Бухгалтерские документы: хранение, передача в архив, уничтожение

Сколько хранить документы

Статья 23 НК РФ гласит, что хранить документы нужно в течение 4 лет, если иное не предусмотрено Кодексом. Это относится к тем бумагам, которые нужны для исчисления и уплаты налогов. Таким образом, 4 года — это самый меньший срок хранения документов, связанных с бухгалтерским и налоговым учетом.

Причем важно понимать, как рассчитывается этот срок. На первый взгляд кажется, что четырехлетний срок начинает течение с даты составления документа, но это не так. Минфин в своем письме от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 разъясняет, что срок хранения документа идет с момента окончания того налогового периода, в котором данный документ применялся для исчисления либо уплаты налогов. А если речь идет о документах по основным средствам, подлежащим амортизации, то срок хранения начинает свое течение после окончания амортизации. Такое пояснение содержится в письме Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Кроме того, о сроках хранения документов бухгалтерского учета говорится в законе 402-ФЗ, а именно в статье 29.

Какие сроки установлены этим законом для тех или иных документов, можно увидеть из таблицы.

Таблица. Минимальный срок хранения бухгалтерских документов

Разные сроки для одного документа

На практике часто бывает, что документ нужно хранить в течение разных сроков. Для примера возьмем первичные документы. С точки зрения статьи 23 НК РФ, их нужно хранить как минимум четыре года. Однако статья 29 закона 402-ФЗ требует, чтобы они хранились не менее 5 лет (см. таблицу выше). Понятно, что в таком случае нужно ориентироваться на более длительный срок. То есть хранить «первичку» нужно не менее 5 лет после окончания отчетного года.

Важно! Если возникают вопросы по хранению документа какого-то определенного типа, точный срок хранения можно посмотреть в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

ГЛАВБУХ-ИНФО

Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В законах об акционерных обществах и об ООО приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации: первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

ООО обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Акционерные общества хранят документы в течение времени, установленного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве.

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, систем «клиент–банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить в течение периода, установленного правилами архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока.

Особый порядок хранения установлен для документов, подтверждающих понесенный убыток для целей налогового учета (например, первичные документы, регистры налогового учета). Их храните в течение всего срока, в котором убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, храните еще в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Исключение составляют:

• книга покупок и книга продаж – начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4 и п. 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
• документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества, – отсчет срока начинайте с момента, когда начисление амортизации прекратилось (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов организация должна оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Счета-фактуры по мере их выставления и получения регистрируются в журнале учета в хронологическом порядке (п. 3 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Журналы учета хранятся в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них (п.13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Ситуация: можно ли хранить документы в электронном виде

Да, можно.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). В налоговом законодательстве также предусмотрена возможность ведения регистров налогового учета на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Налоговые декларации (расчеты) также могут быть представлены по установленным формам на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

Таким образом, хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, налоговые декларации (расчеты) можно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

Для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих ведомств необходимо делать копии электронных документов на бумаге (заверенные собственноручной подписью). Например, для контрагентов организации они послужат подтверждением понесенных расходов, а для налоговой инспекции – предметом налогового контроля (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях пунктов 1 и 7 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: где организация должна хранить бухгалтерские документы филиала – в подразделении или головном отделении организации

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

В акционерных обществах все бухгалтерские документы до передачи их в архив должны храниться как в головном отделении организации, так и в филиале (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Требования о том, что архив в акционерном обществе должен быть создан по местонахождению головного отделения организации, законодательство не содержит (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Значит, документы в любом случае могут храниться как в головном отделении организации, так и в филиале.

В ООО документы должны храниться по местонахождению руководителя организации либо в другом месте, известном участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Значит, документы филиала могут храниться как в самом филиале (т. к. о его существовании известно участникам общества), так и в головном отделении организации (п. 2 ст. 50, ст. 5 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Ситуация: должна ли организация-правопреемник хранить документы реорганизованной организации

Да, должна.

