» Ведение ИП » Касса
В июне 2014 г. Центральный банк Российской Федерации (в дальнейшем – ЦБ РФ) опубликовал свод специальных постановлений, регулирующих порядок ведения кассовых операций. Объектами урегулирования стали в равной мере юридические лица, субъекты, работающие в малом бизнесе, и индивидуальные предприниматели (ИП). ЦБ предложил упрощенную схему функционирования системы бухгалтерского учета, которая была достаточно благожелательно встречена как малыми предприятиями, так и более крупными игроками современного экономического пространства страны.
Комиссией экспертов, в состав которой входили ведущие экономисты и юристы РФ, был тщательно разработан обновленный порядок ведения кассовых операций, согласно с которым многие устаревшие нормы и регламенты были устранены, а все нововведения – четко структурированы и направлены на общее упрощение и либерализацию деятельности системы кассового учета.
Рассматриваемый документ представляет собой довольно подробную инструкцию, расписывающую поэтапно процесс осуществления кассовых операций, и регулирующую множество технических нюансов, связанных с ведением кассового учета.
Любому современному бухгалтеру, несомненно, будет интересно более подробно узнать о характере данных изменений и возможностях их практического применения, которые помогут вести кассовые операции более эффективно. Не говоря уже о том, что предпринимательская деятельность невозможна без знания базовых правил осуществления кассовых операций, актуальных в текущем году, и прогнозируемых изменений в 2021 году.
- 2 Определение лимита: основа кассового учета
- 3 Регламентация учета: правила ведения документации
- 4 Либерализация против формализма!
- 5 Фиксация денежных потоков как бухгалтерский учет
- 6 Упрощенные схемы для индивидуальных предпринимателей
Вводная информация
Нормативный правовой акт, которым регулируется ведение кассы – Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В этот документ Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У внесены поправки. Изменения начнут действовать через 10 дней после опубликования (документ опубликован 8 августа). Следовательно, порядок ведения кассовых операций меняется с 19 августа 2021 года.
Либерализация против формализма!
Прогнозируется дальнейшая тенденция по либерализации правил осуществления учета, поскольку определенное смягчение жестких бюрократических норм способствует возрастанию экономической эффективности жизнедеятельности предприятий.
Процедура оформления кассовых операций на 2021 г. имеет некоторые исключения в сфере организации жизнедеятельности организаций, в структуре которых предусмотрено наличие обособленных подразделений. Если за таким подразделением закреплен статус юридического лица, оно действует по утвержденной схеме, и обязуется вести предусмотренные постановлениями документы, а излишки денежных средств хранить на банковском счету.
Если же оно действует в рамках физического представительства, денежные средства передаются непосредственно юридическому лицу, и алгоритм дальнейшего их размещения остается прежним.
Согласно порядку, в 2021 году компания или организация приобретает значительно большую свободу в организации кассового места – то есть пространства, где непосредственно расположен кассовый аппарат. Согласно новым указаниям, касса может быть организована в любом удобном для субъекта местоположении – например, на складе в гараже или даже автомобиле. Вести учет предприниматель должен, в первую очередь, исходя из собственных экономических интересов и приоритетов.
Первоочередной функцией кассы является проведение денежных расчетов, поэтому ее обустройство должно быть максимально комфортным, и адаптировано к функциональному предназначению.
Кроме того, организация или ИП имеет право самостоятельно определять меры и характер защитный действий, связанных с обеспечением сохранности денежной наличности, которая находится в кассе на текущий момент. Проведение проверок, их сроки и характер также определяет непосредственно субъект предпринимательской деятельности.
Относительно лимита имеющейся в кассе наличности, то субъект имеет право устанавливать его, исходя из соображений собственного экономического интереса, не согласовывая данный вопрос с банковским учреждением. Кроме того, в РФ действует норма, согласно которой при необходимости величина лимита может быть в любой момент пересмотрена, в зависимости от темпов и динамики развития бизнеса, влияния внешних экономических и юридических факторов и общих тенденций рынка. Пересмотру подлежат также сроки установленного лимита.
Учет денежной прибыли, которая находится в кассе, должен быть отображен в документации. Заниматься учетом может лично ИП, руководитель организации, либо специально нанятое для выполнения данной функции лицо (бухгалтер компании).
Кассовый учет на сегодняшний день производится согласно установленным нормам и требуемым стандартам, но достаточно вариативен в том, что касается особенностей организации данного процесса.
Зачем потребовались изменения
Но для чего потребовалось корректировать положение о порядке ведения кассовых операций? Главный ответ мы можем найти в пояснительной записке к проекту комментируемых поправок:
Что следует из пояснительной записки
Разработка проекта обусловлена внедрением с 1 июля 2021 года онлайн контрольно-кассовой техники (онлайн касс), обеспечивающей хранение фискальных данных в фискальных накопителях. См. «Онлайн кассы с 1 июля 2021 года».
