Отчетность кадровой службы о работниках в Пенсионный фонд РФ

Кадровая отчетность, которую работодатель должен представлять в государственные органы, включает отчетность в ПФР, органы статистики, центр занятости, военкомат, МВД России и иные государственные органы.

Какую отчетность по кадрам должна сдавать компания или ИП (работодатель) в государственные органы? Самое главное — надо «разделить» все виды отчетности на категории по сроку сдачи:

• Раз в месяц (ежемесячная);
• Раз в квартал (ежеквартальная);
• Раз в год (ежегодная);
• По запросу один раз в 2 года или более (периодическая);
• По наступлению конкретного события (исключительная).

Давайте рассмотрим отдельные формы отчетности и сроки ее представления работодателями в государственные органы.

«Одноразовые» кадровые отчеты в 2021 году

МВД
Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны уведомить об этом подразделение МВД по вопросам миграции. Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена приказом МВД России от 04.06.2019 № 363.

Военкомат

Если в организацию принимают военнообязанного гражданина, пребывающего в запасе, в военный комиссариат необходимо направить соответствующее извещение. В этом случае график сдачи отчетности кадровика индивидуален: на подготовку документов есть 2 недели с даты приема нового работника. Аналогичное извещение в указанные сроки необходимо направить, если с военнообязанным в запасе расторгают трудовой договор (приложение № 9 к методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Минобороны России 11.07.2017).

Кроме того, законодательство требует передавать информацию об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работника, подлежащего воинскому учету (приложение № 13).

Служба занятости

Если организацию планируется ликвидировать либо готовится сокращение штата, какие отчеты сдает отдел кадров? Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников. Если ликвидируется ИП, то необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели.

Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели и о приостановке производства. На подготовку информации дается 3 дня. Это следует из закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

Росстат

С января 2021 года перечень отчетов отдела кадров в Росстат дополнится ежемесячной формой № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» (приложение № 14 к приказу от 15.07.2019 № 404).

Но в выборку попадут организации, где проводились забастовки в результате коллективного трудового спора или возобновление работы трудовым коллективом (окончание забастовки). Если наблюдаемого события не было, отчитываться не надо.

Обновлены формы статистической отчетности

Росстат утвердил приказ №404 от 15.07.2019 (редакция от 24.07.2020), который с 2021 года меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровой сдужбой. В 2020 году изменился перечень отчетов, которые делает специалист отдела кадров.

Один раз в год, начиная с отчета за 2021 год, надо сдавать обновленные данные по формам:

• 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
• 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020;
• 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020;
• 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала» — утрачивает силу с отчета за 2021 год согласно приказу Росстата №365 от 08.07.2020.

Ежеквартально начиная с отчета за I квартал 2021 года работодатели заполняют и отсылают в Росстат кадровые отчеты по обновленным формам:

• П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
• ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;
• ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
• ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
• ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».

Ежемесячно в 2021 году от работодателей ждут данные по новым формам:

• 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
• П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что:

1. Один раз в 2 года за нечетные годы придется сдавать форму 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям».
2. Один раз в 3 года придется подавать дополнительно:
   1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
3. 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Правильно заполнить все отчеты помогут инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ в систему, чтобы найти и скачать нужные.

Ежемесячные отчеты

Служба занятости
Работодатели обязаны ежемесячно до 25-го числа информировать службу занятости о наличии свободных мест (квотируемые места для инвалидов). Бланк уведомления не установлен, но определенные требования все-таки есть.

Росстат

Ежемесячно отчитываться в органы статистики по форме П-4 (сведения о численности и заработной плате работников) обязаны:

• юрлица, средняя численность работников у которых в течение двух предыдущих лет превышает 15 человек, а годовой оборот в этот же период — больше 800 млн рублей;
• владельцы лицензий на добычу полезных ископаемых, независимо от средней численности работников и оборотов;
• организации, зарегистрированные или прошедшие реорганизацию в текущем или предыдущем году, независимо от средней численности работников и оборотов.