При реорганизации организации-правопреемнику переходит все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

В статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ сказано, что все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет.

Значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

Передача документов в архив

Чтобы создать условия для хранения бухгалтерских документов, организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов создайте архив как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариате) (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) храните в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель;
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденнойприказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет

Да, может.

Порядок передачи документов в архив организации определен в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Однако соблюдать данные требования коммерческая организация не обязана (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, тоже можно передать в архив организации. Такой порядок предусмотрите, например, в Положении об архиве.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы

Да, можно (п. 1.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Порядок сдачи в архив электронных документов рекомендован решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Электронные документы организации сдаются в архив только после того, как они перестают использоваться в оперативной работе. В организации создается экспертная комиссия, которая проводит отбор электронных документов на электронных носителях. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

• значимость, полнота (завершенность) документов;
• аутентичность (полнота и достоверность) документов;
• отсутствие дублирования информации в документах.

Об этом сказано в пункте 2.1.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Также все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Это следует из пункта 1.3.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Бухучет

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если работы по формированию дел выполняются по гражданско-правовому договору, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76 – начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70 – начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

Налогообложение указанных выплат осуществляется так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

Внимание: отсутствие (нарушение порядка и сроков хранения) бухгалтерских документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. За него предусмотрена налоговая ответственность.

Кроме того, за несоблюдение порядка и сроков хранения учетных документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

• если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
• если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);

если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).

Как хранить документы

Правила хранения законодательно не регламентируются — их компании и предприниматели должны разработать сами. Если речь о небольшом объеме документов, то обычно используется сейф в кабинете директора или в бухгалтерии.

Допустимо хранить документы и в электронной форме. Об этом сказано, например, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314. Такие документы в обязательном порядке следует заверить цифровой подписью.

Как быть, если количество документов превысило объем сейфа? Для хранения понадобится архивное помещение. Туда, как правило, складываются документы, которые нужно хранить постоянно либо более 10 лет, а также документы по кадрам. Бумаги, которые подлежат хранению более короткий срок, целесообразно все же держать в сейфе и своевременно уничтожать.

Архив должен быть оборудован согласно правилам, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее правила Росархива). Поэтому первая попавшаяся комната в офисе не подойдет. Итак, правильное архивное помещение:

• является изолированным;
• является безопасным в плане возникновения пожара, затопления;
• имеет запасной выход;
• не имеет трубопровода (газ, вода);
• не является сырым, неотапливаемый, ветхим либо по каким-то критериям не отвечающим санитарно-гигиеническим нормам;
• не предназначено для складирования пищевых продуктов, для служб общепита и так далее;
• имеет естественную или искусственную вентиляцию (если это кладовая без окон).

Если подходящего помещения нет, можно заключить договор со сторонней организацией, которая предоставляет услуги по хранению документов.

Войти на сайт

Начало начал — аккуратно подписанные папочки

Еще раз повторяю — моя рассылка для новичков, делающих ПЕРВЫЕ шаги в бухгалтерии. И

обучаю я так, как работаю сама, так, как я привыкла. Мне так удобно. Как показала

практика, мой метод ведения учета, делопроизводства, хранения документации

устраивает также и налоговых инспекторов — многочисленные проверки это доказали.

Итак — Вам для чего-то понадобилось знание бухгалтерии. Сразу предупреждаю — лучше

всего учиться на действующем предприятии.

Кроме того, хочу уточнить еще и то, что называю «бухгалтерией». И не только я. Наши

несчастные бухгалтера настолько загружены маразматическими правилами ведения

налогового и бухгалтерского учета, что сил хватает практически только на НАЛОГОВЫЙ

УЧЕТ. Потому что это то, что проверяется и за что наказывают.

Итак, приступим.

