Питание сотрудников проводки в бухгалтерском учете

Питание сотрудников: организация и налоговые последствия

Работодатели нередко, заботясь о своих сотрудниках, организуют питание на рабочем месте. А для некоторых бизнесменов это — обязанность по закону.
Для сотрудников питание от работодателя – важная часть мотивации. Это позволяет сэкономить не только деньги, но и время на приготовление обеда или же дорогу до дома или кафе. Но для бизнесмена питание сотрудников на рабочих местах может привести к дополнительным налоговым платежам.

Рассмотрим, как сделать обеды на рабочем месте не только удобными для сотрудников, но и выгодными для бизнеса в целом.

Типичные ошибки

Ошибка:

Бухгалтер не удерживает НДФЛ со стоимости питания, предоставляемого работника на предприятии бесплатно, за счет работодателя.

Комментарий:

Бесплатное питание является доходом сотрудника в натуральной форме, относящимся к оплате труда. А с заработной платы и прочих выплат, относящихся к оплате труда, удерживается НДФЛ.

Ошибка:

Компания, организующая питание сотрудников по принципу шведского стола, учитывает стоимость питания как часть оплаты труда работников.

Комментарий:

В том случае, если питание организовывается по системе шведского стола, невозможно определить, на какую сумму пообедал тот или иной сотрудник. Соответственно, нельзя учитывать стоимость питания как часть оплаты труда в натуральной форме.

Варианты организации питания сотрудников

Для двух категорий сотрудников согласно статье 222 ТК РФ работодатель обязан организовать бесплатное питание на рабочем месте.

1. Трудящиеся во вредных условиях – им положено выдавать молоко или другие продукты-заменители.
2. Трудящиеся в особо вредных условиях – работодатель обязан организовать им лечебно-профилактическое питание.

В этом случае затраты на питание сотрудников в пределах установленных норм уменьшают базу по налогу на прибыль или УСН «Доходы минус расходы» и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. НДС на стоимость такого питания начислять также не нужно.

Организация питания остальных категорий сотрудников остается на усмотрение руководства компании. Но многие специалисты по кадрам считают, что этот вариант мотивации очень эффективен. Поэтому работодателю, если у него есть возможность, стоит пойти на дополнительные затраты, которые окупятся лояльностью сотрудников.

Порядок предоставления питания для всех «обычных» сотрудников, которые не работают во вредных или опасных условиях, законом не установлен. Поэтому работодатели сами вправе выбирать наиболее удобный для них вариант:

1. Открыть собственную столовую.
2. Выдавать продукты.
3. Заказать доставку обедов или полноценное выездное обслуживание — кейтеринг.
4. Подготовить помещение для приема пищи.
5. Оплачивать сотрудникам расходы на питание.

Однако желание работодателя сделать более комфортным процесс работы для своих сотрудников нередко упирается в требования законодательства. С точки зрения контролирующих органов бизнесмен, предоставляя питание сотрудникам, увеличивает их доход. При этом возникает дополнительный объект для налогообложения. Поэтому нужно внимательно изучить каждый способ и выбрать наиболее подходящий.

Питание сотрудников проводки – компенсация стоимости питания сотрудникам

Зачастую предприятие не предоставляет бесплатные обеды персоналу, а просто компенсирует им стоимость питания. План счетов бухгалтерского учета предусматривает использование:

• счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на нем отражается осуществление выплат персоналу, не связанных с оплатой труда и компенсацией расходов подотчетных лиц (выплата компенсаций стоимости питания из средств, взятых в кассе, будет отражена по ДЕБЕТУ счета 73 в корреспонденции со счетом 50 «Касса»);
• сч. 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы» – для отражения внереализационных затрат.

Рассмотрим пример того, как бухгалтер отражает проводками расходы компании, связанные с выплатой сотрудникам компенсации стоимости обедов. Представим, что сотрудники ООО «Облака» ежемесячно получают компенсацию стоимости питания в сумме 1500 рублей:

Питание сотрудников в собственной столовой

Нет ничего лучше и вкуснее, чем только что приготовленная еда. Но для организации полноценной столовой нужно учесть множество моментов:

1. Помещение должно быть в нежилом фонде.
2. Столовая должна быть оборудована канализацией, вытяжкой и местом для сбора пищевых отходов.
3. Существуют специальные требования к отделке помещения.
4. Необходимо нанять квалифицированный персонал.
5. Организация собственной столовой значительно усложнит бухгалтерию.
6. Нужно учесть множество СанПинов и готовиться к регулярным проверкам, так как предприятия общественного питания строго контролируют.

Самый главный минус – открыть собственную столовую очень дорого. Поэтому такой вариант подходит, преимущественно, средним и крупным организациям.

