Порядок проведения инвентаризации основных средств

Обязательная инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных, которые будут использованы при составлении годового отчета. Таким образом, важным является соблюдение сроков её проведения. Обязательная инвентаризация может проводиться организацией только в период с 01.10 по 31.12 того года, за который составляется отчет.

Обязательность проведения организацией инвентаризации имущественного капитала установлена законодательно. Об этом прямо говорится в части 1 и статьи 11 федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В этой же статье определено, что порядок, сроки и предмет проведения инвентаризационных мероприятий в отношении основных средств, за исключением обязательной инвентаризации, устанавливаются организацией самостоятельно.

Такие инвентаризации проводятся по различным возникающим обстоятельствам, требующим определения реального состояния имущества, в том числе:

• Выкуп, продажа или передача основных средств в аренду;
• Юридическое преобразование или ликвидация организации;
• Передача-приемка дел при смене лиц, на которые возложена материальная ответственность;
• Поступление сигнала о факте хищения или порчи основных средств, или иных злоупотреблений;
• Различные ситуации форс-мажорного характера или аварии.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация — одна из процедур контроля над сохранностью имущества компании. Суть ее в сопоставлении фактического наличия ценностей (денег, оборудования, зданий, а также обязательств) с данными бухучета.
Порядок проведения инвентаризации основных средств регламентируется следующими законодательными актами:

• методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13.06.1995 № 49);
• положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Проводить инвентаризацию компания должна не только по собственному имуществу, но и по взятому на хранение или арендованному. Инвентаризация проводится по месту нахождения имущества и в присутствии материально ответственного лица либо руководителя коллектива, если речь идет о коллективной матответственности.

Цель проведения инвентаризации ОС

Цель инвентаризации основных средств — это обеспечение достоверности данных бухотчетности.

То есть в результате данного мероприятия:

• выявляется фактическое наличие активов и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению;
• сопоставляются результаты фактического наличия объектов с данными бухучета;
• проводится контроль за полнотой отражения обязательств в учете.

Таким образом, в результате данного вида контроля проверяются и документально подтверждаются наличие активов, их состояние и оценка.

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

• передача имущества в аренду;
• реорганизация;
• ликвидация;
• продажа имущества;
• смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
• установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• перед составлением бухотчетности за год;
• чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Как проводится инвентаризация основных средств: основные этапы и необходимые документы по учету

Порядок инвентаризации основных средств устанавливает руководитель компании в соответствии с действующим законодательством.

Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации:

1. В организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, состав которой руководитель компании утверждает в приказе о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

Образец приказа по форме ИНВ-22 вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к примеру этого документа.

В инвентаризационную комиссию следует включить бухгалтеров, специалистов по ОС, руководство компании. Недопустимо отсутствие хотя бы одного члена комиссии — только при стопроцентной явке всех участников инвентаризации процедура считается состоявшейся. Помимо состава комиссии, в ИНВ-22 регистрируются сроки проведения инвентаризации, причины и объекты проверки.

ВНИМАНИЕ! Ограничений по максимальному и минимальному числу членов комиссии действующим законодательством не предусмотрено. Но если хотя бы один член комиссии не присутствует во время проведения инвентаризация, то все результаты проверки будут признаны недействительными.

Все проводимые компанией инвентаризации должны быть зафиксированы в журнале по форме ИНВ-23.

Перед началом инвентаризации члены комиссии получают актуальные документы по ОС компании. На них делается пометка «до инвентаризации на ____ (дата)». Материально ответственные лица письменно подтверждают, что к началу процедуры все документы на ОС были переданы комиссии.

Помимо бухгалтерских документов по ОС, комиссия проверяет:

• сведения, которые подтверждают права собственности компании на здания;
• техпаспорта и иную техдокументацию;
• регистры аналитического учета;
• наличие документов на объекты природных ресурсов, принадлежащие компании.

2. Комиссия в ходе инвентаризации осматривает ОС и фиксирует в описи по форме ИНВ-1 название ОС, назначение, инвентарные номера и основные показатели объекта.

Для ТС и оборудования в описи должен быть указан заводской номер в соответствии с техпаспортом изготовителя, год выпуска, назначение, мощность.

Однотипные ОС, которые поступили в организацию одновременно и учитываются на инвентарной карточке группового учета, в описи указываются по наименованиям с указанием количества.

Образец описи по форме ИНВ-1 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

ОС, которые на момент инвентаризации отсутствуют в компании (кроме переданных в аренду), например, судно или железнодорожный состав отправлены в рейс, проверяются до момента их временного отсутствия.

3. Выявляются расхождения между фактическими и учетными данными. Расхождения между данными бухучета и фактическим состоянием ОС, зафиксированные в ИНВ-1, отражаются в сличительной ведомости по форме ИНВ-18.

Ведомость составляется в 2 экземплярах: один для бухгалтерии, второй — для материально ответственных лиц, при этом комиссия запрашивает у них письменные объяснения причин расхождений.

