Электронная бухгалтерия: определение и что к ней относится
Под электронной бухгалтерией
, как правило, подразумевают набор специализированных сервисов. Вместе с технологическими новшествами рука об руку идут и новые принципы работы – отказ от бумаги, согласование и подписание документов в цифровом виде, возможность удалённого ведения дел и бухгалтерия онлайн.
Как бы ни рекламировали бухгалтерию без бухгалтера, пока это невозможно. Хотя перечень доступных программ впечатляет – учётные системы, сервисы юридического значимого обмена с контрагентами и сервисы сдачи отчётности, банк-клиенты. Малый и средний бизнес предпочитает комплексные продукты для управления бухгалтерией и отдаёт предпочтение приложениям из серии «Бухгалтерия онлайн».
Электронная бухгалтерия в идеале должна быть синонимом эффективности:
- единая учётная система помогает в структурированном хранении и накоплении данных бухгалтерского и налогового учёта;
- система управления цифровыми процессами и документооборотом, внедрённая на уровне компании, обеспечивает быстрое регламентированное согласование регистров бухгалтерского учета и первичных документов;
- юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами через сервисы ЭДО исключает их утрату и задержку в ходе доставки;
- возможности для формирования отчётов со статистикой и быстрая выгрузка комплектов документов экономят время на подготовку к проверкам, в том числе ФНС;
- банк-клиент даёт возможность напрямую без промедлений отправлять платежные документы в банк и получать выписки.
Тренды 2021 – полностью электронная бухгалтерия и интеллект
Уверенное движение в сторону цифровизации поддерживается не только поставщиками решений и компаниями-заказчиками, но и государством. Развитие законодательства, утверждение форм и форматов электронных документов позволяют отказаться от бумаги. Так, важнейший тренд последних лет – безбумажная, то есть в полном смысле электронная бухгалтерия.
Счета-фактуры, УПД, авансовые отчёты, товарные накладные – ФНС утвердило форматы многих электронных документов. Прописаны рекомендации по работе с ними, а технологии доступны любой компании.
Цифровые помощники в бухгалтерии и интеллектуальная обработка документов – тренд, характерный для всего рынка ИТ
. Такие программы-помощники имеют в основе, как правило, интеллектуальные механизмы, которые берут на себя рутинные операции.
Например, уже сегодня интеллектуальные сервисы предлагают ряд полезных функций:
|
И наконец, третий тренд, который нельзя оставить без внимания, – долговременное юридически значимое хранение электронных документов
. Как и бумажные, цифровые подлинники нужно хранить на протяжении всего срока, установленного законодательством. Для этого существуют специализированные системы, которые поддерживают соблюдение архивных процедур, регулируют доступ пользователей к данным и, самое главное, обеспечивают применение ЭП формата CAdES-A и своевременную перештамповку с нанесением меток доверенного времени.
Учёт подписки на периодические издания в «1С:БГУ 8» (Часть 1)
Учет подписки на периодические издания в «БГУ8 1.0» для бюджетных и автономных учреждений
1. Принятие обязательства
1.1. Для формирования бухгалтерских записей по принятию обязательства используется документ «Принятое обязательство». Также «Принятое обязательство» можно ввести на основании созданного элемента справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств».
1.2. В документе «Принятое обязательство» необходимо выбрать операцию «Принятие обязательства» и указать «Договор» и «Лицевой счет».
1.3. После проведения документа «Принятое обязательство» по кнопке «Печать» можно распечатать «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833.
2. Принятие денежного обязательства на сумму договора
2.1. Принятие денежного обязательства на сумму договора оформляется документом «Принятое денежное обязательство» в разделе «Санкционирование» — «Поставленные на учет обязательства» — «Поставленные на учет обязательства» (обычная форма).
2.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть вид операции «Принятие денежного обязательства текущего года».
2.3. После проведения документа «Принятое денежное обязательство» по кнопке «Печать» можно распечатать «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833.
3. Перечисление предварительной оплаты за подписку на журнал
3.1. Для отражения перечисления предварительной оплаты за подписку на журнал в примере используется документ «Заявка на кассовый расход» в разделе «Казначейство/Банк».
3.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть «Операцию» – «Авансы поставщикам», «Получателя платежа», «Счет получателя», «Счет кредита» и «Заб.счет по кредиту».
3.3. Закладка «Документ-основание» автоматически заполняется значениями «Договора», указанного на закладке «Заявка», при необходимости они могут быть изменены.
3.4. Закладка «Контрагент» автоматически заполняется значениями из карточки контрагента, выбранного в шапке документа (реквизиты «Получатель платежа» и «Счет получателя»), при необходимости они могут быть изменены.