Проектом поправок уточняется порядок оформления приходного кассового ордера 0310001, а также предусматривается оформление расходного кассового ордера 0310002 на общую сумму принятых, выданных наличных денег при применении юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники.
Таким образом, приход и расход средств будут сверяться с передаваемыми в ИФНС онлайн данными.
Также уточняется порядок оформления кассовых документов в электронном виде и актуализируются отдельные положения Указания № 3210-У. Расскажем подробнее о наиболее значимых коррективах в кассовой дисциплине с 19 августа 2021 года.
Порядок ведения кассовых операций при использовании онлайн-ККТ
До введения кассовой онлайн-техники продавцы руководствовались п. 5.2 Порядка ведения кассы, составляя в конце дня приходный кассовый ордер (ПКО) на общую сумму принятой «налички». ПКО оформлялся на основании изъятой из ККТ контрольной ленты, бланков строгой отчетности, заменяющих кассовый чек, и иных документов, указанных в законе о ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Теперь данный пункт Правил ведения кассовых операций отменен, а ориентироваться следует на п. 4.1 изложенный в новой редакции, предписывающей организациям и ИП оформлять ПКО на основании «бумажных» или электронных фискальных документов — чеков, БСО и других, согласно закона о ККТ.
Деньги под отчет можно выдавать без заявления
Подотчетные лица – это сотрудники, которым организация или индивидуальный предприниматель выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У. Привычное многим заявление о выдаче денег из кассы может выглядеть, например, так:
Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2021 года 2017 года организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа – произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).
Приведем возможный пример приказа организации о выдаче денег под отчет, который может издать директор (или иное уполномоченное лицо) в июле 2021 года.
Заметим, что после 19 августа 2021 года можно будет работать в прежнем порядке и выдавать подотчетные по заявлениям сотрудников. Такой вариант Центробанк оставляет допустимым. Прежде, как мы уже сказали, заявление было обязательным и единственно возможным вариантом.
С 19 августа 2021 года, получив заявление от работника или распорядительный документ (например, приказ) о выдаче денег в подотчет, бухгалтер обязан будет сформировать расходный кассовый ордер (0310002). Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Вот пример расходно-кассового ордера, составленного в июле 2017 году, где в качестве основания для выдачи денежных средств зафиксирован изданный директором приказ, а не заявление.
Вы можете данный образец расходно-кассового ордера КО-2 в качестве примера. На основании сформированного РКО кассир обязан выдать сотруднику денежные средства.
Подводные камни при проверке кассовой дисциплины и ККТ
С 01.07.2017 ИФНС России ужесточила контроль над операциями с наличными расчётами и соблюдением кассовой дисциплины. В результате организации, которые осуществляют расчёты с физическими лицами и оказывают услуги населению, обязаны применять онлайн-кассы. В то же время есть такие компании и ИП, которые получили отсрочку до 01.07.2018, а некоторые даже до 01.07.2019. В данной статье мы рассмотрим ошибки, которые встречаются на практике при работе с онлайн-кассой, а также основные моменты, на которые обращают внимание представители ИФНС при проверке соблюдения Закона о ККТ № 54-ФЗ.