Отчет сдают не позднее 15-го числа. Его форма и правила заполнения прописаны в приказе Федеральной службы государственной статистики от 15.07.2019 № 404.
ПФР

До 15-го числа каждого месяца необходимо подготовить и направить сведения о застрахованных лицах (форма СЗВ-М). Регулярно в Пенсионном фонде хотят узнавать о работниках, с которыми заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры.

Кроме того, власти запустили реформу по переводу трудовых книжек в электронный формат. Но чтобы система работала, а данные своевременно и в полном объеме попадали в ПФР, который подсчитывает стаж работающих граждан, работодателей заставляют подавать подробные сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Из Федеральных законов от 16.12.2019 № 439-ФЗ и от 16.12.2019 № 436-ФЗ следует, что появятся новые отчеты кадровика в 2020 году, и с нового года компаниям придется сообщать в Пенсионный фонд:

— место работы (наименование работодателя, сведения о его переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании);

— регистрационный номер организации в ПФР;

— выполняемую сотрудником работу и периоды работы, включая:

· дату приема; наименование должности (специальности, профессии);

· уровень квалификации (разряда, класса, категории);

· сведения о переводах на другую работу;

· сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;

· данные соответствующих приказов (распоряжений), решений или иных документов, на основании которых были оформлены, изменены, расторгнуты трудовые отношения.

По сути, новый отчет полностью дублирует сведения, которые кадровик (уполномоченное лицо) вносит в трудовые книжки работников. По замыслу чиновников, сведения надо передавать ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Только об увольнениях и случаях приема на работу новых сотрудников придется информировать не позже рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

За нарушение правил отчетности готовят наказание. Если информации о трудовой деятельности нет или она неполная, ПФР сообщит в инспекцию по труду. Поскольку у ГИТ есть полномочия не только проверять, но и при определенных обстоятельствах сразу наказывать нарушителей, неотчитавшемуся работодателю придется несладко. За непередачу сведений в ПФР, в соответствии с предлагаемыми поправками в ст. 5.27 КоАП РФ, должностным лицам планируют выносить предупреждения. Но если инспекторы найдут другие нарушения, тогда, возможно, придется заплатить штраф.

Реформа по переводу трудовых книжек в электронный формат и сбор сведений для их ведения стартует с 01.01.2020. Но сначала данные от работодателей ждут ежемесячно (если в рабочей деятельности застрахованного лица что-то изменилось), а с 2021 года добавится обязанность уведомлять о кадровых решениях в течение нескольких дней после их принятия.

ПФР уже подготовил форму для передачи сведений о трудовой деятельности работников, по которой предстоит отчитываться работодателям, и назвал ее СЗВ-ТД.

Отчетность отдела кадров. Классификация

Специалист по кадрам собирает огромные объемы данных, всю эту информацию нужно собрать, классифицировать, записать. А позже сделать по этим данным отчет. Причем в основном такие отчеты собираются вручную! То есть информация просто копируется из одной таблицы в другую.

Какие отчеты требуются от специалиста по кадрам:

• Отчетность руководству (статистика и анализ – почему такие цифры и что можно улучшить)
• Отчетность в контролирующие органы

Отчеты нужно регулярно и постоянно, а на их создание тратится много времени.

Отчет по обучению специалистов (сделано в Tableau)

Ежеквартальные отчеты

Росстат
Организации, средняя численность работников которых в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, а годовой оборот — не больше 800 млн рублей, должны отчитываться по форме П-4 в органы статистики ежеквартально. Срок сдачи отчетов — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Правила заполнения утверждены в приказе Росстата от 15.07.2019 № 404.

Кроме того, всем юридическим лицам (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам ГПХ), необходимо ежеквартально направлять в органы статистики сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)). Отчет и правила его заполнения утверждены приказом Росстата от 15.07.2019 № 404. Но сдавать сведения следует не позднее 8-го числа после отчетного квартала.

Отчетность отдела кадров. Автоматизируй!

Многие компании упрощают процесс создания отчетов, используя специальные отчетно-аналитические системы. Крупные компании выбирают серьезные и тяжелые решения. Но минус таких решений — их стоимость и необходимость нанимать специалистов, которые будут обслуживать это решение (аналитиков и разработчиков).

