Перечисление командировочных расходов на зарплатную карту

Не вызывает сомнений, что сумма компенсации командировочных расходов должна учитываться в расходах, принимаемых в целях исчисления налога на прибыль. Об этом прямо говорится в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, который причисляет их к числу прочих расходов. Однако у налогоплательщиков возникают вопросы по поводу данной категории расходов в тех случаях, когда их оплата производится не наличными, а с использованием банковских карт. Комментируемое письмо является очередным разъяснением чиновников по данной ситуации.

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

• письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
• письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
• письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

• оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
• оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
• проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ бесплатно.

См. также «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника?

Чиновники изменили свое мнение и теперь не возражают против перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты работников (письмо Казначейства РФ от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500).
Как выдать аванс на командировку Для начала отметим, что возможность перечислять командировочные расходы на расчетные пластиковые карточки работников должна быть оговорена условиями договора, заключенного с банком.
Предпочтителен аванс из кассы

Несмотря на очевидные преимущества безналичных расчетов, кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. При этом банки ссылаются на удобное для них разъяснение Банка России, содержащееся в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. По их мнению, держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица. Среди операций, осуществляемых юридическими лицами с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, поименована оплата командировочных расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения, утвержденного Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Однако подобных операций для физических лиц данным документом не предусмотрено. Дополнительным доводом для отказа во включении в договор с банком положения о том, что на зарплатные карты могут быть перечислены командировочные суммы, служат нормы пунктов 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Из анализа этих положений банковские работники делают выводы, что под отчет работникам деньги выплачиваются наличными. Однако это далеко не бесспорно.

Аванс по безналу тоже возможен

Обращение банковских карт регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П. Так, согласно пункту 2.3 указанного документа, ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом. Основание – статья 168 Трудового кодекса РФ. Выходит, что учреждение вправе перечислить на зарплатную карту работника подотчетные суммы лишь в том случае, если такой порядок расчетов предусмотрен коллективным договором или иным локальным актом. Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что учреждение при направлении работника в командировку все же может выдать денежные средства в подотчет, перечисляя их на зарплатную карту работника. Работник в свою очередь может рассчитываться картой или наличностью (предварительно сняв деньги с кассы). Кроме того, Федеральное казначейство выпустило письмо, где оно наконец-то согласилось, что у чиновников их ведомства нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных на зарплатные карты работников. И это они подтвердили в письме от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500. Если руководствоваться указанным письмом, то следует помнить следующее. Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с этим расходов. Перечень таких расходов является открытым. Однако они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения № 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 и 24 Положения № 749).

Следовательно, коллективным договором (локальным нормативным актом) бюджетного учреждения должны быть определены не только нормы возмещения командировочных расходов, но и дополнительные затраты, связанные с оплатой командировочных расходов с банковской карты (комиссия банка). Это связано с тем, что если командированному работнику на его личный банковский карточный счет учреждением перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы, то при расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взимается банковская комиссия.

По потраченным суммам работник должен отчитаться

По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней: – Авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0504049) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу; – Отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей). Согласно пункту 3.1 Положения № 266-П, операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Порядок отражения ситуации в учете

Правила отражения в бухгалтерском учете операции по выдаче подотчетных сумм работнику с использованием зарплатной карты рассмотрим на примере.
Пример.
Работнику бюджетного учреждения (не перешло на субсидирование) перечислены на банковскую карту командировочные из расчета: – расходы на наем жилого помещения – 2200 руб.; – расходы на проезд к месту командировки и обратно – 3000 руб.; – суточные – 400 руб. После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет. Затраты, согласно утвержденному авансовому отчету, составили: – по найму жилого помещения – 2000 руб.; – по проезду к месту командировки и обратно – 3000 руб.; – суточные – 400 руб. Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения 200 руб. (400 – 200) внесен на счет учреждения самостоятельно работником через банкомат наличными.

>|Бюджетные учреждения, которые не изменили тип в рамках бюджетной реформы, ведут учет в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов по бюджетному учету (так же, как и казенные учреждения).|< Бухгалтер учреждения составил следующие проводки:

Статья напечатана в журнале «Учет в бюджетных учреждениях» №11, ноябрь 2011 г.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Отправная точка – Трудовой кодекс РФ

Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) регулирует не только вопросы оплаты труда, но и порядок возмещения работникам расходов в связи со служебными командировками. Статья 168 Трудового кодекса РФ гласит, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Кроме того, во исполнение данной статьи Трудового кодекса РФ постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, согласно пункту 11 которого работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Из вышеизложенного финансисты делают вывод, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм. Возврат неиспользованных подотчетных сумм Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается. Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации. Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:

• в кассу предприятия;
• безналичным переводом.

Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.

Что изменилось

У всех, кто платит физическим лицам, с 1 июня 2021 года появляются две новые обязанности при переводе и заполнении платежей.