Порядок и особенности проведения проверки кассовой дисциплины
На практике редко, но встречались случаи, когда продавцы не использовали кассовую технику при расчётах с физическими лицами при продаже товаров. Покупатель в силу своего незнания принимал обычные товарные чеки, а продавец, пользуясь этим, не показывал выручку и не платил налоги. Поэтому налоговые органы ужесточили контроль за полнотой учёта выручки в организациях и у ИП (ст. 7 Закона № 54-ФЗ). Обязанность проведения контроля применения кассовой техники Минфин России возложил на ИФНС на сновании приказов № 132н и 133н от 17.10.2011 (далее — Регламент по соблюдению требований к ККТ, Регламент по соблюдению учёта выручки). При осуществлении контроля и надзора налоговые органы: — проверяют соблюдение организациями и ИП требований Закона № 54-ФЗ; — осуществляют контроль за полнотой учёта выручки в организациях и у ИП; — проверяют документы, связанные с применением ККТ, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок; проводят проверки выдачи кассовых чеков; — налагают штрафы в случае выявления кассовых правонарушений. Налоговые органы имеют право проводить контрольные закупки. Такую закупку проводят налоговые органы с целью проверить, соблюдает ли пользователь ККТ законодательство о применении контрольно-кассовой техники. При этом проверяется, правильно ли он оформляет, выдаёт (направляет) покупателям или клиентам кассовые чеки. Также проверяются компании и ИП, которые проводят наличные денежные расчёты (расчёты с использованием платёжных карт), но без использования ККТ. В этом случае проверяется, выдают ли они бланки строгой отчётности или другие предусмотренные законодательством документы (п. 2 ст. 7 Закона о применении ККТ). Максимальный срок, в течение которого проводят контрольную закупку, 5 рабочих дней с даты поручения о проведении проверки (п. 19 Административного регламента, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 № 132н). Положения Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ о защите прав юридических лиц и ИП на контрольную закупку при проверке ККТ не распространяются. Поэтому для её проведения, например, не нужно привлекать свидетелей и согласовывать её с органами прокуратуры, как того требуют части 4 и 5 статьи 16.1 названного Закона. Сотрудники ИФНС во время проведения контрольной закупки как обычные покупатели приобретают товары, проверяют факт выдачи или невыдачи кассовых чеков при осуществлении наличных и безналичных расчётов. Форма контроля основана на визуальном наблюдении, а также с применением способов видео-, аудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров покупателями (клиентами) (п. 23 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Максимальный срок выполнения указанной административной процедуры не может превышать один рабочий день от даты поручения на сотрудника налоговой службы данной функции (п. 24 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Специалисты ИФНС после проверки выдачи чека предоставляют проверяемому объекту поручение на исполнение контрольной закупки, предъявив свои удостоверения (п. 28 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Руководитель проверяемой организации фиксирует факт предъявления поручения на исполнение государственной функции подписью с указанием своей должности и даты предъявления в поручении на исполнение проверки. Фиксация результата выполнения административной процедуры осуществляется в поручении на исполнение. Если руководитель проверяемой организации откажется расписываться в поручении, сотрудники ИФНС сделают в нём отметку об отказе от ознакомления (п. п. 28, 31 Регламента по соблюдению требований к ККТ). В случае отсутствия уполномоченного представителя организации или ИП в момент проведения контрольных мероприятий и фиксации данного факта в поручении на исполнение проверки должностное лицо налогового органа вправе ознакомить с указанным поручением любого работника организации, например, кассира-операциониста, продавца, осуществившего наличные денежные расчёты за реализованный товар (оказанную услугу или выполненную работу), с одновременным направлением проверяемому объекту поручения через организации почтовой связи, что не противоречит положениям данного Регламента (Письмо ФНС России от 19.03.2013 № АС-4-2/4547). Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать двух рабочих дня от даты поручения (п. 29 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Сотрудники налоговой инспекции проверяют в том числе (п. 41 Регламента по соблюдению требований к ККТ): — исправность кассовой техники; — соответствие времени на кассовом чеке реальному; — реквизиты в чеке для выявления корректировки или подделки информации на нём; — соответствие фактического места установки ККТ и указанного в документах. Кроме того, сотрудники налоговой могут требовать от вас объяснения и привлекать специалистов для проведения экспертизы (п. 41 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Эта проверка должна быть проведена не позднее пяти рабочих дней с даты поручения о проведении контрольной закупки (п. 42 Регламента по соблюдению требований к ККТ). В результате проведения такой закупки составляется акт о проверке. Он составляется в двух экземплярах и подписывается как сотрудниками налоговой инспекции, так и пользователем ККТ (п. п. 46, 52 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Если пользователь (его представитель) отсутствует или уклоняется от его подписания, сотрудники налогового органа проставят об этом отметку в акте и направят его экземпляр организации по почте (п. 49 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Если выявлены нарушения, сотрудники налогового органа возбуждают дело об административном правонарушении. Поэтому при наличии у вас каких-либо замечаний или возражений по проведению контрольной закупки отразите их в самом акте либо в отдельном объяснении (п. п. 48, 53 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Акт должен быть составлен и передан пользователю ККТ не позднее пяти рабочих дней с даты поручения (п. 50 Регламента по соблюдению требований к ККТ). Инспекторы вправе (п. 2 ст. 7 Закона о применении ККТ, п. 7 Регламента по соблюдению требований к ККТ): — получать беспрепятственный доступ к ККТ и фискальным данным, содержащимся в базе данных оператора фискальных данных; — получать для проверки документацию, связанную с приобретением, регистрацией, перерегистрацией и эксплуатацией ККТ; — получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверки, в том числе через кабинет ККТ; — проводить проверки выдачи (направления) кассовых чеков и БСО. Если проверяемая организация или ИП вправе не применять ККТ, инспекторы проверяют документы, подтверждающие факт расчёта с покупателями (клиентами). Такие проверки инспекторы могут проводить путём контрольной закупки, приобретая и оплачивая товары (работы, услуги); — получать информацию о сформированных автоматизированными системами БСО, заполнении бланков и выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам; — взаимодействовать с органами внутренних дел РФ; — привлекать к административной ответственности за нарушения в сфере применения ККТ. Чаще всего инспекторы выявляют следующие правонарушения: — неприменение ККТ; — применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения; — непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление с нарушением установленных сроков); — ненаправление (невыдача) покупателю (клиенту) кассового чека. Назначение административного наказания не освобождает от исполнения обязанности, за неисполнение которой оно было назначено (ч. 4 ст. 4.1 КоАП РФ). Срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составляет один год (ст. 4.5 КоАП РФ). Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать длительное систематическое нарушение порядка применения ККТ (п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).