Однако при правильном подходе предприятие сможет получать дополнительный доход, предоставляя возможность пользоваться услугами столовой не только сотрудникам, но и сторонним клиентам. В итоге общественное питание может даже стать отдельным видом бизнеса.

У собственной столовой есть и существенные плюсы:

1. Можно контролировать качество рациона питания сотрудников.
2. Снижается количество больничных листов по причине болезней ЖКТ.
3. Возможность дополнительного дохода для компании.

Если сотрудник сам платит за обеды, то никакого дополнительного облагаемого дохода у него не возникает. Затраты на само содержание столовой работодатель может учитывать для налогообложения на общих основаниях.

Если столовая соответствует параметрам для применения ЕНВД по площади зала (до 150 кв. м), то до конца 2021 года она может работать на «вмененке». Но для этого и сама организация должна иметь численность не более 100 человек. А на практике такие компании редко открывают собственные столовые.

Настройка программы для расчета натурального дохода (стоимости питания)

Шаг 1. Откройте раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты».

Шаг 2. Перейдите по гиперссылке «Настройка состава начислений и удержаний».

Шаг 3. На вкладке «Прочие начисления» установите галочку «Регистрируются натуральные доходы». Нажмите «Применить и закрыть».

В результате данной настройки в справочнике видов начислений станет доступным начисление «Натуральный доход» с видом назначения начисления — «Доход в натуральной форме».

Шаг 4. Перейдите «Настройка» — «Начисления».

Шаг 5. Откройте карточку начисления. Данное начисление вводится фиксированной суммой по отдельному документу.

Данный порядок расчета не совпадает с нашим условием. Поэтому создадим новое начисление.

Доставка обедов или выдача продуктов сотрудникам

Организация может заключить договор на выездное обслуживание или же доставку обедов.

Преимущества этого способа:

1. Не нужно самостоятельно закупать продукты или готовить обеды.
2. Возможность предварительного заказа с выбором меню.
3. Корпоративные скидки за объем и бесплатная доставка.
4. Гарантия качества от поставщика, который специализируется на организации питания.

Выдача продуктов — компромиссный вариант, когда работодатель не хочет тратить большие суммы на питание, но стремится обеспечить сотрудников всем необходимым для перерывов на чай.

Обязанность компании организовывать питание сотрудников тем или иным способом нужно обязательно отразить во внутренних нормативных документах: положении об оплате труда, коллективном договоре и т.п. В документах нужно подробно отразить, кому именно предоставляется питание и в какой форме.

В этом случае работодатель имеет право учесть затраты на питание сотрудников для налога на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494).

Для УСН «Доходы минус расходы» подход будет аналогичным, т.к. затраты на оплату труда и приравненные к ним учитываются при этом режиме аналогично налогу на прибыль (пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

НДС на стоимость выданных обедов или продуктов можно не начислять (письмо Минфина от 06.03.2015 N 03-07-11/12142). Но и взять к вычету входной налог в этом случае не получится. Суммы НДС, выставленные кейтеринговой компанией или поставщиком продуктов, можно включить в затраты для налога на прибыль.

Когда компания закупает готовые обеды или продукты в целях организации питания сотрудников, то возникает вопрос о налогообложении натуральных выплат. Ведь в общем случае эти затраты являются доходом сотрудников в натуральном выражении. Поэтому со стоимости бесплатного питания нужно удержать НДФЛ, а также начислить на них страховые взносы.

Однако указанные платежи являются «персонифицированными», т.е. при расчете должны быть привязаны к конкретному работнику – получателю дохода. Поэтому, если невозможно точно определить, кто именно из сотрудников получал бесплатное питание, то эти расходы можно не облагать НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

При покупке готовых обедов для невозможности идентификации доходов каждого сотрудника достаточно сделать общий заказ, который не будет подробно расписан. Если организация закупает продукты, то также нельзя выяснить – сколько и какому сотруднику досталось, например, сахара и чая. Поэтому в подобных ситуациях есть основание не начислять обязательные платежи – конкретизировать доход по каждому сотруднику просто невозможно.

Но нельзя дать полной гарантии того, что при такой схеме удастся обойтись без уплаты НДФЛ и взносов. Проверяющие могут начислить эти платежи расчетным путем, например — исходя из общих затрат и численности сотрудников, получающих питание (письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).

Кроме того, если работодатель не начисляет страховые взносы на стоимость питания сотрудников, то он, по мнению налоговиков, не может учесть эти затраты для налога на прибыль (письмо Минфина от 04.03.2008 № 03-03-06/1/133). Существует и противоположная позиция, но отстаивать ее, скорее всего, придется в суде (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

Питание сотрудников проводки – обеды по системе «шведский стол»

Когда питание персонала организовано в виде шведского стола, невозможно определить, сколько именно потребленной пищи приходится на каждого из подчиненных. В связи с этим, затраты, понесенные фирмой на приготовление обедов, облагаются единым социальным налогом и НДФЛ по нестандартной для данной ситуации схеме.