Сумма взыскания в назначении платежа. Если ваш работник является должником, и вам как работодателю поступил исполнительный лист об удержании из его заработной платы, вы должны сделать об этом пометку в платёжке. В поле «Назначение платежа» укажите размер взысканной суммы в таком формате: символ «//», «ВЗС» (взысканная сумма), символ «//», сумма цифрами, символ «//».

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара. Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности. Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу. При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара.

Читаем шире

Читая письмо буквально, можно обратить внимание, что описывая ситуацию, финансисты говорят не об оплате картой командированного лица, а об оплате картой уполномоченного банком (читаем – налогоплательщиком работодателем командировавшим работника) лица. В данном случае можно предположить, что речь идет о том, что расходы по проезду и бронированию гостиницы осуществлены не работником отправляющимся в командировку, а иным специально уполномоченным для этого работодателем лицом (например, работник хозяйственного управления или отдела кадров). В этом случае квалификация самих расходов для целей налогообложения как командировочных никак не меняется. Меняется только лицо их фактически осуществившее (оплатившее). Такое уполномоченное лицо, оплатив предстоящие командировочные расходы другого работника организации, со своего личного карточного счета имеет полное право получить их возмещение от работодателя по самостоятельному авансовому отчету приложив к нему документы подтверждающие бронирование и оплату проезда и оригиналы всех документов, связанных с использованием своей банковской карты. Сам же командировочный работник получит от организации оригиналы (копии) уже оплаченных проездных и гостиничных документов. После возвращения он приложит их к своему авансовому отчету. Естественно он уже не сможет претендовать на их возмещения, так как они уже были оплачены ранее, но его авансовый отчет позволит работодателю на вполне законных основаниях учесть такие затраты в составе командировочных расходов.

Аудитор С.М. Рюмин

, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Как можно тратить поступления на личный счет?

Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.

Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.

Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.

Налоговый кодекс РФ – главное факт оплаты уполномоченным лицом

Как нами уже было отмечено, в целях налогообложения прибыли расходы на командировки работников организации, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, учитываются в составе прочих расходов. Однако эти расходы, как и все остальные, должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В частности, они должны быть экономически обоснованы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как документально подтвердить командировочные расходы в рассматриваемой нами ситуации Налоговый кодекс РФ прямо не говорит. Поэтому финансисты, рассматривая данный конкретный вопрос, исходят из общих принципов документальной подтвержденности расходов. В частности, они указывают, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д. Кроме того, из прилагаемых документов должно быть видно, что затраты на проезд, проживание и т.д. понес именно командированный работник. Это является одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации. Если такие затраты осуществлены командированным работником с использованием его личной банковской карты, то в этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

…документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.

В итоге Минфин России делает вполне закономерный вывод, что если оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица (читаем — командированного работника

) и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Поэтому финансисты не возражают против учета данных расходов в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Бухгалтерские проводки по авансовым отчетам

3:

, .

. ( N -1), 01.08.2001 N 55.

, , .

( 3).

3

.

“” (e.zarp.ru) ” ” (2014, N 5).

-, – , , , .

-, .

-, , .

..

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 26.10.20ХХ № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Как передать деньги — порядок перечисления

Ряд действий для возможности перечисления командировочных средств на зарплатную карту:

• Оформляются нормативные акты, регулирующие командировки и выплаты по ним.
• Каждый работник должен под подпись ознакомиться с актами.
• Перед отправкой в командировку работник пишет заявление с обозначением данных: согласие на перечисление средств на карту;
• согласие на контроль за состоянием счетом.

Приказ должен содержать обязательную информацию:

• наименование компании;
• Ф.И.О., должность и структурное подразделение командируемого сотрудника;
• период командировки;
• дата издания приказа;
• подпись руководителя;
• виза ознакомления с приказом самого сотрудника.

После издания приказа и ознакомления с ним сотрудника организация перечисяет положенные командировочные суммы.

Они должны выплачиваться до отъезда в командировку. Однако не всегда денег хватает, тогда платежным поручением переводится компенсация за излишне израсходованные средства.

На основании специального положения на карту сотруднику суточные, компенсация расходов за проезд и аренду жилья.

Важно! Обязательное условие — в поле назначение платежа платежного поручения должно содержать фразу – «командировочные нужды».

Назначение платежа в платежном поручении

Чтобы правильно заполнить платежное поручение по перечислению сумм на командировку, требуется придерживаться алгоритма действий:

• иметь реквизиты счета, на который будут переводиться средства, для контроля отправки денег на нужные реквизиты;
• назначение платежа обязательно прописывается как «подотчетные суммы на командировочные расходы»

Именно правильное отображение назначения платежа позволит обезопасить компанию от претензий при проведении проверок.

Формулировать назначение платежа можно по-разному. Главное, чтобы была фраза о подотчете.

Пример 1

«Перечисление средств под отчет на банковский счет сотрудника Кузина А.А. согласно приказу от 25.01.2019 №20. Без НДС»

Пример 2

«Компенсация перерасхода командировочных сумм сотруднику Петрову П. П. по авансовому отчету от 26.02.2019 г №45. Без НДС»

Пример заполнения

Ошибки и описки в документе недопустимы. Платежное поручение рекомендуется заполнять правильно. При допущении ошибок банк может отменить или просто не провести перевод.