Как правильно отразить розничную выручку?
Согласно пункту 2 статьи 4.3 Закона № 54-ФЗ перед началом осуществления расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании осуществления расчётов — отчёт о закрытии смены. При этом кассовый чек не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены. В начале смены бухгалтер выдает кассиру разменные деньги по РКО. Кассир в течение дня принимает деньги от покупателей и выдает им чеки. Покупатель может попросить электронный чек. Его надо отправить дополнительно к бумажному. В конце смены кассир формирует Z-отчёт и сдаёт его вместе со всеми наличными бухгалтеру. Бухгалтер принимает деньги по двум ПКО: один — на выручку, другой — на возврат суммы размена. А затем записывает все РКО и ПКО за день в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Если кассиров несколько, бухгалтер выдаёт разменные деньги одному из кассиров — старшему. Тот раздаёт их кассирам-операционистам, а по окончании смены собирает обратно вместе с выручкой. Передачу денег между старшим кассиром и остальными фиксируют в книге КО-5 (п. 4.5 п. 4 Указания № 3210-У). Выручка, полученная в кассу без надлежащего документального оформления или оформленная не в срок (не в тот же день), признаётся неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение дня кассовых документов является неполным оприходованием наличных денег, в том числе выручки. Такой вывод следует из положений Указания Банка России № 3210-У, согласно которым: — полным оприходованием в кассу наличных денег является отражение в кассовой книге приходных и расходных операций на основании каждого ПКО и каждого РКО (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У); — остаток наличных денег в кассе необходимо фиксировать в кассовой книге ежедневно (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Исключение составляют те дни, в которые кассовые операции не проводились (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Факт отражения в кассовой книге выручки в сумме меньшей, чем фактически принято наличных денег с применением ККТ, также признаётся неполным оприходованием выручки (Постановление Верховного Суда РФ от 30.05.2016 № 306-АД16-1520 по делу № А72-7820/2015). Неоприходование или неполное оприходование в кассу наличной выручки является одним из нарушений порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, за который налоговые органы могут наложить административный штраф (ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ). ВАЖНО! Ранее при закрытии кассовой смены кассиру на основании данных Z-отчёта необходимо было заполнить журнал кассира-операциониста. При проверке сотрудники налоговых органов сверяли все показатели, отражённые в журнале со сведениями в Z-отчёте. С применением онлайн-касс такая обязанность отпала. Если контрольно-кассовая техника зарегистрирована после 1 февраля 2017 года, то организация обязана обеспечить передачу в момент расчёта всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением контрольно-кассовой техники, в налоговые органы через оператора фискальных данных (п. 6 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Онлайн-касса уже в момент расчёта за товары, работы и услуги передаёт в налоговые органы информацию о произведённых расчётах, и у организации не возникает обязанности вести журнал кассира-операциониста и журнал регистрации показаний счётчиков. Документы, предназначенные для работы с обычной ККТ (журнал кассира-операциониста, справка КМ-6), для онлайн-кассы в настоящий момент не обязательны (письма Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692, ФНС России от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050). Таким образом, полноту отражения выручки налоговые инспекторы проверяют на основании правильно заполненных кассовых документов и электронных кассовых чеков. Остановимся более подробно на возможных ошибках, возникающих у пользователей онлайн-касс.
Ошибочное применение освобождения от ККТ
ККТ обязаны применять все организации и ИП, которые используют наличные деньги и (или) электронные средства платежа в расчётах, связанных (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ): — с реализацией ими товаров, работ, услуг; — с организацией и проведением азартных игр и лотерей. Под расчётами понимается не только приём, но и выплата денежных средств. Электронными средствами платежа являются, в частности: — банковские карты; — электронные кошельки; — банковские переводы через онлайн-банкинг. До 1 июля 2021 года ККТ могли не применять организации и ИП, которые: — выполняли работы, оказывали услуги населению с выдачей заказчикам БСО (ч. 8, 9 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ); — уплачивали ЕНВД или применяли ПСН (ч. 7, 9 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ); — продавали товары через торговые автоматы (ч. 11 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 19.12.2017 № 03-01-15/84966); — не обязаны были использовать ККТ согласно Закону о применении ККТ в редакции от 08.03.2015 (ч. 9 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Но есть круг лиц, которые на законодательном уровне получили отсрочку по применению онлайн-касс до 01.07.2019. К ним относятся организации и ИП, уплачивающие ЕНВД, а также ИП, применяющие ПСН, при условии выдачи покупателю товарного чека, квитанции или другого документа вместо кассового чека, а также: — ИП, которые продают товары через торговые автоматы и не имеют работников, с которыми заключены трудовые договоры (ч. 11.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ); — организации и ИП, которые выполняют работы, оказывают услуги населению с выдачей заказчикам БСО. Однако при оказании услуг общественного питания не могут отказаться от применения ККТ (ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ); — ИП, имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры. На практике встречались случаи, когда компании и ИП неправильно трактовали законодательство по освобождению от применения онлайн-касс. Чаще всего спорные ситуации возникали из-за квалификации оказываемых услуг. Под услугами населению понимаются услуги: — поименованные в собирательной классификационной группировке «Платные услуги населению» на основе ОКВЭД2; — поименованные в собирательной классификационной группировке «Платные услуги населению» на основе ОКПД2; — прямо не поименованные в собирательных группировках, но по своему характеру являющиеся услугами населению (Приказ Росстата от 23.05.2016 № 244 (ред. от 03.07.2017) «Об утверждении собирательных классификационных группировок «Платные Платные услуги населению» на основе Общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)»). ВАЖНО! При получении платы за услуги от физического лица на расчётный счёт безналичным платежом вы обязаны применять онлайн-кассу уже с 01.07.2018 (письма Минфина России от 02.02.2018 № 03-01-15/6172, от 15.08.2017 № 03-01-15/52356, от 12.03.2018 № 03-01-15/15016). Многие компании, например, думают, что при развозной торговле можно вообще не применять ККТ либо применять одну ККТ на разных торговых точках. Конечно же, это неверно, поскольку при регистрации онлайн-кассы необходимо указывать адрес места расчётов (Приказ ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484). Покупатель всегда может проверить на сайте налоговой подлинность полученного чека при расчётах и при малейших расхождениях сообщить об этом сотрудникам ИФНС. Как уже говорилось выше, ИП, осуществляющий деятельность на основании патента, может не применять онлайн-кассы. Но следует иметь в виду, что при утрате права применения ПСН, ИП переходит на другую систему налогообложения, а в этом случае ИП уже обязан применять онлайн-кассы и соблюдать все требования Закона о ККТ!
Отсутствие чека при безналичных расчётах и интернет-операциях
Самой главной и существенной ошибкой при получении платы за товары (услуги) является непробитие онлайн-чека, поскольку, по мнению чиновников, при осуществлении расчёта в сети Интернет электронными средствами платежа организация обязана применять ККТ с момента подтверждения исполнения распоряжения о переводе электронных средств платежа кредитной организацией. С 1 июля 2018 года применять ККТ необходимо даже тогда, когда покупатель оплачивает платёжным поручением, то есть напрямую через банковского оператора (письма Минфина России от 15.08.2017 № 03-01-15/52356, от 28.04.2017 № 03-01-15/26324, ФНС России от 06.07.2017 № ЕД-3-20/4592). При этом они подчеркивают, что для применения при оплате товаров или услуг в сети Интернет с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя с продавцом, необходима специальная онлайн-касса (письма Минфина России от 05.05.2017 № 03-01-15/28069, от 16.03.2017 № 03-01-15/15260, от 01.03.2017 № 03-01-15/11618, от 10.02.2017 № 03-01-15/7516, от 25.01.2017 № 03-01-15/3480). В случае оплаты через сайт продавца или с помощью сервиса «Яндекс.Деньги» пользователь также обязан применять ККТ, но чек (или БСО, если речь идёт о работе или услуге) выдаётся не в бумажном виде. Он направляется в электронном виде на абонентский номер покупателя или на адрес электронной почты в момент расчёта. Как и в случае с обычной торговлей, данные также передаются в ФНС России через оператора фискальных данных. Причём уже существуют специальные модели ККТ, предназначенные для ведения расчётов с применением ЭСП (электронных средств платежа) в сети Интернет с учётом особенностей таких операций. Они встраиваются в бизнес-процесс интернет-торговли и формируют чек в момент расчёта. Информация о таких моделях есть в реестре ККТ, размещённом на официальном сайте ФНС России (п. 1 ст. 4, п. 5 ст. 1.2 Закона о ККТ). В тех случаях, когда покупатель рассчитывается в сети Интернет банковской картой, как правило, применяют специальную онлайн-кассу, которая предназначена только для расчётов электронными средствами платежа в сети Интернет. Такая касса не печатает чеки, но обеспечивает их передачу покупателям в электронной форме на указанный ими адрес электронной почты или абонентский номер (п. 1 ст. 4, п. 5 ст. 1.2 Закона о применении ККТ). В чеке должен быть указан адрес сайта продавца (п. 1 ст. 4.7 Закона о применении ККТ). Специальная онлайн-касса для расчётов в сети Интернет не подходит тем интернет-магазинам, которые, помимо торговли через интернет, ведут и обычную торговлю. Дело в том, что касса для расчётов в сети Интернет при иных расчётах не применяется (п. 1 ст. 4.3 Закона о применении ККТ). Поэтому им удобнее приобрести обычную онлайн-ККТ, которую можно применять при любых расчётах. При расчётах банковской картой в сети Интернет чеки обязательно выдавать в электронной форме (п. 5 ст. 1.2 Закона о применении ККТ). За неисполнение этой обязанности предусмотрены штрафы (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ). Поэтому рекомендуем интернет-магазину в форме заказа предусмотреть поля для указания покупателем телефонного номера и (или) e-mail. Если платежи поступают продавцу от платёжного агрегатора, который выступает платёжным агентом и проводит денежные средства покупателей через специальный банковский счёт, то у интернет-магазина нет обязанности применять ККТ. ККТ применяет агрегатор (п. 12 ст. 4 Закона о приёме платежей, п. 1 ст. 1.2, ст. 1.1 Закона о применении ККТ, Письмо Минфина России 14.03.2018 № 03-01-15/15693). Если платежи поступают продавцу напрямую от покупателя, а агрегатор является оператором услуг платёжной инфраструктуры, то ККТ должен применять интернет-магазин.
Отсутствие чека при оформлении возвратных операций
Инспекторы ФНС России могут привлечь организацию и ИП к ответственности за неприменение онлайн-касс при возврате денег покупателю за совершённые покупки (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ). Кассир обязан пробить чек, который также отражается в режиме реального времени благодаря фискальному накопителю (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ). Причём при осуществлении возврата денег покупателю в кассовом чеке необходимо указывать признак расчёта «возврат прихода». Прежде чем принять от покупателя товар и вернуть ему деньги, получите у него заявление о возврате. Такое заявление является основанием для возврата некачественного товара (п. 10.3 Методических рекомендаций по учёту и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5). Однако во избежание претензий со стороны налоговых органов рекомендуем получить подобное заявление и при возврате покупателем качественного товара. ФНС России выпустила письмо о том, что перешедшие на онлайн-ККТ продавцы могут не использовать унифицированные формы КМ-1—КМ-9, включая и акт КМ-3 о возврате денег покупателям. Аргумент такой: новая редакция Закона о ККТ предусматривает применение только тех подзаконных актов, которые приняты в соответствии с ним. А постановление Госкомстата, которым утверждены эти унифицированные формы, к ним не относится (Письмо ФНС России от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050). Заметьте, в письме не сказано, что можно не составлять акт при возврате денег покупателям. Смысл в том, что необязательно использовать форму КМ-3. Кроме того, оформление акта предполагается регламентами проверок ККТ и оприходования наличной выручки: они обязывают организацию (ИП) представить этот акт проверяющим по их требованию. Так что если вам неудобна форма КМ-3, то вы можете либо видоизменить её, либо разработать собственную форму. Но помните, что ваша форма должна отвечать всем требованиям к первичным документам, установленным Законом о бухучёте (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017)). Новой редакцией Закона № 54-ФЗ предусмотрен чек коррекции, который оформляют, если требуется скорректировать данные о продажах, переданные в ФНС. Чек коррекции может оформляться по предписанию налогового инспектора. Например, в программе 1С предусмотрен документ «Чек коррекции (Финансы -> Кассовые чеки коррекции)». Чек коррекции не изменяет состояния регистров. При выполнении корректировки расчётов, которые были произведены ранее, в силу пункта 4 статьи 4.3 Закона № 54-ФЗ формируется кассовый чек коррекции после формирования отчёта об открытии смены, но не позднее формирования отчёта о закрытии смены. Чек коррекции онлайн-ККТ пробивается, когда продавцу надо исправить ошибку. Если чек в момент возврата товара ещё не пробит и покупка находится в процессе оформления, кассир может сделать корректировку или аннулирование чека и продолжить работу. Оператору фискальных данных, а через него в ФНС будет передан уже откорректированный чек. Если же чек уже пробит и требуется произвести возврат, надо будет оформить чек коррекции (так называемый возврат прихода). Такой чек тоже фискальный документ, и данные о нём передаются в налоговые органы так же, как и данные об обычном чеке. Если покупатель вернул товар не в день покупки, надо выплатить покупателю стоимость возвращённого товара и оформить обычный кассовый чек с признаком «возврат прихода», при этом деньги можно вернуть из денежного ящика онлайн-ККТ. Именно поэтому важно учесть все сложности, которые встречаются у пользователей ККТ на практике, чтобы избежать ответственность за нарушение кассовой дисциплины и порядка ведения кассовых операций. Рассмотрим подробно, к какой ответственности могут привлечь организации и ИП в данном случае.
Ответственность за неприменение ККТ при расчётах
Неприменение ККТ в установленных законодательством РФ случаях влечёт наложение штрафа (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ): — на должностных лиц (ИП) — в размере от 1/4 до 1/2 суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.; — на организацию — в размере от 3/4 до одного размера суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. Для субъектов малого и среднего предпринимательства административный штраф заменяется на предупреждение, если неприменение ими ККТ обнаружено впервые (ч. 1 ст. 4.1.1, ч. 2 ст. 3.4 КоАП РФ). Использование после 1 июля 2021 года ККТ без фискального накопителя, в том числе снятой с регистрационного учёта в одностороннем порядке налоговым органом, рассматривается как неприменение ККТ (Письмо ФНС России от 31.01.2017 № ЕД-4-20/1602). Повторное нарушение (неприменение ККТ), если сумма расчётов без применения ККТ составила в том числе в совокупности 1 000 000 руб. и более, влечёт (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ): — дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет; — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток в отношении ИП и организаций. Применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение ККТ с нарушением порядка её регистрации, сроков и условий перерегистрации, а также порядка и условий её применения влечёт (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ): — на должностных лиц (ИП) — предупреждение или административный штраф в размере от 1 500 руб. до 3 000 руб.; — организацию — предупреждение или административный штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб. Организации и ИП должны по запросу ИФНС представлять информацию и документы, связанные с применением ККТ (п. п. 2, 4 ст. 5 Закона о применении ККТ). Их непредставление, а также представление с нарушением установленных сроков влечёт (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ): — на должностных лиц (ИП) — предупреждение или административный штраф в размере от 1 500 руб. до 3 000 руб.; — организацию — предупреждение или административный штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб. Невыдача покупателю (клиенту) кассового чека или БСО либо ненаправление этих документов в электронной форме покупателю (клиенту) по его требованию влечёт (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ): — на должностных лиц (ИП) — предупреждение или административный штраф в размере 2 000 руб.; — организацию — предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб. Штраф за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности может быть наложен: — на должностных лиц (ИП) — в размере от 4 000 до 5 000 руб.; — на организации — в размере от 40 000 до 50 000 руб. (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Должностным лицом, на которое может быть наложен штраф, кассир не является, поскольку он не выполняет организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций. Штраф может быть наложен, например, на главного бухгалтера или руководителя организации (примечание к ст. 2.4 КоАП РФ).
*** Как видим, налоговики ужесточили контроль над использованием ККТ. Применять онлайн-кассы почти всем компаниям и ИП уже необходимо с 1 июля 2021 года. Лишь немногие получили отсрочку до 01.07.2019. Даже в том случае, когда покупатель рассчитывается с интернет-магазином банковским переводом или с использованием электронного кошелька, необходимо использовать ККТ с 1 июля 2018 года (ч. 9 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ, письма Минфина России от 02.02.2018 № 03-01-15/6180, от 15.08.2017 № 03-01-15/52356). Рекомендуем продавцам ответственно относится к соблюдению Закона о ККТ № 54-ФЗ.
Выдавать деньги под отчет можно при наличии задолженности
Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту, это правило не распространяется.
Однако с 19 августа 2021 года ситуация меняется. С этой даты организации и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.
Срок возврата никто не отменял
Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь, даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он праве получить новую подотчетную денежную сумму.
Напомним, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о взыскании – не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса РФ).
Как работать с кассой?
После того как касса зарегистрирована в инспекции, можно приступать к работе. Каждый раз при получении оплаты пробивайте чек и выдавайте покупателю.
Кроме бумажных чеков теперь существуют электронные. Они приравниваются к обычным. Электронный чек нужно отправлять клиенту на почту, если он платит онлайн через сайт. Также покупатель в обычном магазине может попросить отправить ему электронный чек. Вы обязаны сделать это, если есть техническая возможность.
Касса автоматически передаёт пробитый чек оператору фискальных данных, а он высылает вам подтверждение, что его получил. После этого ваша роль в работе с кассой заканчивается. Оператор фискальных данных сделает всё остальное. Раньше в конце дня заполняли журнал кассира-операциониста. С онлайн-кассой вести его не нужно.
