только первичные учетные документы, оформленные в соответствии с требованиями закона № 129-ФЗ, но и прочие документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. При этом следует обратить внимание на то, что список таких документов, приведенный в скобках в пункте 1 статьи 252 кодекса, является открытым.

Что же касается споров с налоговыми органами по расходам, произведенным до 1 января 2006 года, налогоплательщикам для доказательства своей правоты следует пользоваться нормами пункта 6 статьи 108 НК РФ и помимо первичных учетных документов предоставлять налоговым органам (а в случае необходимости и судебным органам) иные документы, прямо или косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: