Заполняем 6-НДФЛ в сложных ситуациях: перенос отпуска, доходы по разным ставкам, доплата к больничным, отпуск с увольнением

Даты получения дохода и удержания НДФЛ

В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.

Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.

Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Больничный во время отпуска с переносом дней отдыха

Работник находился в отпуск с 18 июня по 15 июля. 14 июня ему были выплачены отпускные в размере 22 209,32 руб. (НДФЛ — 2 887 руб.). С 5 по 11 июля работник болел. В июле он принес больничный лист на эти даты. Бухгалтер сторнировал отпускные 5 552,33 руб. (НДФЛ — 722 руб.) и начислил больничное пособие 4 550,28 руб. (НДФЛ — 592 руб.). Дни отпуска сотрудник решил перенести на другое время, а на излишне выплаченные отпускные написал заявление о зачете этих сумм в счет пособия и последующих выплат. В результате 25 июля (дата выдачи в организации «аванса») сотруднику выплат не полагалось, а 10 августа он получил зарплату за июль, уменьшенную на сумму задолженности. Размер выплаты составил 28 997,95 руб. (НДФЛ составил 3 900 руб., т.к. удержание не влияет на базу). Фактически пособие не выплачивалось, так как было полностью «перекрыто» сторнированными отпускными. Как правильно отразить эти выплаты в расчете 6-НДФЛ?
Если временная нетрудоспособность наступила во время ежегодного оплачиваемого отпуска, он должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). Поскольку в рассматриваемой ситуации отпуск не продлевается, а переносится, часть отпускных, начисленных за дни отпуска, в которые работник был нетрудоспособен, является излишне начисленной (выплаченной). Но так как датой получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого на время отпуска, является дата фактической выплаты (перечисления) денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), то НДФЛ был удержан сразу со всей суммы отпускных еще при их фактической выплате в июне. Следовательно, после перерасчета часть отпускных за неиспользованные дни отпуска становится излишне удержанной.

Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ, организация должна определять налоговую базу по НДФЛ в отношении данного работника нарастающим итогом с начала года, то есть с учетом сторнированной суммы отпускных и суммы излишне удержанного НДФЛ. Таким образом, удержание НДФЛ при последующих выплатах доходов этому сотруднику должно производиться с учетом излишне удержанного налога с отпускных. В обычной ситуации такой зачет был бы произведен при выплате пособия. Однако в нашем случае сумма пособия оказалась меньше «лишних» отпускных, поэтому фактической выплаты не было.

По правилам абзаца 2 пункта 1 статьи 210 НК РФ удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, не уменьшают налоговую базу по НДФЛ. Это значит, что, хотя организация и зачла пособие в счет ранее выплаченных отпускных, операции по его начислению и по исчислению НДФЛ с суммы пособия все равно должны быть отражены и в регистрах налогового учета, и в отчетности. Причем, все суммы отражаются без учета удержаний. Более того, в силу пункта 1 статьи 210 и подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ такая зачтенная сумма считается фактически полученной работником, ведь он ей распорядился, попросив зачесть в счет ранее выплаченных отпускных (распорядился зачислить сумму пособия на счет работодателя).

Аналогичным образом будет отражена и корректировка зарплаты на сумму излишне выплаченных отпускных, которая превышает сумму пособия. То есть сумму зарплаты надо будет отразить без учета удержания, а корректируется только сумма удержанного налога, которая отражается по строке 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. В отчетности эта операция будет показана при выплате зарплаты за июль 10 августа.

Что касается суммы выплаченных в июне отпускных, которая указана в расчете 6-НДФЛ за полугодие, то ее придется скорректировать, подав соответствующий уточненный расчет.

Бесплатно сдать 6‑НДФЛ через интернет

Обратите внимание: сумма удержанного при выплате отпускных НДФЛ, указанная в расчете 6-НДФЛ (строка 140 раздела 2 и строка 070 раздела 1), корректировке не подлежит. Корректируется исключительно сумма начисленного дохода (строки 130 и 020) и исчисленного с него налога (строка 040).

Пример 1

Посмотрим, как будет заполнен раздел 2 расчета 6-НДФЛ по каждой из выплат.

По отпускным (уточненный расчет за полугодие):

• Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 14.06.2016;
• Строка 110 «Дата удержания налога» — 14.06.2016;
• Строка 120 «Срок перечисления налога» — 30.06.2016;
• Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 16 656,99 (22 209,32 руб. – 5 552,33 руб.);
• Строка 140 «Сумма удержанного налога» — 2 887.