Образец сличительной ведомости по форме ИНВ-18 можно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Недостача основных средств при инвентаризации в 1С 8.3

Во время инвентаризации может быть установлена недостача объекта ОС. В этом случае в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 необходимо ввести операцию по списанию основного средства.

Шаг 1. Формирование документа Списание ОС

Документ Списание ОС в 1С 8.3 создается по кнопке Создать на основании:

Заполняем документ Списание ОС:

• В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный в базе 1С 8.3;
• В поле От – число, месяц, год документа;
• В поле Организация – заполняется автоматом из документа Инвентаризация ОС;
• В поле Причина списания – указывается причина списания основного средства;
• В поле Местонахождение ОС – подразделение, где учитывалось основное средство;
• В поле Событие ОС – вносится событие «Списание»;
• В поле Счет списания – вносится счет для учета расходов по списанию основного средства;
• В поле Статья расходов – вносится статья для учета расходов по списанию ОС.

В таблице документа автоматом вносится инвентарный номер и наименование одного или нескольких основных средств для списания:

Шаг 2. Проведение документа Списание ОС

По кнопке Провести будет выполнено:

1. Доначислена амортизация за месяц списания ОС ( проводка Дт счета затрат – Кт 02.01);
2. Списана амортизация отсутствующего объекта (проводка Дт 02.01 – Кт 01.09);
3. Списана стоимость недостающего объекта (проводка Дт 01.09 – Кт 01.01);
4. Списана остаточная стоимость отсутствующего объекта (проводка ДТ 94 – Кт 01.09):

Если виновные лица не найдены, то в дальнейшем недостача основного средства в НУ относится к внереализационным расходам, а в БУ относится в Дт 91.02 «Прочие расходы».

Если виновные лица определены, то недостача относится в Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Эти операции оформляются в 1С 8.3 документом Операция, введенная вручную.

Более подробно особенности проведения операций по учету ОС в 1С 8.3 изучены на курсе по работе в 1С Бухгалтерия 8.3 ред. 3.0 в модуле Приобретение и движение ОС.

Подробнее о правилах проведения инвентаризации смотрите в нашем видео уроке:

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Если инвентаризационная комиссия выявила ошибки в характеристиках объектов, то члены комиссии включают в ИНВ-1 правильные сведения и техпоказатели.

Неучтенное ОС, выявленное в ходе инвентаризации, чиновники требуют приравнивать к внереализационному доходу (п. 20 ст. 250 НК РФ) и начислять по нему впоследствии амортизацию в соответствии с рыночной стоимостью и фактическим износом, зафиксированным инвентаризационной комиссией. Сведения о стоимости ОС должны быть подтверждены документами или путем экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99).

ВНИМАНИЕ! Амортизационную премию по обнаруженным в ходе инвентаризации неучтенным ОС применять нельзя.

Итоги инвентаризации фиксируются в ведомости по форме ИНВ-26.

РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: Инвентаризацию недвижимого имущества (земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов, прочно связанных с землей, воздушных, морских и речных судов), учтенного в составе основных средств, в целом проводят так же, как и инвентаризацию других основных средств, но с учетом некоторых особенностей. Каких именно, узнайте в К+, получив пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Оформление приказа на проведение инвентаризации ОС

До начала проведения инвентаризации генеральный директор издает приказ. В данном случае можно воспользоваться унифицированной формой ИНВ-22 либо разработать бланк самостоятельно. В документе нужно указать состав инвентаризационной комиссии, сроки осуществления инвентаризации, причину, по которой она производится, а также в какие сроки результаты указанной проверки должны быть сданы в бухгалтерию организации.

Процесс инвентаризации ОС может занимать несколько дней. В приказе указывается, как правило, временной интервал для ее проведения.

Проводки при инвентаризации ОС: пример

перед годовой отчетностью провела инвентаризацию основных средств. В результате сличения учетных и фактических данных выявили:

• недостачу станка гидравлического покупной стоимостью 42 тыс. руб. (28 тыс. руб. остаточная стоимость и 14 тыс. руб. амортизация);
• недостачу ноутбука (виновное лицо Самохина Л. Е.) стоимостью 52 тыс. руб. (36 тыс. руб. остаточная стоимость и 16 тыс. руб. амортизация);
• излишки насоса гидравлического рыночной стоимостью 45 тыс. руб.

В бухучете бухгалтер зафиксировал записи:

ВНИМАНИЕ! Удержать сумму ущерба, причинного недостачей, из зарплаты сотрудника можно в рамках лимита — не более 20% месячной зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Согласно п.36 Методических рекомендаций по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина от 13.10.2013 №91н, неучтенные объекты ОС, выявленные в ходе ревизии, учитываются на счетах учета ОС по рыночной стоимости. Поэтому принять на учет насос гидравлический следует проводкой:

• Дт 08 Кт 91 — оприходован насос гидравлический, обнаруженный в ходе инвентаризации;
• Дт 01 Кт 08 — насос гидравлический введен в эксплуатацию

Оприходование выявленных излишков

Так называемые «излишки», то есть основные средства, не числящиеся в регистрах бухгалтерского учета, но фактически имеющиеся в распоряжении предприятия, явление очень редкое. При выявлении излишков основных средств, их оценка производится по правилам, применяемым к переоцениваемым основным средствам, а износ определяется комиссионно по реальному состоянию.Такие сведения оформляются отдельными актами.