Как известно, ЕСН и налог на доходы физических лиц представляют собой адресные налоги (взносы), поскольку их расчет производится отдельно на основании величины заработка каждого из сотрудников компании. Готовый обед за счет организации является доходом работника в натуральной форме, с которого требуется уплатить налоги, как с заработной платы.

А при организации обедов по системе шведского стола, когда каждый накладывает в свою тарелку блюда в каком угодно количестве и ассортименте, невозможно с точностью определить, в каком именно размере каждым из подчиненных был получен этот доход (проще говоря, на какую сумму каждый из сотрудников пообедал). По этой причине сумму оплаты фирмой питания, предоставляемого работникам бесплатно, нельзя рассматривать в качестве доходов персонала.

Такое правило подтверждается судебной практикой, достаточно ознакомиться с п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 № 42. Аналогичный вывод можно сделать после прочтения текста Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ и глав 23–24 Налогового кодекса – в данных нормативных актах не содержится указаний относительно порядка установления дохода сотрудника в подобном случае.

Организация места для приема пищи

Есть вариант и для тех работодателей, которым по каким-либо причинам не подходят все предыдущие. Повысить лояльность сотрудников можно, организовав место для приема пищи. Для этого потребуется пустое помещение, бытовая техника и мебель. Техника может включать в себя холодильник, микроволновую печь, чайник, кофемашину. Некоторые работодатели идут еще дальше и предоставляют не просто кухню, где можно разогреть еду, но и полноценную зону отдыха – с креслами, настольными играми и прочим.

Во-первых, такая мера позволит сотрудникам не тратить время на поход в сторонние кафе и соблюсти технику безопасности на рабочих местах.

Во-вторых, организация места для питания требует лишь одномоментных вложений, так как компания только обустраивает место, не тратя в дальнейшем деньги на питание сотрудников. Следовательно – не возникнет и проблема с «зарплатными налогами», рассмотренная в предыдущем разделе.

Чтобы эти затраты можно было учесть для налогообложения – нужно отразить обязанность работодателя создать условия для приема пищи в локальных нормативных актах.

Настройка значения показателя стоимости питания для организации

Перед тем, как ввести наш показатель, выполним некоторую настройку, т.к. формы для ввода показателя в программе еще нет.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройки» «Шаблоны ввода исходных данных».

Шаг 2. В справочнике «Шаблоны ввода исходных данных» нажмите «Создать».

Шаг 3. Задайте наименование и представление. В разделе «Показатели зарплаты» установите переключатель в положение «Постоянно действующие» и выберите наш новый показатель «Стоимость питания».

Шаг 4. Сохраните шаблон по кнопке «Записать и закрыть».

Что это нам дало? Давайте посмотрим дальше…

Шаг 5. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Данные для расчета зарплаты».

Шаг 6. Нажмите «Создать». В меню появилась надпись — «Стоимость питания сотрудников» — т.е. это наш шаблон для ввода данных о стоимости питания.

Шаг 7. Установите дату и стоимость питания — 4500 руб.

Так мы установили значение показателя, и эти данные зафиксированы в журнале «Данные для расчета зарплаты». При изменении значения этого показателя также вносится документ с актуальными данными.

Выплаты сотрудникам

Самый простой способ, который не требует от работодателя специальных мер по организации питания сотрудников. Однако и самый «дорогой» с точки зрения налогообложения. Эти выплаты персонифицированы, поэтому в обязательном порядке облагаются всеми взносами и НДФЛ.

То есть, к сумме затрат на обеды нужно прибавить еще, как минимум, 30 % страховых взносов и удерживать 13% НДФЛ с выплат.

Чтобы учесть доплаты на питание сотрудников при расчете налога на прибыль и УСН их, как и другие виды подобных затрат, нужно отразить во внутренних кадровых документах.

Но этот вариант может быть удобен для многих сотрудников, т.к. они сами выбирают, как и где обедать.

Питание сотрудников проводки – компания покупает для работников обеды у сторонней фирмы

Важно!

Если предоставление обедов работникам фирмы оговорено коллективным или трудовым договором, их стоимость является частью зарплаты, выраженной в натуральной форме, то есть бухгалтерам следует отражать стоимость питания в том же порядке, в каком отражается начисления и выплата оклада.

Для целей отражения выплат, связанных с оплатой труда работников, применяется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (ведется отдельно по каждому работнику). Поскольку стоимость питания персонала с работников не взимается, она относится к разновидности оплаты труда, а значит, отражается также на счете 70. По ДЕБЕТУ сч. 70 должны быть отражены выданные суммы оплаты труда (пенсии работающим пенсионерам, заработная плата, премиальные выплаты, доплаты, надбавки, пособия), суммы налогов, различных удержаний и платежей по исполнительным документам. По КРЕДИТУ сч. 70 будут отражены выплаты по оплате труда в корреспонденции со счетами учета расходов на производство (затрат на реализацию).