По больничному пособию (расчет за девять месяцев):

• Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 25.07.2016;
• Строка 110 «Дата удержания налога» — 25.07.2016;
• Строка 120 «Срок перечисления налога» — 01.08.2016;
• Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 4 550,28;
• Строка 140 «Сумма удержанного налога» — 0 (592 руб. – 722 руб.).

По заработной плате за июль (расчет за девять месяцев):

• Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 31.07.2016;
• Строка 110 «Дата удержания налога» — 10.08.2016;
• Строка 120 «Срок перечисления налога» — 11.08.2016;
• Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — 30 000;
• Строка 140 «Сумма удержанного налога» — 3 770 (3 900 руб. – (722 руб. – 592 руб.)).

Особенности отражения отпускных в 6-НДФЛ

Заполняя Раздел 1 формы 6-НДФЛ, суммы отпускных показывают совокупно с другими доходами физлиц. А вот в Разделе 2 отпускные следует отражать отдельно от доходов, имеющих иные сроки уплаты НДФЛ в бюджет. Кроме того, отдельно друг от друга отражаются и отпускные, выплаченные разными датами.

Например, организация в апреле 2021 г. выплатила сотрудникам:

• 5 числа зарплату за март — 100000 руб., в т.ч.НДФЛ 13000 руб.,
• отпускные двоим сотрудникам: 12 апреля — 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.), 26 апреля – 8000 руб. (НДФЛ 1040 руб.).

Вот как эти суммы распределятся в 6-НДФЛ за полугодие:

Подача 6-НДФЛ

Форма применяется с начала 2021 г., сдается поквартально всеми лицами, использующими наемный труд. В расчет включаются сведения по тем физлицам, которым выплачивались доходы различного вида (включая и дивиденды).

Предусмотрено 4 периода, за которые нужно отчитаться с помощью 6-НДФЛ:

1. I кв.
2. 6 мес.
3. 9 мес.
4. Год

За первые три периода передать данный расчет нужно не позднее последнего дня следующего месяца. За год 6-НДФЛ следует подать до 1 апреля включительно следующего года.

Подавать форму нужно в отделение ФНС, где компания была зарегистрирована в качестве плательщика налога.

Предусмотрена как электронная, так и бумажная форма подачи 6-НДФЛ, при этом бумажный формат доступен только для лиц, имеющих менее 25 сотрудников, в отношении которых осуществлялись выплаты различного характера. Если же их 25 и более, то заполнять и подавать расчет нужно исключительно в электронном формате. Аналогичные правила действуют в отношении прочей отчетности по НДФЛ. И электронная, и бумажная форма находятся в приложениях к указанному выше приказу.

6ndfl_1-3.jpg

Как отразить в 6-НДФЛ «переходящие» отпускные

Ситуации с так называемыми «переходящими» отпускными возникают, когда отпуск начинается в одном месяце, а закачивается в другом, либо когда оплата отпускных происходит в конце одного месяца, а сам отпуск начинается в следующем.

Такой «переходящий» отпуск в 6-НДФЛ никаких особенностей отражения не имеет, поскольку здесь учитываются даты выплаты отпускных, удержания и перечисления налога, исходя из которых, по общим правилам заполняется расчет.

Например, работник получил отпускные 28 марта, а 2 апреля ушел в отпуск. Выплата отпускных, удержание и перечисление НДФЛ будут отражены в 6-НДФЛ 1 квартала, т.к. налог удержан сразу — 28 марта, а срок его перечисления – 31 марта.

Перерасчет отпускных: 6-НДФЛ

Нередко на практике возникают ситуации, когда выплаченные в предыдущем периоде отпускные приходится пересчитывать по различным причинам, причем как в большую сторону, так и в меньшую. Как в этом случае отражать отпускные в 6-НДФЛ:

• Если перерасчет привел к уменьшению суммы отпускных, нужно внести исправления в ранее представленный 6-НДФЛ в части начисленного и полученного дохода и налога с него (строки 020, 040, 130). В отчете периода, в котором произведен перерасчет, это отразится на сумме удержанного налога по строкам 070 и 140, а если излишне удержанный НДФЛ не был зачтен в счет будущих выплат, а возвращен физлицу, его отражают по строке 090.
• Если при перерасчете сумма отпускных увеличилась, «уточненку» за прошлый период сдавать не придется. Достаточно отразить суммы доначислений отпускных и налога по строкам 020, 040, 070, 130, 140 расчета 6-НДФЛ периода, в котором произведен пересчет. Произведенная доплата работнику будет доходом месяца, в котором она выплачена.

