В помощь бухгалтеру: хранение бухгалтерской и налоговой отчетности

Чуть больше месяца осталось до сдачи годового бухгалтерского отчета и самое время поговорить о том, как хранить бухгалтерскую отчетность так, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и защитить себя от рисков нарушения законодательства.

Период сдачи годовой бухгалтерской отчетности – один из самых ответственных моментов в работе каждого сотрудника бухгалтерского департамента. Требуется не только сформировать отчетность, но и проконтролировать соблюдения требований законодательства, учесть все тонкости бухгалтерского и налогового учета.

Но недостаточно только правильно сдать годовой бухгалтерский отчет! Для того, чтобы ваша бухгалтерская документация отвечала всем нормативно-правовым актам действующего законодательства Российской Федерации, требуется также соблюсти нормы и требования, касающиеся сроков хранения документов налогового и бухгалтерского отчета.

Общая информация о рецептах на наркотические и психотропные вещества

Рецептурный бланк – это документ строгой отчетности, в котором врач фиксирует назначение лекарственного препарата пациенту, указывая его наименование, дозировку, продолжительность приема, и скрепляя его своей подписью и печатью медицинской организации. Основная цель рецепта – беспрепятственный отпуск ограниченного в обороте лекарства в аптеке (медицинской организации).

Оформление рецепта требуется для большого перечня лекарств. По общим правилам учет и хранение рецептурных бланков осуществляется на основании приказа Минздрава России от 14.01.2019 № 4н. Однако для лекарств, содержащих в своем составе наркотические и психотропные вещества, действует особый порядок оформления рецептов. Перечень таких препаратов утвержден постановлением Правительства РФ от 30.06.1998 № 681 (списки II, III).

Правовую основу оформления рецептов на психотропные и наркотические вещества составляет ст. 26 Федерального закона «О наркотических средствах и психотропных веществах» от 08.01.1998 № 3-ФЗ (далее – закон № 3-ФЗ). Здесь в частности указано, что такие рецепты должны выписываться строго на специальных бланках, утверждаемых федеральным органом исполнительной власти в сфере здравоохранения по согласованию с МВД (п. 2 ст. 26 закона № 3-ФЗ).

В настоящее время рецепты на препараты, содержащие наркотические и психотропные вещества, из списка II, кроме трансдермальных терапевтических систем и лекарств, содержащих наркотические средства в сочетании с антагонистом опиоидных рецепторов, оформляются на бланках формы № 107/у-НП. Данная форма утверждена приказом Минздрава России от 01.08.2012 № 54н (далее – приказ № 54н). Этот же документ устанавливает порядок их учета и хранения (приложение 4, далее – Порядок).

Следует обратить внимание на то, что на некоторые препараты, которые также содержат наркотические и психотропные вещества, рецепты выписываются по другой форме — № 148-1/у-88. К ним относятся (пп. 1, 3 п. 10 приказа Минздрава России от 14.01.2019 № 4н):

• вещества из списка II в виде трансдермальных терапевтических систем и лекарств, содержащих наркотические средства в сочетании с антагонистом опиоидных рецепторов;
• психотропные вещества из списка III;
• лекарства индивидуального изготовления, содержащие наркотические и психотропные вещества из списка II;
• комбинированные лекарственные препараты, содержащие кроме малых количеств наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, другие фармакологические активные вещества.

Для рецептов на такие лекарства приказом Минздрава России от 14.01.2019 № 4н также установлены некоторые правила их учета и хранения.

Учет рецептурных бланков. Журнал учета

Рецептурные бланки для выписки лекарств, содержащих наркотические и психотропные вещества, поступают в медицинскую организацию из Министерства здравоохранения РФ в строго ограниченном количестве по определенному алгоритму в соответствии с заявкой организации, подаваемой ежегодно до 01.10.

Учет бланков предполагает тщательное ведение журнала учета рецептурных бланков. К такому журналу предъявляются вполне определенные требования как по форме, так и по содержанию. В соответствии с п. 23 Приложения № 3 к Приказу Минздрава России от 14.01.2019 № 4н, учет рецептурных бланков № 148-1/у-88, изготавливаемых типографским способом, осуществляется в журналах учета, пронумерованных, прошнурованных и скрепленных подписью руководителя и печатью медицинской организации или подписью индивидуального предпринимателя, имеющего лицензию на медицинскую деятельность.

Журнал учета бланков 107/у-НП также должен быть прошнурован, каждый лист пронумерован, а на последней странице проставляется общее количество листов. Обязательно указание полного наименования медицинской организации. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью медицинской организации (п. 4 Порядка). Обязанность по учету и хранению этих рецептурных бланков возлагается на медицинскую организацию, получающую эти бланки от Министерства здравоохранения РФ (п. 2 Порядка). Непосредственно эту функцию выполняет ответственный работник, назначаемый приказом руководителя медицинской организации. Кроме приказа, необходимо оформить и доверенность на этого работника (п. 3 Порядка).

