Новые правила заполнения путевых листов в 2021 году

Изменения в путевых листах в 2021 году

Основное нововведение – появление требования представления более детальной информации о собственниках эксплуатируемых транспортных средств. Если в роли владельца выступает ИП, то ему надо дополнительно прописать в бланке ОГРИП, юридическим лицам надо указывать ОГРН. В шаблоне документа обновился состав обязательных реквизитов:

• путевой лист 2021 года должен начинаться с названия бланка, присвоенного ему порядкового номера (с учетом хронологии оформления) и даты выдачи;
• период актуальности заполненного и подписанного документа (максимальное значение срока ограничено одним месяцем);
• в информационном блоке, идентифицирующем собственника автомобиля, теперь дополнительно должен быть указан номер ОГРН (или ОГРИП);
• сведения о допущенном к управлению конкретным транспортным средством водителе и его водительском удостоверении;
• путевой лист должен отражать данные о регистрационном номере автомобиля, точной дате (вплоть до указания часов и минут) последнего предрейсового осмотра.

Без изменений остались требования по отражению в документах данных одометра до и после выездных работ, время начала и завершения рейса, проставление отметок о медосмотре. На завершающем этапе бланк подписывается ответственным работником. Новые путевые листы в 2021 году должны содержать подпись с расшифровкой ответственного за проведение техосмотра должностного лица. Юридической силой бланк наделяется через подписание его диспетчером, которому вменили в обязанность оформление этого типа документации, и руководителем предприятия. Печать перестала быть обязательным атрибутом.

Графа «Сведения о перевозке»

Видов перевозки, согласно закону № 259-ФЗ, которые разрешается уточнять в документе, предусматривается три:

• Постоянные поездки.
• Маршруты по заказам.
• Поездки с привлечением легкового такси.

Типов перевозок людей, грузов, поклажи, согласно тому же нормативному акту, может быть больше. К ним относятся:

• Перевозки в черте города.
• Следования между городами, поселками по маршруту, чье расстояние не превышает 50 км.
• Междугородные маршруты между городами, поселками на расстояние свыше 50 км.
• Международные перевозки с выездом за границу страны.

Фирмам, разрабатывающим индивидуальную форму документа, следует внести в путевой лист рекомендованную графу и заполнять его с уточнением двух типов перевозок.

Путевой лист: бланк и его заполнение

Для каждого эксплуатируемого транспортного средства составляется отдельный бланк путевого листа. Срок действия документа законодательно ограничен. Приказом Минтранса установлен диапазон от одного дня до одного месяца. При посменной работе на одном автомобиле нескольких водителей разрешено составлять несколько путевок (по количеству водителей) для этого транспортного средства.

Бланки различаются по типу эксплуатируемых автомобилей:

• путевой лист грузового автомобиля;
• для легковых машин;
• трамваев;
• спецтранспорта;
• автобусов;
• легковых видов такси.

Данные о показаниях одометра вносятся в документ не самим водителем, а уполномоченным руководителем предприятия должностным лицом. Подписи ответственных лиц проставляются с обязательными расшифровками фамилий и указанием инициалов. Вместо собственноручных подписей для заверения сведений в документе можно использовать штампы. ИП наделен полномочиями самостоятельного удостоверения показателей одометра только в том случае, если он выполняет обязанности водителя.

При составлении для одного автомобиля сразу нескольких путевых листов показатель одометра вносится так:

• при выезде с места стоянки данные заносятся в путевой лист легкового автомобиля (или другого транспортного средства), выданного водителю, который осуществил первым рейсовый выезд;
• при окончании поездок и возврате автомобиля на место его постоянной стоянки данные с одометра вписываются в бланк водителя, который осуществил заезд последним.

Все составляемые путевые листы с декабря (2018 год полностью попадает под действие обновленных норм, в 2021 году изменения затронули только часть декабря) должны быть в единственном экземпляре. Выдача заполненных бланков осуществляется под роспись ответственному водителю. Возврат документа реализуется при его закрытии.

Бухгалтерия признает путевку действительной, если в ней присутствует отчет о проверке технического состояния автомобиля перед выездом. Осмотр может производиться только аттестованным в транспортной инспекции лицом. Пометки в путевые листы (бланк скачать можно ниже) должны содержать информацию:

• исправно ли транспортное средство и его технические узлы;
• разрешен выезд после осмотра или нет;
• подпись механика, ответственного за проверку;
• расшифровка ФИО проверяющего лица;
• время и точная дата проведения осмотра.

Норма актуальна, если составляется путевой лист грузового автомобиля или легкового транспортного средства, пассажирских машин. Действие записей механика и медицинского сотрудника прекращается после истечения срока, на который выписывалась путевка. При отсутствии механика в штате предприятия необходимо заключить договор на регулярные осмотры со специализированным техническим центром.

Форма путевого листа легкового автомобиля и другого типа транспортного средства может быть оформлена на 1 рейсовую поездку, на 1 день или сразу на месяц. Продление срока действия подписанного бланка не допускается. Все выдаваемые путевки должны быть зарегистрированы в специальном журнале (допускается его ведение в электронном формате).