На основании актов, составленных во время проведения инвентаризации, в процессе которой выявлены излишки, совершаются бухгалтерские операции по постановке на учет. Бухгалтерские проводки, которыми выявленные неучтенные объекты принимаются к учету, выглядят следующим образом:

Важнейшей задачей при определении и описании выявленного неучтенного имущества является определение реальной даты его поступления. Это нужно для наиболее точного отражения сумм амортизации, начисление которой по объекту также придется восстановить. При этом следует учесть, что рассчитанную за все время эксплуатации до начала текущего года амортизацию относить на обычные статьи затрат нельзя. Отчетность, и бухгалтерская и налоговая, за тот период уже составлена и сдана.

Итоги

Инвентаризация ОС — обязательная процедура, которая позволяет компании контролировать собственное имущество. Еще одна причина, по которой фирма должна быть заинтересована в проведении проверок фактического наличия имущества — штрафы за ошибки в учете. Если налоговики сами в ходе проверки компании обнаружат неучтенное имущество, то это означает искажение статьи бухотчетности. Если оно составляет 10% и более, то минимальный размер штрафа — 5000 руб., а максимальный (за повторное нарушение) — уже 20 000 руб. Также возможна дисквалификация.

О том, какие штрафы ожидают компанию за ошибки в учете и как правильно их исправить, читайте в материале «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Источники:

• Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49
• Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Цели и задачи инвентаризационных мероприятий

Порядок проведения и документального оформления

Целью любой инвентаризации, вне зависимости от причин, по которым назначено её проведение, является установление соответствия фактического состояния и наличия основных средств данным, имеющимся в бухгалтерском учете на момент проведения инвентаризации (часть 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Проведение инвентаризации с целью выявления соответствия состоянию учета на даты, отличные от даты начала инвентаризации, не допускается. Для создания специальной постоянно действующей инвентаризационной комиссии издается приказ по организации. В составе инвентаризационной комиссии должно быть не меньше трех человек, в том числе представитель бухгалтерии, а так же специалисты технических служб.

Если организационная структура компании включает значительное количество подразделений (цехов, несамостоятельных филиалов, производственных подразделений и т. д.) руководителями подразделений могут быть назначены инвентаризационные комиссии подразделений.В этом случае «генеральная» инвентаризационная комиссия обобщает данные, выявленные и предоставленные комиссиями подразделений.

В задачи инвентаризационной комиссии не могут входить некоторые вопросы, вне зависимости от профессиональной компетенции ее членов. Это определение пригодности основного средства к дальнейшей эксплуатации, необходимость и возможность восстановления или ремонта объектов и оформление документации на списания основных средств.

Круг задач, которыми должны заниматься инвентаризационные комиссии, выглядит следующим образом:

• Подготовка к проведению инвентаризационных мероприятий. Проверка состояния и наличия учетных регистров и документации – инвентарных описей, инвентарных карточек или книг, техпаспортов на объекты учета, документов на основные средства в аренде. В случае отсутствия каких-то документов из вышеперечисленных, принятие мер к их составлению или получению.
• Собственно проведение инвентаризации. Осмотр основных средств, пообъектное внесение в инвентаризационные описи наименования, назначения, инвентарных номеров и основных показателей.

Проведения инвентаризации начинаются с того, что с материально-ответственного лица берется письменное подтверждение, что все документы, которыми оформлялись поступление и выбытие основных средств, переданы в бухгалтерию, принятые ОС оприходованы, а выбывшие списаны.

Для проведения инвентаризации необходимо обязательное присутствие материально-ответственного лица. Если инвентаризация состоялась в его отсутствие, могут быть признаны недействительными её результаты.

Ответственность за своевременность проведения, а также достоверность и полноту сведений, отраженных в инвентаризационной описи, возлагается на руководителя и главбуха.

Для документального оформления инвентаризации используются:

• форма № ИНВ 1 инвентаризационная опись. Служит для внесения всех основных данных об осмотренных объектах;
• форма № ИНВ 18 сличительная ведомость. Заполняется в случае выявления отклонений, то есть недостачи или излишков ОС в сравнении с регистрами бухучета;
• форма № ИНВ 10 акт инвентаризации ремонтов ОС. Необходим для отражения данных по основным средствам, по которым не закончено проведение ремонтных работ.

Документы комиссия составляет в двух экземплярах и подписывает совместно с материально ответственным лицом. Один экземпляр отдается бухгалтеру по ОС, а второй возвращается материально-ответственному лицу.

Материально-ответственное лицо имеет право визировать инвентаризационную опись, отказываться от подписания описи, либо внести в инвентарную опись свои пояснения, если у него возникли какие-либо разногласия с комиссией.