Что касается содержания журналов учета, то информация в них излагается по достаточно простому принципу: указывается порядковый номер записи, сведения о поступивших рецептурных бланках (приход) и сведения о потраченных рецептурных бланках (расход) (п. 5 Порядка, п. 25 приложения 3 к приказу № 4н).

При этом графа «Приход» должна содержать:

• реквизиты приходного документа, включая его дату;
• количество принятых бланков;
• серия и номер каждого бланка;
• количество бланков каждой серии;
• ФИО и подпись лица, принявшего бланки.

В графе «Расход» должны быть указаны:

• дата выдачи бланков;
• серии и номера выданных бланков;
• количество выданных бланков, в том числе предназначенных для оформления на дому (только для бланков 107/у-НП);
• ФИО и подпись лица, получившего бланки;
• количество рецептурных бланков, оформленных на дому (только для бланков 107/у-НП);
• ФИО и подпись лица, оформившего рецепты на дому (только для бланков 107/у-НП).

Кроме того, в журнале должна быть указана ФИО ответственного работника и стоять его подпись. Каждый раз после выдачи бланков необходимо фиксировать их остаток.

Следует обратить внимание на то, что возможность выписки рецептов 107/у-НП на наркотические и психотропные вещества на дому является новшеством. Это допускается с 09.02.2020 при оказании паллиативной медицинской помощи (приказ Минздрава России от 11.12.2019 № 1021н). В журнале учета рецептов в обязательном порядке делается отметка о выдаче бланка именно с целью оформления на дому, факт выписки также фиксируется. Дополнительно подтвердить факт оформления рецепта можно фото- и (или) видеоматериалами. Их следует приобщать к журналу.

Несмотря на довольно подробную регламентацию сведений, которые должны указываться ответственным работником в журнале учета, какой-то конкретной его формы приказы № 4н и № 54н не устанавливают. На это указывают и судьи при принятии решений о привлечении к административной ответственности медицинских организаций за нарушения правил учета и хранения рецептурных бланков (см. например, постановление Ингодинского районного суда г. Читы Забайкальского края № 5-79/2016 от 29.04.2016 по делу № 5-79/2016). Главное – чтобы в журнале были указаны все вышеперечисленные сведения.

Вместе с тем, следует иметь в виду, что законодательством субъекта РФ может быть и установлена подобная форма. Ее мы найдем, например, в приложении к Приказу Департамента здравоохранения г. Москвы от 11.12.2015 № 1077 «О порядке приобретения, перевозки, хранения…». Выглядит она так:

Читайте также:  Как работать на кассе: пошаговая инструкция по кассовой дисциплине

Контроль за тем, как ведется регистрация и учет рецептурных бланков, за соответствием записей в журнале фактическому количеству бланков ведет специальная комиссия, которая создается именно для этих целей медицинской организацией. Проверки должны осуществляться как минимум 1 раз в месяц (п. 9 Порядка).

Внешний надзор и контроль за соблюдением правил регистрации и учета рецептов осуществляет Росздравнадзор РФ (п. 10 Порядка).

Помощь при ведении бухгалтерского учета в гостиничном бизнесе

Это не единственный случай, который может привести в замешательство сотрудника бухгалтерии, по этой причине важно, чтобы специалист, занимающийся учетом в гостинице, был компетентен в данном вопросе.

Наша организация ведет бухгалтерский учет в различных направлениях деятельности и бухгалтерия гостиничного бизнеса не является исключением.

При ведении бухгалтерского учета в гостинице мы особое внимание уделяем таким вопросам, как:

• Оформление первичных документов;
• Сдача налоговой и бухгалтерской отчетности;
• Юридическое сопровождение при проверке налоговых служб.

Мы проконсультируем Вас в вопросе выбора системы налогообложения, ведь при наиболее удобном варианте Вы сможете сократить свои расходы, что позволит сделать дополнительные вложения в бизнес и привлечь новых клиентов!

Учет резервного запаса рецептурных бланков

Часть рецептурных бланков, выдаваемых Миздравом РФ, уходит в резерв и хранится там на случай непредвиденного окончания запаса медицинской организации.

Резервный запас бланков также подлежит тщательному учету и хранению. Эта функция осуществляется ФГБУ «Всероссийский центр медицины катастроф «Защита» Минздрава РФ (п. 2 Порядка). Учет и хранение происходит по тем же основным правилам, что и в медицинских организациях: назначается ответственное лицо, оформляется доверенность, ведется журнал.