Специфические особенности

Как и в предыдущие годы, форма путевого листа публикуется Минтрансом в качестве рекомендованной, но не обязательной к применению. Изменения в порядок заполнения путевых листов Минтранс внес приказом от 18.01.17 № 17. Теперь в них должны быть отражены сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Этого требуют правила безопасности (пункт 29 приказа Минтранса России от 15.01.2014 № 7).

Данное изменение является ключевым в 2021 году. Понятное дело, что раньше всем компаниям, которые оказывают транспортные услуги, было предписано проверять техническое состояние транспортного средства непосредственно до того, как оно будет отправлено в рейс. Разница между предыдущими и текущими требованиями сводится к тому, что в 2021 году необходимо отражать сведения об исправности легкового или грузового автомобиля в путевом листе два раза.Во многом это объясняется статистикой по количеству ДТП за 2021 год, согласно которой причиной аварий становилась неисправность транспортного средства.

Здесь не лишним будет сказать и о том, что к большому числу ДТП приводит неудовлетворительное физическое состояние самих водителей. По независимым данным, около 16% всех трагедий на дорогах произошли из-за того, что водитель уснул за рулем или находился в состоянии алкогольного опьянения.

(так выглядит лицевая сторона бланка путевого листа, уже непригодная к применению)

Минтранс провел работу над ошибками и со своей стороны предписал компаниям более тщательно следить за состоянием автомобилей и водителей, сделав ход в сторону более тщательного предрейсового осмотра всего, что только можно. Давайте посмотрим на форму документа, которую следует использовать уже сейчас:

Обращаем ваше внимание на правую часть бланка, где сказано о предрейсовом контроле. Если говорить о юридической стороне вопроса, то раньше механик имел право (теоретически) поставить отметку об исправности транспортного средства как до отправки автомобиля в рейс, так и после него. Теперь же бланк подразумевает указание отметок до рейса и после него в обязательном порядке.

Более того, механик не должен оставаться «безликим». Минтранс требует того, чтобы четко и ясно были прописаны инициалы специалиста, который дает разрешение на использование машины. По неофициальной статистике около трети всех «легковушек» и грузовиков в нашей стране отправлялось в дорогу, не имея на то прав ввиду несоответствия должным требованиям безопасности.

Мы поговорили с нашим клиентом по с целью узнать, насколько требовательно руководство их компании относится именно к предрейсовому осмотру ТС:

«Сейчас мы стали следить за машинами более внимательно. Когда в конце октября 2021 года наступили первые заморозки, на дорогах образовался гололед. У нас предусмотрена развозка персонала от метро и до офиса. Наверное, нас спас Бог, когда мы чуть не врезались в светофор. Дело в том, что наш водитель вместе с механиком договорились отложить замену тормозных колодок на более поздний срок.

В итоге, тормоза сработали неправильно и нашу машину «повело» юзом. Было очень много разбирательств на этот счет. Остановились на том, что механику и водителю сделали выговоры. Хорошо, что с того момента больше происшествий у нас не было».

Уверены, что подобные происшествия происходят у нас в стране очень часто. Возможно, нам всем нужно радоваться тому, что за решение данной проблемы взялись на государственном уровне.

Бухгалтеру или логисту теперь не обязательно скачивать бланк, заполнять его в «Ворде», распечатывать и отдавать на подпись должностным лицам. В облачной 1С уже сейчас можно найти требуемую форму документа и без труда заполнить необходимые строки.

Следует отметить, что согласно авторитетным правовым источникам, бланк путевого листа, рекомендованный Минтрансом, обязателен к применению в автотранспортных компаниях. В тех же организациях, в которых не предусмотрен этот вид деятельности, допустимо применение форм на свое усмотрение, но с учетом основных требований:

1. Как мы и сказали, должны быть указаны сведения о предрейсовом осмотре;
2. Эта форма должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным документами, что следует из ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ;
3. Если форма отлична от той, что рекомендовал Минтранс, то ее следует отразить в учетной политике предприятия;
4. В ней должны содержаться реквизиты (срок действия путевого листа, информация о водителе или водителях, если автомобилем управляют поочередно несколько людей, сведения о заправляемом горючем, маршруте следования и т.д.);
5. Организация имеет права не ставить на документе печать. Теперь это не обязанность, а право юридического лица.

Однако мы не видим острой необходимости в том, чтобы самостоятельно разрабатывать бланк, с учетом того, что более подробная и гарантированно «безопасная» форма уже существует.

Нюансы, которые нужно учитывать при оформлении документов

Для обоснования предприятием затрат, связанных с передвижением автотранспорта, путевки должны быть составлены согласно требованиям Приказа Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020. Бланки, заводящиеся для автомобильных рейсов, должны заполняться с учетом:

• Строго регламентированных граф: номера, наименования, срока действия документа, информации о собственнике ТС, включая реквизит «Сведения перевозки».
• Включения в документ только одного шофера. Если машиной во время маршрута управляют несколько должностных лиц, для каждого из них нужно составить путевой лист.
• Хронологически правильного порядка номеров путевок.
• Отображения каждого документа в бумажном или компьютерном журнале.