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Титульный лист

Заполнение полей титульного листа идентично оформлению иных отчетов и деклараций:

• Заполняются данные об ИНН, КПП, наименовании, ОКТМО отчитывающегося лица;
• При изменении показателей расчета проставляется номер корректировки, при исходной подаче проставляются прочерки;
• Период представления соответствует тому временному промежутку, за который отчитывается компания (21, 31, 33 и 34 – за Iкв., 6, 9 месяцев и год соответственно);
• Год – вписывается тот год, которому соответствует указанный в предыдущем поле период.

Разделы 1 и 2

Первый раздел отражает обобщенные показатели в отношении всех сотрудников по выплаченным суммам и подоходному налогу, рассчитанным с начала года. Эти показатели отражаются в отношении каждой отдельной налоговой ставки в полях 010-050. Заполняется столько листов с первым разделом, сколько нужно для полного отражения данных по всем ставкам.

Поля 060-090 отражают суммарные показатели по всем ставкам, заполняют их единожды на первой странице первого раздела.

Во втором разделе приводятся фактические даты для получения дохода, удержания НДФЛ и его перечисления с указанием соответствующих сумм.

Заполнение полей 1-го и 2-го разделов

Если в 1-м разделе показатели отражаются суммарно с начала года, то во 2-й включаются только те операции, которые присутствовали в 3-х последних месяцах.

Письмо ФНС №БC-4-11/5106 от 24.03.16 пояснило, что включать во 2-й раздел нужно сведения о тех доходах, даты удержания и перечисления НДФЛ по которым приходятся на последние 3 месяца. То есть в случае, если дата начисления дохода приходится на последний квартал, но налог с него не перечислен в этом квартале, то отражать такой доход во 2-м разделе не нужно.

Пояснением может служить такой пример:

Мартовская зарплата начислена 31.03, выплачена 06.04, тогда же оплачен налог.

При оформлении расчета за I кв. в 1-й раздел мартовская зарплата будет включена в поле 020. Во 2-й раздел она не вносится, зато будет отражена в расчете за полугодие.

Пример:

ООО «Бегемот» имеет двух сотрудников, за первый квартал им выплачивались следующие суммы:

• з/п за январь 60000 – 05.02;
• отпускные одному из сотрудников 15000 – 15.02;
• з/п за февраль 45000 – 04.03;
• з/п з март 60000 – 05.04.

НДФЛ перечислялся в том же день, когда производилась выплата зарплаты. С отпускных НДФЛ перечислен 29 февраля.

Так как с мартовской зарплаты НДФЛ был перечислен в апреле, то данные о ней во 2-й раздел не будут включены, но будут учтены в 1-м разделе.

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Отражаем больничные в 6-НДФЛ

НДФЛ облагаются все виды больничных пособий. Исключение — пособие по беременности и родам, которое не нужно отражать в 6-НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Как и отпуска, больничные включаются в общие суммы дохода и налога раздела 1, а в разделе 2 отражаются отдельными строками, в зависимости от сроков уплаты НДФЛ.

Работник может принести больничный лист в одном периоде, а получить пособие уже в другом. В расчет 6-НДФЛ такой больничный включается по дате его выплаты работнику.

Например, работодатель получил больничный листок от работника 26 марта. Выплатили пособие работнику вместе с ближайшей зарплатой – 5 апреля. Тем же днем удержан налог, а срок уплаты в бюджет — последний день апреля. Очевидно, что отразить этот больничный следует в разделе 2 6-НДФЛ не за 1 квартал, а за полугодие.

6-НДФЛ с примером больничного и отпуска

Компания в апреле выплатила 4 сотрудникам:

• 05.04.2018 зарплату марта – 100 000 руб. (НДФЛ 13000 руб.),
• 05.04.2018 больничный – 5000 руб. (НДФЛ 650 руб.),
• 05.04.2018 отпускные – 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.),
• 26.04.2018 отпускные – 12000 руб. (НДФЛ 1560 руб.)

В 6-НДФЛ полугодия эти суммы будут показаны совокупно по соответствующим строкам раздела 1, а в разделе 2 отразятся по строкам 100-140 следующим образом:

• зарплата – отдельно от остальных выплат,
• выплаченные 05.04.2018 больничный и отпускные – вместе, поскольку сроки их выплаты, удержания, перечисления налога совпадают,
• отпускные от 26.04.2018 – отдельно от остальных выплат.

Доходы по разным ставкам: заполняем разные листы расчета

Как правильно сформировать расчет 6-НДФЛ, если помимо доходов, облагаемых по ставке 13 процентов, также выплачивались доходы, облагаемые по ставке 35 процентов?

Пункт 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ гласит: если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк 060 — 090, заполняется для каждой из ставок налога. Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 — 090 отражаются на первой странице.