Выдача рецептурных бланков из резервного запаса происходит на основании письма, подписанного директором Департамента лекарственного обеспечения и регулирования обращения медицинских изделий Минздрава. Этот же орган осуществляет контроль за деятельностью учреждения «ВЦМК «Защита» по регистрации, учету и хранению резервного запаса путем проведения плановых проверок 2 раза в год (п. 10.1 Порядка). Для выдачи резервных бланков требуется соответствующая заявка (п.12 Приложения № 3 к приказу № 54н).

В чем же принципиальная особенность ведения бухгалтерии в гостиничном бизнесе?

Прежде всего, хотелось бы сказать, что основным направлением сферы деятельности гостиничного комплекса является предоставление услуг. Услуги отразить в бухгалтерии достаточно сложно, потому как они не осязаемы, их невозможно накопить, и по этой причине учет осуществляется определенным способом.

К таким услугам можно отнести:

• Услуги по бронированию;
• Услуги платных стоянок;
• Медицинские осмотры.

Также бухгалтерский учет в гостинице осуществляется по следующим направлениям:

• Управление персоналом в гостиничном бизнесе;
• Учет общепита;
• Расходы на материально-техническое обслуживание.

Учет электронных рецептов

П. 1 ст. 26 закона № 3-ФЗ допускает выдачу рецептов на наркотические и психотропные вещества не только в привычном бумажном, но и в электронном виде. Это возможно только при одновременном соблюдении нескольких условий:

1. Законодательством субъекта РФ принято решение об использовании электронных рецептов наряду с бумажными (п. 4 ст. 6 закона «Об обращении лекарственных средств» от 12.04.2010 № 61-ФЗ).
2. Пациент или его законный представитель согласен на электронную форму рецепта (п. 3 ст. 78 закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
3. Электронный рецепт должен быть заверен усиленными квалифицированными электронными подписями лечащего врача и соответствующей медорганизации (абз. 3 п. 3 приказа Приказ Минздрава России от 14.01.2019 № 4н).

Медицинская организация, выписывающая электронные рецепты, должна состоять в федеральном реестре медорганизаций ЕГИСЗ и быть подключена к региональной информационной системе в сфере здравоохранения. Таким образом, фактически учет выдачи таких рецептурных бланков должен осуществляться в этой системе путем ведения единого реестра.

Между тем, подробная нормативная база по оформлению электронных рецептов на наркотические и психотропные вещества, а также по ведению реестра таких рецептов пока отсутствует.

На стыке технологий

В реальности законодательство Российской Федерации сейчас не позволяет в полном объеме использовать преимущества работы с документами только в электронном формате. Поэтому для того, чтобы, с одной стороны, работать в рамках правового поля, а, с другой стороны, получать все удобства от использования электронных документов – теперь большинство компаний работают одновременно с документами и в электронном, и в бумажном формате.
Но такая организация бизнес-процессов несет в себе риски возникновения сложностей при синхронизации бумажного и электронного делопроизводств. Если сотрудники вручную создают и обрабатывают документы бухгалтерской и налоговой отчетности – то увеличивается риск задержек и нарушений про подаче отчетности, может произойти срыв сроков подачи отчетности, что, в свою очередь, угрожает компании штрафными санкциями или даже уголовной ответственностью.

Аутсорсинг управления и хранения бухгалтерских документов позволяет оптимизировать систему учета документов, подготовка документов для отчетности проходит проще и исключает риски нарушения законодательства. Наличие связки «бумажный архив – электронный» позволяет в полной мере оценить преимущества и удобства от работы с документами в электронном формате, и при этом соблюдать законодательство в том, что касается требований по наличию и хранению бумажных документов.

Преимущества внеофисного аутсорсинг-хранения документов бухгалтерского департамента:

• Создается автоматизированная система учета документов, а значит исключен риск утраты информации.
• Привязка архива электронных документов через скан-копии – позволяет получать/настроить доступ к документам из любого устройства.
• Известно местонахождение каждого документа, а значит подготовка отчетов происходит максимально просто и надежно.
• Повышаете производительность бухгалтерского отдела, так как сотрудники освобождены от непрофильной нагрузки.

Хранение рецептурных бланков. Выдача бланков врачам

Ответственный работник, получив рецептурные бланки, обязан обеспечить кроме их учета, также и их сохранность. Хранить бланки 107/у-НП необходимо в безопасном месте — в сейфе или специальном шкафу, оцинкованном железом, обязательно под замком (п. 6 Порядка). Для бланков № 148-1/у-88 установлено аналогичное требование: металлический шкаф или ящик, запираемый на ключ (п. 30 приложения 3 к приказу № 4н).

После окончания рабочего дня сейф или шкаф с бланками 107/у-НП дополнительно должен быть опломбирован или опечатан печатью организации. В общей сложности хранимый в сейфе запас таких бланков не должен быть больше 6-месячного. Для бланков 148-1/у-88 таких требований не установлено.