Сегодня также набирают популярность «легкие» отчетно-аналитические решения типа Tableau:

• Легко устанавливать (как обычную программу)
• Легко изучить
• Прозрачная стоимость

Ежегодные отчеты

Военкомат
В сентябре (конкретная дата не установлена) в военкомат следует направлять списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. Форма отчетных списков дана в приложении № 11 к методическим рекомендациям, утвержденным Минобороны России 11.07.2017.

До 1 декабря каждого года в военные комиссариаты необходимо сдавать «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе», готовить личные карточки работников для сверки с учетными данными военного комиссариата.

ПФР

Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, работодатели должны сдать форму СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Если работник подал заявление о назначении пенсии, то в этом случае форму СЗВ-СТАЖ предоставляют в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю. Если юридическое лицо страхователя ликвидировано, то предоставляют форму СЗВ-СТАЖ в ПФР в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса.

Сам отчет утвержден постановлением правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п, здесь же представлен порядок его заполнения.

Росстат

До 21 января года, следующего за отчетным, в органах статистики ждут форму № 1-Т (условия труда). Ее не должны сдавать только субъекты малого предпринимательства. Остальным рекомендуем ознакомиться с приказом Росстата от 15.07.2019 № 404 и изучить материалы, которые мы подготовили на эту тему. Обратите внимание: если компания не осуществляет деятельность определенную часть периода отчетности, она все равно заполняет и передает форму на общих основаниях, обозначая дату, когда работа не велась.

Еще один ежегодный отчет — форма № 7-травматизм. Ее необходимо заполнить и отправить в срок до 25 января с учетом требований приказа Росстата от 21.06.2017 № 417. Не отчитываются микропредприятия и организации, которые занимаются определенными видами деятельности — образованием, кредитно-финансовой деятельностью, пр.

С 2021 г. 1 раз в год о численности и заработной плате работников в органы статистики будут отчитываться:

• потребительские кооперативы;
• общественные организации;
• объединения работодателей;
• объединения фермерских хозяйств;
• саморегулируемые организации;
• объединения (ассоциации и союзы) благотворительных организаций;
• товарищества собственников недвижимости;
• фонды (включая благотворительные, общественные, экологические);
• частные учреждения (благотворительные, общественные).

Для них приказом Росстата от 15.07.2019 № 404 введена специальная форма — № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» (приложение № 1). По ней отчитываются указанные организации, если средняя численность работников у них менее 15 человек, а годовой оборот не дотягивает до 800 млн рублей. Сроки сдачи — 30 января после отчетного периода.

Проверочный лист

Публикуем итоговую таблицу, чтобы можно было проверить, какие отчеты по кадрам надо сдавать в 2021 году.

Удостоверьтесь, все ли отчеты вы сдали в этом месяце.

Кадровая отчетность в 2021 году, сроки сдачи, таблица

Периодические отчеты

Росстат
Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок. В частности, нерегулярный отчет — форма № 1-кадры («Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года. Документ и порядок заполнения утверждены приказом Росстата от 28.09.2016 № 554.

С 2021 года введен еще один периодический отчет — «Приложение к форме № 7-травматизм». Его надо сдавать 1 раз в 3 года в соответствии с формой и указаниями по заполнению, прописанными в приказе Росстата от 10.08.2018 № 493. Как и форму № 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), которую сдают 1 раз в 2 года, отчет сдавать предстоит только по итогам текущего года, то есть в 2021 г.

Виды отчетности

Все кадровые отчеты можно разделить на две большие группы: внутренняя отчетность и отчетность внешняя.

Внутренние отчеты предназначены, как правило, для руководства фирмы, управленческого анализа и учета. Это оперативные сведения за период о принятых сотрудниках, уволенных, расчеты текучки кадров, о заболеваемости, о возрасте и квалификации; в целом, по подразделениям. В большинстве случаев для таких отчетов используются не унифицированные формы, а принятые в организации и закрепленные в ЛНА.

Внешние отчеты более разнообразны по составу и, как правило, унифицированы. Потребители информации – различные государственные органы, специфика работы которых диктует требуемые от организаций отчетные формы. Влияют на состав отчетности и особенности работы самой фирмы.

Штрафы за несвоевременную отчетность

Рекомендуем внимательно изучить, какие отчеты и куда сдает кадровик в 2021 году, чтобы избежать санкций, предусмотренных законом. Непредоставление или несвоевременное предоставление отчетов в Росстат образует состав административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена нормами статьи 13.19 КоАП РФ и карается денежными штрафами в размере:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — от 20 000 до 70 000 рублей.

Повторное нарушение увеличит расходы предприятий:

• для должностных лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• для юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей.

В настоящее время дела по статье 13.19 КоАП РФ рассматривает сам Росстат, срок привлечения к ответственности составляет 2 месяца со дня совершения административного правонарушения. Поскольку предприятий много, а Росстат один, то всех наказывать он не успевает, а это упущенная выгода в виде недополученных штрафов в бюджет страны.
С целью исправления сложившейся ситуации Росстат вышел с инициативой об увеличении срока давности привлечения к административной ответственности по статье 13.19 с двух месяцев до двух лет. Это, по мнению чиновников, позволит соблюдать принцип равенства всех перед законом, потому что сейчас чиновники Росстата по причинам, от них не зависящим, не успевают привлекать всех нарушителей. Если поправки примут, то внесут изменения в статью 4.5 КоАП РФ.

Новое в 6-НДФЛ

С 2021 года действует новая форма отчета. Она утверждена Приказом от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18 ФНС РФ. Причем уже за 2021 год нужно отчитаться на новом бланке.

В 6-НДФЛ изменения, в первую очередь, касаются предприятий, возникших в процессе реорганизации. Для них на титульном листе введены дополнительные строки.

Также дополнена таблица кодов места представления расчета и поменялся формат представления отчета в электронном виде.

Расчет 6-НДФЛ был введен 2 года назад, но до сих пор вызывает много вопросов. В этой статье мы подробно расписали, как его заполнять и что нужно учитывать.

Что будет, если не сдать отчет СЗВ-ТД вовремя

Ответственность за нарушение сроков подачи СЗВ-ТД появилась только в 2021 году. В КоАП внесли статью 15.33.2. Штраф по этой статье предусмотрен для должностных лиц, а не для ИП и юрлиц. Сумма небольшая: от 300 до 500 руб. Однако штраф взыскивается за каждого сотрудника, информацию о котором вовремя не передали в Пенсионный фонд. То есть, если руководитель опоздал со сдачей отчета по 10 сотрудникам, штраф составит 5 тыс. руб.

Если злостно опаздывать с подачей отчета, Пенсионный фонд может «настучать» в трудовую инспекцию, а та, в свою очередь, может явиться с проверкой.

Еще одну меру наказания вводит ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если страхователь подал бумажный отчет, хотя должен был подать электронный, ему грозит штраф в размере 1 тыс. руб.

Фонд социального страхования

Расчет 4-ФСС: сдаем по результатам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. До 20 числа, если отчетность сдается в бумажном варианте, а в электронном — до 25. В расчете отражаются суммы взносов, начисленных и уплаченных в фонд на случай травматизма и профзаболеваний.

Штрафы: непредставление вовремя — за каждый месяц 5% от взносов к уплате, но не меньше 1000 рублей и не больше 30% от этой суммы. Если организация сдала отчет в бумажном варианте, а обязана в электронном — 200 рублей. За несданный расчет на руководителя — 300-500 рублей.

Заявление и справка, которые подтверждают основной вид деятельности: отправляем раз в год до 15 апреля. Предприниматели и организации ежегодно подтверждают в ФСС основной вид деятельности, после этого Фонд установит для них тариф на взносы по травматизму.

Штраф за непредставление не предусмотрен, но если вы не подали документы, Соцстрах назначит вам самый высокий тариф по самому опасному виду деятельности из ваших ОКВЭДов.