Таким образом, для доходов, облагаемых по ставке 35 процентов, необходимо заполнить отдельный раздел 1, где по строкам 010 — 050 следует указать соответствующие данные. Итоговые показатели по этому разделу (строки 060 — 090) нужно учесть на первой странице раздела 1 суммарно по всем выплаченным в этом квартале доходам.

Что касается раздела 2 расчета 6-НДФЛ, то в нем заполняются отдельные строки по суммам доходов, которые имеют разные даты фактического получения и (или) различные сроки перечисления налога в бюджет (последний абз. п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Поэтому порядок включения сумм в раздел 2 расчета не зависит от налоговой ставки.

Следовательно, если дата выплаты дохода, облагаемого по ставке 35 процентов, и дата перечисления в бюджет НДФЛ с этого дохода совпадают с соответствующими датами по доходам, облагаемым по иным ставкам, то эти выплаты указываются суммарно по строкам 100 — 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. В противном случае эти строки формируются отдельно для каждой выплаты.

Иных рекомендаций по заполнению раздела 2 расчета в отношении доходов, облагаемых по разным ставкам, Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ не содержит. Таким образом, если дата выплаты дохода, облагаемого по ставке 35 процентов, и дата перечисления налога в бюджет по этому доходу совпадают с соответствующими датами по доходам, облагаемым по ставке 13 процентов, то на основании пункта 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ при составлении расчета нужно придерживаться следующих правил.

Сначала заполняется первый лист расчета. При этом в разделе 1 по строкам 010 — 040 отражаются показатели, относящиеся к выплатам, которые облагаются по ставке 13 процентов, а по строкам 060 — 090 указываются показатели по выплатам, которые облагаются по ставкам 13 и 35 процентов. В разделе 2 по строкам 100 — 140 заполняются показатели, относящиеся к выплатам, облагаемым по обеим ставкам (суммируются). Затем заполняется второй лист, где в разделе 1 по строкам 010 — 040 указываются показатели, которые относятся к выплатам, облагаемым по ставке 35 процентов, а по строкам 060 — 090 ставятся прочерки. В раздел 2 по всем строкам вписываются прочерки.

Если же указанные даты не совпадают, то расчет 6-НДФЛ можно заполнить не только так, как мы показали чуть выше (при этом в разделе 2 выплаты необходимо показывать отдельно), но и другим способом.

Заполняется первый лист, где в разделе 1 по строкам 010 — 040 и в разделе 2 по строкам 100 — 140 отражаются показатели, относящиеся к выплатам, которые облагаются по ставке 13 процентов, а по строкам 060 — 090 указываются показатели по обеим ставкам. Далее заполняется второй лист, где в разделе 1 по строкам 010 — 040 и в разделе 2 по строкам 100 — 140 заполняются показатели, которые относятся к выплатам, облагаемым по ставке 35 процентов, а по строкам 060 — 090 ставятся прочерки.

Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ

Форма составляется после окончания каждого квартала нарастающим итогом. Расчет необходимо передать в инспекцию ФНС во время личного посещения, воспользовавшись услугами почты или по телекоммуникационным каналам связи. Однако в бумажном формате передать налоговикам могут только те компании, которые имеют в штате не более двадцати пяти работников.

6 НДФЛ в 2021 году, какие изменения

Датой передачи отчета является день фактической передачи документа, если плательщик сдает его самостоятельно. Если компания передает отчет почтой или электронно, то датой установлен день фактической отправки документа.

Пример отражения больничных

ООО «СПАРТА» имеет в штате 4 работников, за второй квартал им были выплачены следующие суммы:

• Зарплата за апрель 120000 рублей – 04 мая
• Зарплата за май – 120000 рублей – 05 июня
• Больничные сотруднику 8000 рублей – 13 мая
• Зарплата за июнь 120000 рублей – 04 июля

Налог должен быть перечислен в казну в день выплаты заработной платы. Заработную плату за июнь необходимо отразить в первом разделе расчете, но не указывать во втором.

Рис. 2 Образец заполнения больничного в расчете

Анализируя сложности, связанные с тем, как в 6-НДФЛ отразить отпускные и больничные, необходимо обратиться к налоговому законодательству, которое определяет основные принципы, характеризующие исчисление и заполнение 6-НДФЛ отпускными и больничными.

В качестве нормативно-правовой базы, определяющей как отразить отпускные в 6-НДФЛ (пример см. выше) выступают НК РФ, ТК РФ и Письма Минфина РФ.

Похожие статьи

• Перерасчет отпускных в 6-НДФЛ: нужна ли уточненка?
• Дата удержания НДФЛ в 6 НДФЛ
• Пример отражения отпускных в форме 6-НДФЛ
• Как отразить в 6 НДФЛ переходящие отпускные
• 6-НДФЛ для ИП без работников