3.5. На закладке «Расшифровка» заполняются данные, приведенные в табличной части – «КФО», «Раздел лицевого счета», «КПС», «КЭК» и «Сумма». Они используются для автоматического заполнения реквизитов закладки «Бухгалтерские записи», формирования заявки на кассовый расход для передачи в казначейство в электронном виде, формирования проводок.
3.6. Закладка «Бухгалтерские записи» заполняется автоматически значениями, заданными в шапке документа, на закладках «Заявка» и «Расшифровка».
3.7. После получения выписки с лицевого счета на закладке «Исполнение» необходимо включить флаг «Оплачено» и указать дату выписки.
3.8. После сохранения документа «Заявка на кассовый расход» по кнопке «Печать» можно распечатать «Заявку на кассовый расход» (ф. 0531801) и «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833.
4. Принятие обязательств в сумме ежемесячного поступления журналов
4.1. Для отражения обязательств в сумме ежемесячного поступления журналов используется документ «Услуги сторонних организаций» в разделе «Расчеты» — «Учет услуг, работ».
4.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть «Операцию» – «Приобретение поставщика», «Контрагент» и «Договор», «Первичный документ», «.
4.3. На закладке «Денежные обязательства» и пр. флажок «Вводить денежные обязательства» включать не нужно, поскольку оснований для принятия обязательств нет.
4.4. Для операции «Приобретение у поставщика» (ХХХ — 302.ХХ) проверяется наличие предоплаты.
4.5. После проведения документа «Услуги сторонних организаций» по кнопке «Печать» можно распечатать «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833.
Учет подписки на периодические издания в «БГУ8 2.0» для бюджетных и автономных учреждений
1. Принятие обязательства и денежного обязательства
1.1. Для формирования бухгалтерских записей по принятию обязательств используется документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам».
1.2. В документе «Регистрация обязательств и сведений по договорам» необходимо заполнить реквизиты «Контрагент», «Договор», «Лицевой счет».
1.3. На закладке «Дополнительно» указываются «Тип сведений», «Условия договора» и «Срок действия обязательства».
1.4. На закладке «Бухгалтерская операция» указываются «Типовая операция»: «Регистрация обязательств», «Бюджетные данные без детализации КОСГУ», флажок «Принять денежные обязательства для безусловных обязательств текущего года».
1.5. После проведения документа «Регистрация обязательств и сведений по договорам» по кнопке «Печать» можно распечатать «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833.
2. Перечисление предварительной оплаты за подписку на журнал
2.1. Для отражения перечисления предварительной оплаты за подписку на журнал в примере используется документ «Заявка на кассовый расход» в разделе «Денежные средства» — «Расчетно-платежные документы».
2.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть «Лицевой счет», «Кор.счет» и «Получатель платежа».
2.3. На закладках «Документ-основание» и «Контрагент» все реквизиты заполняются автоматически и при необходимости могут быть изменены.
2.4. Закладка «Расшифровка платежа» содержит табличную часть, в которой указывается сумма кассовой выплаты по КБК и КЭК для формирования Раздела 5 «Расшифровка заявки на кассовый расход».
2.5. На закладке «Бухгалтерская операция»: «Типовая операция» — «Оплата поставщикам и другие платежи».
2.6. Документ «Заявка на кассовый расход» может при проведении сформировать записи только если изменить статус «В работе». Присвоение и изменение статуса документа вручную выполняется с помощью формы «Статус исполнения документа». В открывшемся окне следует включить флаг «Оплачено», указать дату выписки или выбрать из списка статус «Исполнен».
2.7. После сохранения документа «Заявка на кассовый расход» по кнопке «Печать» можно распечатать «Заявку на кассовый расход» (ф. 0531801) и «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833.
3. Принятие обязательств в сумме ежемесячного поступления журналов
3.1. Для отражения обязательств в сумме ежемесячного поступления журналов используется документ «Поступление услуг, работ» в разделе «Услуги, работы, производство» — «Затраты».
3.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть «Контрагента» и «Указываемую услугу».
3.3. На закладке «Дополнительно» указываются данные документа поставщика , «Номер» и «Дата».
3.4. На закладке «Бухгалтерская операция» указываются «Типовая операция» — «Накладные, общехозяйственные расходы и издержки обращения», «Бухгалтерский учет». Флажок «Принять денежное обязательство» включать не нужно, поскольку оснований для принятия обязательств нет.
3.5. После проведения документа «Поступление услуг, работ» по кнопке «Печать» можно распечатать «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833.