Собираете аккуратно все документы, что у вас накопились, и начинаете их

систематизировать. Без этого бухгалтерский учет невозможен. Каждый документ должен

знать свое место. Вам, кстати, тоже будет удобно — по этой системе Вы сразу же

найдете нужный документ. Ваши действия по порядку:

1. Создать папки для того, чтобы документы не валялись у Вас на столе и под столом

(чтобы не шатался), а организованно валялись в специально надписанных папках.

Я Вам сейчас дам названия папок, номера счетов по Плану счетов бухгалтерского учета

Украины и названия документов, которые должны в этих папках находиться. Папки

выбираете по своему вкусу — берите хоть скоросшиватель за 3 копейки, единственное

условие — на папке должно быть написано то, что я выше перечислила, и документы из

папки вываливаться не должны. Это несколько утомляет — ползать по полу и собирать

разноцветные листочки. Если берете скоросшиватель — то лучше поместите в него

прозрачные файлы. Каждый отдельный файл в скоросшивателе — отдельный месяц.

Еще хочу сказать по номерам счетов — даже если это Вам не интересно, при налоговых

проверках любой инспектор посмотрит на Ваши папочки одобрительно. Кроме того, Вы

потихоньку начнете заучивать номера счетов. Пригодится.

Названия папок (сверху пишете название предприятия, или Ф.И.О. частного

предпринимателя — это поможет Вам разобраться, если у Вас несколько фирм, а также

найти Ваши папки после проверки в налоговой):

Расчеты с покупателями Счет 361 счета, накладные на отпуск товара, акты приема работ, услуг ( в эту папку складываем то, что выдали покупателям — выдачу товара оформляем расходной накладной, оказание услуг — актом приема-передачи работ, услуг);

Расчеты с поставщиками Счет 631 счета, накладные на прием товара, акты передачи работ, услуг (в эту папку складываем то, что получили от поставщиков товаров, работ или услуг, на поставку товаров Вам обязаны выдать приходную накладную, на оказание работ, услуг — акт приема-передачи работ, услуг);

Расчеты с подотчетными лицами Счет 3721 авансовые отчеты, накладные, копии чеков, квитанции, акты выполненных работ, услуг,

(в эту папку складываем те документы, которые вам дали при покупке за наличный расчет — Вы либо отчитываетесь перед предприятием за выданные Вам деньги на хозяйственные расходы, либо становитесь кредитором предприятия)

Ведомости начисления зарплаты Счет 661 (в следующих выпусках я выложу зарплатную ведомость в формате Excell, отдельный выпуск будет весь о зарплате и начислениях на зарплату);

Налоговые накладные полученные НК (налоговый кредит) налоговые накладные, реестр налоговых накладных

Налоговыве накладные выданные НО (налоговые обязательства) налоговые накладные, реестр налоговых накладных

Расчетный счет Счет 311 банковские выписки, платежные поручения (собираете сюда все, что Вам выдали в банке в конце месяца, сюда же можете добавить журнал регистрации платежных поручений — с Вашей стороны);

Касса Счет 301 кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, ведомости на выплату зарплаты (ведению кассовой книги и оформлению кассовых ордеров я посвящу отдельный выпуск рассылки).

Переписка журнал регистрации писем, письма входящие, исходящие

Договора хозяйственные журнал регистрации договоров, договора поставки товаров, работ, услуг

Кадровые документы личные листки по учету кадров, трудовые книжки, договора о материальной ответственности, ксерокопии паспортов, дипломов и налоговых номеров (облегченный вариант ведения кадрового учета дам в следующих выпусках);

Копии учредительных документов (ксерокопии самых распространенных документов о регистрации предприятия —

ксерокопии паспортов, идентификационных номеров учредителей, директора, бухгалтера,

свидетельства о госрегистрации предприятия, справки из облстата, свидетельства о

регистрации плательщика НДС, свидетельство о регистрации как плательщика единого

налога, справка о регистрации в налоговой инспекции, уведомления о регистрации в

фондах (пенсионном, занятости, соцстрахе, травматизме).