Необходимо также обратить внимание на следующие моменты, касающиеся налогового и бухгалтерского учета в организации, предоставляющей питание своим сотрудникам:

1. Начисление ЕСН должно быть отражено по КРЕДИТУ сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в корреспонденции с ДЕБЕТОМ счетов учета производственных расходов. Сумма ЕСН признается затратами по обычным видам деятельности.
2. Если предоставление сотрудникам обедов не оговорено в трудовых и коллективном договорах, затраты компании на обеды работников признаются внереализационными расходами. Отражаются они по ДЕБЕТУ сч. 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы» в корреспонденции с КРЕДИТОМ сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
3. Оплата услуг компании, у которой приобретаются готовые обеды, согласно заключенному договору, будут отражены по ДЕБЕТУ сч. 60 и КРЕДИТУ сч. 51 «Расчетные счета».
4. Затраты на передачу товаров (работ, услуг) для собственных нужд, согласно пп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ, не могут быть приняты к вычету в целях исчисления налога на прибыль. Данные расходы облагаются НДС, который в обязательном порядке выделяется на сч. 19 для последующего зачета из сумм налога, перечисляемых в бюджет.
5. Постоянной разницей должны быть признаны затраты, которые формируют бухгалтерскую прибыль отчетного периода и не принимаются в расчет при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль нынешнего и последующих отчетных периодов. Постоянные разницы отчетного периоды должны отражаться на счетах обособленно. Они подлежат отражению в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница. В случае с предоставлением персоналу обедов это будет аналитический учет по счету 91 субсчет 91-2.
6. Появление постоянной разницы означает возникновение постоянного налогового обязательства (суммы налога, которая в отчетном периоде увеличивает размер налоговых платежей по налогу на прибыль). Рассчитать величину постоянного обязательства можно, умножив постоянную разницу, выявленную в отчетном периоде, на ставку налога на прибыль (согласно п. 1 ст. 284 НК РФ – 24%). Отражать постоянные налоговые обязательства следует по ДЕБЕТУ сч. 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с КРЕДИТОМ сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Вывод

Работодатель обязан организовать питание только определенным категориям сотрудников. Во всех остальных случаях – это его добровольное решение. Поэтому, если бизнесмен хочет повысить лояльность и мотивацию сотрудников, то он может выбрать удобный для себя способ.

При любом варианте добровольной организации бесплатного питания сотрудников эту обязанность работодателя нужно отразить во внутренних документах. В противном случае затраты нельзя будет учесть для уменьшения налоговой базы.

Для крупного бизнеса наилучший вариант – собственная столовая. При этом не только не возникает «лишних» налогов, но организация может и получить дополнительный доход.

Если работодатель предоставляет сотрудникам бесплатные обеды или продукты, то их, по мнению налоговиков, нужно облагать НДФЛ и взносами, даже при невозможности персонифицированного учета. Противоположная позиция, скорее всего, приведет к необходимости решать вопрос в суде.

Если просто прибавить доплату на питание сотрудников к зарплате, то налоги придется заплатить в любом случае. Зато при этом варианте не нужно оборудовать помещение, закупать и доставлять продукты и т.п.

В итоге выбор зависит от финансовых возможностей работодателя и его готовности к дополнительным сложностям как при самой организации питания сотрудников, так и в случае проверки.

Налогообложение компенсации

Компенсационные выплаты могут как облагаться налогами, так и не подлежать налогообложению и расчету взносов в фонды. Можно выделить несколько случаев, когда компенсация не облагается НДФЛ:

1. Если такая обязанность возникла у работника из-за того, что сотрудник трудится на работе с вредными условиями труда. В такой ситуации понесенные затраты не относятся к заработной плате, поэтому бухгалтерия организации имеет право включить данные расходы в обеспечение сотрудников, что позволит снизить ставку по налогам на получаемую организацией прибыль.
2. При выдаче компенсации в качестве суточных. В законодательстве оговариваются максимальные суммы выплат, которые не облагаются налогами, при превышении суммы — остаток облагается и НДФЛ, и взносами.

Внимание! Если организация предоставляет своим работникам питание по типу шведского стола, налоговые органы рассматривают это как выплату дохода. Если работодателю удастся доказать, что такой стол доступен не только его сотрудникам и не является обязательной частью трудовых правоотношений, то услуги могут быть признаны не облагаемыми налогами.

Статья 210 Налогового кодекса РФ «Налоговая база»

Читать так же: Главные ошибки бухгалтера

Статья 217 Налогового кодекса РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)»