Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов
Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:
- госорганы, органы местного самоуправления;
- компании.
ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.
Какие преимущества хранения электронных документов в специализированном ПО электронного архива организации?
Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.
При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
- Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
- Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
- Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
- Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
- Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
- Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
- Счета-фактуры – 4-летний срок.
Какие документы и за какой период хранятся в архиве Росимущества?
Изменились требования к хранению и порядок предоставления документов участникам АО и ООО
Федеральный закон от 29.07.2017 № 233-ФЗ в значительной мере изменил корпоративные правила игры в АО и ООО.
Поправки можно оценить как направленные, прежде всего, на защиту мажоритарных владельцев бизнеса
и, как это ни странно звучит,
административного персонала крупных ПАО
. Из положительных для организаций и, соответственно, не всегда положительных для миноритарных акционеров (участников) аспектов можно отметить:
- регламентацию возможности повторного запроса информации. По сути установлена презумпция, что документы могут быть предоставлены раз в 3 года. Чаще — только по желанию управляющего персонала организации. Именно так, скорее всего, на практике будет прочитано и реализовано правило, установленное в подп. 2 п. 8 ст. 91 Закона об АО и подп. 2 п. 4 ст. 50 Закона об ООО. С одной стороны, данное положение направлено на защиту от гринмэйла3, а с другой — по сути является ограничением прав акционеров и участников на доступ к информации;
- в ранг закона была возведена и конкретизирована практика, сформулированная ВАС РФ в 2011 году4, о том, что общество может (по общему правилу) не предоставлять участнику документы прошлых периодов, как не представляющие ценность для анализа. Теперь период предоставления документов ограничен «актуальным» 3-хлетним сроком (подп. 3 п. 8 ст. 91 Закона об АО и подп. 3 п. 4 ст. 50 Закона об ООО);
- появилась возможность отказывать в предоставлении информации миноритариям (менее 25% акций общества), если у акционера отсутствует деловая цель в ее получении (подп. 4 п. 8 ст. 91 ФЗ Закона об АО). Причем данный критерий оценочный. Вероятно, нас ждет достаточно много судебных споров до того, как будут выработаны разумные критерии оценки деловой заинтересованности. Обратите внимание, в ООО данное основание отсутствует;
- появилась возможность отказывать миноритарному акционеру (менее 25% акций общества), связанному с конкурентами, в предоставлении информации, относящейся к конкурентной сфере (при желании под этот критерий можно подвести практически любую информацию, за исключением общедоступной) — подп. 3 п. 7 ст. 91 Закона об АО.
К однозначно положительным аспектам
можно отнести следующие моменты:
- был окончательно решен вопрос о запросах информации за периоды, когда акционер еще не стал акционером. Теперь АО может не предоставлять информацию по тем сделкам, что были завершены до вступления акционера во владение акциями (подп. 6 п. 8 ст. 91 Закона об АО). Данное решение законодателя хоть и не идеально, но в силу своей однозначности уменьшает количество спорных ситуаций;
- решен вопрос с предоставлением публичных документов организации. Можно не предоставлять акционерам / участникам документы, доведенные до неограниченного круга лиц путем их публикации на сайте общества (подп. 1 п. 8 ст. 91 Закона об АО и подп. 1 п. 4 ст. 50 Закона об ООО).
В связи с принятием данного закона значительно повысилась значимость делопроизводственного сопровождения предоставления информации. Так, теперь журналы ознакомления акционеров / участников с документами общества
обрели дополнительный вес (см. Примеры 1-2 для АО, аналогичные журналы можно вести в ООО). Ведь на их основании определяется, кто, когда и с какими документами знакомился, а следовательно, они позволяют определить, можно ли отказать в повторном предоставлении документов (подп. 2 п. 8 ст. 91 Закона об АО и подп. 2 п. 4 ст. 50 Закона об ООО — о вторичном запросе одних и тех же документов в пределах 3-хлетнего срока).
Пример 1
«Шапка» Журнала фиксации входящих запросов акционеров
СвернутьПоказать
Пример 2 «Шапка» Журнала направления акционерам копий запрошенных документов
СвернутьПоказать
Пример 3 «Шапка» Журнала ознакомления акционеров с документами на территории АО
СвернутьПоказать
Теперь давайте посмотрим, что грозит АО, ООО и их должностным лицам за нарушение порядка предоставления информации и документов
своим акционерам / участникам.
В случае непредоставления, а равно нарушения порядка и (или) сроков предоставления информации возможна административная ответственность на основании ч. 1 ст. 15.19 КоАП РФ, а также ч. 2 и 11 ст. 15.23.1 КоАП (п. 7 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ»):
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Статья 15.19 «Нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках» КоАП РФ
1. Непредставление или нарушение
эмитентом
… порядка и сроков представления информации (уведомлений)… а равно представление информации не в полном объеме, и (или) недостоверной информации, и (или) вводящей в заблуждение информации… если эти действия (бездействие) не содержат уголовно наказуемого деяния, —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до 1 года; на юридических лиц — от 500 000 до 700 000 рублей.
Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Статья 15.23.1 «Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общих собраний акционеров, участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью и владельцев инвестиционных паев закрытых паевых инвестиционных фондов» КоАП РФ
2. Нарушение порядка или срока направления (вручения, опубликования) сообщения о проведении
общего собрания акционеров (общего собрания владельцев инвестиционных паев закрытого паевого инвестиционного фонда)
, а равно непредоставление или нарушение срока предоставления информации (материалов), подлежащей (подлежащих) предоставлению в соответствии с федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, при подготовке к проведению общего собрания акционеров (общего собрания владельцев инвестиционных паев закрытого паевого инвестиционного фонда) —
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 000 до 4 000 рублей; на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до 1 года; на юридических лиц — от 500 000 до 700 000 рублей.
…11. Незаконный отказ в созыве или уклонение от созыва общего собрания участников общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью
, а равно нарушение требований федеральных «законов» к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью —
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 000 до 4 000 рублей; на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц — от 500 000 до 700 000 рублей.
Примечание. Член совета директоров (наблюдательного совета), ревизионной комиссии, счетной комиссии или ликвидационной комиссии акционерного общества (общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью), голосовавший против решения, приведшего к нарушению требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов, к ответственности, предусмотренной настоящей статьей, не привлекается.
Процитированные здесь ч. 1 ст. 15.19 и ч. 2 ст. 15.23.1 КоАП РФ со внушительными штрафами для организации от 500 000 до 700 000 рублей предназначены для акционерных обществ!
К ООО применимы
(с аналогичными штрафами):
- ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ — если отказ в предоставлении информации / документов связан с проведением общих собраний участников ООО (по данному основанию наказание для АО и ООО получается одинаковым);
- по ч. 1 ст. 15.19 КоАП РФ ООО ответственность несут очень редко — только в том случае, если они эмитируют облигационные займы на открытых рынках. В качестве примера приведем следующее дело:
Судебная практика. Постановление ФАС Московского округа от 21.08.2013 по делу № А40-50317/12-120-487
СвернутьПоказать
А. потребовала от Федеральной службы по финансовым рынкам привлечь ООО «Ланега-строй» и его генерального директора к ответственности, предусмотренной частью 1 статьи 15.19 КоАП РФ, а получив отказ, оспаривала его в судебном порядке. Но все судебные инстанции, которые рассматривали данное дело, посчитали, что за непредставление копий документов для ООО данной нормой ответственность не предусмотрена. В этой части статьи прямо указан список субъектов, к которым она применима (он длинный, включает эмитентов, профессиональных участников рынка ценных бумаг и др.), но обществ с ограниченной ответственностью там нет!
Такой дисбаланс ответственности между АО и ООО может показаться не совсем справедливым, однако в данном случае необходимо учитывать правовую природу организационно-правовых форм (АО и ООО). ООО в большинстве случаев — это объединение людей на основе особых доверительных отношений, и акценты в решении возникающих между ними споров законодатель выносит из сферы публичного регулирования. Тогда как нарушение права на информацию в АО затрагивает обычно значительный круг лиц, участие которых в бизнесе компании ограничивается чисто финансовыми интересами.
Если организация признана виновной по какой-либо норме из названных выше, то к ответственности могут привлечь не только саму организацию, но и ее должностных лиц
(обычно это единоличный исполнительный орган общества). Наказания для должностных лиц надо смотреть все в той же выбранной судом норме — это может быть штраф, который в ряде случаев заменяется дисквалификацией сроком на 1 год. Но фактически такое «клеймо» может мешать гораздо дольше, особенно при попытках устроится на государственную должность или на руководящую должность в компании со значительным госучастием. Впрочем, в большинстве случаев, персональная ответственность начинает применяться при повторных или множественных нарушениях.
Штрафы в названных выше статьях КоАП РФ для должностных лиц существенно ниже, чем для управляемых ими организаций (20 000 — 30 000 рублей против 500 000 — 700 000 рублей). Хотя для органов управления общества (единоличного исполнительного, например, гендиректора, или членов коллегиального органа) есть еще одна опасность — статьи 53.1 и 15 Гражданского кодекса РФ позволяют переложить на них весь штраф, уплаченный организацией по их вине, — см. новость об этом в нашем журнале.
Архив компании и сторонний архив
Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:
- письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
- описи в 3 экземплярах;
- историческая справка компании (только при первом обращении);
- справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.
Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.
Договор с архивом
Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.
Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:
- как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
- кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
- кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
- каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
- в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.
Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.
Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».
Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы
Оформить такой документ предприниматель должен сразу с момента открытия своего бизнеса. С помощью него можно создать единую систему хранения документов различного типа, будь то устав предприятия или обычная служебная записка.
Рассматриваемый документ имеет распорядительный характер и устанавливает конкретные задачи по организации хранения документов компании. В случае какого-либо нарушения и привлечения к дисциплинарной ответственности обязательно наличие оригинала приказа.
Стоит отметить, что единой формы для подготовки такого документа не существует, в связи с чем предпринимателю позволяется разработать собственный бланк. Оформление следует начать с «шапки», где обязательно должны находиться сведения о юридическом лице, месте его регистрации, ИНН и так далее.
Документ должен иметь дату и регистрационный номер, в связи с чем в левом углу ставится соответствующие обозначения, а напротив них, в правой части, указывается населенный пункт предприятия.
Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:
- оплату коммунальных услуг;
- ремонт помещения;
- арендные платежи, если здание арендуется организацией;
- заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
Проводки:
- Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
- Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
- Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
- Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
- Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:
- Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
- Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:
- Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
- Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).
В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.
Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.