Текущие документы сюда сваливаете все, что почему-то не смогли рассортировать, а вообще это папка для того, чтобы в течение месяца бросать в нее все, что попадает Вам в руки (я о документах текущего месяца).

2. Задание на дом — надписать папочки, рассортировать документы, если что-то неясно — написать мне.

3. Кстати — до 15.12.2010 г. Вам желательно уплатить коммунальный налог (3 грн. 40 коп. на одного человека по г.Днепропетровску),

до 20.12.2010 г. — уплатить взнос в Пенсионный Фонд (33,2%, 4% (на инвалидов) и 2% от начисленной зарплаты),

до 20.12.2010 г. — уплатить единый налог (если Вы частный предприниматель-единщикили предприятие-упрощенец (пока что),

до 20.12.2010 г. — сдать декларацию по НДС (если Вы плательщик НДС),

до 20.12.2010 г. — сдать отчет в Пенсионный Фонд (если Вы зарегистрировались в ноябре 2010 г.,

до 30.12.2010 г. — уплатить подоходный налог с начисленной зарплаты и, по желанию,

отчисления в другие фонды ( занятости, соцстраха, травматизма).

ОЧЕНЬ ЖЕЛАТЕЛЬНО

уплатить взносы за декабрь, т.к. с 01 января 2011 г. КабМин подготовил нам

очередную… то есть, сюрприз (нет, даже так — СЮРПРИЗ!) — единый социальный взнос! Ждем не дождемся, а пока девочки в фондах очень просят взносы за декабрь оплатить до 31.12.2010 г., чтобы не оставалось «хвостов» и задолженности.

А пока я с Вами прощаюсь. Мужайтесь.

Когда срок хранения подошел к концу

В соответствии с упомянутыми выше правилами Росархива, ежегодно нужно проводить экспертизу ценности документов. В результате выбираются те бумаги, хранить которые больше необходимости нет. Их следует уничтожить.

Экспертиза документов имеет еще одну цель — проверить списки подлежащих хранению документов и актуальность сроков. Проводится экспертиза работниками отдела кадров, ответственным за нее является руководитель организации. Проверяя документы на предмет истечения срока хранения, недопустимо просто просмотреть их титульные листы и заголовки — каждый из них нужно пролистать.

По итогам экспертизы оставляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма определена в приложении № 4 к правилам Росархива. Документы вносятся в акт под общим заголовком, с указанием их количестве в каждой группе. На акте ставит подпись руководитель компании.

Теперь все бумаги с истекшим сроком годности следует уничтожить. Как именно это сделать? Этот вопрос не регламентируется, поэтому компания может решать его самостоятельно. Документы можно измельчить, сдать на вторичную переработку, сжечь — подойдет любой способ. Как вариант, можно направить бумаги на утилизацию в специализированную организацию. Их передача сопровождается оформлением накладной, в которой нужно указать дату, количество документов и их вес. Следить за вывозом подлежащих уничтожению бумаг должен сотрудник, который отвечал за их сохранность.

Если компания закрывается

В соответствии с пунктом 10 статьи 23 закона 125-ФЗ об архивном деле, документы ликвидированной организации нужно сдать в государственный или муниципальный архив. Реорганизованная компания передает свои документы правопреемнику. Передать следует такие бумаги:

• относящиеся к личному составу организации;
• обладающие статусом относящихся к Архивному фонду РФ (устанавливается по итогам экспертизы ценности документов);
• с неистекшим сроком хранения.

Документы передаются на хранение в архив по договору. Бумаги ликвидированной компании передает ликвидационная комиссия. Если компания обанкротилась, то передать документы в архив должен конкурсный управляющий.

Перед сдачей документов на хранение их нужно сгруппировать по типам, срокам хранения и распределить в хронологическом порядке. Подготовленные документы нумеруются, прошиваются, собираются в пачки или раскладываются по коробкам, опечатываются и передаются в архив.