Сдавайте отчётность в три клика
Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.
Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев
Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту
Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:
- сам приходный кассовый ордер;
- отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).
Если сумма денег, указанная в “приходнике”, совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.
Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2021 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать не обязательно. Лишь квитанцию от бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки. Прежде, заметим, что требовалось выдавать «бумажные» квитанции, даже если РКО формировался в электронном формате.
Особенности заполнения кассовой книги в 2016-2017 годах
Выбор бумажного или электронного варианта книги зависит от количества приходных и расходных кассовых ордеров за смену и удобства заполнения. Вести электронную КК удобнее потому, что в колонки можно вносить больше информации, корректировать записи в случае ошибочного внесения данных.
Есть ряд требований к заполнению бумажной кассовой книги в 2016-2017 гг.:
- Лицо, которое уполномочено вести КК (кассир), должно делать запись об остатках наличности. При этом остаток денег на конец предыдущего рабочего дня (или смены) должен быть равен остатку на начало следующего дня (смены). Сведения о выдаче заработной платы или других подобных расходов (например, выплат при увольнении сотрудника по инициативе работодателя и пр.) указываются отдельно.
- Для точности перенесения данных в начале каждого рабочего дня кассир должен подгибать отрывную часть листа под ту часть, которая остается в КК, и между ними вкладывать копировальную бумагу.
- Если записей в книге много и одного листа не хватило, ответственное лицо пишет слово «перенос» и начинает заполнять данные на следующей странице, проставив ту же дату, что и на предыдущем листе.
- В конце рабочего дня (смены) главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо) сверяет данные кассовой книги с информацией из ПКО и РКО, и если все заполнено правильно, ставит свою подпись и возвращает КК кассиру. Отрывная часть книги, ПКО и РКО остаются у главного бухгалтера для отчетности.
Совет: для того чтобы упростить финансовую отчетность и взаимодействие с потребителями товаров, необходимо разработать и напечатать фирменный товарный чек с логотипом компании, который будет выдаваться по требованию покупателей. Для создания макета можно использовать стандартный пример заполнения товарного чека.
Кассовую книгу вправе вести не только кассир
Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации. Только индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно НК РФ, вправе не формировать кассовую книгу (п.п. 1, 4.6 Указания № 3210-У).
Кассовую книгу ведет кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Однако с 19 августа 2021 года Центробанк разрешает заполнять кассовую книгу любому сотруднику, а не только кассиру. Когда поправки вступят в силу, заполнять книгу сможет, например, директор (п. 4 Указания № 3210-У).
Если кассовую книгу с 19 августа 2021 года будет вести не кассир, а другой работник, то в соответствующие обязанности должны быть в его должностной инструкции.
Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указаний № 3210-У).
Ведение кассовой книги и оформление кассовых ордеров
Кассовая книга по форме № КО-4 необходима для ведения учета кассовых операций поступления и выдачи наличных денег. Вести кассовую книгу обязаны все юрлица, при этом субъектам малого предпринимательства разрешено не устанавливать лимит кассы.
Кроме того, ИП могут вовсе не оформлять приходные и расходные ордера, и не вести кассовую книгу, но только при условии, что ими ведется учет доходов, доходов/расходов, или физпоказателей согласно НК РФ (п. 4.1 Порядка). В этом для предпринимателей заключается упрощенный порядок кассовых операций.
С вступлением в силу поправок значительно расширился круг лиц, которые могут вносить записи в кассовую книгу фирмы. Если до 19.08.2017 г. на это имел право только кассир, то теперь это может быть любое уполномоченное руководителем лицо – сотрудник предприятия (п. 4 Порядка).
Оформление кассовых операций при поступлении наличных, сопровождается составлением приходного кассового ордера по форме № КО-1. В отличие от «расходника», ПКО состоит из двух частей – ордера и отрывной квитанции с печатью и подписями кассира и главного бухгалтера, которая передается вносителю денег. Раньше, даже если ПКО оформлялся в электронном виде с электронными подписями, квитанцию для передачи вносителю «налички» требовалось все равно распечатать на бумаге. Теперь при формировании «приходника» в электронном формате, квитанцию можно отправить на электронную почту вносителя, если он об этом попросит. Если же ПКО в организации оформляются в «бумажном» виде, квитанция передается исключительно на руки (п. 5.1 Порядка).
Некоторые кассовые операции ЦБ «упростил». В электронном расходном кассовом ордере больше не нужно сверять соответствие электронных подписей образцу (п. 6.1 Порядка). Получатель наличных денег тоже может проставить в электронном «расходнике» свою электронную подпись (п. 6.2 Порядка).