Как и прежде, нормативный документ разрешает предприятиям разрабатывать персональную форму путевок и вести учет с ее помощью либо применять типовой бланк с включением граф, обязательных в текущем году.

Путевка без отметки врача

Документ, заполненный по установленным правилам, но без отметки и штампа о пройденном медосмотре, признается действительным. Налоговики при поведении выездной или камеральной проверки признают произведенные транспортные расходы по такой путевке. А вот сотрудники ГИБДД оштрафуют (комментарий в ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

• водителя — на 3000 рублей;
• руководителя или начальника транспортного отдела — на 5000 рублей;
• юридическое лицо — на 30 000 рублей.

Если бюджетная организация использует фальшивый штамп для подтверждения медэкспертизы водителя или незаконно нарушает установленный порядок, статьей 11.32 КоАП предусмотрены штрафы:

• на водителя — от 1000 до 1500 рублей;
• на руководителя или ответственное лицо, допустившее использование фальшивого штампа, — от 2000 до 3000 рублей;
• на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Сроки хранения и ответственность

Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ.

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Итак, обязательные предрейсовые медосмотры проводятся в отношении всех водителей ТС, а обязательные послерейсовые медосмотры — только водителей, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов.

Выявляют подобные нарушения, протоколируют их и рассматривают представители органов внутренних дел (полиции), в том числе ГИБДД (п. 5 ч. 2 и ч. 1 ст. 23.3 КоАП ).

Законодательство об административных правонарушениях предусматривает ответственность за нарушение правил о грузоперевозках. В этом смысле ИП рассматривается наравне с юридическими лицами. Размер штрафа для предпринимателя составит 30 тыс. руб. Он назначается, если водители ИП не проходят медицинский осмотр до или после соответствующего рейса.

Что касается наличия механика, то его можно заменить профессиональным оборудованием. Если в путевых листах указаны показания предрейсовой диагностики, заверенные аттестованным лицом, то это не считается нарушением. Как правило, к ответственности ИП или водителей привлекает Госавтоинспекция.

Перечень сотрудников, которые могут привлечь к ответственности за такие нарушения:

• начальника соответствующего подразделения Госавтоинспекции;
• заместители начальника;
• командиры взводов или отряда ППС;
• заместители командиров.

Назначенные иными лицами штрафы не имеют законной силы. Если ИП осуществляет перевозки вообще без путевых листов, его могут привлечь к ответственности за незаконные грузоперевозки. За такое нарушение штрафы гораздо больше.

Привлекаться к ответственности за нарушения правил грузоперевозок ИП могут в течение года с момента оформления путевого листа. Если при проведении проверки надзорным органом, обнаружиться нарушение порядка оформления документа в течение последнего года, то к нему будут применены соответствующие меры.

Графа «Данные о транспортном средстве»

Реквизит предполагает указание не только модели, как было ранее, но и марки автомобиля, а также марки прицепа/полуприцепа, если они эксплуатируются. В этой же графе уточняются показания счетчика при отправлении автомобиля с парковки и возвращении его на стоянку к завершению смены. Данные записываются ответственным лицом, назначенным приказом, проставляющим рядом свою подпись и инициалы. Если ИП является водителем транспортного средства, ответственное лицо может не назначаться.

Прежняя редакция закона вносить сведения, опирающиеся на маршрут до парковочного места, не требовала.

Путевой лист автотранспорта

Это документ для первичного бухгалтерского учета, который подтверждает:

• факт передвижения автомобиля;
• расходы на содержание ТС и горючего;
• факт исправности автомобиля;
• право собственности организации или ИП на авто;
• право водителя управлять данным транспортным средством.

Бюджетная организация может самостоятельно разработать бланк, основываясь на специфике деятельности. Либо применять унифицированные формы по видам ТС, утвержденные постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Вести учет путевок следует в специальном журнале регистрации (по форме 8 или разработать самостоятельно). Хранить первичку и журналы учета нужно не менее 5 лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Отметки о техническом контроле и медосмотре

Согласно новым указаниями, ответственность за исправность автотранспорта несет контролер состояния ТС – должностное лицо, назначенное приказом руководителя. По завершении ежедневной проверки он ставит надпись в документе: «Выпуск на линию разрешен».

После осмотра шоферов медперсоналом отметки проставляются в таких видах: «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Об особенностях учета медицинского обследования на предприятии читайте в нашей статье: “Для кого обязательны медосмотры? Учет и возмещение расходов”.

Сведения о марке ТС и показания одометра

Кроме того, новый обязательный реквизит появится в составе сведений о транспортном средстве. Здесь нужно будет дополнительно указать марку транспортного средства, а если ТС используется с прицепом — то и марку прицепа.

Помимо этого, уточняется, что сведения о транспортном средстве включают в себя показания одометра как при выезде ТС с парковки, предназначенной для стоянки по возвращении из рейса и окончании смены водителя, так и при заезде транспорта на парковку по окончании смены (рабочего дня).