Также неверно составленная платежка является основанием для наложения штрафной санкции налоговиками.

Важно! Правильное обозначение назначения платежа станет убедительным доказательством того, что перечисленные средства не относятся к доходу сотрудника.

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2021 г. по январь 2021 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Перечисление командировочных на «зарплатную» карточку работника

(Письмо Казначейства РФ от 26.07.2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500)

Законодательство не содержит запрета

на выдачу денег сотруднику на служебные расходы
в безналичной форме
.

В письме от 18.12.2006 г. № 36-3/2408 ЦБ РФ отметил, что Положение Банка России от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» не предусматривает

осуществление учреждениями банков
контроля за совершаемыми организациями безналичными расчетами
, в частности, операциями безналичного перечисления денежных средств организации на банковские счета своих сотрудников, открытые ими для совершения
операций с банковскими картами
.

Однако далее Центробанк сообщил, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления

средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Согласно пунктам 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 г. № 40, считает Центробанк, выдача организациями наличных денег под отчет

своим работникам для совершения указанных расходов
производится наличными
деньгами.

Редакция, ранее рассматривающая данный вопрос, отмечала, что ЦБ РФ несколько произвольно процитировал норму п. 10 Порядка ведения кассовых операций…

В п. 10 сказано (цитируем)

:
выдача наличных денег
под отчет производится из касс предприятий
(конец цитаты)
.

То есть в п. 10 подчеркнуто, что наличные деньги

под отчет следует выдавать
из касс предприятий
.

И нигде по тексту Порядка… не указано

, что деньги под отчет можно выдавать только наличными деньгами.

Суды

также не находят ничего противозаконного в перечислении подотчетных сумм на банковскую карточку работников.

Возможность перечисления денежных средств под отчет на банковскую карточку подотчетного лица должна быть установлена локальным нормативным актом предприятия, в частности, приказом руководителя предприятия

.

В постановлении от 11.02.2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа

посчитал обоснованным перечисление подотчетных сумм на банковскую карточку работника
при наличии следующих условий
:

– приказом директора организации

разрешено в связи с производственной необходимостью выдавать работникам предприятия денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет из кассы предприятия, с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица либо наличными денежными средствами;

– представлены платежные поручения

на перечисления денежных средств на счет работника, в которых отсутствует указание на перечисление этих средств в качестве заработной платы;

– наличие авансового отчета

;

– представлены товарные накладные на приобретение материалов и товаров, контрольно-кассовые чеки, квитанции к приходным ордерам, выданные продавцом.

Федеральное казначейство рассмотрело вопрос о перечислении командировочных расходов на банковские карты физических лиц — работников организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, и сообщило следующее.

Относительно перечисления командировочных расходов на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт), необходимо отметить, что согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ

порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников — физических лиц

, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт),
находится в области применения трудового законодательства и не относится к компетенции Банка России
, определенной Федеральным законом РФ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

В связи с этим Федеральное казначейство считает, что у органов Федерального казначейства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников

(физических лиц), открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт («зарплатных» карт).

Редакция полагает, что данные выводы распространяются также на коммерческие организации, счета которых открыты в коммерческих банках

.

Работнику, получившему деньги в безналичной форме для исполнения служебного задания, нужно оформить

авансовый отчет
по форме № АО-1
, а бухгалтеру следует отражать расчеты с таким работником с применением счета 71.

Ведь получив деньги для исполнения служебного задания, работник не может тратить их как ему угодно, он должен расходовать их только на цели, обозначенные организацией, и должен отчитаться

о том, на что он потратил деньги.

В Указаниях по применению формы «Авансовый отчет» сказано, что эта форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам

на административно-хозяйственные расходы.

При этом не уточнено, в какой именно форме работнику выдавались деньги.

Кроме того, ст. 272 НК РФ

предусмотрено, что некоторые расходы (
командировочные
, представительские) признаются на дату утверждения
авансовогоотчета
.

Таким образом, «подотчетнику»

, получившему деньги в безналичной форме, следует
составить авансовый отчет
.

Что касается счета 71

«Расчеты с подотчетными лицами», то он предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками
по суммам, выданным им под отчет
на административно-хозяйственные и прочие расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств

(а не только со счетом 50 «Касса»).

Как видим, Инструкция по применению Плана счетов… говорит о применении счета 71 при выдаче работникам сумм под отчет

, не уточняя при этом
форму
выдачи денег (наличная или безналичная).

Таким образом, расчеты с работниками, получившими деньги на выполнение служебного задания в безналичной форме, вполне корректно

отражать на счете 71.

При этом согласно п. 3.3 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт

, утвержденного ЦБ РФ 24.12.2004 г. № 266-П,
документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты
:

идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт; вид операции; дата совершения операции; сумма операции; валюта операции; сумма комиссии (если имеет место); код авторизации; реквизиты платежной карты.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

О нюансах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.