В Методических рекомендациях по организации оборота наркотических и психотропных лекарственных препаратов для медицинского применения в медицинских и аптечных организациях (см. Письмо Минздрава России от 27.02.2018 № 25-4/10/1-1221) уточняется, что ключ от сейфа или шкафа с бланками должен находиться либо у ответственного работника, либо у руководителя медорганизации.

Бланки по мере необходимости выдаются ответственным работником на руки врачам, которые вправе назначать психотропные и наркотические вещества своим пациентам. При этом каждый врач единовременно не может получить более 20 бланков формы 107/у-НП (п. 8 Порядка). Получив рецепты, врач также обязан предпринять все зависящее от него, чтобы бланки находились в недоступном для посторонних лиц месте (сейфе, шкафу под замком).

Хранение рецептов в аптеках

После выписки лекарства врачом «жизнь» рецепта не заканчивается. Конечным пунктом его назначения является аптека (медорганизация), отпускающая нужный препарат. После продажи/бесплатной выдачи лекарства фармацевт обязан забрать рецепт у покупателя. Дальнейшая судьба уже использованного и фактически утратившего свой смысл рецепта регламентирована приказом Минздрава России от 11.07.2017 № 403н «Об утверждении правил отпуска лекарственных препаратов для медицинского применения…». В частности, сразу после отпуска лекарства фармацевт должен проставить печать аптеки на бланке и сделать о (п. 12 вышеуказанных правил). Рецепты на наркотические и психотропные препараты подлежат хранению у субъекта розничной торговли в течение 5 лет; на комбинированные препараты, в состав которых входят наркотики и психотропы, — в течение 3 лет (п. 14 вышеуказанных правил).

Что интересно, на аптечные организации также возложена своеобразная функция дополнительного контроля над медицинскими организациями, выписывающими рецепт. Она заключается в том, что в случае если фармацевту попадается неверно заполненный рецепт, то он обязан зафиксировать этот факт в специальном журнале с указанием ФИО врача, наименования медицинской организации, выявленных нарушений. Далее рецепт должен быть возвращен клиенту аптеки со штампом «рецепт недействителен», а аптека обязана проинформировать руководителя медорганизации о неправильно оформленном рецепте (п. 15 вышеуказанных правил).

Уничтожение рецептурных бланков

На практике врачи, выписывающие наркотические обезболивающие, нередко сталкиваются с ситуацией, когда пациент умирает, не успев воспользоваться выписанным рецептом. В таком случае рецепт должен быть возвращен родственниками умершего в больницу для его уничтожения. Между тем общий порядок такой процедуры в настоящее время не установлен ни одним нормативным актом.

Однако продолжает действовать Положение о списании и уничтожении наркотических средств и психотропных веществ и специальных рецептов, не использованных онкологическими больными (утверждено приказом Минздрава РФ от 12.11.1997 № 330). П. 1 этого положения устанавливает обязанность руководства медорганизаций осуществлять учет неиспользованных рецептов на наркотические и психотропные вещества, сданных родственниками больных. Рецепты подлежат уничтожению, о чем делается отметка в журнале учета рецептурных бланков. Обратите внимание, что с 01.01.2021 данное Положение утратит свое действие (постановление Правительства РФ от 13.06.2020 № 855).

Использованные рецепты по истечении срока их хранения в аптеках (медорганизациях), тоже подлежат уничтожению. Регламентация данной процедуры в законодательстве также отсутствует и упоминается только в уже упоминавшихся Методических рекомендациях Минздрава России (см. письмо Минздрава России от 27.02.2018 № 25-4/10/1-1221). Согласно п. 125 этих рекомендаций по истечении срока хранения рецепты на наркотические и психотропные лекарственные препараты подлежат уничтожению в присутствии комиссии с составлением акта. При уничтожении рецептов рекомендуется использовать форму акта, определенную приложением № 13 к рекомендациям.

Хранить нельзя выбрасывать

Общее правило по срокам хранения бухгалтерской отчетности определяет, что годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно или в любом случае не менее 10 лет. Основанием для этого является пункт 351 перечня «Типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения».
И тут очень важно не ошибиться. Эти 10 лет следует отсчитывать не с того дня, когда была составлена отчетность, а с 1 января года, следующего за годом составления отчетности. Таким образом, срок хранения отчетности, созданной в марте 2015 года – начинает отсчитываться с 1 января 2021 года. И, соответственно, истекает срок хранения таких документов – не раньше января 2026 года.

Важно: Бухгалтерская отчетность в бумажном виде должна храниться с пометкой о сдаче ее в налоговую инспекцию. Это делается для того, чтобы в случае расхождений иметь возможность своевременно и оперативно представить ее для проверки контролирующим органам.